社内の情報共有がうまくいかず、社員から何度も同じ質問・問い合わせが来たり、プロジェクトがうまく進捗しなかったりしていませんか？課題や悩みにあわせてツールを導入することで解決できる可能性があります。選定導入を行う総務部や情報システム部門は、ツールの導入後のスムーズな業務フローまでを想定し、最適なツールを選定することが大切です。
社内情報共有ツールには、大きくわけて7種類のツールがあります。それぞれ機能やできることが異なるため、現時点での課題を解決できる機能があるツールを導入しなければ意味がありません。
この記事では、情報共有ツールの必要性・メリット、選ぶポイントだけでなく、各ツールごとの機能や選ぶ際のポイント、おすすめツールをご紹介します。
なぜ社内情報共有ツールが必要なのか？
業務やプロジェクトをうまく進行させるためには、こまめな情報共有が大切です。社内で情報共有できていない状態のまま進めていくと、認識齟齬によるミスや対外的な大きな失敗が発生しかねません。
これまで一般的だったメールでのコミュニケーションでは、やりとりに時間がかかったり、共有漏れが発生したり、相手の反応がうまく読み取れなかったりと、認識のすり合わせにムダやミスがあります。
そこで注目されているのが、情報共有ツールです。社内で情報共有ツールをうまく活用すれば、メールよりも迅速にコミュニケーションを取ることができたり、ドキュメントやファイルなどの共有が簡単にできたりします。
具体的には以下のようなものが情報共有ツールと呼ばれています。
- 社内wiki
- オンラインメモ
- 文書管理システム
- ファイル共有・オンラインストレージ
- 社内SNS・ビジネスチャット
- グループウェア
- 動画配信プラットフォーム
情報共有ツールの活用メリット
情報共有ツールを活用することで得られるメリットは以下です。
メリット１．業務の効率化
情報共有ツールなら、共有が必要な資料やデータファイルなどを簡単に共有したり、議事録をまとめてオンライン上に整理・保管したりできるので、社員の誰もが検索して必要な情報をいつでも取り出せる状態にできます。
これにより、何度も同じ質問をしなくても、社員自らが検索して情報を得て、効率的に業務を進めることが容易です。さらにはオンライン上にある資料を同時編集できるツールを活用すれば業務スピードも上がります。
メリット２．ノウハウの蓄積
情報共有ツールに蓄積された資料やデータファイルは、いつでも社員がアクセスでき、自然とノウハウを整理して蓄積できるようになります。今まで社員の誰かが保持していたノウハウやナレッジを、誰もが見れる状態に共有できるということです。
検索機能やフォルダ分け・ラベル機能によって、情報がどこに格納されているのかが簡単に分かります。業務の属人化を防ぐことにも繋がります。
メリット３．コミュニケーションの活発化
テキストやビデオ通話によるチャットコミュニケーション機能を重視したツールなら、うまく活用することでコミュニケーションが活発になります。ツールによっては、スタンプでリアクションを送れるものもあり、テキストコミュニケーションの”冷たさ”を感じさせません。
他部署や他プロジェクト、外部の人とのやりとりもできるので業務効率も上がりますし、コミュニケーション量が増えれば社内の雰囲気も良くなり、離職率を下げることにも寄与する可能性があります。
情報共有ツールの検討・選定ポイント
さまざまなメリットがある情報共有ツールですが、自社にぴったりなツールを導入しなければ、かえって運用コストがかかり非効率になってしまいます。検討する際に見るべきポイントは3つあります。
必要とする機能が備わっているか
まずツール導入時には「何の機能があれば課題を解決できるのか」を考える必要があります。資料が煩雑なままで整理されていないのであれば、資料をまとめて管理できる機能を、メールでのコミュニケーションによってミスが発生しているのであれば、チャットでプロジェクトごとに会話できる機能を、というように考えていきます。
目的に合った機能がついている情報共有ツールを選ぶことが大切です。情報共有ツールにはどんな機能があるのか、先ほどのメリットごとに機能を整理すると以下のようになります。
【業務の効率化】
- ファイル共有、検索
- タスク管理
- スケジュール管理
- ドキュメント共有、同時編集
- マルチデバイス対応
【ノウハウの蓄積】
- マニュアルなどのテンプレート、共有
- ファイル共有、全文検索
【コミュニケーションの活発化】
- グループチャット
- コメント、スタンプ、未読管理
- 掲示板、ファイル共有
- タスク管理
- スケジュール管理
これらのどんな機能があれば現状の課題が解決できそうか、洗い出してみましょう。
うまくツールを使いこなせるか
新たなツールを社員がうまく使いこなせるかどうか、も検討時には注意して見る必要があります。簡単に使いこなせないツールを導入してしまうと、何度も同じような問い合わせ対応をしないといけなくなり、業務の無駄が発生してしまいます。また、導入しても使いこなせず一部の社員だけが活用している状態であれば、情報共有のミスがさらに加速するだけです。
ITツールが苦手な社員が多い場合は、誰でも使えるようなシンプルな情報共有ツールをおすすめします。すでにさまざまなITツールを活用している会社であれば、他のツールとの連携やカスタマイズが可能かどうかもチェックしてみてください。複数端末からアクセスできるかどうかも、社員がツールを使いこなす際のポイントになります。
ITリテラシーや現状のツールとの連携などに合わせて情報共有ツールを選びましょう。
利用人数や機能によって価格がどう変わるか
予算の範囲内で導入するためにも、利用人数や無料で使える機能の範囲を調べることも大切です。ほとんどのツールは利用人数によって価格帯やプランが変わってくるので、思いの外費用が膨らんでしまうようなことがないように注意が必要です。
また無料の情報共有ツールは魅力的ですが、機能が足りなかったり欲しい機能は有料だったりします。どの機能を使いたいのかを忘れずに検討していきましょう。
７つの情報共有ツールの特徴と選び方
情報共有ツールにはさまざまな種類のツールがあります。ここでは、以下のツールでできることと選ぶ際のポイントを紹介します。やりたいことができるツールかどうか機能を確かめて、具体的なツール選定に移りましょう。
【情報共有ツール】
- 社内wiki
- オンラインメモ
- 文書管理システム
- ファイル共有・オンラインストレージ
- 社内SNS・ビジネスチャット
- グループウェア
- 動画配信プラットフォーム
社内wiki
社内wikiは、社内で情報やナレッジを蓄積し共有するためのツールです。社内wikiを活用すると、社員全員が簡単にドキュメントを投稿でき、業務マニュアルや議事録、ノウハウ、日報などを蓄積・共有できます。
社内wikiでできること
- 情報やナレッジを簡単に蓄積・共有できる
- 過去の資料やデータを一括で管理できる
- 必要な情報を検索できる
社内wikiを選ぶポイント
- 簡単に操作できるか
- 検索性が高いか
- プロジェクトごとに情報管理できるか
オンラインメモ
オンラインメモは、クラウド上でメモデータを管理し、複数のデバイスから同じ内容を確認・編集・同期できるサービスです。複数の社員が同じメモを見ながら、PCやスマホなどの複数のデバイスからアクセスし、効率よく議事録作成できます。
オンラインメモでできること
- メモの保存、共同編集作業ができる
- 画像や音声などの情報もまとめることができる
- 簡単に外部共有ができる
オンラインメモを選ぶポイント
- 複数のデバイスからアクセスできるか
- 情報を整理して保管できるか
- コメント機能などが充実しているか
文書管理システム
文書管理システムは、電子文書を保管、活用、廃棄までを一括管理できるシステムです。文書管理システムを導入すると、必要な文書をいつでも必要なときに取り出して利用できるようになります。
文書管理システムでできること
- 分類やタグなどで検索できる
- アクセス権限を細かく設定できる
- 保管期限や更新日の管理ができる
- 申請・承認などのワークフローとしても活用できる
文章管理システムを選ぶポイント
- 検索性が高いか
- アクセス権限を柔軟に設定できるか
- 内容ごとにファイリングして管理できるか
ファイル共有・オンラインストレージ
ファイル共有・オンラインストレージは、インターネット上でデータ・ファイルの保管や共有ができるストレージサービス。ファイル共有・オンラインストレージを活用すれば、共有するべき情報を一元管理でき、アカウントごとに閲覧・編集権限を設定してスムーズに共有できるようになります。
ファイル共有・オンラインストレージでできること
- ファイルの一元管理、共有・共同編集ができる
- ストレージサーバーの管理が不要
- 自動でバックアップしてくれる
ファイル共有・オンラインストレージを選ぶポイント
- データ容量や費用が見合っているか
- データの暗号化、利用者認証などのセキュリティ対策が十分にできるか
- 複数のデバイスからアクセスできるか
社内SNS・ビジネスチャット
社内SNS・ビジネスチャットは、円滑にコミュニケーションを取ることができるツールです。情報共有を迅速に行い、業務効率化を図ることができます。社内SNSは、会社の組織内で利用可能、ビジネスチャットは社外とのコミュニケーションにも利用可能です。
社内SNS・ビジネスチャットでできること
- 文字やスタンプを使用してチャットができる
- グループを作成してメンバーを限定したやりとりができる
- ファイル共有やWeb会議、タスク管理ができる
社内SNS・ビジネスチャットを選ぶポイント
- 機能が充実しているか
- 業務フローに対応できる柔軟性があるか
- セキュリティに不安がないか
グループウェア
グループウェアは、会社の組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑にできるツールです。グループウェアを活用すれば、タスク管理やスケジュール共有など、プロジェクトをスムーズに進めることができるようになったり、掲示板やワークフローなど、情報共有ができるようになったりします。
グループウェアでできること
- スケジュール管理・共有・調整ができる
- 掲示板などで情報共有ができる
- ワークフローや文書管理、タスク管理ができる
グループウェアを選ぶポイント
- セキュリティが充実しているか
- 運用コストを抑えられそうか
- サポート体制があるか
動画配信プラットフォーム
動画配信プラットフォームは、作成した動画ファイルを閲覧できるようにするためのプラットフォーム。営業やマーケティング、教育、研修などの用途で、社内・社外問わずコンテンツを共有する際に活用できます。また、指定のWebページに埋め込んだり、特定の視聴者のみが閲覧できるようにアクセス制限をしたりすることも可能です。これにより、社内ナレッジやマニュアルの共有、問い合わせ対応・FAQとしても活用できます。
動画配信プラットフォームでできること
- 動画のアップロード・共有ができる
- 特定の視聴者のみが閲覧できるアクセス制限の設定ができる
- 視聴者の閲覧時間や視聴デバイス、回数などのデータ集計・分析ができる
動画配信プラットフォームを選ぶポイント
- 限定公開や閲覧制限などセキュリティに不安がないか
- サーバーの負担を減らして配信できるか
- 視聴者のデータ集計・分析ができるか
社内の情報共有ツールとして効果を発揮する使用例
- 新製品紹介動画
- 業務トレーニング動画
- 社内FAQ動画
- 業務マニュアル、操作マニュアルの共有
おすすめの情報共有ツール紹介
自社に必要な機能が分かったら、その機能を備えている情報共有ツールを具体的に選定・検討していきましょう。今回はそれぞれ3つずつ、ツールを紹介します。料金プランや無料トライアル期間は、時期によって変わるので各Webサイトを確認してください。
社内wiki
社内で情報やナレッジを蓄積し共有できる社内wiki。共有範囲の設定や検索機能などの使い勝手を見ていきましょう。
Docbase
Docbaseは、社内外を問わずグループを作成して情報共有できるツールです。企業規模に関わらずプロジェクトメンバーごとにグループを作成でき、グループ単位、ドキュメント単位での権限設定ができます。
Docbaseの特徴
- グループ機能で柔軟に共有可能
- 同時編集機能や高度な検索機能つき
- Markdown対応
esa.io
esa.ioは、不完全でも公開し、何度も更新して情報を育てていき、情報が育ったら整理するというコンセプトで設計されたツールです。作成途中のドキュメントを「書き途中」として公開し、複数人で同時編集ができます。
esa.ioの特徴
- 複数人での同時編集が可能
- リアルタイムプレビュー機能
- タイトル編集だけで整理が可能
- Markdown対応
Confluence
Confluenceは、シンプルかつ高機能なツール。コンテンツの作成、共有、コンテンツごとの議論・チャット、ナレッジ蓄積に向いています。あらゆるファイルを共有できます。
Confluenceの特徴
- 大規模なチームで大量の情報やり取りに対応
- ジャンルごとに充実したテンプレート機能
- 資料ごとの更新通知やチャット機能つき
オンラインメモ
クラウド上でメモデータを管理し、複数のデバイスから同じ内容を確認・編集・同期できるオンラインメモ。情報整理がしやすいか、コメントできるかをポイントに見ていきましょう。
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、オンラインストレージサービス「Dropbox」が提供している、ドキュメント作成・共有サービスです。Dropbox内のファイルと連携できるので、ドキュメントとの紐付けが簡単にできます。
Dropbox Paperの特徴
- ドキュメント内にチェックリストやコメントがつけられる
- Dropboxに保管されたファイルの貼り付け可能
- 写真や動画の挿入が簡単
Qiita:Team
Qiita:Teamは、簡単に作成・共有できるサービスで、エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版です。エンジニア向けのAPIが豊富です。
Qiita:Teamの特徴
- プレーンテキストで作成、コメントやメンションも可能
- 日報や議事録のテンプレート機能が充実
- Markdown対応
Evernote
Evernoteは、オンライン上にメモを保存、蓄積できるノートアプリです。テキストだけでなく、ファイル、写真、ボイスメモなど、様々な形式のデータを保存して整理できます。
Evernoteの特徴
- テキストやボイスメモを簡単に記録できる
- タスク管理や議事録作成にも対応
- Webページのテキストやリンクをワンクリックで保存可能
文書管理システム
電子文書を保管、活用、廃棄までを一括管理できる文書管理システム。検索性の高さやアクセス権限の設定などが選定ポイントです。
Fleekdrive
Fleekdriveは、ファイル管理・共有だけでなく、資料作成の共同編集が可能なシステムです。資料上でのチャット機能もあります。
Fleekdriveの特徴
- ファイル共同編集が可能
- ファイル共有、ワークフロー機能、全文検索にも対応
- 重要文書は国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
楽々Document Plus
楽々Document Plusは、契約書管理、ISO文書管理、ペーパレス化、e文書法への対応ができるシステム。検索機能が充実しており「完全一致検索」や「あいまい検索」ができます。
楽々Document Plusの特徴
- 全文検索やワークフロー機能も搭載
- 契約書・ISO文書管理の機能も豊富
Documal SaaS
Documal SaaSは、文書のライフサイクルをルール化し、全社で一元管理できる統合的な文書管理システム。社外との情報共有にも活用できます。
Documal SaaSの特徴
- 文書のライフサイクルを自動化・ルール化
- ワークフロー機能やアクセス権限にも柔軟
ファイル共有・オンラインストレージ
インターネット上でデータ・ファイルの保管や共有ができるファイル共有・オンラインストレージ。データ容量や費用、利用者認証などのセキュリティをチェックしましょう。
Google Drive
Google Driveは、Googleが提供している「G Suite」に含まれるサービスで、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどと連携させることができます。ファイルの変更履歴は30日間保存されます。容量としてカウントされるのは、Googleドキュメントと他のユーザーと共有しているファイル以外です。
Google Driveの特徴
- 高い検索性
- 企業規模に応じた料金プラン
- Gmailやカレンダーなどの利用もできる
Box
Boxは、セキュリティ重視のサービスで、AES 256ビット暗号化、アクセス管理、監査ログなど、セキュリティ規格をクリアしています。ExcelやOutlookとの連携もでき、既存の業務ツールを維持して利用できます。
Boxの特徴
- 高度なセキュリティ機能
- ビジネスプランは容量無制限
- ワークフローやタスク管理ができるBox Relay機能も
One Drive for Business
One Drive for Businessは、マイクロソフトが提供するサービスで、Word、Excel、PowerPointなどのOffice製品との連携がスムーズです。5GBまで無料で利用できます。
One Drive for Businessの特徴
- Office製品との連携が簡単
- Windowsとの相性がよい
- 低価格で容量が大きい
社内SNS・ビジネスチャット
円滑にコミュニケーションを取ることができる社内SNS・ビジネスチャット。業務フロー対応やセキュリティ対策に注目して検討しましょう。
Chatwork
Chatworkは、チャットやファイル共有機能に加えて、タスク管理やビデオ通話機能が搭載されています。機能制限で情報漏えいを防ぐこともできます。
Chatworkの特徴
- タスク管理が充実
- ビデオ通話機能、セキュリティ機能が搭載
Slack
Slackは、ワークスペース上にプロジェクトごとのチャンネルをつくってやり取りできるツールです。タスク管理ツールやカレンダーなど、他サービスとの連携が豊富です。
Slackの特徴
- テーマごとにチャットしやすいスレッド機能
- 他サービスとの連携が豊富
グループウェア
会社の組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑にできるグループウェア。セキュリティや運用コストを比較して検討をおすすめします。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、中小企業に特化して機能開発されているグループウェア。情報共有やコミュニケーションにぴったりな基本機能をワンパッケージで提供されています。
30日間無料トライアルや導入検討中の企業向けのセミナーも実施されています。
サイボウズOfficeの特徴
- 中小企業に合わせた使い勝手の良い機能
- モバイルとクラウドでの利用に対応
- 月額500円/人〜 安価に導入できる
J-MOTTOグループウェア
J-MOTTOグループウェアは、スケジュールや情報共有の機能が簡単に使えるグループウェアです。10名以上1,000未満の企業におすすめです。
月額150円/人から利用でき、スポート体制も充実しているので、初めての導入に向いている製品です。
J-MOTTOグループウェアの特徴
- 社内の情報共有を推進したい企業におすすめ
- スケジュール管理表が分かりやすい
- 月額150円/人〜 格安で導入できる
desknet's NEO
desknet's NEOは、オリジナルの業務アプリを簡単に作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れたグループウェアです。5名から数万名まで、あらゆる規模の企業に対応しています。
スケジュールの共有もひと目で分かり少ない操作で予定登録が可能です。無料でお試しもできます。
desknet's NEOの特徴
- 多機能＋低コストで利用できる
- 業務アプリをAppSuiteでカスタムで作成可能
- 月額400円/人〜 安価に導入できる
動画配信プラットフォーム
作成した動画ファイルを共有・閲覧できるようにする動画配信プラットフォーム。閲覧権限の詳細設定など、セキュリティ観点を重視して選ぶことが大切です。
Video Marketing Suite
Video Marketing Suiteは、社内のあらゆる動画を一元管理できるサービス。法人向けに特化したサービスで、意図しない転載や不正ダウンロードを防止する機能がついています。
Video Marketing Suiteの特徴
- 不正な転載・ダウンロードを防止
- 高速・高画質な動画配信が可能
- ユーザーごとの細かな権限設定ができる
viaPlatz
viaPlatzは、説明会や研修など社員向けにストリーミング配信できるサービス。IPアドレス制限やコンテンツごとの権限設定など細かなアクセス制限に対応しています。
viaPlatzの特徴
- アクセス制限機能あり
- ブラウザ上で編集やアップロード完了
- コンテンツごとに視聴者を設定可能
Qumu
Qumuは、企業内で使用する動画を簡単に作成・配信できるサービス。グループ単位での視聴・作成権限などセキュリティ設定ができます。また、企業内利用で課題となるのが、動画配信による社内ネットワークのトラフィック増大のコントロール。Qumuなら、社内における動画コンテンツのキャッシュソリューションが提供されているため、WANに負荷をかけずに大規模な動画配信が可能です。
Qumuの特徴
- 簡単に効率よくビデオを探し視聴できる
- 直観的な動画作成、最適な動画配信が可能
- 視聴解析やレポーティング、音声検索もできる
- ネットワークの負荷を抑え、大規模な動画配信が可能
QumuはWeb会議システム「Zoom」と連携することで、Zoomの録画記録を管理したり、トラフィック負荷を軽減しながらWeb会議をライブ配信することが可能です。
情報共有ツールを導入・活用する際の注意点
ぴったりなツールは見つかりましたか？情報共有ツールを導入・活用する際に押さえておきたいポイントを紹介します。
情報共有をする目的・必要性を社員に共有する
情報共有ツールを導入する目的、情報共有が必要な背景について、社員に事前に共有してきましょう。いきなり導入しても、ツールを使いこなすことに労力が割かれて、社員の不満が溜まってしまったり、業務効率化のために導入したのに、仕事とは関係のないチャット量が増えてしまったりしては本末転倒です。
どんな課題を解決したくて情報共有ツールを導入するのか、を共有し社員全員で意識的に使いこなしていきましょう。
ツールを活用した情報共有のルールを決めて共有する
情報共有ツールを活用して、どのように情報を共有・蓄積していくかのルールを決めておきましょう。ノウハウ蓄積を目的に導入したものの、あちらこちらに煩雑に蓄積されては、いざ必要なときに取り出せなくなってしまいます。
チーム、会議、プロジェクトといったフォーマットやラベルごとに整理していくことを事前に決めて共有しておけば、あとから整理し直す手間も省けますし、検索したときにヒットしやすくなります。
まとめ｜目的に合った機能を備えたツールの導入を
情報共有ツールの活用メリット、導入検討ポイント、それぞれの機能やおすすめツールについて紹介していきました。自社にぴったりな情報共有ツールは見つかりましたか？
実際に検討する際には、社員が使いこなせそうな、目的に合った機能がついているツールを導入することが大切です。また利用人数や機能によってはプラン・価格も大きく変動するので、予算内でうまく活用できるツールを見つけていきましょう。
