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人生100年時代ともいわれる近年、一人ひとりが働き方について深く考える機会も多く、人手不足も相まって働き方改革の実行が各企業にとって急務となっています。

 

働き方改革を実行していく上で、人材同士が意見を交わし成長できる「会議」の在り方を変えていくのは有効な手段の一つ。そのためには、まず自分たちが行っている会議がどういった性質のものなのかを理解し、それらを効率化するために的確な手段・ツールを選ぶことが大切です。そこで今回は、会議の性質を理解しつつ、性質毎に効率化が図れるツールについて紹介していきます。

代表的な会議の種類とその性質

企業で行われている会議の種類の代表例として、以下5種類が挙げられます。まずは自社や自部署で行われている会議が、どんなタイプの会議であるかを明確化し、性質を理解しておきましょう。

情報共有型の会議

参加者が自分の業務進捗状況などを共有する会議です。情報共有を目的とする会議が多数を占めるために、多くの情報が提出され共有できれば、会議そのものの目的は果たされると考えられます。

 

一方で形骸化しやすい会議でもあり、進行役や意思決定者が目標などを設定したり広げるべき話題について堀り下げたりするなど、より良い情報共有の場とする必要があります。

 

また、提供された情報をもとに「意思決定型」の会議に発展する側面も持っています。意思決定型とは、会議に参加している人が自由に意見を提出し、意思決定者がその情報を基に判断をする会議のことを意味します。意思決定の根拠も、会議の場で合理的かつ論理的に述べることが求められます。

 

情報共有だけならグループウェアなどのツールで代替できるので、取り入れるツール次第で効率化・簡略化できるといえます。

 

 

例:定例会議、営業会議

アイデア提案型の会議

立場の上下を問わず、さまざまなアイデアを集めて新たな視点や問題解決法などを見出すための会議です。想像力の豊かな社員、個性溢れる社風を望む企業が多く取り入れる会議といえます。

 

会議の中で最もクリエイティビティが高く、そのために誰もが発言しやすい雰囲気作りが重要となってきます。思いついたアイデアを会議で即時提案できるようにするためには、横のつながりだけではなく、縦のつながりもしっかり維持しておく必要があります。

 

アイデアひとつで大きく戦略に差が出ることもあり、この会議が企業の生命線となることも少なくありません。いかに効率的に、かつ活発に意見が飛び交う環境にするかが鍵となってきます。

 

 

例:ブレインストーミング、編集会議

コーチング型の会議

上司や有識者が参加者に対して教育するための会議です。例えば営業部長が営業マンに向けて“勝ちパターン”を伝授するなど、スキルや経験を伝える場として活用されます。

 

企業活動に直結しないような内容であっても、勤める人たちのモチベーションの向上や問題発見についての意識向上、コンプライアンスの強化に至るまで個々の能力の底上げにつながる大事な機会となります。企業全体の生産性にも大きく関わってくるため、必要なツールを適宜投入してより効率的な実施を進めていく必要があります。

 

 

例:トレーニング、セミナー、研修

コミュニケーション型の会議

上司と部下が対話を行ったり、プロジェクト参加者同士が目標や概要を共有してコミュニケーションを図るための会議です。他の会議と比べて比較的和やかなムードで行われることが多く、自由な発想を認め合い、発言になんの縛りも設けずに行うのが一般的です。

 

アイデアが生まれることも多く、アイデア提案型と同じ要素を含んでいるといえます。コミュニケーション型の会議で出てくるアイデアは、非現実的なものが多い(コスト的、費用対効果等)一方で、アイデア提案型のように可否を議論する必要がありません。

 

キックオフに関しては、プロジェクトの開始に伴い関係者が集まり、実施される会議を意味します。役割分担を再確認する機会でもあり、かつ自己紹介といった関係者同士の交流も行われ生産性を高めるために必要な会議です。

 

 

例:1on1ミーティング、キックオフミーティング

会議を効率化させるツール8選

1. Web会議システム

インターネットとPC、スマートフォンがあればどこからでも会議に参加できるWeb会議システム。移動を伴わずに会議ができるので、外出先やテレワーク先からでも定例会議や営業会議に参加することが可能で、働き方改革に直結したツールともいえます。業態問わず多くの企業が導入しているツールでもあり、移動を考慮しなくて良いので日程調整が簡単であることが好評価を得ています。

 

会議中に画面を共有することも可能で、資料の共有やプレゼン、録画機能などの補助ツールも充実し、より詳細な情報共有がしやすくなってきているツールです。従来であれば音声だけだったやり取りに映像が加わって、同じプロジェクトに参加する相手の顔が見え、透明感のある職場環境作りにも一役かってくれます。

Zoom

URL:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

1クリックで会議が開始できる手軽さ、安定した接続性、自動録画も可能で保存先はローカルとクラウドで選ぶことができます。

 

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V-CUBE ミーティング

URL:https://jp.vcube.com/service/meeting

高画質・高音質と安定した接続性、サポートも充実しているので、安心して使用することができます。インターフェイスもシンプルでわかりやすく、拠点間会議や社内情報共有などに活用できます。

 

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効果のある会議:情報共有型、意思決定型、コーチング型、コミュニケーション型

2. スタンディングテーブル

ITベンチャーなどをはじめ、最近では立って会議を行うケースも増えてきています。冗長な物言いが自然と避けられるという大きなメリットが存在し、サッと集まって手早く終えられるのが最大の強みだといわれています。

 

立って行うことによって集中力が高まると同時に参加者の距離感が縮まるなどの効果があり、会議時間が短くなったという事例も少なくありません。会議をする環境から手を付けるのも効率化の一手といえます。

 

また、大きな机や椅子が必要ないことから、導入するにあたってコストがかからないというのも魅力的です。オフィスの一角にでも簡単に設けられるほどの省スペースで、人同士が近寄って話せるために上下関係、横のつながりも強いものにできたという声もあります。

 

 

効果のある会議:情報共有型、アイデア提案型、コミュニケーション型

3. 付箋

付箋

 

デジタル化が進む会議ツールですが、使っている人にとっては当たり前かもしれない付箋は今でも重要なツールです。アイデアを出し合う会議には非常に役立つことが知られており、セミナーなどのワークショップでも多用されています。

 

小さな付箋に意見やアイデアをまとめるため、効率的に意見を集めて検討することが可能です。伝えたいことを簡潔にまとめるトレーニングにもなるほか、集まった付箋を撮影するだけで議事録代わりにもなり、導入コストの安さも魅力です。部門・部署や入社年などで色分けするなど使い方も豊富で、どんな世代でも親しみのあるものなので整理も処理にも時間がかからないのも強みといえます。

 

 

効果のある会議:アイデア提案型

4. テレビ会議システム

ハードウェアを用いて会議室と会議室を接続するのがテレビ会議システム。Web会議システムと同様に、移動を伴わない会議を実現してくれます。グループ対グループの遠隔会議に利用しやすく、ハードウェアを使うため、Web会議よりも安定性が高くラグを感じることが少ないためにやり取りがより鮮明になるのが魅力的。役員会議や経営会議といった意思決定型の会議に適しており、より重要な内容のやりとりに重宝しています。

V-CUBE Box

URL:https://jp.vcube.com/service/box

低コストで導入でき、既存のテレビ会議システムと連携でき拡張性が高いテレに会議システムです。わかりやすいリモコンで操作が簡単なため、誰でもスムーズに会議を開始できます。

 

V-CUBE Box

 

 

効果のある会議:情報共有型、意思決定型

5. タイムキープツール

定例会議の時間管理に役立つのがタイムキープツール。導入すれば、アジェンダごとの残り時間を参加者に意識させることができ、従来よりもテキパキとした進行が可能になります。Googleもプロジェクタでストップウォッチを投影し、参加者に残り時間を意識させる手法を取っているといわれており、限られた時間でいかに有益な情報を多く共有できるかという意志を高める効果が期待できます。

 

 

効果のある会議:情報共有型

6. オンラインノートツール

導入には時間がかからず、コストもかからないのが魅力的なオンラインノートツール。GoogleドキュメントEvernoteといったオンラインノートツールで議事録を作成すれば、共有されたURLで異なる端末からでも同じファイルにアクセスできるようになります。

 

議事録の作成・確認・共有が簡単になると同時に、別々の場所にいながら同じシート内に記入していくことも可能で、オンラインで情報が随時書き込まれ反映される効率の高さが群を抜いています。また、議事録作成専用ツールなら、より作成・確認・見直しに特化した機能が利用できます。

 

 

効果のある会議:情報共有型、意思決定型

7. Webセミナー

研修やトレーニングを行う際には大きな会場に参加者と講師(外部・内部を問わず)を集めて実施する必要がありますが、Web上でセミナーを開催し、どこからでもアクセスできるWebセミナーを使用すれば一気に効率化できます。

 

セミナー実施の際に必ず必要となっていた会場の確保をはじめ、講師と参加者双方の負担となっていた移動が必要なくなることなど、リアル会場の準備の手間が省け、簡単に知識やノウハウを共有可能になるツールです。

Zoom Video Webinars

URL:https://zoom.us/webinar

10,000人以上の参加が可能なウェビナーツールです。ソーシャルチャンネルへの配信も可能となっています。

 

Zoom Video Webinars

V-CUBE セミナー

URL:https://jp.vcube.com/service/seminar

全世界の最大10,000台のPCに対して、セミナーを生中継で配信できる強力なシステムです。専用スタジオも利用でき、専門スタッフによる各種配信業務の事前・当日・事後の配信サポートも充実しています。

 

V-CUBE セミナー

 

効果のある会議:コーチング型

8. コミュニケーションブース

コミュニケーションブースとは、オフィスビルや駅などさまざまな場所に設置できる防音型のスマートボックスのことを意味します。セキュリティが担保されていることが最大の強みといえ、内部では資料作成や電話、Web会議などのコミュニケーションが可能です。

 

テレワークをターゲットに開発されたツールではありますが、社内の防音スペースとして1on1ミーティングなどセンシティブな会話のために利用できるとあって導入を進める企業が増えています。オープン化されたオフィスが増えるなか、クローズドな環境を簡単に設置可能ということもあり、メリハリのある会議の実施ができます。

TELECUBE

URL:https://jp.vcube.com/service/telecube/subscription.html

あらゆる場所に設置できる、防音型のスマート電話ボックスです。ミーティングスペースを確保するために会議室を1から作る必要はありません。一定のスペースがあれば設置できるので、手軽にプライベート空間を作ることができます。1on1ミーティングなどにも活用できます。

テレキューブ 2人用

 

効果のある会議:情報共有型、コミュニケーション型

ツールで会議を効率化し、働き方改革へ

会議を効率化するためには、闇雲にツールを導入するのではなく、まずは自社・自部署の会議はどういった性質があるのかについて習熟しておく必要があります。そのうえで、実施されている会議に適したツールを選択し、導入したツールを活用する文化を少しずつ浸透させることで、働き方改革は前に進んでいきます。まずは日々の会議から見直し、最適なツールを導入してみてはいかがでしょうか。