遠く離れた場所にいる人たちと、より対面に近い感覚で会話をすることができるインターネット会議。
ネットワーク環境が整っていればどの場所からでもミーティングに参加できるため、近年、テレワークを試みる多くの企業にとって必須のツールと言えます。
クライアントとの商談、自社内の会議、地方や海外在住の求職者のWeb面接など、様々な活用場面が考えられるでしょう。そこで今回は、インターネット会議の基本的な概要や導入に必要なアイテム、更にはおすすめのソフトウェア7つをご紹介します。
価格、機能、動作環境、利用目的など、ぜひ自社にあったソフト選びの「ガイドライン」となれましたら幸いです。
インターネット会議とは、インターネット回線を使って映像と音声を送り合い、離れた場所からコミュニケーションを取る会議のこと
インターネット会議は、インターネット回線を使って映像と音声を送り合い、離れた場所からコミュニケーションを取る会議のことです。
別名、「Web会議」とも呼ばれます。
インターネット会議の活用シーンは実に多岐に渡ります。
- 経営会議
- 社内研修
- 遠隔営業
- （遠隔での）保守点検作業
- 現場同士の拠点間会議
- 人材教育（研修など）
- オンラインサポート（カスタマーサポート）
- フィールドワーク
リアルタイムやオンデマンド（録画配信）含め、小規模から大規模まで、企業内外でのあらゆるコミュニケーションを促進させるソリューションなのです。
インターネット会議（Web会議）のメリット
①時間や移動コストの削減ができる
インターネット会議の最大の魅力は、時間や場所に囚われないことでしょう。
手元にあるPCやモバイルの画面越しに会議に参加できるため、会議に出席するための外出準備や移動にかかる時間と交通費を、大幅に削減することができます。
例えば、自宅からオフィスまでが片道30分（交通費130円）だと仮定しましょう。
これを1週間に2回繰り返せば、1ヶ月でなんと8時間と2,080円かかることになります。 インターネット会議の導入で、1年間で社員一人あたり96時間と24,960円もの削減に繋がります。これを全社員に適応させると想定すると、享受できるメリットの大きさをご理解いただけると思います。
②リアルタイムで対面さながらの会議を行うことができる
地方支部で働く従業員やフリーランス、海外在住者といったさまざまな働き方をする人たちと、対面さながらのコミュニケーションを取ることができる臨場感もポイントです。
相手に自分のデバイス画面を共有したり、資料送付やチャット機能でコミュニケーションを効率化できたりと、リアルタイムで会話を進められるため安心して導入できます。
インターネット会議（Web会議）のデメリット
反対に、インターネット会議にはネットワーク環境に依存せざるを得ないといったデメリットもあります。
①インターネット環境が安定していないと使えない
インターネット会議は、遠隔地同士をつなぐ便利なシステムですが、会話の途中で映像が乱れたり音声が途切れるといった問題が生じる可能性も少なくありません。この主な原因となっているのが、ネットワーク環境です。
インターネット会議は、ネットワーク回線に繋いで行われ、その通信のスピードや安定性によって、やり取りできるデータ量が変わってきます。一般的な社内コミュニケーション一つとっても、映像データだけでなく、音声、資料、画像データなど様々なデータのやり取りが行われているはずで、これらのデータ量は決して軽くはありません。
②セキュリティ対策をする必要がある
また、企業機密情報を扱う際にはセキュリティ対策が欠かせません。使用デバイスだけでなく、使用回線や情報格納方法まで、ガイドラインを制定し情報漏えいやウイルス感染を防止する必要があるでしょう。
インターネット会議を使用する際は、こうした通信面とセキュリティ面に注意を払わなくてはいけません。
テレワークのセキュリティを高める3つの方法とガイドラインの作成方法
テレワークのセキュリティ対策詳細や効果的なステップについては、関連記事「テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説」も合わせてご覧ください。
インターネット会議とテレビ会議の違いとは？
テレワークの必需品であるインターネット会議（Web会議）とテレビ会議は、それぞれ利用目的や特徴が異なります。
大きくまとめると、違いは下記の4つです。
|
インターネット会議 |
テレビ会議 |
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初期コスト |
安い |
高い |
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通信環境の安定性 |
脆弱なときもある |
安定している |
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会議規模 |
2人〜少人数 |
少人数〜100名以上の会議まで |
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利用場所 |
どこでも可能 |
機材のある場所に限定される |
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向いている利用方法 |
・営業の打ち合わせ ・定例の1 on 1ミーティング ・採用面接 ・オンライン研修 |
・大人数の会議 ・株主総会 ・経営会議 ・国際フォーラム ・オンライン授業 |
テレビ会議は、一般的に専用の通信機材やサーバーといった特別な設備を企業内に整える必要があります。基本的には大型ディスプレイなどを備えた会議室に専用機材を用意し、そこに参加者が集まって会議をするというスタイルが一般的です。
マイクやスピーカー、オフィスにディスプレイがない場合はそれも用意しなければならないため、Web会議と比較するとかなり初期コストがかかります。しかし、その代わりに映像と音声の品質が高く、専用サーバーを通して通信を行うため回線も安定しているところが大きな特徴でありメリットとなっています。
このように、インターネット会議とテレビ会議は相反する特徴を持ち合わせているため、どちらかを取捨選択するのではなく、「いつどちらのソリューションが最適か」を考えつつ両者を上手く活用することが望ましいでしょう。
例えば、株主総会や経営会議といった緊張感を伴う厳格な会議や、高画質が求められる大人数または国際会議の場合は、Web会議よりもテレビ会議の方が適しているかもしれません。
反対に、営業職など移動の多い社員にとっては、いつでも場所を問わず、自分が使っているデバイスで気軽に打ち合わせに参加できるようなWeb会議がより適切と考えられます。
ビジュアルコミュニケーションの基礎知識
自社に合ったWeb会議システムやテレビ会議システムを選ぶことが、インターネット会議を成功させる第一歩であるといえます。「ビジュアルコミュニケーションの基礎知識」では、そんなITツールについての基礎知識を一挙にまとめているので、インターネット会議へのノウハウをさらに深めたい方はぜひお読みください。本資料のダウンロードは無料で行えます。
インターネット会議に必要なハードウェア
インターネット会議に必要な装備や機材は、参加人数や実施環境によって異なります。
個人利用であれば大掛かりな設備はほとんど必要ありませんが、大人数の場合には必要な機材の性能をあらかじめ確認しておく必要があります。
本章では、インターネット会議で必要なツールをあらかじめ確認してみましょう。
1）マイクまたは同機能搭載のデバイス
遠方にいる相手とコミュニケーションを取るために最低限必要なのが、自分の声を届けるためのマイクです。
最近のノートパソコンやモバイル端末には、デフォルトでマイクが内蔵されていることが多くなりました。
しかしながらデバイス搭載のマイクシステムでは、周囲の話し声やPCのタイプ音を必要以上に拾い上げてしまい、結果ミーティングの雑音となってしまうデメリットもあります。
そこで、少しでも性能の良い集音を希望する場合には、マイクやヘッドセットを別途購入する方が良いでしょう。マイクとスピーカー両方の機能を搭載したマイクを使えば、周囲の雑音の入り混じりや、周囲への音漏れを配慮せず、どこでも会議を行うことができます。
おすすめのWeb会議用マイクスピーカー7選｜製品選びのポイントとは？
関連記事「おすすめのWeb会議用マイクスピーカー7選｜製品選びのポイントとは？」では、ストレスなく生産的なインターネット会議を行うために必要なマイクスピーカーを厳選して紹介しています。「自社に合った具体的な製品を探している」という方は、ぜひご覧ください。
2）会議室用の広角カメラやモニター
インターネット会議の個人利用の場合は、デバイス使用者1人だけが画面に収まれば問題はありません。
しかし一拠点に集っている参加者が複数にわたる場合、パソコンやモバイルのカメラだけでは、画面に映る範囲に限界があります。
せっかく会議に参加しているのに、体が半分隠れてしまったり、姿そのものが見えないといった事態は避けたいものです。
そこで複数人でのインターネット会議には、会議室全体を映すカメラもしくはモニターが必要になります。参加者全員を広く映すことのできる広角カメラを設置するのも良いかもしれません。
一つのパソコンを複数人がのぞき込みながら遠隔地にいる別の会議参加者と会話をするよりも、快適なミーティングを行えるはずです。
Web会議におすすめのカメラ6選！抑えておきたい3つのポイントと選び方を解説
関連記事「Web会議におすすめのカメラ6選！抑えておきたい3つのポイントと選び方を解説」では、会議参加者の様子をクリアに映すことができる高性能なカメラを価格別で紹介しています。カメラ選びで気を付けておきたいポイントや実際に使用する際の注意点も詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
3）集音マイク
大人数でのインターネット会議では、1人ひとりが異なる位置にいる関係上、様々な角度から音を拾う指向性のマイクでないと発言をしている人の声が相手に届かないという問題が発生します。
特に、会議室のような閉じた空間ではなくオープンスペースで遠隔地と会議を行う際は、集音性が高いマイクがないと会議の進行をすることはほとんど不可能に近い状態となってしまいます。
最近では、集音マイクには集音機能だけでなくスピーカー機能を搭載している機材も存在し、両方搭載された機材を利用することをお勧めします。
人は会話をする際、習慣的に音が発生している方向へ言葉を発します。そのため、スピーカーとマイクが別々の機材で、異なる位置に設置されていると発言者はどこに向けて話していいかわからなくなってしまうからです。
また、会議の準備をする際、利用している機材の数を少なくすることで準備時間を減らすことにも繋がります。
▼インターネット会議に使えるマイクスピーカーの例
出典：YAMAHA YVC-300
上記画像のもの以外にも、こちらのページではインターネット会議に有用なマイクを複数紹介しています。あわせてご参考にしてみてください。
インターネット会議におすすめのツール6選
それでは最後に、快適なインターネット会議におすすめのツールをご紹介します。
ぜひ、自社のネット環境や会議ニーズに合わせて、適切なソフトを選んでみてください。
Where.by（Appear.in）
商品名：Where.by（2019年より"Appear.in"から改称）
提供元：Appear.in team（20人以上のプロフェッショナルで構成されるリモートチーム）
価格帯：無料版と有料版あり
- Pro（フリーランス向け）： $9.99/month
- Business（企業向け） ：$99.99/month
Where.byは同時に4～12拠点まで接続可能です。画面共有やチャット、他サービスとの連携といった機能から、ステッカー・スタンプ、部外者ロック機能などがあります。米国EC大手shopifyなどが導入、2018年の会議実績は1000万件以上です。
無料版は4人まで、有料版は12人まで参加可能、ブラウザからWeb会議に参加できるため、ITリテラシーの低い人や取引先などもWeb会議に気軽に招待することができます。最大参加人数が12名のため、中小企業の社内会議や研修、取引先との打ち合わせなどに最適です。
Zoom ミーティング
製品名：Zoom ミーティング
対象企業：個人〜大企業まで幅広く利用可能
価格：4タイプで異なる。
- パーソナルミーティング：無料
- プロ（小規模チームに最適）：2,200 円/月（年契約：26,400円）
- ビジネス（中小企業向け）：要問い合わせ
- 企業（大企業向け）：要問い合わせ
自社の規模に合わせてプランを選択できるのが、「Zoom ミーティング」の特徴です。
プランによっては最大1000人まで1つのWeb会議に参加することが可能な上に、最大49人分の映像を同時に画面に表示できるという、大規模な会議にも向く仕様。社内外で大規模な会議を行うことがあるという企業におすすめです。
音質や画質の高さはもちろんですが、「Gmail」や「Googleカレンダー」といった外部のツールとも連携して活用することで、会議参加者のスケジュール日程の調整もスムーズに行えるようになっています。
また、全ての会議が暗号化される仕組みになっているため、セキュリティ面も安心。会議の際には、オプションであるアンケート機能や質疑応答機能といった便利な機能も活用することで、臨場感のある会議を実現できることでしょう。
Zoomの有料版を使うべきメリットとは？
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは？無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。
BlueJeans
商品名：BlueJeans(クラウド型テレビ会議接続サービス)
提供元：Blue Jeans Network, Inc.
価格帯：2週間無料トライアルと有料版あり
- マイカンパニーネームドホスト：オープン価格 10～100,000ID
- マイカンパニーコンカレントコネクションズ：オープン価格 4～20ポート
Blue Jeansは最大で100拠点まで同時接続が可能であり、プレゼンテーション・デスクトップの共有やSkype for Businessとの連携、ビデオ映像の配信などもできます。株式会社日本ビジネスデータープロセシングセンターなどが導入しており、個人利用から20人程度まで参加が可能です。
クラウドベースのテレビ会議接続サービスでありながら、パソコン・タブレット端末・スマートフォンなどにも対応しているため、テレビ会議・Web会議のどちらも行えるという特徴を備えています。
以前からテレビ会議として導入していた企業が、社外にいる社員とWeb会議を行うなどのシーンにおいての利用が考えられます。
ハングアウトMeet
商品名：ハングアウトMeet
提供元：Google.com
価格帯：2週間の無料使用と有料プランあり
- Basic： 680円/月
- Business：1,360円/月
- Enterprize：3,000円/月
ハングアウトMeetはカレンダーや画面の共有、メール・ファイルの共有機能を持ち、リアルタイムの共同編集機能や、セキュリティを確保するための二段階認証などがあります。
freee株式会社、株式会社アシックスなど多数の企業が導入しており、「Enterprize」プランでは最大30人、その他のプランは25人までが参加可能です。
中規模の会議を開くことが多い企業に向いており、会議設定をしてリンク共有するだけで会議を開くことができるため、誰でも容易に参加することができます。
Skype
商品名：Skype
提供元：Microsoft
価格帯：無料のSkypeと有料のSkype for Businessがある。
- Skype for Business Plan1 220円/月・ユーザー（税抜き）
- Skype for Business Plan2 600円/月・ユーザー（税抜き）
Skypeは画面共有、ファイル送信、レコーディング(Skype for Business)、在籍確認(Skype for Business)や通話相手制限機能(Skype for Business)、そしてなりすまし防止(Skype for Business)など、さまざまな機能を搭載しています。
日本ビジネスシステムズ株式会社、日本マイクロソフト株式会社などが導入しており、Skypeは最大25人、Skype for Businessは最大250人が参加可能。
有料版のSkype for Businessを利用すれば、かなり大規模な会議を開催することもできます。
Skypeアプリをダウンロードすれば、操作も比較的に簡単になります。会議に参加するグループを作成すれば、会議を開始できます。少人数のミーティングから大人数の会議まで、企業のニーズに応じた使い方が可能です。
Go to Meeting
商品名：Go to Meeting
提供元： LogMeIn
価格帯：14日無料トライアルと有料版あり
- Go to Meeting：＄49/月 15人まで
- GoToWebinar：＄99月 100人まで ＄399月 500人まで ＄499 1000人まで
- GoToTraining：＄99/月 25人まで ＄199/月 200人まで
Go to Meetingは画面共有、チャット、文字起こし機能や Alexa、Outlook・Googleカレンダーとの連携機能、ホワイトボード機能を保持。
米国InsideSales.com社などが導入しており、世界で年に8000万件程度のインターネット会議開催実績があります。
個人〜最大1000人の利用が可能でルームオーナーがMeetingを作成、URLを共有・クリックすると、参加者の環境に合わせてログインが自動的に行われるのが特徴です。このためITスキルが高くなくても容易に利用できます。また、参加可能人数が多いことから、大企業の利用にも対応しているといえます。
Web会議システムを導入し成功した企業の好事例2選
最後に、インターネット会議に有用なブイキューブのWeb会議システム「V-CUBE ミーティング」、あるいはテレビ会議システム「V-CUBE Box」を導入し、自社の課題を解決することに成功した企業の2つの好事例を紹介します。
Web会議システムを使用するとどのような効果が得られるのかを知っておきたい方は、ぜひ参考にしてください。
V-CUBE ミーティングの導入で、コストを50%削減することに成功｜株式会社ノジマ
神奈川県を中心にデジタル家電製品の販売などにおいて250店舗以上展開している「株式会社ノジマ」。もともとは、各店舗へのきめ細かい情報共有を行うために、全店舗にテレビ会議システムを設置していました。しかし5年ほど利用していたシステムのリプレイス時期を迎えたことを機に、V-CUBE ミーティングへの全面リプレイスを選択します。
それまでは専用のテレビ会議システムが設置されている場所でしか会議に参加できなかったために、出張の多い役員やエリア長が参加できないこと、リプレイスのための導入初期に行う機器購入や、導入後に毎年かかる保守費用などで、継続使用はコストが高いことが課題でした。
しかし、V-CUBE ミーティングの導入後は場所を気にせずWeb会議に参加することができ、出張先でリアルタイムに情報共有が可能に。
また、ハードの新規購入をせず各店舗の共有PCをそのまま使え、保守費なども不要なので、全体で50％のコスト削減にも繋がりました。
場所を問わない柔軟なインターネット会議を可能にすることで、会議参加者のストレスを軽減｜日本航空株式会社
旅客、貨物の運送事業を行う国内大手航空会社「日本航空株式会社」。同社ではもともとインターネット会議を行っていましたが、時おり音声が聞こえない、また接続が不安定な状態が発生していました。そのため、それが参加者のストレスになっていたそうです。
また、今まで使用していたWeb会議ソフトでは専用の会議室でのみ開催可能であったため、緊急性の高い会議を実施しようとしても、既に会議室を使われている場合は遠隔会議を実施できない、などといった課題がありました。
そこでV-CUBE ミーティング、またテレビ会議に特化した「V-CUBE Box」を導入。
会議に参加している拠点数が多くても、音声も映像もクリアなので、毎朝の情報共有がスムーズになり、急な打ち合わせが必要になった場合でもパソコンやタブレット端末があれば、空いたスペースでWeb会議を行うことが可能となりました。
その他にも、ブイキューブ製品は大企業、中小企業を問わず数多くの企業への導入実績があります。この2つの事例以外にも詳しく知りたい方は、導入事例ページを合わせてご覧ください。
まとめ｜自社にあったインターネット会議を選ぼう
近年は働き方改革施行に関連し、仕事の効率化や生産性の向上が叫ばれています。大企業やIT企業はインターネットを用いた会議を行うことを普及させ、より効果的な事業運営を行っています。また、これまでICTを用いたツール利用とは距離のあった中小企業もITツールの進化により徐々にその慣習を変化させています。
これからの時代は、ITツールを用い、対面会議とインターネット会議を併用し、業務効率の改善や就業時間の充実化などを図っていく必要もあるのではないでしょうか。
本記事が、あなたの企業に最適なインターネット会議ツール選びに役立てましたら幸いです。
