2020年ごろに始まった新型コロナウイルスの拡大により、企業は感染症対策として出社する社員の人数を制限せざるを得なくなりました。総務省の「令和2年通信利用動向調査報告書」によると、2018年、2019年ごろには2割程度だったテレワークの導入率も、2020年には47.4％にまで急増しています。
テレワークには社員が働く場所を選べる、通勤手当を削減できる、といったメリットがありますが、一方、社員同士がオフィスで顔を合わせる機会は減ってしまいます。そのため、テレワークの導入により、社内コミュニケーションが減少する問題も起こっています。
実際に日本労働組合総連合会の「テレワークに関する調査2020」では、テレワークのときのデメリットとして、「上司や同僚とのコミュニケーションが不足する」とした回答数は、「時間の使い方が難しい」「運動不足」に次いで3番目でした。テレワークを導入する企業にとって、社内コミュニケーションの活性化は大きな課題の1つといえるでしょう。
しかし、「社内コミュニケーション活性化を目指したいけれど、何をすればよいのかが分からない」といった企業もあるのではないでしょうか。そこでこの記事では、
- オンライン社内イベント
- オンラインコミュニケーションの工夫
- 社内報
- 社内SNS
- フリーアドレスの導入
- 社内カフェやバー
という項目に分け、社内コミュニケーション活性化の施策として実際に行われた事例を20例紹介します。
オンラインで社内イベントを実施する
多くの人が集まる社内イベントは、部署や上司部下関係なくコミュニケーションがとれる良い機会です。経営陣が企業理念を伝える場として社内イベントが活用されることもあり、社内イベントは企業理念の浸透や組織全体の一体化にもつながるでしょう。しかし、新型コロナウイルス感染症流行の問題から、多くの人数が一箇所に集まって社内イベントを開催することは難しくなっています。
そこで注目されているのが、社員同士が対面せずに済む「オンライン社内イベント」です。オンライン社内イベントであれば感染症対策にもなりますし、テレワークの社員も負担なく参加できます。ここでは、社内イベントの成功事例として7つ紹介します。
株式会社ブイキューブ「オンラインオフィスデー」
株式会社ブイキューブでは、テレワークの増加により社内コミュニケーションが減り、名前と顔が一致しない社員がいるような状況でした。そこで、毎月21日を「ブイの日 (2 (ブ) 1 (イ) の日) 」とし、その日は終日オンラインで社員が集まることにしています
オンラインオフィスデーで利用したツールは、グループに分かれてビデオ通話ができるEventInです。EventInは、1つの会議内で複数のグループを作成して会話することが可能です。この機能を活かし、会議、雑談休憩、動画コンテンツ提示などさまざまな目的でフロアを分け、社員同士のコミュニケーションを促しました。
その中には、子育て中の社員を対象としたパパママ会といったイベントを開催するなど、社員同士が話しやすくなるよう工夫もしています。結果として「思いがけず話が盛り上がった」「普段関われない人と知り合いになれた」など、社内コミュニケーションの活性化につながりました。
株式会社ウィルゲート「オンラインランチ会」
新型コロナウイルス感染症をきっかけとしてテレワークが推奨された株式会社ウィルゲートでは、社員同士が直接顔を合わせる機会が減り、気軽な雑談ができなくなった点に課題を感じていました。そこで、週に1回オンラインランチ会を開催することにしました。
参加者は飛び入り参加も可能な希望制で、その中から4～6人くらいのグループに分け、オンラインでランチをともにします。それぞれのグループでトークテーマをあらかじめ決めておき、初めて対面するグループでも「何を話せばいいのか分からない」といったことがないような工夫がされているそうです。
オンラインランチ会では経営陣も参加し、横のつながりだけではなく縦のつながりの強化にも努めています。強制ではなく気軽に参加できることから、社員への負担が少ない点も魅力的でしょう。
※参考：株式会社ウィルゲート「オンラインランチ会」はじめました！在宅勤務中におけるタテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーション機会に
アイスタイルグループ「オンライン表彰式」
アイスタイルグループでは、毎年大々的な表彰式セレモニーを会場を貸し切って行っていました。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響により大人数が集まれなくなり、2020年には完全オンラインで表彰式を実施しました。
オンラインにはなったものの、社員の写真を盛り込んだオープニングムービーを流す、リアルタイムでコメントを書けるようにするなど、オンラインならではの機能を駆使し、対面で表彰式を行うときと同じように盛り上がりを見せました。
発表を待つ間もそれぞれのグループでチャットをできるようにしたことから、チーム内のコミュニケーション活性化にもつながっています。
※参考：株式会社アイスタイル「全社員リモート参加！全社表彰式を、完全オンラインで実施しました【7i Award / Like! Award 2020】」
りらいあコミュニケーションズ株式会社「社内コンテスト」
カスタマーサポートやヘルプデスク業務を行うりらいあコミュニケーションズ株式会社では、毎年電話応対コンクールを行い、社員の電話応対スキルを競っていました。しかし、コロナ禍により対面での開催が難しくなり、2021年からはオンラインとして社内コンテストを行っています。
社内コンテストという性質から、常に安定した映像と音声、概要説明のためのコンテンツ動画作成などが必要だったため、「V-CUBE セミナー」を利用し、専門スタッフのサポートを受けています。
社内コンテストをオンラインにすることにより感染症の状況に関係なく開催できるようになったほか、「自宅でテレビを見る感覚で視聴できた」「移動の手間が減ってよかった」という感想も得られました。
※参考：株式会社ブイキューブ「伝統ある電話応対コンテストをコロナ禍でオンライン開催
株式会社ディップ「オンライン社員総会」
人を大切にする株式会社ディップでは、社員や社員の家族が安心して過ごせるように新型コロナウイルス感染症の流行が始まってすぐに完全テレワークが導入されました。全社員が一同に集う社員総会も当初は延期を繰り返していましたが、最終的にはオンラインによる社員総会を行うことになりました。
オンラインでありながら全社員が一体感を感じられるように、プレゼンやVTRを織り交ぜる、社員同士にコミュニケーションをとれるようなコーナーを設けるといった工夫がなされています。2回目のオンライン社員総会では、社員にケーキを配布しておき、オリジナルグラスとドリンクで乾杯するなど、社員同士が同じ体験をできるイベントも行っています。
3回目はオンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド型のオンライン社員総会を予定しており、より一層社内コミュニケーションが活発になると期待できるでしょう。
※参考：ourly Mag「2,400人参加のオンライン社員総会。決断の中心にはいつでも「人」があった」
株式会社サイバーエージェント「オンラインシャッフルランチ」
株式会社サイバーエージェントのとある部署では、毎週金曜日の2時間を「圧勝フライデー」として、メンバーをシャッフルしつつオンラインランチ会を行っています。トークのお題は前日発表で、ラフに会話ができることからか、参加は自由ですが毎回ほとんどの社員が参加しているそうです。
その結果、経営陣と現場が共通認識を持つようになる、現場のアイデアを活用できる、といったメリットを得られています。
※参考：サイバーエージェント公式オウンドメディアCybe Agent Way「リモートワークでも熱量が高い組織を目指す【後編】」
株式会社トーコン「オンライン親睦会」
2020年の出社率が3割程度だった株式会社トーコンでは、新型コロナウイルス感染症流行後に入社した若手社員が「普段話をしない社員の顔が分からず、距離感がある」と感じるようになっていました。社内コミュニケーションが減少し、風通しが良い社風が違ったものに感じられるようになってしまったそうです。
そこで、雑談を通じて組織力を高めるオンライン親睦会を行うことにしました。社員の負担にならないよう参加は任意とするも、なるべく参加率を上げるように事前告知を細やかに行い、途中参加や退出がしやすいようにしています。
社員からの声として「楽しかった」「普段話さない人と会話ができた」というものがあがり、社内コミュニケーション活性化になっていることが分かるでしょう。
※参考：200名を超える会社の忘年会を、オンラインでやってみた。今求められる社内コミュニケーションのつくりかたとは？
オンラインコミュニケーションを工夫する
テレワークのときでも社員同士のコミュニケーションが必要です。そのため、チャットやWeb会議などを利用してオンラインコミュニケーションを行う企業がほとんどでしょう。ここでは、企業でよく使われるチャットやWeb会議などのツールだけではなく、社内コミュニケーションが活発になるツールを活用している例を3つ紹介します。
GMOペパボ株式会社「バーチャルオフィスでの合宿」
GMOペパボ株式会社では、在宅勤務でオフィスに集まれなくなってしまった代わりに、オフィスに似せたバーチャルオフィスを作成し、そこに集まれるようにしました。
また、例年ではエンジニアが集まってペアで作品を作成し、最終日に作品品評会をする合宿を行っていたのですが、コロナ禍で開催できなくなりました。そこでバーチャルオフィスを活用し、そこでポスターセッションをするイベントを開催しています。
オンラインでありながら、実際にある会場のように展示スペースを自由に歩き回れるようにし、会話や意見交換を楽しめたそうです。今度は、懇親会や飲み会などもバーチャルで行えないか模索しています。
※GMOペパボPepabo Tech Portal「バーチャルお産合宿を開催しました」
キヤノンマーケティング株式会社「バーチャルオフィス」
キヤノンマーケティングジャパン株式会社は、リモート業務における生産性と、コロナ禍での連携対応力低下に課題を感じていました。そこで、事業部門同士の環境変化に早急に対応できるようにバーチャルオフィスを開始しました。
バーチャルオフィスでは、在宅や出社関係なく、画面上にいる人はすぐに会話を開始できるため、オンラインコミュニケーションに対するハードルが低くなっています。仮想空間でありながら、部門間で同じ場所にいるような感覚で業務を進められるようになり、社内コミュニケーションの活性化につながっています。
※参考：oVice株式会社「“密でスピーディなコミュニケーション”が実現 バーチャルオフィス導入で事業推進力を高めるキヤノンマーケティングジャパン」
株式会社ミクシィ「専用通話アプリで通話しながら作業」
株式会社ミクシィは、株式会社ブイキューブのソフトウェア開発キットであるAgoraを利用し、作業中に通話ができるようなアプリを開発しました。
デザイナーやイラストレーターといったクリエイターには、会話をしながら作業をするという文化があります。しかし、テレワークが進みインターネットで会話するようになると、通話が途切れる、聞こえにくいといった問題も起こりました。
会話がスムーズにできないとクリエイターにとってストレスとなり、作業効率が落ちる可能性もあります。そこで、株式会社ミクシィでは音質にこだわるために、自社独自の会話アプリを開発し、業務に役立てています。
社内報
社内報では経営理念の発表や、社員の紹介、各部署の特集などを扱います。そのため、企業理念の浸透や、各社員の相互理解が深まる、といった効果が期待できます。社内報により社内コミュニケーション活性化に成功させた事例2つを紹介します。
株式会社サカタのタネ
170カ国以上で事業を展開している株式会社サカタのタネでは、さまざまな国の社員が読むグローバル社内報を紙媒体で発行していました。しかし、年4回の発行で新鮮な情報を届けにくい、どの国でどの程度読まれているのか分からない、といった問題が生じていました。
そこで社内報をアプリ配信に切り替え、海外にいてもタイムリーに情報を発信できる、どの記事が読まれているのか把握する、といったことに成功しています。紙媒体ではできない、社長からの動画メッセージの掲載など、Webならではの機能も活用しています。
社員が写真を投稿し、それに自由にコメントできるイベントも開催したため、社内報アプリを通じて企業理念の浸透や、社内コミュニケーションの活性化に成功しました。
※参考：ウィズワークス株式会社社内報アプリ「趣味の写真から業務ノウハウまで！各国から投稿が相次ぐ、双方向型グローバル社内報ができるまで」
セイコーエプソン株式会社
セイコーエプソン株式会社は、新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに社内報を紙媒体からWebに切り替えました。印刷業であるセイコーエプソン株式会社にとって、社内報をWebにすることは大きな転換となりましたが、Webにしたことにより双方向コミュニケーションが可能となり、社内コミュニケーションの活性化につながっています。
例えば、社内報の掲載記事に気軽にコメントを書けるようになったため、会社が成功したときなどに、タイムリーに社員が喜びの声を投稿できるようになりました。より社員同士の距離が縮まるきっかけとなっています。
※参考：ウィズワークス株式会社社内報アプリ「60年以上続く紙社内報をWeb化！Webだからこそできる「読みたくなる社内報」とは」
社内SNS
社内SNSがあると、テレワーク、出社関係なく、全社員がコミュニケーションできるようになります。部署や役職を越えたコミュニケーションも可能で、タテヨコ関係なく関係性が深まることが期待できます。しかし、社内SNSを導入したものの使用する社員が少なく、結局社員に浸透しないまま放置されてしまう企業も少なくありません。
2022年9月現在、Google検索で社内SNSを検索すると、関連キーワードに「うざい」「盛り上がらない」「ストレス」「失敗」といった言葉が並んでいます。そのような中、社内SNSにより社内コミュニケーション活性化に成功させた事例を3例紹介します。
エバラ食品工業株式会社
エバラ食品工業株式会社は社内SNSが浸透しており、拠点、所属先、部署関係なくほぼすべての社員が積極的に社内SNSを活用しています。これは、トップが社内SNS浸透のために積極的に動いたことが理由とされています。
導入前には全国の拠点に実際に出向き、目的や操作方法を解説し、社長自らが投稿やコメントをするようにしました。トップ陣の社内SNSに対する強い意思に引きづられ、現在では社員たちも社内SNSを利用してさまざまなコミュニケーションを行っています。
これにより、海外拠点を含むさまざまな拠点、グループ各社の状況が分かるようになり、社員の一体感醸成につながっています。
※参考：BUSINESS NETWORK「【iPhoneと社内SNSで一体感！】エバラ食品の進化し続けるコミュニケーション」
シチズン時計株式会社
シチズン時計株式会社では、技術情報の共有をメールやチャットツールではなく社内SNSをするようにしました。
社内SNSを導入した目的は必要な情報やノウハウを共有し話し合えるようにするという、社内コミュニケーションの活性化でしたが、業務上必須のツールとすることにより社内SNSの浸透に成功しています。
社内SNSで積極的にやり取りを交わすようになったところ、重要な業務の継承や伝達がスムーズになり、他部署が何を行っているのかを把握できるようにもなりました。
福島トヨペット株式会社
福島トヨペット株式会社では、チャットツールや社内ポータルサイトの活用はしていました。しかし、コロナ禍に突入し社員同士のコミュニケーションが希薄化し、経営陣の考えが伝わってこない、フランクにコミュニケーションをとれる場が必要、といった課題をかかえることになりました。
そこで、業務連絡もできる社内SNSを導入し、世代を越えて気軽にコミュニケーションをとれるような場所を提供しています。業務内容に関わる会話と、気軽に対話できるグループを分けて作り、社員の目的に合った方法でやり取りが可能です。
オンラインで気軽に会話できるようになり、エンゲージメント向上につながったことが体感できているそうです。
※福島トヨペット、強い組織をつくる社内SNS「Talknote」を導入
フリーアドレスの導入
フリーアドレスとは、座席を固定せず好きな場所に着席できる制度です。固定席の場合、ちかくの席にいる人が同じであるため、コミュニケーションをとる人にも偏りが出ます。しかし、フリーアドレスにすれば毎回違う人が近くにくるようになり、さまざまな人とコミュニケーションをとれるようになります。
ただし、フリーアドレスを導入しても結局いつも同じ席を利用するため、コミュニケーションの幅が広まらない、といった課題を抱えることもあります。ここでは、社内コミュニケーション活性化のために、フリーアドレスを上手に導入した事例について解説します。
カルビー株式会社
フリーアドレスの「結局席が固定化してしまう」という問題を回避するために、カルビー株式会社では座席をダーツで決めるフリーアドレス制を導入してます。使用するのは本物のダーツではなく、画面上のダーツシステムです。はじめに、その日の業務内容に合わせたエリア（個別ブース、集中席など）を選択し、そこから自動で座席が選ばれます。
自分の荷物はキャビネットに設置し、使用するオフィス用品は中央に配置することにより、座席が毎回変わっても荷物を移動することなくスムーズに業務開始可能です。経営陣が隣の座席になるなど立場や役職で偏らずに席が決まるため、さまざまな人とコミュニケーションができるようになっています。
※参考：日経X woman「毎日ダーツで席が変わる カルビーのオフィスに潜入！」
山陽株式会社
山陽株式会社では、フリーアドレスで仕切りのないオープンスペースを執務室としました。すっきりと家具を配置することにより、部屋全体を見渡せるようになり、社内コミュニケーションの活性化に成功しています。
山陽株式会社の特徴的な点は、管理職エリアは固定として執務席の脇に置いたところです。これにより、困ったことがあると管理職がすぐに把握できるうえ、部下も相談しやすい状況になっています。
※参考：コクヨマーケティング株式会社「コミュニケーションを促進し、生産性を高めるオフィス」
社内カフェや社内BARの設置
オフィスというと業務を行うためだけの場所になりがちですが、業務とは関係のないカフェやバーを設置する企業もあります。社内にカフェやバーがあると、オフィスにいながらコーヒーやお酒が飲め、社員の満足度が上がるほか、そこに集まった社員たちでコミュニケーションがとれるようになります。
福利厚生の一貫としてカフェやバーを社内に設置している事例を紹介します。
楽天グループ株式会社「楽天カフェ」
楽天グループ株式会社では、本社だけでも４つのカフェテリアを構えています。そのうえ社員はすべて無料で利用可能です。内装は開放的なつくりになっていて、テーブル席だけではなく、一人席やソファ席など、その日の気分によって利用できます。
社内にカフェは会議室を使ってミーティングするほどでもない会話をする場としても最適で、社内コミュニケーション活性化につながっているそうです。
※参考：R Hack「無料で3食手作り料理が食べられる ー 楽天カフェテリア第1弾 ー」
株式会社ドリコム「社内バリスタ」
モバイル向けコンテンツや広告作成を行う株式会社ドリコムは、社内にガラス張りで入りやすいように設計されたカフェがあります。通常のカフェよりも照明が明るくなっていて、カフェ内でも集中して仕事をしやすいようになっています。
社内での利用率は高く、ミーティングや気軽な会話、アイデアを練るための話し合いなど、社内カフェではさまざまなコミュニケーションが行われています。社内カフェながらも専用のバリスタがいて、本格的なおいしいコーヒーを飲むことも可能です。そのため、社内カフェを商談の場として利用できる点も魅力的でしょう。
※参考：みんなの仕事場「社内にバリスタのいるカフェがあるオフィス！(株式会社ドリコム オフィス訪問[1])」
株式会社CARTA HOLDINGS（元株式会社VOYAGE GROUP）「社内BAR」
株式会社CARTA HOLDINGS（元株式会社VOYAGE GROUP）は、株式会社VOYAGE GROUP時代に社内BARを設置しました。
そこでは、さまざまな職種のスタッフが集まっていて、常に稼働率120％ぐらいとなっていました。BARはAJITO（アジト）と呼ばれ、その名の通りオフィスらしくなく、薄暗いおしゃれなBARのような内装になっています。そういった雰囲気からか、仕事とプライベートの中間のようなコミュニケーションがとれるようになり、社員同士の結びつきが強くなりました。
※参考：ICCパートナーズ「驚異の稼働率120％！「社内BAR」を持つVOYAGE GROUP の秘密【F17-3A #6】」
まとめ
テレワークを導入すると、どうしてもオフィスで会話をする機会は減少します。社員同士が気軽な会話ができなくなると円滑な業務遂行が滞る可能性もあり、生産性低下にもつながります。また、気軽に悩み相談ができなくなると、社員の精神的にも良くありません。
テレワークを導入しつつ社内コミュニケーションを活性化させるためには、オンライン社内イベントや社内SNSなど、インターネットを活用した方法がおすすめです。また、出社時に気軽にコミュニケーションできるように、座席の制度を工夫したり、社内にカフェやBARを設置する方法もあります。
社内コミュニケーション活性化のために企業が行うべき施策はそれぞれ異なるため、自社に合った方法を試してみてください。
