2020年に発生した新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、オフィスに出社せず自宅などから業務を行うテレワークを導入する企業が増加しました。東京商工リサーチ「新型コロナウイルスに関するアンケート」調査によると、アフターコロナと呼ばれる新型コロナウイルス感染症の影響が落ち着く今後も、引き続きテレワークを実施していく企業が一定数あることが読み取れます。
オフィス以外に働くことができる場所の選択肢が増えただけではなく、近年、従業員個人の事情にあわせて柔軟な働き方ができるように、フレックスタイム制の拡充や年次有給休暇の義務化など、社会全体で「働き方の多様化」への取り組みが進んでいます。
このような多様化の波にあわせるためにも、従業員全員が同じ空間に居ることを前提にした従前のオフィス環境の見直しを考えている企業の経営者や総務担当者も多いのではないでしょうか。
現在のオフィスが抱える課題や理想のオフィス像について、各調査によるデータを交えながら、従業員にとっての働きやすいオフィスとはどのようなものか、企業の事例とあわせて紹介していきます。
多様化する現代の「働き方」とは
2020年から始まった新型コロナウイルス感染症の拡大は、国内における「働き方の多様化」に大きな影響を及ぼしました。
外出自粛制限に端を発した「人と対面しない仕事の仕方」として、オフィスに出社せずに自宅で働く「テレワーク」や、インターネット上でミーティングをする「Web会議」など、感染症をきっかけとしてビジネスのDX化（デジタル化）が加速しています。
東京商工リサーチ「新型コロナウイルスに関するアンケート」調査では、新型コロナウイルスによる外出自粛制限が解除された後も引き続きテレワークを実施する企業が一定数あり、テレワークが定着しつつあることも読み取れるでしょう。
テレワークの普及によって、同じオフィスに従業員全員が出社をするのではなく、自宅やレンタルスペースなどのサードプレイスオフィスで仕事を行う人も増えています。しかし、多様化が求められているのは、働く場所だけではありません。
国内の生産人口の減少による人材不足対策や、自分らしい働き方を行うワークライフバランスの実現の一環として、厚生労働省は働き方改革の実現を目指しています。この中で目指す将来像には以下のように書かれています。
「働き方改革」は働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。
働く場所や時間といった働き方の多様化は、新型コロナウイルス感染症拡大の影響が無くなったアフターコロナにおいても進んでいくと考えられます。
オフィスと生産性の関係
人材不足が懸念される中、従業員の数や労働時間を増やさず利益を上げていくためには、生産性の向上が重要となってくるでしょう。そして生産性向上のためには、オフィスの環境を整え、多様な働き方に対応していくことが必要です。
経済産業省が平成27年に発表した「健康経営オフィスレポート」内「健康経営に貢献するオフィス環境の調査事業」では、2万人以上（所属企業 200 社以上）のビジネスマンの働き方と健康問題に関する調査が実施されました。
その結果、オフィス環境（空間・設備・情報・運用）を整備し、健康の保持・増進に繋がる７つの行動を誘発することは、それぞれの健康状態に影響し、最終的にはプレゼンティーズム（健康問題による出勤時の生産性低下）やアブセンティーズム（健康問題による欠勤）の解消に結び付くことが明らかになっています。
企業全体の生産性を高めるためには、現在のオフィス環境を見直し、従業員にとってより働きやすい環境を整備することが必要といえるでしょう。
オフィスが現在抱える課題
従業員にとって働きやすいオフィス環境を実現するためには、現在のオフィスが抱えている課題を一つずつ解決しなければいけません。働き方の変化によって見えてきた、よくある課題を三つ解説します。
オフィスの広さの課題
企業の働き方の実態に合わないオフィスの広さは、課題の一つです。
新型コロナウイルス感染症拡大を防ぐため、コロナ禍以降は人と人が密になる空間は避けられるようになりました。そのため、オフィスも従業員同士が密にならないデスクや座席の配置が求められます。
しかし、移転を行わない限りオフィスのサイズは変えられないため、従業員の人数に合わせてスペースを自由に広げることは不可能です。ワークスペースだけではなく、飲食をするエリアや食堂において密にならないスペースが確保できていないオフィスも多いのではないでしょうか。
反対に、テレワークによって従業員のほとんどが出社せずに働くようになった企業の場合、これまでのオフィスの広さではスペースが余っていることもあります。オフィスの広さは賃料に比例することがほとんどであるため、広すぎるオフィスは無駄な経費となってしまいます。
オフィス構造の課題
新型コロナウイルス感染症の広がりにより、Web会議が多く行われるようになりました。しかし、オフィスでWeb会議を行うと、会議の情報が周囲に漏れてしまったり、周囲の雑音がマイクに入ってしまったりすることもあります。
会議室をWeb会議のための場とすることも可能ですが、一部屋を一人だけが使用するのは無駄が多いうえに、そこまで多くの会議室を準備できない企業が多いでしょう。執務を行う場所がオープンスペースが主で、「自由に声を発してもいいパーソナルな空間」が不足していることに悩む企業も少なくありません。
安心してWeb会議ができるようなスペースは、集中して個人作業を行う場としても最適です。このような空間は、従業員が早く確実に業務を完遂するときにも役立ちます。そのため、オフィス全体の生産性向上も期待できます。
オフィス内コミュニケーションの課題
報告・連絡だけではなく、気軽な相談や雑談などのオフィス内のコミュニケーションは、従業員同士の信頼関係や協力関係の構築に大きな役割を果たします。
従業員は日常的なコミュニケーションを通して、普段直接関わりがない部署の仕事や、自分の仕事が他部署にどのような影響があるのかを知ることができます。会社の中で自分がどのような役割を持っているのかを知ることは、業務へのモチベーションアップにもつながります。
また、所属するチーム以外の人とコミュニケーションを取ることで、問題が起こった際にどこの誰に頼めばよいのか、従業員個人が把握することもできるようになります。すばやい問題解決は業務効率の向上だけではなく、企業全体の信頼向上にも関わる重要なポイントです。
社内のコミュニケーションが活発化することで自由に意見を出し合う風土が生まれ、新たなアイデアの創出にも繋がるでしょう。
テレワークで出社を行わない従業員が増えることで生まれる課題として、「非対面で業務を行うことで従業員同士のコミュニケーションが取りづらい」ことが挙げられます。
パーソル総合研究所が実施した「テレワークにおける 不安感・孤独感に関する定量調査」によると、従業員同士のコミュニケーションは、対面時は相談が60.3％、雑談が47％だったのに対し、テレワークでよく利用されるチャットでは相談が39.7％、雑談が24.2％、リモート会議では相談が31.6％、雑談が13.7％と大幅に減少していることが分かります。
今後もテレワークを推進していく場合、オフィスに出社しない従業員でも気軽にコミュニケーションを行える仕掛けづくりも課題になるのではないでしょうか。
従業員目線で見た「理想のオフィス」とは
従業員が求める生産性が上がる働きやすい理想のオフィスとは、どのような空間なのでしょうか。
株式会社ブイキューブが顧客に対して行った調査によると、「あなたにとって「生産性の高いオフィス」にはどのような項目が当てはまりますか」（複数回答可）という質問に対し、最も多く回答を得たのは「集中して業務に取り組めるスペースがある」で、次に多く回答を得られたのは「高速通信ネットワーク環境がある」、次点に「人とコミュニケーションをとれるスペース」が続いています。
この調査結果から従業員の考える理想のオフィスとは、高速通信ネットワークによりストレスを感じずに集中して業務に取り組め、心身共に快適に過ごせる適切なパーソナルスペースのある「個人が快適に集中できる空間」であることがわかります。
オフィス環境の見直しをするにあたり、現在のオフィスが抱える課題や、理想のオフィス像から、自社が目指すべきオフィスがどのようなものか見えてくるのではないでしょうか。
具体的なオフィス事例
ここからは、オフィスの工夫により生産性の向上に成功した企業の具体的な事例を紹介していきます。
コクヨ株式会社品川ライブオフィス
コクヨ株式会社の品川ライブオフィスでは、従業員が業務内容に応じて、最速な場所や時間を自由に選択できるABW（Activity Based Working）という働き方を導入しています。従業員はオフィスだけではなく、自宅やサードプレイスなど柔軟に働く環境を変えて業務を行っています。
オフィス内の座席はフリーアドレス制度で自由に選べますが、家具に取り付けられたビーコンにより従業員のリアルタイムの位置情報を把握可能です。そのため、フリーアドレスのデメリットでもある「誰がどこに居るかわからない」点が解決されています。
また、4階から9階までの各フロアごとに「集う」「遊ぶ」などの空間テーマが設定されており、それぞれの用途に合わせて雰囲気が異なる作りもしています。従業員はフロアを変更することも自由となっているため、その時の気分や業務の用途に合わせて勤務可能です。
品川ライブオフィスは、事前予約を行うことで担当者による案内を受けながら見学できます。見学後はショールームで直接オフィスの相談も行っています。
参考URL：品川ライブオフィス｜コクヨ ファニチャー
ABWとは？フリーアドレスより自由な働き方を解説
ABWの概要や特徴については「ABWとは？フリーアドレスより自由な働き方を解説」の記事をご覧ください。
凸版印刷株式会社のオフィス
凸版印刷株式会社は2020年11月に新オフィス「Atte」をオープンしました。このオフィスはリモートによる対話が増えたコロナ禍において、出社することで得られる「直接会って対話する価値」を最大限活かす作りになっています。
部署や組織に関わらずにコミュニケーションをはかることを目的に、全席フリーアドレス制を導入しました。座席数は在籍社員数の6割程度に設定しており、出社とテレワークの組み合わせを推進しているのも特徴の一つです。オフィス内は数人でテーブルを囲む座席が多く、オフィス全体が従業員同士の自由なコミュニケーションの場として活用されています。
オフィスのどこででも気軽に集まれることにより、打ち合わせのたびに会議室を予約する手間も無く、時間効率や生産性の向上にも繋がっています。
オフィス内には、専用機材完備のLIVE配信スタジオもあり、凸版印刷が開催するウェビナーや勉強会、日常的なプレゼンテーションの場として営業ツールとしても活用。ほかにも、モニターのある個室のワークブースも設置しており、WEBミーティング用に利用可能です。
多様で柔軟な働き方を促進し、働き方改革を経営課題の一つとして取り組んでいる凸版印刷の姿勢そのものが現れたオフィスと言えます。
参考URL：凸版印刷、ニューノーマル時代の新しいオフィス「Atte（アッテ）」をオープン | 凸版印刷
バーチャルオフィス oViceの導入
バーチャルオフィスツール「oVice」は、自分のアバターを使ってリアルの環境と同じように会話や会議ができるオンライン上のサービスです。
同じバーチャルオフィスの空間に居るアバター同士の距離に連動して音声が聞こえるので、相手のアバターに近づいて話しかけることや、複数人での会話が可能です。リアルのオフィスに居るときと同様の感覚で、同じ空間に居るもの同士がコミュニケーションを取れることがポイントになっています。
oViceを全社で導入している株式会社ウィルゲートでは、テレワークにおいても雑談の感覚で話しかけられることでほかの人への質問のハードルが下がったとの声があがっています。2022年には内定式もoVice内で行い、内定者との間でも気軽にコミュニケーションをとれるようになりました。
株式会社PE-BANKは、フルリモートの従業員と出社する従業員がいるハイブリッドワークを取り入れている企業です。
「社員は一つの空間で仕事をした方がいい」という考えから全社にoViceを導入しています。外出が多い営業担当でもoViceにログインするだけで、オフィスの状況を視覚的に確認可能。バーチャルオフィスを活用し、テレワーク導入時でもリアルと同じコミュニケーション量を保っています。
従業員同士の日常的なコミュニケーションが取りづらいテレワークのデメリット解消の手段の一つとして、企業の規模を問わず今後このようなバーチャルなオフィスも活用する事例も増えていくことでしょう。
※参考：「先輩に質問しやすい」oViceで、チーム外とのかかわりも実現。内定式では会話が自然と起こる様子も
営業職が多い職場でのバーチャルオフィス活用！“働きやすい”を実現する、こだわりレイアウト＆運用術
まとめ
オフィス環境を整えることは、テレワークやリモート会議などの「働き方の多様化」に対応するだけではなく、企業全体の生産性の向上にも繋がります。従業員一人一人が「快適に過ごせる集中できるスペース」を持ち、「ストレスなくコミュニケーションが行える」オフィスを目指し、課題解決に取り組むことが重要です。
カフェブースやコミュニケーションエリアの設置や、ワークブースの導入などの事例を参考にしながら、自社にあわせた働きやすいオフィスについて、具体的に検討してみてはいかがでしょうか。
