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少子高齢化・人手不足の社会において、利益を追求すべく「ナレッジマネジメントを活用した社員一人当たりの生産性向上」を掲げている企業も多いのではないでしょうか。その場合、ナレッジマネジメントを効果的に行えるツールを活用していくと、より効率的にナレッジを共有できるでしょう。

 

そこでこの記事では、時代の変化に負けず生き残るために必要なナレッジマネジメントと、目的別のナレッジマネジメントツールをご紹介します。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは知識や経験を会社全体で共有し、そのノウハウを活かして生産性を上げるために行うものです。成功事例をミーティングで共有するのも、企業がクライアント情報をデータベース化するのもナレッジマネジメントの一環です。

 

会社組織はチーム・グループ・部署と管理しやすいようにピラミッド構造になっている一方、組織が大きくなればなるほど、チーム内・グループ内にナレッジがまとまりがちです。最近ではさらに転職による人材の流動が激しい時代になったため、大きな変化の中で働くことが増えてきました。

 

また、少子化・超高齢化社会の日本では、若年層の人材不足が明白です。生産年齢人口比率はさらに減少していくことが経済産業省のデータからわかります。

 

将来人口の予測

 

(画像引用元:経済産業省

 

さらに人材不足・ビジネススピードの変化・人材の流動という3つの問題を抱えながら事業を運営していくには、ナレッジマネジメントを実施することで「生産性向上・人材育成・組織内連携の強化」が不可欠となっていくでしょう。社員のレベルアップをしていくためにもナレッジマネジメントのメリットを知り、取り組み始めてみてはいかがでしょうか。

ナレッジマネジメントで得られるメリット

では、ナレッジマネジメントを導入することで得られるメリットについて、3つご紹介します。

メリット1:従業員の能力のバラツキを解消

まずは、従業員の能力のバラツキを解消してくれるという点です。人はそれぞれ能力も努力できる力も異なります。そのため、ある業務を行うとなった場合には従業員ごとに能力のバラツキが出てしまうでしょう。

 

仕方ないことではありますが、対応されたクライアントは「AさんよりもBさんの方が良かった」という意見を持つことも考えられます。もしくは、カスタマーからクレームをもらうこともあるかもしれません。いずれにしても、従業員の能力差が事業にダメージを与える事実が存在します。

 

そこで必要になるのがナレッジマネジメントです。優秀な社員の知識・ノウハウを他者に共有することで、能力差を埋めることが可能となります。例えば、誤解を招かない商品説明の仕方・効率の良い仕事の進め方・顧客の傾向のような優秀な社員だからこそ持つノウハウを共有することが有効でしょう。

メリット2:人材育成にかかる時間を削減

従業員の能力のバラツキを解消するのと同じく、活躍している優秀な人材のナレッジを共有してもらえれば、人材育成にかかる時間を削減することが可能です。定期的に研修を行って人材育成をしている企業も多いですが、効果が出てくる時期にもバラツキがあります。

 

それは個人が新しい考えを受け取って解釈し、実践・試行錯誤して成功するまでの時間がかかるからです。しかし、ナレッジマネジメントを行った場合は、優秀な人材の成功事例を共有しているため、すでに妥当性の高い答えが出ています。

 

研修で知識を得たとしても実践レベルまで指導されることは少ないはないため、学んだことを活かすには社員自身が「学んだことをどう使うか」を考える必要があります。そして成功させるためには何度か失敗を繰り返すので、時間がかかるでしょう。

 

ナレッジマネジメントの場合は他者が成功した内容を同じように活用し、成功に導くという具体性があって成功の保障もある状態ですから、心理的なハードルも少なく、短期間で人材育成ができます。

 

ナレッジマネジメントを実施して優秀な社員を増やすことは、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

メリット3:情報を共有し適切な提案ができる

ナレッジマネジメントではあらゆる情報を共有するため、他部署が絡む複雑な案件であっても適切な提案をしやすくなります。それは過去のデータを用いて検討し、他部署の情報を参照して決断できるからです。

 

ツールを活用すれば、過去のデータの中から似たような事例を導き出し、そのときはどのような決断をしたか、クライアントの反応はどうだったか、結果はどうだったかということも閲覧できます。

 

また、部署間でリアルタイムに情報共有をしていれば、現時点でどの提案が最善かということも考慮して提案できます。参照できる情報の数が多くなるほど精度は高まっていくため、時間を追うごとに情報の価値がどんどん高くなるでしょう。

 

ある案件を知る人が社内にいなくなっても、ナレッジマネジメントを継続していれば、問題なく対応できるのです。

情報共有がうまくできていない場合の原因

価値の高いメリットを得られるナレッジマネジメントですが、情報共有がうまくできていない場合はこれらのメリットを享受することができません。そんなときはどうすればいいのか、まずは原因から探っていきましょう。

原因1:ナレッジマネジメント自体への反発

まずは、ナレッジマネジメントを行うこと自体に反発してくる人もいるでしょう。自分自身で考えるからこそ自分のものになる、同じ方法論を展開しても人によって成功率が異なるという理由を挙げてくる場合もあります。そんなときは、ナレッジマネジメントを行うメリットを伝えるようにしましょう。

 

個人が絞り出した知恵を他者にそのまま与える、あるいは違う人材だから同じ方法論で行ってもうまくいかないのは個人の考えであるため、変えることが難しいです。そういった場合は、その人がナレッジマネジメントのメリットの中でもよりメリットに感じる事例をご紹介するのがおすすめです。

 

非常事態はそう頻繁に起こることではないですから、同様のトラブルは20年前に起こっていたとします。そのときの人材は誰もおらず参照するのがナレッジマネジメントだけ。其のときに最高の解決策を提供してくれるのがナレッジマネジメントだという説明を魅力的に感じる方もいるでしょう。

 

またはナレッジマネジメントを行うことによって生産性が高まれば業務時間が短縮でき、残業なしの労働環境ができあがる可能性も高いです。反発している人のメリットとなる取り組みだということを理解してもらえるようしっかり説得することが重要です。

原因2:目的が不明確

情報共有が進まない場合、従業員がナレッジマネジメントを何のためにやるのか、それによってどんなメリットが自分たちにあるのか納得できていない場合が多いでしょう。実際にナレッジマネジメントを導入する際、何を目的としてナレッジマネジメントを行うのかはよく決めておく必要があります。

 

実際に2002年にITmediaエンタープライズで行われたアンケートで、導入時の課題でもっとも多かったのが「目的/共有意識が浸透しない」でした。


ナレッジマネジメント アンケート

 

(画像参照元:ITmediaエンタープライズ

 

企業成長を阻んでいるボトルネックが何で、それはナレッジマネジメントを行うことで解決できるという内容を事前に共有してから導入しなければ、従業員は情報共有の重要性を感じてくれません。また、ナレッジマネジメントにも大きく分けて4種類もあり、目的に応じてツールの活用も検討しておく必要があります。

 

企業の課題解決につながるナレッジマネジメントの種類をきちんと選択し、ただの検索だけでなく使い方も最適化されたツールを活用することが、課題解決の鍵となります。

原因3:情報共有の煩雑さ

目的やメリットを伝えても、日々の忙しさの前では意味を持たないように見えてしまうのが中長期的な取り組みの特徴です。忙しい中で純粋にタスクが増えるわけですから、入力の面倒さがあると、情報共有をしてくれる人がぐっと減ってしまいます。案内をするだけでは入力してもらえませんから、簡単に入力できるツール、入力を自動化できるツールを検討しておくべきでしょう。

 

これらのハードルがあることを予期した上で、ナレッジマネジメントの推進やツール導入を検討しておくと、スムーズに進むはずです。

目的別ナレッジマネジメントツール5選

では最後に目的別のナレッジマネジメントツールを5つご紹介します。自社に合致するのがどういった機能を持ったツールなのか、ぜひ検討してみてください。

ツール1:トップセールスのロープレを社内で共有「QUMU」

QUMU

 

商品名:「QUMU」

 

価格:オープン価格

 

機能:

社内の研修やトレーニング、経営者からのメッセージ・共有事項をテキストではなく臨場感のある動画で配信が可能です。また、誰がどこまでどのデバイス・環境で視聴したのかなどのデータも取れるため、配信ごとの反応を確かめることもできます。さらにアダプティブ・ビットレートという技術で、動画視聴がどんな環境でもできるという機能を持っています。

 

他社と比べて優れた点:

  • -LMS(ラーニングマネジメントシステム)との連動が図れること
  • -実際に行っている研修やトレーニングをそのまま動画で配信できること
  • -動画コンテンツを作ることが非常に簡単になっており、初心者でも対応可能
  • -認証サーバでユーザ認証も可能でセキュリティも安全

 

提供元:株式会社ブイキューブ

 

対象企業:中小~大企業まで

ツール2:クライアント情報の管理システム「Sales Force

Salesforce

 

商品名:Sales Force

 

価格:

  • -Salesforce Essentials ユーザー数10名までのCRM 3,000円/月・ユーザー・年間契約(税別)
  • -Lightning Professional あらゆる規模の営業チームに対応 9,000円/月・ユーザー・年間契約(税別)
  • -Lightning Enterprise 細かいカスタマイズが可能なCRM 18,000円/月・ユーザー・年間契約(税別)
  • -Lightning Unlimited 最も多機能で無制限サポート付き 36,000円/月・ユーザー・年間契約(税別)

 

機能:

世界No.1のCRMプラットフォーム。営業支援からカスタマーサービス・アナリティクス・プロダクティビティなど12もの領域に活用できるプラットフォームを持っています。さまざまなCRMサービスがありますが、セキュリティ・AI活用・バックエンドシステムやモバイルデータ統合など一元化にも優れているため、情報の統合に困ることはありません。情報の一元化やセキュリティの高さ、AIの活用でリードタイムの圧縮、売上の拡大が可能です。

 

他社と比べて優れた点:

  • -世界No.1の利用率を誇っているため、さまざまなノウハウが蓄積されていること
  • -利用すると、商談成約率は29%増加・営業生産性36%増加・売上精度45%増加という実績を持っていること
  • -外出先でも見込み顧客にワンクリックで電話でき、活動情報も自動記録
  • -AIでリードに優先順位をつけるため、商談成立確度を上げられること
  • -営業プロセスを確立し、受注確度を上げられること

 

提供元:株式会社セールスフォース・ドットコム

 

対象企業:大手企業向け。中小企業向け商品も展開中。

ツール3:コールセンター業務の最適化なら「freshdesk

freshdesk-1

 

商品名:freshdesk

 

価格:

  • -SPROUT 最初はトライアルで無料 エージェント数は無制限
  • -BLOSSOM 小規模チーム対象 15$/月・エージェントごと、年次請求
  • -GARDEN 成長中のチーム対象 29$/月・エージェントごと、年次請求
  • -ESTATE 大規模チーム対象 49$/月・エージェントごと、年次請求
  • -FOREST 大企業向け 109$/月・エージェントごと、年次請求

 

機能:

メール・通話・ソーシャル・チャット・ナレッジベースが一元化されているため、非常に操作性も高く見落とししにくいようになっているのが大きなメリット。レポートの分析マトリクスもクライアントが出したい軸を用意しているため、クリックするだけで簡単にお好みの軸でレポートが完成します。

 

他社と比べて優れた点:

  • -返信定型文機能やアクティビティログ機能・繰り返しタスク自動化などかゆいところに手が届く
  • -導入プロセスも非常にスムーズで切り替えにも大きなストレスがかからない

 

提供元:Freshworks Inc. 

 

対象企業:中小企業~大手企業向け

ツール4:あらゆるデータを統合して分析したいなら「Domo

DOMO-1

 

商品名:Domo

 

価格:最初は無償トライアルからスタート

 

機能:

クラウドサービスのため、メンテナンスが不要でとても利便性が高く、専門外の分野でもデータを投入すれば簡単にレポート作成が可能です。従来であればデータをどういった切り口で出すかということを考えなくてはならないのが一般的ですが、その手間が省けるのは良いポイント。

 

資料作成の手間がなくなり、かなり効率よく仕事ができるようになること、高いセキュリティが安心材料となります。

 

他社と比べて優れた点:

  • -UI・UXがしっかり設計されており、直観的に操作ができることと、データをそのままプレゼンに使える点
  • -アカウントごとに情報が閲覧できるため、社内の他担当者がどのような点を気にしているかも確認できる点

 

提供元:Domo, Inc.

 

対象企業:大手企業向け

ツール5:コミュニケーションとアプリで究極のカスタマイズが叶う「kintone

kintone

 

商品名:kintone

 

価格:30日間の無料お試しから始まります。

 

  • -スタンダード 1,500円/月・ユーザー・年間契約(税別)
  •  アプリ数は~1,000個、スペース数は~500個まで

     

  • -ライトコース 780円/月・ユーザー・年間契約(税別)
  •  アプリ数~200個、スペース数は~100個まで

 

その他オプションでセキュアアクセスが250円/月・ユーザー・年間契約(税別)

ディスク増設:10GB 1,000円/月・ユーザー・年間契約(税別)

 

機能:

業務をしていて不便に感じるポイントがあれば、すぐに業務アプリを簡単に作成できる点が大きく利便性を高めてくれます。開発するのに大幅な時間がかからず日々の仕事が便利になる点が魅力。

 

5ユーザー以上から、1ユーザー単位で契約が可能です。ディスク容量は5GB×ユーザー数となるため、各ユーザーに限度を伝えておくことが重要です。また、日中英語の3か国語に対応しているため、日本語ネイティブでなくても問題ありません。

 

他社と比べて優れた点:

  • -紙の書類からメール、Excelファイルをすべてクラウドで管理できるため、管理がとても楽になる
  • -コミュニケーションツールがあるため、データについて会議のような意見交換が行なえる
  • -仕事が見える化されるので、属人的なコミュニケーションになりにくい
  • -操作性が高く、欲しいときに欲しいデータが手に入る

 

提供元:サイボウズ株式会社

 

対象企業:大手企業向け

まとめ

厳しい環境におかれた日本企業は、今後の環境を見据えてナレッジマネジメントを行う重要性はおわかりいただけたのではないでしょうか。ナレッジマネジメントだけでなく、オンラインセミナーツールや動画配信、Web会議システムは働き方を変える一環として検討すべきタイミングといえます。

 

いずれも効果的にナレッジマネジメントや働く環境の改善に重要なツールや特徴をご紹介しました。なかなか手動で運営するのは難しい部分があるナレッジマネジメントですから、うまくツールを活用して自社の生産性アップに取り組んでみてください。