1から始めるモチベーション管理！おすすめのモチベーション管理システム10選

#はたらき方

2020.10.09

自社で働く従業員のモチベーションは、上司や人事担当者がコミュニケーションを取りながら直感や肌感で捉えていることがほとんどです。

「従業員」と「人事担当者や上司」が感じていることは異なり、なかなか目に見えづらいものだからこそ、適切なコミュニケーションを取ることができずに、従業員のモチベーションが下がり、生産性が下がったり離職に繋がったりするケースもあります。

2020年に入り、新型コロナウイルスの影響により在宅勤務が浸透し、さらに従業員同士のコミュニケーションが希薄化しています。従業員自らがどのようなモチベーションで業務に向き合っているのかが、周りの従業員・上司・人事担当者から分かりづらくなっているのが現状です。

企業としては、可能な限り従業員にモチベーション高く働いてもらいたいもの。そこでこのような問題を解決するために、モチベーション管理システムを導入する企業が増えています。

モチベーション管理システムの検討・導入において、「どんなシステムが良いのか」「どんな機能が必要なのか」「導入するとどんな効果があるのか」を考える必要があります。

本記事では、モチベーション管理システムの導入目的、モチベーション管理の手順、モチベーション管理システムの機能、導入時のポイント、おすすめのモチベーション管理システムをご紹介します。

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モチベーション管理の目的

生産性の向上

モチベーション管理が重要なのは、企業全体の生産性に関わってくるからです。

従業員のモチベーションを把握・管理し、モチベーションに関わる問題を解消することで、従業員がいきいきと働くことができるようになり、結果的に生産性が向上します。

例えば、職場の人間関係の問題が原因でモチベーションが下がってしまうと、働きにくさを感じて仕事のパフォーマンスが下がってしまう人も多くいます。他にも、会社からの期待に応えられるか不安になり、プレッシャーでかえって成果を出せなくなる人もいます。

このような「モチベーションに関わる課題」を見つけるのは、上司や人事担当者の直感や肌感だけでは難しいところがあるでしょう。そこで、モチベーション管理システムを導入する企業が増えているのです。

離職率の低下

モチベーション管理の結果、生産性の向上だけでなく、離職率の低下も期待できます。

「上司とのコミュニケーションがうまくいかない」「仕事内容が合わなくて辛い」「業務量が多く負担になっている」などの理由から、退職を決める従業員も多く存在する中で、上司や人事担当者が事前にこれらの悩みに気付いていないケースが多いです。

直属の上司に相談すると評価が下がってしまうのではないか、という従業員の不安が邪魔をし、日頃から感じていることを相談できずに抱え込み「退職」にまで行き着いてしまうことも。

こうした変化にも瞬時に気付けるよう、モチベーション管理システムを導入しておくと、離職兆候のある従業員に対して、適切な行動や言葉をかけることができるようになります。

適材適所の人材配置

従業員の適性にあった業務内容・部署に人材配置ができるかどうかによって、従業員のモチベーションが左右されることは明らかになっています。企業としても生産性の高い組織を実現するために「人材最適配置」ができることは重要です。

その際、従業員がどう感じているのかを面談などで聞き出して、適切な人材配置ができればよいのですが、従業員が上司からの評価を気にして本当のことを言い出せないようなこともあります。

そこで、モチベーション管理システムを活用し、業務内容に対するモチベーションの変化・遷移を把握し、人材配置に活かしていくのです。

モチベーション管理の手順

では、モチベーションの管理は、どのような手順で進めていくのがよいのでしょうか。

１．従業員のモチベーションを可視化

モチベーションに関する問題は、「評価」「人間関係」「業績低迷」「やりがい」などの項目が左右してきます。まずはこれらの指標に対して、従業員がどのように感じているのかをアンケートで可視化します。

例えば、「業務内容に不満がある」「業務量が多く疲労が溜まっている」と感じている従業員がいた場合、仕事に対する向上心を持ち続けることは難しく、モチベーションは下がっているはずです。上司が直接声をかけたとしても「大丈夫です」とだけ返事をする可能性は高いでしょう。

まずは、モチベーション管理システムのアンケートで、業務ややりがいに関する項目で数値が下がっていないかどうかを確認しましょう。

２．集まったデータを分析

次に、アンケートで集まったデータを分析します。

従業員のモチベーションの変化をいち早く察知して対処することは、モチベーション管理において重要です。アンケートをとっても、データを活用できなければ変化に気付くことはできません。

どのように分析するのかというと、定期的にアンケートを配信して定点で観測することを決め、それぞれの回答データをグラフ化しておきます。モチベーション管理システムによってはリアルタイム集計やランキング形式で可視化できるものもあるので、見やすい状態に整えて、上下の変化が生まれている項目を見つけやすくなるでしょう。

先ほどの例であれば、「業務へのやりがい」「心身への疲労蓄積」の項目が下がっているような結果があらわれるはずです。

組織全体や部門ごとにデータを見たり、個々人の従業員の回答データを見たりして、どのようなモチベーションの変化が起こっているかを確認しましょう。

３．不満を解決するための施策を実施

そして、アンケート結果をもとに、不満やモチベーション低下の要因になっている部分に対して、施策を実施します。

具体的には、業務内容の不満がどのようなところにあるのかヒアリングし、従業員のやりたいことに合った業務・部署へと異動ができないか検討するのも一つの手でしょう。疲労が溜まっている場合には、業務負荷がその従業員に偏っていないかを調べ、業務量を調整したり残業せずに帰宅する日を作ったりするのがよい可能性もあります。

３．実施した施策に対する効果検証

こうした施策・行動を繰り返し、効果が出ているのかどうかも、引き続きモチベーション管理システムで計測していくことが重要です。

不満を解決するために施策を打ったものの、なかなか改善されない場合は、施策が効いていないということ。打ち手が間違っていたのか、実は異なる箇所に不満を感じていたのか、新たに不満が生まれたのか、など想定される原因は様々です。

定期的にアンケートを配信して、従業員のモチベーションの変化を把握していきましょう。

モチベーション管理システムでできること

モチベーション管理システムを使いこなすことで、生産性の向上、離職率の低下、適材適所の人材配置が期待できます。

近年のモチベーション管理システムでは、モチベーション低下の原因を把握できるデータ収集・分析機能だけでなく、従業員の強みや適性を把握するための分析、現在の業務内容に対してどう感じているのかを把握するためのチェック機能もあります。

ここでは、一般的な機能と、どんなことができるのかをご紹介します。

１．アンケート機能

アンケートの質問設定や定期配信、アンケート結果など収集データの一括管理ができます。

アンケートの内容を、前回の回答内容にあわせて変化させることができるシステムもあります。これにより、より詳細に従業員のモチベーションの変化を察知できます。

２．コミュニケーション機能

個人やチームを問わず部署間での相談やフィードバックがしやすい、コミュニケーション機能が整っているシステムもあります。

チャットやスタンプなどを使った気軽なやりとりが可能になるため、相談しづらいことも気軽に送信できる場合もあります。匿名でのメッセージ送信も可能です。

アンケート配信とあわせて自由記述で記入できるシステムもあるので、より個別に従業員のモチベーションの変化を感じ取ることができるでしょう。

３．ストレスチェック機能

従業員の健康やストレス度合いをチェックできる機能です。

ストレスチェックの準備・実施・報告までをモチベーション管理システムで一括で行うことができます。

ストレスチェックというと難しく感じるかもしれませんが、回答する従業員はお天気マークや顔の表情のマークで、自身のメンタルに近いものを選ぶだけで回答が完了します。そのデータをもとに、上司や人事担当者はストレス具合を把握できます。

４．分析機能

これらの収集データを数値化・グラフ化して、課題や傾向を多角的に分析できる機能です。

データをグラフ化して、前回の回答からどのように変化したのか、変遷を捉えることもできます。

アンケート結果だけでなく、自由記述のメッセージなども照らし合わせながら、どのような変化が起きているのかを把握できるようになります。

モチベーションが低下している項目を、赤字で表示するなどして目立つようにしているシステムが多いので、ひと目で改善箇所が分かります。

モチベーション管理システム導入時のポイント

モチベーション管理システムを導入検討するときに、何に気をつけて選定すればいいのか、3つのポイントをご紹介します。

１．導入の目的を定める

導入検討中に目的がズレてしまわないよう、しっかりとモチベーション管理システムを導入する目的を定めましょう。

「生産性の向上」「従業員のモチベーションの把握」「人材の適正配置」「チームづくり」など、様々な効果を求めて導入することになります。これらの求める効果のうち、何を重視してシステム導入をするのかを決めておくことは大事です。

目的を定めることで、自社に必要な機能や使い方が明らかになります。

２．ツールの機能の充実度や強みを把握する

モチベーション管理システムといっても、人材最適配置やモチベーション管理・チームづくりなど、目的別に種類がありシステムによって機能や強みが異なります。

従業員のモチベーションを上げるためにシステムを導入したものの、アンケート内容でモチベーションを把握できなければ意味がありません。

モチベーション管理システムごとの機能の充実度や強みを理解した上で、自社に必要な機能を洗い出して整理することが重要です。

３．操作性の良さを確認する

モチベーション管理システムは、従業員にアンケートを回答してもらって初めて活用できるようになります。

アンケート回答がしづらい操作性のものを選んでしまうと、回答が集まらずモチベーションの変化を把握できなくなってしまいます。

従業員が操作しやすいもの、他のコミュニケーションツールと連携ができるものなど、様々な観点から使いやすさを確認することをおすすめします。

モチベーション管理システムと合わせて使いたいツール

モチベーション管理システムだけではなく、一緒に使うことでさらに効果的にモチベーション分析や人材管理ができるツールがあります。それは、タレントマネジメントシステムと、社内ポイントシステムです。

タレントマネジメントシステムとは、従業員に関する情報を一元管理して、人事評価を公平化したり評価プロセスを円滑にしたりするシステムです。

これまでにご紹介したおすすめのシステムの中に、モチベーション管理システムとの連動が可能なシステムがあったように、連携することで人材一人ひとりの把握がより効果的にできます。

具体的には、人事評価の変遷や従業員のスキル情報と照らし合わせて、モチベーションの低下の原因を探り、適切なアドバイスがしやすくなります。

また、社内ポイントシステムとは、企業独自のポイントを設定し、インセンティブ制度の一つとして運用するものです。社内通貨とも呼ばれます。

従業員満足度向上の一つとして、MVPや表彰制度とあわせてポイントを付与することで、活躍している優秀な従業員だけでなく、表彰を目指したい従業員のモチベーション向上にも繋がるでしょう。

まとめ｜定点アンケート調査でモチベーション管理を

今回は、モチベーション管理が必要な理由や、モチベーション管理システムの導入のポイント、機能、おすすめのシステムをご紹介しました。

従業員とのコミュニケーションが希薄化しがちな働き方が浸透してきている今だからこそ、モチベーション管理システムを活用して、生産性向上、離職率低下、適材適所の人材配置を実現していきましょう。

導入時のポイントは、自社の導入目的を明らかにしておくことです。モチベーションを把握したいのか、業務に対する考えを把握して適性に配置したいのか、目的がブレると必要な機能やアンケート内容も変わってきます。

初めての導入で不安な人事担当者は、コンサルティングやアドバイスがついてくるモチベーション管理システムを選んでみるのもおすすめです。

1から始めるモチベーション管理！おすすめのモチベーション管理システム10選

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