「社員の仕事が遅いと感じる」
「もっと効率よく業務を進めたい」
そんな悩みをお持ちの方は、仕事をいかに効率化すれば良いものか、考えを巡らせる機会も多いでしょう。
社員一人ひとりの効率が向上することは、企業全体の生産性向上にもつながります。
企業パフォーマンスを上げるためには、決して軽視することのできないポイントです。
今回はそんな仕事の効率化について、効率が良い人と悪い人の特徴や、職種別に効率化を促すツールをご紹介していきます。
仕事の効率化とは？企業に求められる生産性の背景について
効率化とは、作業のプロセスから無駄を省くことによって、より捗った状態にすることをいいます。
仕事の場では、3M（ムリ・ムダ・ムラ）の要素を取り除くことによって実現できるといわれています。
「ムリ」とは、その人の能力以上に仕事の負荷（作業量）がかかっている状態です。負荷と能力が均衡している、つまりその人の能力に見合った仕事量であるときに、集中力を保ちながら仕事を効率的に進めることができます。
2つ目の「ムダ」には主に2つの意味があり、1つは参加する意味のない会議など成果に直結しない業務を指し、もう1つはその人の能力に見合った業務が割り振られていないがために、時間が余っている状態を指します。
最後の「ムラ」とは、仕事が1つの部署、もしくは1人に集中している状態などを指します。全体の人員を最大限に活用できていないがために、企業全体もしくは部署全体として効率が落ちている状態といえるでしょう。
以上のような、3Mを取り除くことが仕事の効率化につながるといわれています。
ではなぜ、企業は仕事を効率化する必要があるのでしょうか？ その背景とメリットについて以下で紹介していきます。
仕事を効率化しなければならない背景
総務省の『情報通信白書（平成30年度版）』では、日本の総人口が2008年をピークに減少の一途を辿っていることが報告されています。
（参考：総務省｜『情報通信白書（平成30年度版）』）
2050年には、日本の総人口が1億人を下回ることも予測されています。
人口減少によって1人当たりの作業負担が増える日本社会においては、いかに普段の作業効率を高めて工数を抑えるかが鍵となるでしょう。
もちろん、効率化のメリットは個人でも享受できます。例えば、短時間で業務が完遂できるようになることで、長時間労働を短縮してプライベートの時間を確保できるといった点です。
しかし職場における業務効率化のメリットは、上記に留まりません。一人ひとりの業務効率が上がることで、企業としては、利益の向上やコスト削減も期待できるようになります。短時間でより多くの業務をこなせるようになれば、その分受注できる案件数が増えることで、最終的な売上げの増加が見込まれるからです。
また、これまで複数人を要した業務を単独でできるようになれば、人件費の削減につながります、1人当たりの生産性向上により定時退社が当たり前になれば、残業手当などのコスト削減にもつながります。
このように、仕事の効率化を推進することは、もはや日本社会における必須課題であり、企業としても事業存続のために取り組まない理由のない施策と言えるでしょう。
自社の業務効率を上げるための施策5選
それでは自社の効率化を測るため、「仕事の効率を良くしてほしい人」の特徴について考えてみたいと思います。
中には、器用に業務をこなしたり、能動的に生産性を高められる社員もいるでしょう。
しかし働き方や作業スピードは十人十色ですので、下記のような印象を受けることがないとも言い切れないのではないでしょうか。
- 集中力がない
- 作業の優先順位づけができていない
- 「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」ができていない
- フィードバックが適切に伝わっていない
こうした事柄は一見、個人の問題にも捉えられるのですが、実は、社内体制も大きく影響しています。
業務のレポートラインが複雑だったり、社内の雰囲気が思わしくなかったりすると、個人のパフォーマンスが思うように伸びてくれないのは一目瞭然です。そのような場合は社内の仕組みを整えることで、業務効率化を図りましょう。
本章では、是非とも導入・運用を検討していただきたい対策についてご紹介します。
対策１：業務内容を可視化できる仕組みを作る
目の前の業務が積み上がって気が散っている人は、仕事の効率が落ちる傾向にあります。それを回避するためには、まず自分のタスクを可視化することが大切です。つまり、頭の外にメモとして残しておくのです。
例えば夕食の材料を買いに出かけるとき、必要なアイテムを全て記憶しておくことは容易ではありません。忘れまいとして脳に負荷をかけてしまう他、何かを買い忘れる可能性も高まるでしょう。
一方で、手元のメモにアイテムを書き出しておけば、全て記憶する必要はありません。その情報が必要になった時に、見れば良いだけです。
これは、仕事においても同様のことが言えます。取り組まなければならない自分のタスクをどこかに可視化しておくことで、頭のなかが空っぽの状態になり、考える余白が生まれます。その結果、目の前の業務に集中できるようになるのです。
対策２：一人で抱え込まず相談しやすい体制を作る
作業につまずいたとき、必要以上に一人で抱え込んでいると、身動きできずに必要以上の時間を要します。そうした場合を回避するために、上司や同僚にすぐに相談する、もしくは完成度の低い状態でも良いからある程度かたちになった状態で第三者に投げられる仕組みを構築しておくことも必要です。
日常的に社内コミュニケーションを大切にし、気軽に相談を持ちかけられるような関係性を築きましょう。
作業途中でこまめに確認をしておけば、プロジェクトの進捗の後半になって、大幅な修正が発生するといった事態も防ぐことができるといいます。
対策３：仕事の責任範囲を明確化する
日本では「メンバーシップ型」と呼ばれる雇用システムが一般的であり、仮に担当している業務が終わっても他の人を手伝わなければならないといった風潮がいまだに生まれることがあります。
このような状況化で業務をいくら効率化して早く終わらせたところで、定時退社できないのであれば、効率化への意欲も軽減するでしょう。こういった状況を防ぐためにも、社員それぞれの業務範囲は明確化しておきましょう。
また、人事や企業担当者が、社員の不満や希望を定期的にヒアリングし、ニーズのすり合わせを行うことも欠かせません。
対策４：テレワーク制度を導入し通勤時間を削減する
イギリスで働く従業員34,000人以上を対象にした海外の調査によると、通勤時間の長い労働者はうつ病に罹患する可能性がそうでない人と比べて33％高く、仕事に関連するストレスが複数あると答えた人がそうでない人と比べて12％高くなったというデータがあります。
つまり通勤時間は、心に悪影響を及ぼし、それが結果として業務時間内の効率化を妨げる恐れがあります。
そこで通勤時間を削減するために、テレワークなど自宅で作業できる仕組みの導入も検討してみてください。
テレワークを導入することで交通費の支出も抑えることができ、コスト削減にも繋がります。希望する社員に在宅勤務を認めたり、営業部門の従業員を直行直帰型にしたりすることで、働きやすい職場づくりにも役立ちます。
テレワークを導入するメリットや気を付けるべき点について詳しく知りたい方は、別記事「テレワーク導入を成功させるためのポイントとは」をご覧ください。
対策５：会議の進め方を見直す
会議は、社員にとって多くの労働時間を占めるものです。逆に言えば、社内会議を効率的に無駄なく行えれば、その分一人ひとりがその他の仕事に時間を使える余裕ができるということです。
次の記事では、会議の効率化に成功した企業の好事例をはじめ、社内会議における司会のコツや6つの効率化のポイントなどをわかりやすく解説しています。効率的な会議の進め方について詳しく知りたい方は、別記事「効率的な会議の進め方とは？押さえておくべき6つのコツを解説」もあわせて参考にしてみてください。
もしも、この記事を読んでいる方の中で会議の進め方に悩んでいる方がいれば、Web会議の導入を検討してみてはいかがでしょうか。Web会議には、いつでもどこでも気軽に始められ、リモートワークにも対応できるというメリットがあります。詳しくは、「チェックで比較！正しいWeb会議ツールの選び方」をお読みください。資料の請求は無料です。
職種別に解説！仕事の効率化に有効なITツール15選
仕事の効率化は、個人の努力だけでなく、会社の制度によっても実現できることを説明しました。そこで最後に、仕事を効率化するツールを職種別にご紹介したいと思います。
前章で触れた5つの施策には、どれもITツールの導入が欠かせません。ITツールの導入で業務の一部あるいは全部が自動化できれば、空いた時間で他の業務に打ち込めたり、考える余裕が生まれたりと、さらなる仕事の効率化にもつながるからです。
ぜひ、自社で取り入れられそうなツールを探してみてください。
|
業種 |
ツール名 |
|
全職種（社内コミュニケーション）対象 |
V-CUBE ミーティング、Zoom ミーティング、Chatwork、Google Drive |
|
マーケティング |
HubSpot、アドエビス、ahrefs |
|
営業 |
V-CUBE セールスプラス、Sales Cloud |
|
カスタマーサクセス/サポート向け |
Zendesk、Gainsight、HiCustomer |
|
エンジニア |
Jira Software、backlog |
|
経理財務 |
freee、SAP concour、smartHR、Docusign |
全職種向け
ツール1：オンラインストレージサービス「Google Drive」
（画像引用元：Google Drive）
「Google Drive」はExcelやWord、pdfなどの資料や、動画や音楽などさまざまな形式のファイルを保存できるオンラインストレージサービスです。インストールの必要がないクラウドサービスのため、Googleアカウントがあればパソコンだけでなくスマホからもアクセスできます。
保存しているファイルに紐づくURLを他者に共有すれば、誰でもファイルの閲覧や編集が可能です。メールに添付して、都度ファイルを送信するといった手間も省けます。
またエクセル形式のファイルを自動で「Google スプレッドシート」に変換してくれる機能なども便利。Google Driveをきっかけに、Excelの代わりとして使えるGoogle スプレッドシートやWordの代わりとして使える「Google ドキュメント」などのクラウドサービスも積極的に利用したいところです。
ツール2：完璧なビデオ、クリアな音声。インスタント共有「Zoomミーティング」
製品名：Zoom ミーティング
対象企業：個人〜大企業まで幅広く利用可能
価格：4タイプで異なる。
- パーソナルミーティング：無料
- プロ（小規模チームに最適）：1,800円/月（年契約：21,600円）
- ビジネス（中小企業向け）：要問い合わせ
- 企業（大企業向け）：要問い合わせ
自社の規模に合わせてプランを選択できるのが、「Zoom ミーティング」の特徴です。
プランによっては最大1000人まで1つのWeb会議に参加することが可能な上に、最大49人分の映像を同時に画面に表示できるという、大規模な会議にも向く仕様。社内外で大規模な会議を行うことがあるという企業におすすめです。
音質や画質の高さはもちろんですが、「Gmail」や「Googleカレンダー」といった外部のツールとも連携して活用することで、会議参加者のスケジュール日程の調整もスムーズに行えるようになっています。
また、全ての会議が暗号化される仕組みになっているため、セキュリティ面も安心。会議の際には、オプションであるアンケート機能や質疑応答機能といった便利な機能も活用することで、臨場感のある会議を実現できることでしょう。
Zoomの有料版を使うべきメリットとは？
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは？無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。
ツール3：コミュケーションの迅速化ツール「Chatwork」
（画像引用元：Chatwork）
「Chatwork」は、コミュニケーションを迅速化させることを目的としたチャットツールです。パソコンだけでなく外出先でもスマホアプリからも利用でき、社内外問わず情報を共有するツールとして導入する企業が増えています。
Chatworkを導入している企業事例によると、会議が3分の1まで減少し、業務効率も従来と比べて1.5倍になった例や、営業が回れるクライアント数が1.5倍に増えた例などがあります。
またChatworkにはグループチャット機能があり、チーム内のコミュニケーションを一元化できるのも便利な点。メールのようにチームメンバー複数人をccに入れて送信するといった手間も省けます。
サイバーエージェントやKDDIなど大手IT企業も導入しており、導入企業は22万5000社以上にのぼるといいます。
マーケティング部門向け
ツール4：チャンネルを一元管理できるMAツール「HubSpot」
（画像引用元：HubSpot）
近年ではインターネットを媒介としたデジタルマーケティングに注目が集まっていますが、その手法はメルマガやLINE@、Facebook広告やTwitter広告など、多岐にわたります。
そこで、見込み客などの流入経路を一元化して管理したり、マーケティング施策の一部を自動化したりするためにMAツール（見込み客を管理し、興味関心度合いに応じて適切なマーケティング施策をサポートするためのツール）の導入は欠かせないでしょう。
そのツールの1つが、世界100ヵ国以上6万800社で導入される「HubSpot」です。HubSpotを導入することで、マーケティングのために実施する作業を自動化できたり、チャンネルごとに実施した施策の効果測定を一括管理できるたりします。チャンネルごとに効果を洗い出す手間も省けます。
ツール5：マーケティング施策の効果を見える化できる「アドエビス」
（画像引用元：アドエビス）
ユーザーがどのような行動をとったか、またどのチャンネルからの流入が多いのかなど、マーケティング施策の効果を見える化するためのツールが「アドエビス」です。
アドエビスを利用した施策効果の分析で、見込み客の行動が把握できれば、それに合った施策が実施可能。さらに効果の高いチャンネルにマーケティング予算を振り分けるなど、予算配分の最適化を図ることもできます。
実際にアドエビスを導入した企業の事例を見ると、「問い合わせ数5倍」や「CV数（アクセスに対して何人が資料請求を行ったかなどの行動目標）2倍を実現」などの効果が表れているようです。
ツール6：SEO分析ツール「ahrefs」
（画像引用元：ahrefs ）
近年ではコンテンツマーケティングといって、Webコンテンツを定期的に配信することで自社製品の認知・導入につなげる施策を行う企業も増えていることでしょう。その際、作成するコンテンツの効果を最大化するために必要となるのが、競合サイトの上位表示コンテンツやSNSで話題となっているコンテンツの分析です。
そういったSEOやSNSの傾向を分析する手助けをしてくれるのが、世界で60万人が導入しているSEO分析ツール「ahrefs」です。対象サイトの被リンク調査や上位表示コンテンツの調査などを自動で行います。
営業部門向け
ツール7：顧客情報を一元管理できる営業支援システム「Sales Cloud」
（画像引用元：Sales Cloud）
マーケティングと営業担当との間で、見込み客などの顧客情報を共有する場合、情報を一元化した上で、1つのサービス内で管理する必要も出てきます。その際に役立つのが、SFAツール（顧客に対して行った営業活動の履歴などを集計・管理する営業支援システム）です。
なかでも「Sales Cloud」は、世界中で高いシェアを誇るSFAツールです。受注した案件とそうでない案件の違いを見分け、商談確度の高い顧客に自動で優先順位を付けたり、営業管理やサポート状況、マーケティングデータなどを1ヵ所に集約できたりします。
セブン＆アイやコニカミノルタなどの大手企業をはじめ、世界15万社の導入実績を誇るSales Cloud。例えばセブン＆アイホールディングスでは、電話とメールだけでなく、SNSなど時代の流れに合ったチャネルからの顧客情報も一元管理できるようになったことで、より消費者のニーズに合った商品提供につながっているといいます。
カスタマーサクセス/サポート向け
ツール8：顧客からの問い合わせ集約ツール「Zendesk」
（画像引用元：Zendesk）
「Zendesk」は、電話やチャットなど複数手段を通して行われる顧客からの問い合わせを、1つの画面で管理できるツールです。
どのチャネルから連絡があっても、顧客の過去の情報を網羅的に見ながら回答を返すことができ、サポート業務の負担を軽減することができます。
またFAQ機能（よくある質問とその回答を集めたもの）を利用すれば、顧客がわざわざ問い合わせを行うことなく、手元で解決できる環境の構築も可能。問い合わせの傾向などを分析・可視化することで、FAQのアップデートも可能となります。
提供元はデンマークで創業し、アメリカを主戦場とする企業ですが、日本でもリクルートやランサーズ、freeeなどをはじめ10人未満のベンチャー企業などでも導入されているといいます。
ツール9：能動的なサポートを促す顧客分析ツール「Gainsight」
（画像引用元：Gainsight）
「Gainsight」は決済履歴、アンケートの回答、自社サービス内での行動など、顧客に関するあらゆるデータを集めて、分析・観察するツールです。
カスタマーサクセスソフトウェアとも呼ばれ、一度インストールして終わりではなく継続課金として使い続けてもらう必要のあるクラウドサービスを提供する企業で、顧客の分析手段として利用される機会が多いです。
Gainsightには、現在の顧客1人ひとりに対して0に近いほど解約に近く100に近いほど継続して使ってもらえる確率が高いこと示す、数値を付ける機能も備わっています。
とくに継続課金のビジネスモデルを採用しているサービスは、一度買って終わりではありません。継続して利用し続けてもらうために、従来のような問い合わせに応えるだけの受動的なサポートだけでなく、顧客の課題に先回りしてアプローチする「能動的なサポート」が大切だと言われています。
能動的なサポートの際に必要となるのが、顧客を分析することで、未来の行動を予測することです。未来の行動が予測できるからこそ、先回りして顧客にアプローチすることができます。Gainsightは、こういった能動的なサポートを支援するためのツールといえるでしょう。
ツール12：現サービス利用者の分析ツール「HiCustomer」
（画像引用元：HiCustomer）
「HiCustomer」も、前述したGainsightと同様に能動的なサポートを支援するためのツールです。
現在サービスを利用している顧客が、十分に活用しきれているか、もしくは頻繁に利用してくれているのかなどを、以下のように顧客の健康状態を表すヘルススコアとして表現してくれます。
直感的にターゲット顧客を知ることができるのが魅力的なツールです。
エンジニア向け
ツール10：ソフトウェア開発におけるタスク・進捗状況管理ツール「Jira Software」
（画像引用元：Jira Software）
「Jira Software」は、ソフトウェア開発におけるタスクや進捗状況などを一元管理できるツールです。開発を行うチームメンバーは、1つの画面から他のメンバーの進捗状況や自分のやるべきタスクなどを確認することが可能。サービスのリリース後も、定期的にアップデートを行っていくようなアジャイル開発を支援します。
また提供するサービスの最新のアップデート状況なども、確認可能。1週間・1ヵ月単位と、頻繁にアップデートが発生するクラウドサービスの開発に向いたツールといえるでしょう。
ツール11：プロジェクト管理ツール「backlog」
（画像引用元：backlog）
「backlog」はエンジニアだけでなく、デザイナーやマーケッターなど他職種でも利用される機会の多い、プロジェクト管理ツールです。チームメンバーが抱えるタスクの担当者や進捗、優先順位などを可視化したうえで、全メンバーが閲覧可能。
進捗状況は、以下のようにガントチャートで表現されることで、視覚的な把握が可能となります。
（画像引用：backlog）
管理者が権限を振り分けることで、社内メンバーだけでなく社外の取引先なども閲覧可能。取引先と組んで仕事を行うといった場合でも、双方の業務の進捗状況が容易に共有できます。
経理財務向け
ツール12：経理業務を効率化するツール「freee」
（画像引用元：freee）
「freee」は、紙やエクセル運用によって煩雑になりがちな経理業務を効率化するためのツールです。経理の業務フローをサービス内で一元化して管理することで、資料の管理コストなどを削減することができます。
またクラウド上で会計データが可視化されるため、従来は経理部など一部の部署で閉じていた情報を、経営者が確認できるようになります。インターネット環境さえあれば、経営者は経営や資金繰りに必要な会計データを、いつでも把握できるようになるわけです。
実際にfreeeを導入した企業の事例を見ると、経理業務を月間100時間分削減した例もあるよう。現在、導入事業所数は100万を超え、とくに中小企業で利用されているようです。
ツール13：経費管理システム「SAP concour」
（画像引用元：SAP Concour）
「SAP Concour」は、ファーストリテイリングやオムロンをはじめとした世界5610万人が利用する経費管理システムです。領収書の内容を転記したり、カレンダーから交通費を調べ直したりなど、手動で行う作業を全自動化することで業務のムダを取り除きます。
また請求書管理についても、デジタル化することで経理業務の負担を軽減します。
人事労務向け
ツール14：雇用契約や入社手続きがペーパレスで完結できる「smartHR」
（画像引用元：SmartHR）
「SmartHR」は、従業員情報の一元管理や、オンライン上での雇用契約や入社手続きを可能にする労務管理ツールです。従業員が入社や各種手続きの時に、smartHR上で必要な情報を直接入力することで、紙を利用した手続きが不要となります。
実際に導入している企業の事例をみると、1週間かかっていた労務管理業務が1日で終わるようになった例も。サイバーエージェントやDMMなどの大手IT企業をはじめ、毎月1000社以上が導入しているといいます。
ツール15：電子署名ツール「Docusign」
（画像引用元：DocuSign）
「DocuSign」は、契約書などを交わす際に紙でのやり取りが不要となる、電子署名ツールです。利用者はタブレットやスマホから、場所を問わず、文書に署名捺印が可能となります。
これまで紙と郵送により、契約書を交わすまでに数日程度要していた時間を数時間程度に短縮可能。文書をクラウド上にアップロードすることで、承認・合意して欲しい人に送信する仕組みです。
現在188か国、43言語で署名を利用でき、なおかつ2億を超えるユーザーがDocusignを利用しているといいます。
まとめ｜効率化による空いた時間で本来やるべきことに注力
仕事を効率化することによるメリットは、労働時間の短縮や生産性の向上など、多岐に渡ります。効率化によって空いた時間を本来向き合うべきことに注力できるので、社員個人にも企業全体にとっても、リターンの大きな施策と言えるでしょう。
業務の効率化は個人のパフォーマンスに責任が問われがちですが、企業がITツールを上手く活用することでも、対策を打つことができます。
例えば労務管理ツールを導入することで、これまで紙の書類作成に費やしていた時間を新たな人事制度の構築など、より企業にとって価値ある業務に注力することができます。
是非、自社の業務改善のために、導入を検討していただければ幸いです。
