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ネットワーク環境が整っていれば、どこからでも参加できる「インターネット会議」。

 

オフィスにいない人とも顔を合わせて会話できるインターネット会議は、近年、多くの企業にとって必須のツールとなっています。

 

例えばお客様との商談、自社内の会議、提携企業との打ち合わせなど、様々な活用場面が考えられるでしょう。

そこで今回は、インターネット会議を快適に行うための、おすすめソフトウェアを7選をご紹介します。

価格、機能、動作環境、利用目的など、ぜひ自社にあったソフト選びの「ガイドライン」となれれば幸いです。

インターネット会議とは?メリットとデメリットについて

インターネット会議とは、インターネット回線を使って映像と音声を送り合い、離れた場所からコミュニケーションを取る会議のことです。

 

別名、「Web会議」とも呼ばれます。

 

従来の会議は、参加者全員が同じ場所に揃っていることが前提でした。

しかしインターネット会議を使えば、遠隔地で働く従業員やフリーランサーなど、様々な働き方をする人たちと遠隔でミーティングを行えるため、働き方が多様化している近年、大変注目を浴びています。

 

従来の電話会議や会議室ミーティングとは、明らかに異なる特徴があります。

 

✔️インターネット回線を用いるため、相手の画像をリアルタイムで確認しながら、対面さながらの会議を行うことができる

✔️発言者のパソコンのモニター画面を映しながら、資料の共有が可能

✔️大切な発言の聞き漏れがないよう、録画機能も充実

 

反対に、インターネット会議にはネットワーク環境に依存せざるを得ないといったデメリットもあります。

 

インターネット会議は、遠隔地同士をつなぐ便利なシステムですが、会話の途中で画像が乱れたり音声が途切れるといった問題が生じる可能性も少なくありません。この主な原因となっているのが、ネットワーク環境です。

 

インターネット会議は、ネットワーク回線に繋いで行われ、その通信のスピードや安定性によって、やり取りできるデータ量が変わってきます。一般的な社内コミュニケーション一つとっても、映像データだけでなく、音声、資料、画像データなど様々なデータのやり取りが行われているはずで、これらのデータ量は決して軽くはありません。そのため、Web会議を導入することによって、導入前の通常データよりも一気にデータ量が増えて、対応できなくなり、結果的にWeb会議がうまく進めることができなくなってしまうのです。

 

インターネット会議を使用する際は、こうした通信面に注意を払わなくてはいけません。



▼テレビ会議とは何が違うの?

テレワークの必需品であるインターネット会議(Web会議)とテレビ会議は、それぞれ利用目的や特徴が異なります。詳しくは「テレビ会議とWeb会議とは? それぞれの違いと機能、効果を徹底比較」をご参照ください。

参加人数別に解説!インターネット会議に必要なハードウェア

インターネット会議に必要な装備や機材は、参加人数や実施環境によって異なります。

個人利用であれば大掛かりな設備はほとんど必要ない一方、大人数の場合には必要な機材の性能をあらかじめ確認しておく必要があるでしょう。。

 

ここでは、インターネット会議で必要なツールを、小規模(1、2名利用)と中・大規模(3人程度〜大人数)といった人数に分けて確認してみましょう。

小規模利用(1〜2人程度)に必要なツール

インターネット会議を個人利用する人材には、頻繁に移動を伴う営業職や、自宅やサテライトオフィスから働いているリモートワーカーが考えられるでしょう。

インターネット回線以外に必要となるものは、以下の通りです。

(1)マイクまたは同機能搭載のデバイス

遠方にいる相手とコミュニケーションを取るために最低限必要なのが、自分の声を届けるためのマイクです。

最近のノートパソコンやモバイル端末には、デフォルトでマイクが内蔵されていることが多くなりました。

 

しかしながらデバイス搭載のマイクシステムでは、周囲の話し声やPCのタイプ音を必要以上に拾い上げてしまい、結果ミーティングの雑音となってしまうデメリットもあります。

 

そこで、少しでも性能の良い集音を希望する場合には、マイクやヘッドセットを別途購入する方が良いでしょう。マイクとスピーカー両方の機能を搭載したマイクを使えば、周囲の雑音の入り混じりや、周囲への音漏れを配慮せず、どこでも会議を行うことができます。

 

※ツールではありませんが、意外と忘れがちになりそうなのが「照明」です。照明の数や光のあたり具合によって、カメラに映された顔がほぼ真っ暗、もしくは不自然に白飛びすることがないように配慮しましょう。

中・大規模利用(3人〜大人数)に必要なツール

複数人でインターネットに参加する場合は、移動中やカフェなどの公共の場所ではなく、社内の会議室などを使用することが多いでしょう。

 

ここでは、そうした会議室利用を前提として、中・大規模のインターネット会議で必要なツールを見ていきます。

(1)会議室用の広角カメラやモニター

インターネット会議の個人利用の場合は、デバイス使用者1人だけが画面に収まれば問題はありませんでした。

しかし一拠点に集っている参加者が複数名にわたる場合、パソコンやモバイルのカメラだけでは、画面に写る範囲に限界があります。

せっかく会議に参加しているのに、体が半分隠れてしまったり、姿そのものが見えないといった事態は避けたいものです。

 

そこで複数人でのインターネット会議には、会議室全体を移すカメラもしくはモニターが必要になります。参加者全員を広く写すことのできる広角カメラを設置するのも良いかもしれません。

一つのパソコンを複数人がのぞき込みながら遠隔地にいる別の会議参加者と会話をするよりも、快適なミーティングを行えるはずです。

(2)集音マイク

大人数でのインターネット会議では、1人1人が異なる位置にいる関係上、集音性が広いマイクでないと発言をしている人の声が相手に届かないという問題が発生します。

特に、会議室のような閉じた空間ではなくオープンスペースで遠隔地と会議を行う際は、集音性が高いマイクがないと会議の進行をすることはほとんど不可能に近い状態となってしまいます。

 

最近では、集音マイクには集音機能だけでなくスピーカー機能を搭載している機材も存在し、両方搭載された機材を利用することをお勧めします。

人は会話をする際、習慣的に音が発生している方向へ言葉を発します。そのため、スピーカーとマイクが別々の機材で、異なる位置に設置されていると発言者はどこに向けて話していいかわからなくなってしまうからです。

 

また、会議の準備をする際、利用している機材の数を少なくすることで準備時間を減らすことにも繋がります。

インターネット会議におすすめのソフト7選

ここまで、インターネット会議を行うために必要なアイテムについて解説してきました。最後に、快適なインターネット会議におすすめソフトウェアをご紹介します。

 

ぜひ、自社のネット環境や会議ニーズに合わせて、適切なソフトを選ぶ参考にしてください。

V-CUBE ミーティング

V-CUBEミーティング

 

商品名V-CUBE ミーティング(Web会議クラウドサービス)

提供元:株式会社ブイキューブ

価格帯:トライアル版と有料版あり

  • オープン価格
  •  

V-CUBEミーティングは、どなたでも安心して活用できるHD対応の映像と高い接続性を誇る、高品質のクラウド型Web会議サービスです。

 

▼機能

チャット機能/テレビ会議連携/Office 365 連携/PC画面共有/アンケート機能/ホワイトボード機能、他

 

▼導入事例

東京ガス株式会社、日本航空など5,000社以上

 

▼参加可能目安

個人〜数百人規模

 

▼特徴・利用シーン

世界最高水準の映像通信品質と、テレビ会議や他者の業務管理システムとの連携が可能であるという、ユーザー目線に沿った大きな特徴があります。サービスはグローバル対応しており、翻訳機能や7ヶ国語以上で海外専用のネットワーク環境も用意されているため、海外展開している企業にも向いていると言えます。


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▼従業員数・目的別!ブイキューブの企業導入事例

ブイキューブ導入事例」では、5,000社を超える企業における様々な活用事例を、従業員数や業界、導入目的別に詳しくご紹介しています。合わせてご覧ください。

 

Where.by(Appear.in)

Appear.in

 

商品名Where.by(2019年より"Appear.in"から改称)

提供元:Appear.in team(20人以上のプロフェッショナルで構成されるリモートチーム)

価格帯:無料版と有料版あり

  • Pro(フリーランス向け): $9.99/month
  • Business(企業向け) :$99.99/month
  •  

▼機能

同時接続可能拠点数4~12/画面共有機能/チャット機能/他サービスとの連携/ステッカー・スタンプ機能/部外者ロック機能他

 

▼導入事例

米国EC大手shopifyなどが導入。2018年の会議実績は1000万件以上

 

▼参加人数目安

無料版は4人まで、有料版は12人まで可能

 

▼特長・主な利用シーン

ブラウザからWeb会議に参加できるため、ITリテラシーのない人や取引先などもWeb会議に気軽に招待可能です。最大参加人数が12名なため中小企業の社内会議や研修、取引先との打ち合わせなどに適しています。さらに会議の担当者がメールで送ってきたURLをクリックしサインインするだけでWeb会議参加できます。

Zoom

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商品名Zoomミーティング(Web会議ソフト)

提供元Zoom Video Communications, Inc.

価格帯:無料版と有料版あり

  • プロ(小規模チーム向け):2,000円/月/ホスト
  • ビジネス(中小企業向け):2,700円/月/ホスト ※必要最低ホスト数10
  • 企業(大企業向け):2,700円/月/ホスト    ※必要最低ホスト数50

 

▼機能

画面共有機能/チャット機能/他サービスとの連携/ホワイトボード機能/部外者ロック機能

 

▼導入事例

三菱UFJニコス株式会社、日商エレクトロニクス株式会社など。世界75万社で利用されています。

 

▼参加人数目安

無料版・「プロ」・「ビジネス」は最大100名、「企業」では最大1000名のWeb会議への参加が可能です。

 

▼特徴・利用シーン

会議を開催する際はミーティングIDを連絡するだけで会議に参加できるため、社外関係者やITリテラシーに自信がない人でも容易に利用できます。小規模会議から大規模会議まで、様々ニーズに対応することが可能です。

BlueJeans

bluejeans

 

商品名BlueJeans(クラウド型テレビ会議接続サービス)

提供元Blue Jeans Network, Inc.

価格帯:2週間無料トライアルと有料版あり

  • マイカンパニーネームドホスト:オープン価格 10~100,000ID
  • マイカンパニーコンカレントコネクションズ:オープン価格 4~20ポート

 

▼機能

最大同時接続数100拠点/プレゼンテーション共有/デスクトップ共有/ Skype for Businessとの連携/ ビデオ映像の配信

 

▼導入事例

株式会社日本ビジネスデータープロセシングセンターなどが導入

 

▼参加人数目安

個人利用から20人程度まで

 

▼特徴・利用シーン

クラウドベースのテレビ会議接続サービスでありながら、PC・タブレット端末・スマートフォンなどにも対応しているためテレビ会議・Web会議のどちらも行うことのできるという特徴を備えています。以前からテレビ会議は導入していた企業が社外にいる社員とWeb会議を行いたいなどのシーンにおいての利用が考えられます。

ハングアウトMeet

Hangout Meet

 

商品名ハングアウトMEET

提供元:Google.com

価格帯:2週間の無料使用と有料プランあり

  • Basic: 680円/月
  • Business:1,360円/月
  • Enterprize:3,000円/月
  •  

▼機能

カレンダー共有機能/画面共有機能/メール・ファイル共有機能/リアルタイム共同編集機能/二段階認証

 

▼導入事例

freee株式会社、株式会社アシックスなど多数。

 

▼参加人数目安

「Enterprize」プランでは最大30人が、その他のプランは25人までが参加可能。

 

▼特徴・利用シーン

中規模の会議を開くことが多い企業に向いているソフトウェアです。会議を設定してリンクを共有するだけで会議を開くことができるため、誰でも容易に参加することができます。

Skype

Skype

 

商品名Skype

提供元:Microsoft

価格帯:無料のSkypeと有料のSkype for Businessがある。

  • Skype for Business Plan1 220円/月・ユーザー(税抜き)
  • Skype for Business Plan2 600円/月・ユーザー(税抜き)
  •  

▼機能

画面共有機能/ファイル送信機能/レコーディング機能(Skype for Business)/在籍確認機能(Skype for Business)/通話相手制限機能(Skype for Business)/なりすまし防止機能(Skype for Business)

 

▼導入事例

日本ビジネスシステムズ株式会社、日本マイクロソフト株式会社など。

 

▼参加人数目安

Skypeは最大25人が、Skype for Businessは最大250人が参加可能。

 

▼特徴・利用シーン

有料版のSkype for Businessを利用すれば、かなり大規模な会議を開催することも可能です。Skypeアプリをダウンロードして、会議に参加するグループを作成すれば、会議を開始できます。アプリをダウンロードさえすれば操作も比較的簡単ですので、少人数のミーティングから大人数の会議まで、企業のニーズに応じた使い方が可能です。

Go to Meeting

Go to meeting

商品名Go to Meeting

提供元: LogMeIn

価格帯:14日無料トライアルと有料版あり

  • Go to Meeting:$49/月 15人まで
  • GoToWebinar:$99月 100人まで $399月 500人まで $499 1000人まで
  • GoToTraining:$99/月 25人まで $199/月 200人まで

 

▼機能

画面共有機能/チャット機能/文字起こし機能/ Alexaとの連携機能/Outlook・Googleカレンダー連携機能/ホワイトボード機能

 

▼導入事例

米国InsideSales.com社などが導入。世界で年に8000万件程度のインターネット会議実績あり

 

▼参加人数目安

個人〜最大1000人の利用が可能。

 

▼特徴・利用シーン

ルームオーナーがMeetingを作成すると生成されるURLを共有し、クリックすると、参加者の環境に合わせてログインが自動的に行われるのが特徴です。このためITスキルが高くなくても容易に利用することができます。参加可能人数が多く、大企業の利用にも対応していると言えます。

まとめ|自社にあったインターネット会議を選ぼう

近年は働き方改革施行に関連し、仕事の効率化や生産性の向上が叫ばれています。大企業やIT企業はインターネットを用いた会議を行うことを普及させ、より効果的な事業運営を行っています。また、これまでICTを用いたツール利用とは距離のあった中小企業もITツールの進化により徐々にその慣習を変化させています。

 

これからの時代は、ITツールを用い、対面会議とインターネット会議を併用し、業務効率の改善や就業時間の充実化などを図っていく必要もあるのではないでしょうか。

 

本記事が、あなたの企業に最適なインターネット会議ツール選びに役立てましたら幸いです。

 

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