【基本】Zoomウェビナーの使い方、成功のコツ・注意点を解説

【基本】Zoomウェビナーの使い方、成功のコツ・注意点を解説

コロナ禍において感染拡大防止のため、リモートワークやオンライン授業の実施が進みました。また、就活生のための合同説明会をオンライン上で行っている企業や学校も増えています。

Zoomウェビナーを利用した、イベントや説明会を成功させたいと考えている担当者に向けて、本記事ではZoomウェビナーの操作方法、応用的な活用の仕方をご紹介します。開催にあたっての注意点や、参加者と開催者それぞれのメリット・デメリットも解説します。

Zoomウェビナーを利用したオンラインイベントには準備が不可欠

ウェビナーやオンライン説明会などの、オンラインイベントを成功させるポイントは事前の準備です。ツールや機材の用意や、当日の流れの確認、さらには参加者を飽きさせないための工夫も必要です。

こうしたオンラインイベントの開催のポイントをまとめました。ぜひお役立てください。

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Zoomウェビナーとは

Zoomウェビナーとは、Web会議システム「Zoom」で提供されている機能です。視聴者が多いイベントや講演会などを開催するときに用います。

一方、参加者全員が顔を見ながら話すことができるのが、Zoomミーティングです。会議や打ち合わせなどで使った方もいるでしょう。

Zoomウェビナーとの違いを簡単にまとめると以下です。

  • Zoomウェビナー
    • 開催者から参加者に話す
    • 参加者は顔を出したり、話したりすることはできない
    • 参加者はチャットなどで開催者に質問などを送ることができる
  • Zoomミーティング
    • 開催者だけでなく参加者も顔を出したり、画面を共有することができる

Zoomウェビナーの利用には、有料プラン(プロ・ビジネス・エンタープライズ)の契約が必須です。プロ・ビジネスプランの場合は、さらにアドオンにてウェビナーの契約が必要です。エンタープライズプランの場合はそのまま利用可能です。500人までが参加できるウェビナーの場合、年額92,800円を追加で支払います。

Zoomウェビナーを実施するにあたり必要なものは以下です。

  • パソコンもしくは タブレット
  • Zoomのアプリ
  • カメラ、スピーカー、イヤフォン

Zoomウェビナーを利用する上で必要な知識

Zoomウェビナーを利用してWebセミナーやイベントを実施する上で、必要な知識をご紹介します。

Zoomウェビナーの基本操作

Zoomウェビナーを実施するために、まず準備を行いましょう。

【基本編】

  • Zoomウェビナーのスケジュール設定
  • 関係者(ホスト・パネリスト)の招待
  • 参加者への参加URLの共有

大まかな流れとしては、ウェビナーを予約し、メールで参加URLを送ります。ウェビナーのスケジュールを設定する際、トピックや説明を入力します。あわせてパスコードも設定しましょう。

「登録」の項目では、参加者がウェビナーに参加するときに名前とメールアドレスの入力が必要な状態にするかどうかを選ぶことができます。「登録」にて「必須」にしておくことで、誰が参加したか分かるようになります。

スケジュールできたら、開催に関わる人(ホスト・パネリスト)を招待します。ホスト・パネリスト専用の参加URLがあるので、事前に送付しましょう。ウェビナー開催日が近づいたら、参加者に参加URLを送付しましょう。

【応用編】

  • 録画したセミナーをライブ配信
  • 資料などの画面共有
  • Q&A・チャット機能の活用
  • ホワイトボードの活用
  • レポートの作成
    • 参加者の登録情報
    • Q&A機能の質問・回答の日時や内容
    • 参加者がウェビナーに参加・退出した日時

基本的な知識を押さえたうえで、さらに充実したウェビナーを開催するためには、上記を実施できるようになるとよいでしょう。

事前に録画したセミナー映像をライブ配信しながら、チャットやQ&Aにて質疑応答をすることで、最小工数でセミナーを実施できます。ホワイトボードや画面共有を使うことで、開催者からの情報を参加者に正確に伝えることができます。

実施後は振り返りとして、Zoomウェビナーのレポート機能を使って、参加者の参加状況やQ&Aなどの内容の精査を行いましょう。今後のウェビナー開催に活用できます。

ホスト、パネリストとは

Zoomウェビナーを利用するにあたり、必ず理解しておきたいワードがあります。それが、「ホスト」と「パネリスト」です。それぞれの語句の意味と役割、機能を解説します。

  • ホスト
    • Zoomウェビナーの主催者(ウェビナーを予約した人)
    • 開催ウェビナーの権限をすべて保持している
    • 画面共有や顔出しが可能
    • ウェビナーの開始・終了ができる
  • パネリスト
    • ホストが選出した講師・登壇者など
    • ホストと同様に、画面共有や顔出しが可能

このように、ホストはZoomウェビナーを主催して、権限を使って管理を行い、パネリストはゲストとして登壇して話すことができる、といった構図になります。またホストはパネリストの権限を一部制限することも可能です。

参考:ホスト・パネリスト・参加者のコントロール比較

Zoomウェビナーの参加者側と開催者側のメリット・デメリット

Zoomウェビナーの開催にあたり押さえておきたいポイントとして、ウェビナーの参加者・開催者のメリット・デメリットが挙げられます。それぞれどのような点でZoomウェビナーが評価されているのか確認しましょう。

参加者側のメリット・デメリット

参加者側のメリットは、パソコンやタブレット、スマートフォンでどこからでも視聴できる点にあります。セミナーやイベントの参加のために会場まで移動する必要がありません。アーカイブ視聴であれば、時間にも縛られずに参加できます。

デメリットは、回線や機器トラブルによって視聴できない可能性があること、またインターネット環境がないと参加することができないことです。ITツールに慣れていない人は、最初はZoomウェビナーに参加することが難しい可能性もあります。

Zoomウェビナーの参加方法を参加URLとともに事前に伝えておきましょう。

開催者側のメリット・デメリット

開催者側のメリットは、パソコンやタブレット、スマートフォンで開催できるため、イベント用の大きな会場を探したり会場をセッティングしたりといった準備が必要ありません。その結果、コストを最小限に抑えることができます。

デメリットは、オンライン上で参加者の集中力を切らさずに最後まで見てもらうことが難しい点です。参加者が簡単にウェビナーから離脱できてしまいます。開催者としても参加者の顔が見えない状態で実施しなければいけないため、内容が理解してもらえているか分かりづらいです。細心の注意が必要になります。

Zoomウェビナーを成功させるコツ

Zoomウェビナーを成功させるためのコツをご紹介します。ウェビナーの開始前と開催中と終了後に工夫しておく点があります。

  • ウェビナー開始前
    • ウェビナーのターゲットとなる参加者が参加しやすい日時に設定する
    • ライブ配信とともに、参加者以外も視聴できるよう、録画して後日再度視聴できるようにする
    • マイクや映像チェックを行い、不具合がないか事前にテストをする
    • 参加者が飽きてしまわないように、話の上手な人を採用する
    • 内容が理解しやすくなるよう、スライドや資料などを準備する

Zoomウェビナーを開催するにあたり、参加してほしい層がオンラインで参加しやすい日時で設定しましょう。参加できない人もいるため、アーカイブ配信ができるようにしておくと、視聴者数が増えやすくなります。

マイクなどの機器のチェックは事前に行い、当日の想定されうるトラブルにも対処できるようにチーム内でリハーサルを行うと安心です。

また、オンライン上でのイベントやセミナーは、参加者の集中力を保つのが難しいです。他のメールやチャットが気になってしまう可能性もあるため、話が魅力的な講師を採用したり、ウェビナーの構成を変えたりしてみてください。

また、口頭のみのスピーチだと内容が伝わりにくいため、資料の作成も工夫しましょう。音声トラブルがあってもスライドがあると安心です。

  • ウェビナー開催中
    • チャットを活用する
    • Q&Aを設け、双方向コミュニケーションを意識する
    • 挙手やリアクション機能を積極的に使ってもらう

ウェビナー開催中は、参加者とのコミュニケーションを意識して一体感を生みましょう。Zoomミーティングと異なり、参加者の表情が読み取れないウェビナーは、ホストやパネリストによる一方的なコミュニケーションになりやすくなります。

そのため、ウェビナーのチャット・Q&A機能、挙手やリアクション機能を用いて、積極的な参加を促しましょう。

  • ウェビナー終了後
    • 開催者で改善点を話し合い、今後のウェビナーにつなげていく
    • 参加者にウェビナーに関するアンケートをとる

ウェビナー終了後は、次回に向けた改善活動を行いましょう。開催者で話し合うだけでなく、参加者にアンケートを実施して満足度や任意のコメント記入欄から、改善点を洗い出しましょう。なお、ウェビナー終了後にアンケートを配布しても回答率が下がることがあるため、ウェビナー中に案内しておくことやアンケートに特典をつけるのがポイントです。

Zoomウェビナーの利用対象(シーン・開催者)

Zoomウェビナーがよく利用されるシーン、開催者をご紹介します。

ウェビナーは大人数に向けて行われるイベントや説明会でよく用いられます。コロナ禍においては特に大人数が集まることが難しかったため、企業説明会や入学式、オンライン授業、企業研修などで利用されていました。

  • 利用シーン
    • 就職活動をしている学生向けの合同説明会・企業説明会
    • 学校の入学式・卒業式
    • オンライン授業を導入している学校の授業の配信
    • 企業の研修・入社式
  • 利用者
    • イベントを開催する企業
    • 学校の先生

Zoomウェビナーの注意点

Zoomウェビナーを実施する注意点としては、インターネットを介して行うことによって発生するトラブルに備えておくことが挙げられます。たとえば、タイムラグが発生したり、音声や映像が乱れたりする可能性があります。

対策としては、事前にインターネット環境を整えたり、ネットのスピード計測を行って改善したりと、音声や映像が途切れないような環境で配信を行います。また、話すスピードやイベントの進め方を工夫し、オンラインでも問題なく話した内容が伝わるようにしましょう。

まとめ|Zoomウェビナーの使い方をマスターしてイベントを開催しよう

今回はZoomウェビナーの使い方と成功させるコツをご紹介しました。

Zoomウェビナーを利用する前に理解しておきたい基礎知識、実際の使い方をマスターし、まずは少人数から開催してみましょう。実際に開催することで、うまくいかない点や改善点が見えてきます。

その上で、成功させるコツなどを参考に課題を発見、改善をしていき、満足度の高いイベントへと仕上げていきましょう。

Zoom有料プランの最低価格について詳しくご紹介しています

Zoomウェビナーの開催には有料プランが必要です。有料プランについては「Zoom有料プランの最低価格!」で詳しく紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

Zoomウェビナーを利用したオンラインイベントには準備が不可欠

ウェビナーやオンライン説明会などの、オンラインイベントを成功させるポイントは事前の準備です。ツールや機材の用意や、当日の流れの確認、さらには参加者を飽きさせないための工夫も必要です。

こうしたオンラインイベントの開催のポイントをまとめました。ぜひお役立てください。

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山本脩太郎
著者情報山本脩太郎

1994年生まれ。山口県出身。 株式会社ベーシックに新卒入社。 インサイドセールスを経て、マーケティングメディアferretの編集部でインタビュー記事を中心とした企画・執筆などを担当。 同時期に数社のコンテンツマーケティング支援・インタビュー取材を経験。 2020年3月に株式会社ブイキューブに入社し、テレワークナビ編集長を務める。