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ネットワーク環境が整っていれば、どこからでも参加できる「インターネット会議」。

 

近年になり、多くの企業がインターネット会議を、お客様との商談、自社内の会議、提携企業との打ち合わせへ活用するようになりました。何気なく用いられるインターネット会議、実は多種多様なソフトウェアが存在していることにお気づきかと思います。

 

その中から、様々な価格、機能、動作環境、利用目的がある中、自分たちにあったソフトを選ぶは容易ではありません。今回はソフトの簡単な選び方を知りたいという方々のために、インターネットで会議ソフトを選ぶための「ガイドライン」となる記事をご紹介します。

そもそもインターネット会議とは?

インターネット会議とは、ICT技術を利用し場所にとらわれずに映像や音声のやり取りを行う会議を指します。

 

従来の会議は、同じ場に参加者がいることが前提となっていますが、遠隔地で働く従業員、協力会社やフリーランサーの方達など、様々な働き方をする人たちが増加する中、大変注目を浴びている会議の形式の一つです。

 

その特徴に、電話会議とは異なりインターネット回線を用いるため相手の画像をリアルタイムで確認しながら、対面さながらの会議を行うことができるのが強みです。また、用いるインターネット会議ソフトによっては、発言者のパソコンのモニター画面を映しながら会議を進めることができ、対面会議で資料を配布しながら会社説明や製品サービスを説明するようなことも可能です。

インターネット会議に必要なもの

インターネット会議には、その名の通りインターネット回線が必須です。形式は無線有線いずれの形式で問題はありませんが、最近では無線形式でいつでもどこでもインターネット会議を行う形式が主流になってきています。

 

特に無線を用いてインターネット会議を行う際に、重要なのが「回線帯域」です。

 

回線帯域とは、データ通信において利用される周波数幅のことを指します。回線帯域が狭いと通信速度が低下し遅くなり、重いデータ量に対応することが難しくなります。逆も然りで、回線帯域が広くなると通信速度が増加し、大量のデータに対応することが可能です。

 

インターネットを用いた会議では、資料などの共有を行ったり、複数人の会議参加者が入り乱れるような会議では特にこの回線帯域が大切で、会議の進行や生産性に大きな影響を与えます。場合によっては、音声や映像画像が途切れる可能性があるため、そのような場合回線帯域を制限し会議中のデータ量を少なくして会議をスムーズに進行する、などが重要となります。

 

また、インターネットを用いた会議に必要な装備や機材はその参加人数や場所などの環境により異なります。個人であれば大掛かりな設備はほとんど必要なく、最低限の機材で会議を行うことが可能です。一方大人数で参加するインターネット会議では必要な機材の性能がかなり異なります。

 

では、個人と複数人で行われる会議で必要なハードウェアを最初に見ていきましょう。

個人編ハードウェア

(1)マイク機能搭載のパソコン

最近のノートパソコンにはデフォルトでマイクが内蔵されていることが多くなりました。しかしながら、集音性を加味するとマイクやヘッドセットを別途購入する方が会議をスムーズに行うことが可能です。また、周囲への音漏れを配慮しなくていい場合は、マイクとスピーカーの両方の機能を持ったマイクなどを設置することにより、ヘッドセットやマイク両方の心配なく会議を行うことなども可能です。

(2)Webカメラ

インターネット会議で大きな役割を果たすのがWebカメラです。一般的な用事で利用する電話とは異なり、業務で込み入った話をする場合、相手が理解しているか、伝えたいことが正確に伝わっているかを理解しながら会議の信仰をすることが大変重要です。通常のコミュニケーションでも視覚の情報量は情報入力の約80%と言われ、他の四感と比較し圧倒的な情報入力量を持ち、視覚がない状態で複雑な業務内容などを伝えることは想像以上に難しく、インターネット会議ではWebカメラは欠かすことができない存在ということができるでしょう。

(3)適度な明かり

意外と忘れがちになりそうなのが照明です。多くの照明は天井に設置されるており、頭を中心に見た際カメラと照明の位置は直角の配置になります。そのため、照明の数や光のあたり具合によってはカメラに映された顔がほぼ真っ暗、ということが発生します。映された顔が真っ暗になった場合、カメラ設置されたパソコンモニターの角度を広く取るなどの対応をすることが多々あります。ですが、明るさが足りない場合は写り方がベストとは程遠い状態になる......ことがほとんどです。そのため、適度な明かりを水平方向から当てるような準備をしておくのもありかもしれません。

 

複数人編ハードウェア

(1)会議室用のカメラやモニター

会議室をインターネット会議を行う場として利用するのであれば、パソコン以外に会議室全体を移すカメラもしくはモニターが必要です。インターネット会議に慣れていない方が複数人参加する会議では、一つのパソコンを複数人がのぞき込みながら遠隔地にいる別の会議参加者と会話をする、という状況が多く見かけられます。

 

このような場合、遠隔地にいる方からすると誰がパソコンを覗き込んでおり、他の参加者がどこにいて、会議についてきているかどうかを把握することが大変難しくなり、会議の生産性を著しく低下させます。そのようなことを防ぐため、複数人でインターネット会議に参加される際は、参加者全員を広く写すことのできる広角カメラや、会議全体の様子を写すためのモニターを設置することが欠かせません。

(2)集音マイク

大人数でインターネット会議を行う場合には、1人1人が異なる位置にいる関係上集音性が広いマイクでないと発言をしている人の声が相手に届かないという問題が発生します。特に、会議室のような閉じた空間ではなくオープンスペースで遠隔地と会議を行う際は、集音性が高いマイクがないと会議の進行をすることはほとんど不可能に近い状態となってしまいます。

 

最近では、集音マイクには集音機能だけでなくスピーカー機能を搭載している機材も存在し、両方搭載された機材を利用することをお勧めします。人は会話をする際、習慣的に音が発生している方向に向けて言葉を発します。そのため、スピーカーとマイクが別々の機材で、異なる位置に設置されていると発言者はどこに向けて話していいかわからなくなってしまうからです。また、会議の準備をする際、利用している機材の数を少なくすることで準備時間を減らすことにも繋がります。

 

ここまで、インターネット会議を行うために必要なハードウェアについて解説させていただきました。では、ここからはソフトウェアを見ていきましょう。

インターネット会議ソフト7選

インターネット会議を行うためにはソフトウェアがハードウェア同様に重要な役割を果たします。前述したように会議の進行や生産性に直接影響を与えるのは、音や写り具合に関係する要素が多くを占めます。それら要素に直結する接続性を司るのがソフトウェアであり、ハード機材とソフトの機能が最大限発揮されることでインターネット会議の利点を最大限享受することができます。

 

あまり知られていないのですが、接続性はソフトウェアの動画圧縮技術や帯域状況に合わせた画質の品質切り替え技術などが強く関係し、専門性が高い領域です。

 

一般消費者がそのような性能からソフトウェアを選ぶことは難しく、導入数を誇るソフトウェアが数多く存在します。インターネット会議を行う方達のネットの環境や会議の環境により最適なソフトは異なる中、性能と評判が高くひときわ高い代表的なソフトをご紹介します。

Appear.in

Appear.in

 

商品名Appear.in (Web会議システム)

提供元:Appear.in team(20人以上のプロフェッショナルで構成されるリモートチーム)

価格帯:無料版と有料版あり

  • Pro(フリーランス向け): $9.99/month
  • Business(企業向け) :$99.99/month
  •  

機能:同時接続可能拠点数4~12/画面共有機能/チャット機能/他サービスとの連携/ステッカー・スタンプ機能/部外者ロック機能他

導入事例:米国EC大手shopifyなどが導入。2018年の会議実績は1000万件以上

 

特長・利用シーン:ブラウザからWeb会議に参加できるため、ITリテラシーのない人や取引先などもWeb会議に気軽に招待可能です。最大参加人数が12名なため中小企業の社内会議や研修、取引先との打ち合わせなどに適しています。無料版は4人まで、有料版は12人までWeb会議に参加可能、さらに会議の担当者がメールで送ってきたURLをクリックしサインインするだけでWeb会議参加可能です。

Zoom

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商品名Zoomミーティング(Web会議ソフト)

提供元Zoom Video Communications, Inc.

価格帯:無料版と有料版あり

  • プロ(小規模チーム向け):2,000円/月/ホスト
  • ビジネス(中小企業向け):2,700円/月/ホスト ※必要最低ホスト数10
  • 企業(大企業向け):2,700円/月/ホスト    ※必要最低ホスト数50

 

機能:画面共有機能/チャット機能/他サービスとの連携/ホワイトボード機能/部外者ロック機能

導入事例:三菱UFJニコス株式会社、日商エレクトロニクス株式会社など。世界75万社で利用されています。

 

特徴・利用シーン:会議を開催する際はミーティングIDを連絡するだけで会議に参加できるため、社外関係者やITリテラシーに自信がない人でも容易に利用できます。無料版・「プロ」・「ビジネス」は最大100名がWeb会議に参加可能で、「企業」では最大1000名のWeb会議への参加が可能となっています。小規模会議から大規模会議まで、様々ニーズに対応することが可能です。

BlueJeans

bluejeans

 

商品名BlueJeans(クラウド型テレビ会議接続サービス)

提供元Blue Jeans Network, Inc.

価格帯:2週間無料トライアルと有料版あり

  • マイカンパニーネームドホスト:オープン価格 10~100,000ID
  • マイカンパニーコンカレントコネクションズ:オープン価格 4~20ポート

 

機能:最大同時接続数100拠点/プレゼンテーション共有/デスクトップ共有/ Skype for Businessとの連携/ ビデオ映像の配信

導入事例:株式会社日本ビジネスデータープロセシングセンターなどが導入

 

特徴・利用シーン:クラウドベースのテレビ会議接続サービスでありながら、PC・タブレット端末・スマートフォンなどにも対応しているためテレビ会議・Web会議のどちらも行うことのできるという特徴を備えています。以前からテレビ会議は導入していた企業が社外にいる社員とWeb会議を行いたいなどのシーンにおいての利用が考えられます。

ハングアウトMeet

Hangout Meet

 

商品名ハングアウトMEET

提供元:Google.com

価格帯:2週間の無料使用と有料プランあり

  • Basic: 680円/月
  • Business:1,360円/月
  • Enterprize:3,000円/月
  •  

機能:カレンダー共有機能/画面共有機能/メール・ファイル共有機能/リアルタイム共同編集機能/二段階認証

導入事例:freee株式会社、株式会社アシックスなど多数。

 

特徴・利用シーン:「Enterprize」プランでは最大30人が、その他のプランは25人までが参加可能となっていますので中規模の会議を開くことが多い企業に向いています。会議を設定してリンクを共有するだけで会議を開くことができるため、誰でも容易に参加することができます。

Skype

Skype

 

商品名Skype

提供元:Microsoft

価格帯:無料のSkypeと有料のSkype for Businessがある。

  • Skype for Business Plan1 220円/月・ユーザー(税抜き)
  • Skype for Business Plan2 600円/月・ユーザー(税抜き)
  •  

機能:画面共有機能/ファイル送信機能/レコーディング機能(Skype for Business)/在籍確認機能(Skype for Business)/通話相手制限機能(Skype for Business)/なりすまし防止機能(Skype for Business)

導入事例:日本ビジネスシステムズ株式会社、日本マイクロソフト株式会社など。

 

特徴・利用シーン:Skypeは最大25人が、Skype for Businessは最大250人がインターネット会議に参加できます。Skype for Businessを利用すれば、かなり大規模な会議を開催することも可能です。Skypeアプリをダウンロードして、会議に参加するグループを作成すれば、会議を開始できます。アプリをダウンロードさえすれば操作も比較的簡単ですので、少人数のミーティングから大人数の会議まで、企業のニーズに応じた使い方が可能です。

Go to Meeting

Go to meeting

商品名Go to Meeting

提供元: LogMeIn

価格帯:14日無料トライアルと有料版あり

  • Go to Meeting:$49/月 15人まで
  • GoToWebinar:$99月 100人まで $399月 500人まで $499 1000人まで
  • GoToTraining:$99/月 25人まで $199/月 200人まで

 

機能:画面共有機能/チャット機能/文字起こし機能/ Alexaとの連携機能/Outlook・Googleカレンダー連携機能/ホワイトボード機能

導入事例:米国InsideSales.com社などが導入。世界で年に8000万件程度のインターネット会議実績あり

特徴・利用シーン:ルームオーナーがMeetingを作成すると生成されるURLを共有し、クリックすると、参加者の環境に合わせてログインが自動的に行われるのが特徴です。このためITスキルが高くなくても容易に利用することができます。最大1000人の利用が可能ということで、大企業の利用にも対応していると言えます。

V-CUBE ミーティング

V-CUBEミーティング

 

商品名V-CUBE ミーティング(Web会議クラウドサービス)

提供元:株式会社ブイキューブ

価格帯:トライアル版と有料版あり

  • オープン価格

 

機能:チャット機能/テレビ会議連携/Office 365 連携/PC画面共有/アンケート機能/ホワイトボード機能他

導入事例:東京ガス株式会社、日本航空など5,000社以上の企業が導入。

 

特徴・利用シーン:世界最高水準の映像通信品質とテレビ会議との連携が可能であるという点が大きな特徴です。またサービスはグローバル対応。7ヶ国語対応で海外専用のネットワーク環境を用意しているため、海外展開している企業に向いていると言えます。

まとめ

近年は働き方改革施行に関連し、仕事の効率化や生産性の向上が叫ばれています。大企業やIT企業はインターネットを用いた会議を行うことを普及させ、より効果的な事業運営を行っています。また、これまでICTを用いたツール利用とは距離のあった中小企業もITツールの進化により徐々にその慣習を変化させています。

 

これからの時代は、ITツールを用い、対面会議とインターネット会議を併用し、業務効率の改善や就業時間の充実化などを図っていく必要もあるのではないでしょうか。