オフィスでのWeb会議や集中作業にワークブースを。メリットや導入事例をご紹介

新型コロナウィルス感染症拡大の影響により、オフィスに出社せず自宅で仕事をする「テレワーク」を実施する企業が増えています。テレワークの増加により、社内の打ち合わせにもWeb会議が活用される機会が多くなりました。

取引先の担当者がテレワークをしていたり、感染症の影響により直接来社できない場合などの外部との打ち合わせにおいても、Web会議が活用されています。

Web会議において、取引先に社内の雑音が聞こえてしまったり、雑然としたオフィスの背景が映り込むのはあまり好ましくありません。とくに、取引先や顧客など業務において重要な相手とWeb会議するときなど、絶対に相手に失礼があってはいけません。

そこで、注目されているのが「ワークブース」です。

ワークブースは、周囲の音を気にせずにWeb会議や業務が行える個室です。会議室不足の解消や、Web会議用のスペースとして導入されるケースが増えています。ここでは、ワークブース導入のメリットから、導入までの流れ、選定ポイントや導入事例を紹介します。

ワークブースとは

ワークブースとは、仕事をする目的で作られた個室のことを指します。

個室内にはテーブルと椅子が設置されており、パソコン作業に使用する電源やLANコネクタが設置されていることが基本です。一人だけで使用するサイズのものから、2〜4人の複数人で使用できるものまでさまざまなサイズがあります。

リモートワークが進む昨今では、出張先や移動先でWeb会議に参加する目的などから、駅や空港、ショッピングセンターなどの公共機関で導入が進んでいます。

自社のオフィスにワークブースを導入する企業も増えており、会議室不足の解消や、Web会議用のスペースとして活用されています。

ワークブースの導入が進む背景

近年ワークブースの導入が進んでいる背景には、新型コロナウイルス感染症拡大が大きく影響しています。

新型コロナウイルス流行前の2019年頃までは、社内の会議室不足解消を目的としてワークブースが導入されるケースがほとんどでした。

複数人対応のワークブースであれば、オフィス内に会議室を増やすことが難しくても、簡易的な会議室として使うことができるようになります。ボックス型のワークブースのなかには、消防検査が不要な製品もあるため簡単に会議室の増設が可能です。

新型コロナウイルス感染が拡大してからはWeb会議の機会が増え、オフィスでも取引先等とWeb会議を実施するようになりました。オフィスのフロア内でWeb会議を行うと、周囲の音がWeb会議に入ってしまったり、Web会議中の音が周囲に響いて邪魔になったりします。こうした騒音問題は、Web会議自体や周囲の業務効率にも悪影響になりかねません。

このような場合にワークブースをWeb会議用のスペースとして利用することで、より集中してWeb会議を行うことができます。

また、新型コロナウイルス流行と時を同じくして、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）という「従業員自身が仕事の内容や予定に合わせて、自由に働く場所や時間を選べるワークスタイル」を導入する企業も増加し始めました。

ワークブースは、ABWにおいてもオープンな自席とは異なり、集中するためのブースとして活用できます。

ワークブースのメリット

ワークブースには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく2つ紹介します。

手軽に個室を用意できる

メリットの1つ目としては、オフィス内に手軽に個室を用意できる点です。

通常、オフィスの改装やフロアの増設を行う場合、膨大な費用や時間のコストが必要になります。オフィスが賃貸物件であれば、契約内容によっては改装が難しいだけではなく、移転する際の原状回復に多額の費用がかかるかもしれません。

しかし、ワークブースは家具であるため、設置に際して特別な工事は必要ありません。大掛かりな改修工事もいらず、低コストでの導入が可能です。もしワークブースが不要になった場合でも、搬出するだけで簡単に撤去できます。オフィス移転の際にも移転先へ搬出するだけです。

高い防音性

自席でWeb会議を行うときの悩みとして、「周囲の雑音が入ってしまうこと」があります。

パーテーション等でも簡易的な目隠しスペースを作れますが、防音性はあまり高くありません。それに比べ、四方をしっかりと壁で囲われているタイプのワークブースは高い防音性があります。特に、壁に加えて天井と床が覆われているボックス型の場合は、優れた防音性を期待できます。

ワークブース内は周囲の声も聞こえづらくなるため、Web会議の際も快適です。Web会議以外でも、集中して業務を行いたいときに音を気にせずに業務が可能になります。

反対にワークブース内で発した音も周囲に聞こえなくなるため、機密情報を扱うWeb会議でも安心して使用できます。

ワークブースの導入までの流れ

実際にワークブースを自社に導入する場合、どのような流れになるのでしょうか。順を追って説明していきます。

1．設置場所の検討

空いているスペースなら、どこにでもワークブースを置けるわけではありません。もし通路に設置したい場合、設置によって通路幅が極端に狭くなると、火災などの非常時の避難経路を確保できない危険があります。建築基準法等の観点からも、設置場所は慎重な判断が必要です。

また、設置するために搬入が可能な場所であることも重要になります。搬入時に使用するエレベーターも、導入するワークブースが十分に運べるサイズが必要です。

2．契約方法の検討

ワークブースは買取だけではなく、リースやサブスクリプションなど複数の契約方法があります。

買取は初期費用がかさんでしまうため、必要な台数が分からない場合や、お試しで使用してみたい場合は、リースやサブスクリプションを使った利用がおすすめです。自社の予算に合わせた契約方法を検討しましょう。

ただし、どのメーカーでもリースやサブスクリプションを利用できるとは限りません。ワークブースのメーカーによって利用できる契約方法も異なるため、商品の選定時には希望する契約方法が利用できるか確認をしましょう。

3．商品の選定・契約

オフィスに設置できるワークブースには、大きくわけて「ボックス型」と「半個室型」の2種類があります。

「ボックス型」は、いわゆる「電話ボックス」のように箱型になっており、使用時には完全に扉が閉まった状態になります。床・壁・天井すべてが覆われている状態です。一方の「半個室型」は、周囲がパーテーションのようなもので覆われていて、一部は入り口として空いていたり、足元だけ見えていたりします。

ボックス型は遮音できる環境になるため、周囲の音が入ってきたり中の音が外に漏れ出すこともありません。その分、価格が高額のケースも多く、設置工事にも手間がかかることもあります。

半個室型は、ボックス型に比べてオフィスのフロア内に簡単に設置できます。手軽に移動することもできるので、レイアウト変更にも対応可能です。しかし、完全な密閉空間ではないため、遮音性が低く、音は聞こえやすい状態になります。

ボックス型、半個室型、それぞれのメリット・デメリットからどちらを導入するか検討が必要です。そのうえで、希望にあった商品を選定していきます。

詳しい選定ポイントについては、次の段落で解説します。

4．消防署への申請

設置にあたって忘れてはいけないことが、消防署への申請です。ボックス型のワークブースは居室、半個室型のワークブースは家具として扱われます。そのため、ボックス型を設置する際は消防署への申請が必要です。

設置するフロアの階層や、オフィスがあるビルの設備によっては、ワークブースに自動消火設備を後付けする必要があります。その場合は、申請を行うのではなく後付けに関する相談を消防署に行いましょう。

5．搬入・組み立て

搬入・組み立てを行い、ワークブースが利用できるようになります。

組み立て作業時にはドリルなどの機械音が発生するため、オフィス内に設置する場合は搬入・組み立ての曜日や時間も気を付けましょう。

ワークブースの選定ポイント

ワークブースを選ぶ際、ポイントとなる点は4つあります。導入した後に「想定よりも大きくて設置した箇所が通りにくくなった」「居心地が良くなくて使用する人がいない」など、「こんなはずではなかった」とならないためにも、きちんとポイントを押さえておきましょう。

居住性

ブース内で仕事を行うという特性上、長時間滞在しても疲れずに仕事に集中できる設計であることが重要になります。先述の防音性はもちろん、設置されているソファの座り心地やブース内の広さが利用者の快適性につながります。

また、業務を行いやすい照明や、快適な空間を保つための換気機能などの設備も、ワークブースの居住性を高めるために必要です。

契約形態

契約形態には大きく「サブスクリプション」「リース」「買い取り」の3種類があり、それぞれメリット・デメリットがあります。

ワークブースを所有せずに利用したい場合は、「サブスクリプション」か「リース」を選びましょう。サブスクリプションは契約期間のみお金が発生する形式で、利用しなくなったら返却が可能な場合が多いでしょう。リースも同様に利用期間のみお金を払いますが、途中解約の場合に違約金がかかるケースもあります。

一方、ワークブースを自社で所有する場合は「買い取り」になります。ワークブースを買い取ると、会社の資産として計上される場合があります。サブスクリプションで利用してみて、利便性を感じられ購入したほうがよいと判断した場合には、割高にサブスク契約を続けるよりも、資産として計上できる買い取りがよいでしょう。

導入時のサポート

ワークブース導入時には、サポートがあると安心です。

ワークブースは消防法や建築基準法など、法律に従って導入する必要があります。そのため、関係する法律知識を持った企業のワークブースを導入したほうがよいでしょう。企業によっては専門のコンサルタントがつき、導入や搬入に関する相談だけではなく、消防署への申請代行を行ってくれるなど、手厚いサポートを受けられます。

導入に何らかの不安がある場合は、企業によるサポートの手厚さも選定ポイントとして考えましょう。

安全機能

ワークブースは居室として扱われるため、消防法に適した設計・設備があることが必須条件になります。そのうえで、使用されているソファや壁材などが不燃性の素材かどうかといった安全性は大変重要なポイントです。

また、ワークブースは四方・天井・床で囲まれている空間だからこそ、密閉を防ぐために換気機能も重要です。人数に応じた数のファンなどの換気設備が設置されている必要があります。換気が不十分だと空気が悪くなり、業務に集中できなくなる可能性があります。

安全のためにも、社員が集中して業務に就けるようにするためにも、高い安全機能を持ったワークブースを選ぶようにしましょう。

ワークブースの導入事例

最後に、ワークブースの導入事例をご紹介します。本記事で取り上げるのは、株式会社ブイキューブが提供する「テレキューブ」の導入事例です。

Web会議で活用し、フリーアドレスの音問題を解消｜株式会社産業経済新聞社

産経新聞やサンケイスポーツ、夕刊フジなどの日刊新聞などを発行している、株式会社産業経済新聞社。広告営業を行うメディア営業局では、フリーアドレスを導入しましたが、テレワークが急速に普及しWeb会議が当たり前になると、音問題が発生しました。

静かに話せる場所がなくなったり、外部との重要な打ち合わせで集中できなかったりと課題があった中、短期間・低コストで導入できる「テレキューブ」を、1人用を2台導入しました。テレキューブの設置により、周囲の音に邪魔されずに集中してWeb会議ができるようになっています。

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営業活動や採用面接など個人情報を守れる状態でフル活用｜Ubie株式会社

医療機関の紙の問診票のかわりにタブレットを活用した問診サービス「AI問診ユビー」などを提供している、Ubie株式会社。コロナ禍で訪問営業が難しい中でオンラインミーティングやインサイドセールスの電話が増加し、採用面談もオンライン化になり、個人情報が守られる防音・遮音に優れた場所が必要となっていました。

そこで「テレキューブ」を1人用6台、2人用1台を導入し、周囲の音が会話の妨げになることもなく、個人情報なども守られた環境で集中してWeb会議ができるようになりました。月額のサブスクリプションで導入したため、初期投資の負荷も抑えられています。

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機密性の高いWeb会議や1on1に活用｜株式会社マイナビ

企業の求人・採用課題やサービスのPR活動をサポートする、株式会社マイナビ。機密性の高い内容のWeb会議を、周囲を気にせずに実施できる環境が求められていました。

そこで、Web会議スペースを20席ほど作ったものの、まわりの音の干渉が発生してしまい、防音性・遮音性の観点では十分ではなかったため、1人用「テレキューブ」を5台導入しました。稼働率が約80%と人気のスペースになっています。

サブスクで導入でき、壁の工事が不要で、消防法もクリアしていて、レイアウト変更もできるといった点が評価され、導入に至りました。

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音漏れしたくない1on1の急増による会議室不足を解消｜株式会社ディー・エヌ・エー

ゲームやスポーツ、ヘルスケアなど幅広く 新規事業の展開も積極的に行っている、株式会社ディー・エヌ・エー。定期的な1on1による社員のキャリアに関するミーティングを行う一方、会議室が慢性的に不足しているという課題がありました。

会議室の増設はコストがかかる中、2人用「テレキューブ」を3台設置し、1on1の需要に応えました。防音性・遮音性に優れていて、適度な広さがあり、話しやすさも担保されています。

導入前には、1on1等の2人の会議に、4人用や8人用の会議室が使われているといった「適正人数ではない会議室利用」の課題も、テレキューブによって解消されました。

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まとめ

テレワークは感染症対策のほか、個人の事情に寄り添った働き方にもなるため、新型コロナウイルス感染症が収束したとしても導入する企業はあるでしょう。今後もWeb会議は継続して行われると予測できます。そこで必要になるのが、オフィス内でも安心してWeb会議に集中できる空間です。

オフィスでWeb会議に適した場所を作成するのであれば、ワークブースの導入がおすすめです。会議室不足の解消が期待できるだけではなく、Web会議に集中できる空間を簡単に設置できます。自社にあったワークブースで、これからの新しい働き方にも対応した快適なオフィスを目指してはいかがでしょうか。