働きやすいオフィスとは？オフィス環境を整備すべき理由と押さえておきたいポイント

環境整備が必要なオフィスとは

ここでは、どのような場合にオフィスの環境整備が必要なのか紹介します。以下に当てはまるオフィスは、改善を検討してください。

• 雑音がうるさい
• パーソナルスペースが侵害されている
• 照明が暗い
• 換気がされていない
• リフレッシュができない

上記5点について、以下で詳しく解説します。

雑音がうるさい

「適度な雑音があったほうが集中できる」という人もいますが、「うるさい」と感じるほどの雑音がある場合には改善が必要です。キーボードのタイピング音や空調設備の音、オフィス周辺を走る電車や車などの音など、オフィスでは常に多くの音が聞こえています。Web会議や電話を自席で行う従業員がいると、その声にストレスを感じている人もいるかもしれません。

また、雑音がうるさい環境では電話やWeb会議の際に相手の声が聞き取りづらく、こちらのマイクが周囲の雑音を拾ってしまうと相手にも不快感を与えてしまいます。このように、雑音があるとさまざまなシーンで「働きにくい」と感じてしまうため、対策が必要です。

パーソナルスペースが侵害されている

パーソナルスペースとは、他者が侵入すると不快だと感じる空間のことです。パーソナルスペースの広さは人によって異なりますが、従業員同士の距離が近すぎるとパーソナルスペースが十分に確保できず、仕事に集中できなくなってしまいます。

社員数やオフィスの広さによって確保できるパーソナルスペースに限りがあるケースもありますが、従業員のストレスになるほど距離が近い場合には改善しなければなりません。

オフィスでは、問題なく会話ができて、かつ距離が近すぎない1.2〜3.5mをパーソナルスペースの目安にしてください。1.2m以下になると「パーソナルスペースに侵入されている」と感じ、ストレスの原因になります。ストレスの強い環境では集中力の低下や心身の不調をまねき、生産性や業務効率の低下につながるため、パーソナルスペースは1.2m以上を保つように意識しましょう。

感染症対策の観点からも、パーソナルスペースを保つことは重要です。

照明が暗い

従業員の健康のためには、照明の明るさにも配慮しなければなりません。照明が暗いと、周囲が見えづらく物に躓いて転倒したり、資料が読みにくく作業効率が落ちたりするなど、デメリットが多くあります。

また、暗い場所での作業は目に負担がかかり、従業員が眼精疲労を起こすおそれもあります。眼精疲労があるとパソコンのモニターや資料が見づらくなり、仕事の効率が落ちてしまうため、企業側にとってもデメリットがあるといえるでしょう。

換気がされていない

換気がされていない空間は酸素が足りなくなり、「頭がぼーっとする」など従業員の体調に影響が出る可能性があります。集中力や判断力が低下した結果、生産性も下がってしまうかもしれません。

特に、多くの人が在籍するオフィスや長時間利用する会議室などは、適切に換気されていることも重要です。感染症対策の観点からも換気が推奨されているので、意識的に窓やドアを開けるなどこまめに空気を入れ替えましょう。

リフレッシュができない

従業員が快適に働けるようにするためには、リフレッシュできる環境を整えることも大切です。「休憩室を設けていない」「休憩スペースが狭すぎて利用しづらい」といったオフィスは、従業員が十分に休憩できていない可能性があります。リフレッシュできない環境では疲労やストレスが溜まっていくため、仕事をするスペースだけでなく休憩スペースについても見直してみましょう。

オフィス環境の改善ポイント

ここまで、オフィス環境を整備すべき理由と環境改善が必要なオフィスについて紹介してきました。しかし、「実際にオフィスを整備する具体的な方法がわからない」という人もいるかもしれません。

オフィス環境の改善に取り組むときは、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 身体へのストレスが少ない環境にする
• 業務内容・働き方に合わせたスペースをつくる
• コミュニケーションのスタイルに合わせたスペースをつくる

上記3つのポイントについて、以下で詳しく解説します。

身体へのストレスが少ない環境にする

まずは、照明の明るさや換気、パーソナルスペースなどを見直し、身体へのストレスが少なくなるように改善することが大切です。

照明の明るさについては、労働安全衛生法の改正によって令和4年12月1日から以下の基準が適用されるため、これに従わなければなりません。

• 一般的な事務作業：300ルクス以上
• 付随的な事務作業：150ルクス以上

建築物衛生法では、空気に関する基準を設けています。例えば二酸化炭素の含有量は1000ppm以下、温度は18℃以上28℃以下が推奨されているため、換気や空調設備を整えて基準に適合するよう管理しましょう。

パーソナルスペースについては法律で定められていませんが、「隣の人と腕がぶつかる」「デスクが狭くて資料を広げられない」など仕事に支障が出ている場合は、問題を解消できる広さまでスペースを広げる必要があります。

必要なスペースは業務内容によって差が出る可能性があり、外出の多い営業職と自席での作業が多い事務職では求めるオフィス環境が変わるでしょう。経営層や総務部門では把握しきれていないオフィスの問題が存在する可能性もあるため、従業員にオフィスに関するアンケートを実施してみてください。従業員の働きやすさを実現するためには、まず一人ひとりの生の声を聞くことが大切です。

業務内容・働き方に合わせたスペースをつくる

オフィスで用意すべきスペースとして、執務スペース・打ち合わせスペース・ワークブースの大きく3つがあり、それぞれの業務内容や働き方に合わせたスペースを整備する必要があります。

例えば、営業部門やテレワークを積極的に実施している部署は、執務スペースの利用率は低いでしょう。この場合は、執務スペースをフリーアドレスにして面積を減らし、その代わりに部署を問わず利用できるリフレッシュエリアや打ち合わせスペースを充実させるとオフィス面積を有効活用できます。

一方、自席での作業が多い人事や経理などの管理部門では、執務スペースをしっかり確保する必要があります。また、Web会議を行う人が多いと、「会議室が足りなくて仕方なく自席でWeb会議を行っている」という人もいるかもしれません。この場合は、Web会議でも使用できる1人もしくは少人数用のワークブースを複数設置することもおすすめです。

ワークブースはWeb会議だけでなく1人で集中して作業したいときにも使えるので、いくつか設置しておくと従業員に喜ばれるでしょう。

そのほか、執務スペースの一角にカフェテリアを設けているオフィスもあります。明確に用途を定めないので、休憩やちょっとした打ち合わせ、作業スペースなどさまざまなシーンで活用できて、部署の垣根を越えた交流の場にもなります。

コミュニケーションのスタイルに合わせたスペースの確保

社内ではさまざまなコミュニケーションが行われていて、コミュニケーションのスタイルごとに適したスペースが異なります。以下のように、それぞれのスタイルに合わせたスペースや設備を整えることで、より社内のコミュニケーションを促進できるでしょう。

コミュニケーションのタイプに適したオフィス環境があると、ストレスなく業務を遂行できるほか、ほかの社員との信頼関係や協力関係も強化できます。コミュニケーションにより新しいアイディアが生まれることもあるため、企画系や製造系の部署はとくに積極的にオフィス環境を適正化するとよいでしょう。

具体的な改善方法

オフィス環境を整備するべき理由や改善ポイントを紹介してきましたが、具体的にどのような取り組みを進めるべきか迷っている方もいるのではないでしょうか。

• ワークブースの導入
• カフェテリアの導入
• 観葉植物などの設置
• フリーアドレス・ABWの
• テレビ会議システムの導入

オフィス環境の具体的な改善方法を5つ紹介するので、ぜひ参考にしてください。

個室ブースの導入

社員が集中して作業する場所を確保したいと考えても、オフィスの面積や部屋の数が足りないという悩みを持つ企業もあるでしょう。大掛かりなリフォームには費用がかかりますし、賃貸の場合は間取りが変わるほどの大掛かりな改修工事はできません。こういった場合におすすめなものがワークブースです。

個室ブースとは、オフィスなどに設置される仕事のための個室ブースです。仕事をするためのブースであるため、通信環境や防音性に優れており、集中して業務に望めます。オフィスにいながら自分だけのプライベート空間として業務に集中できます。

また、個室ブースはWeb会議のための場としてもおすすめです。Web会議は雑音が入らない静かな場所が好ましいのですが、Web会議を行う1人のために広い会議室を占領することは非効率的です。こういったときに場所をとらないワークブースがあると便利でしょう。

個室ブースは1人用の個室だけではなく、複数人入れるタイプもあります。そういったものであれば、会議や1対1の面談にも適しています。周りに会話内容を聞かれることなく、プライバシーに配慮したミーティングができるようになります。

個室ブースは家具と同じような扱いであるため、大掛かりな工事は必要なく、オフィスに運搬、設置するだけです。そのため、会議室を増設する、間取りを変更する改修工事をする、といったことは必要なく、リフォームするよりもはるかに低コストで導入できます。

例えばブイキューブの提供する「テレキューブ」は完全個室のボックス型の個室ブースで、高い防音性と快適な居住性が特徴です。サブスクリプションプランでも提供しているため、購入するよりも手軽に導入できます。複数用の製品であれば、工事なしで会議室不足の解消にも繋がります。

カフェテリアの導入

リフレッシュのためのスペースを作成したいのであれば、オフィス内にカフェテリアを増設する方法もあります。業務の間にカフェタイムができるため、適度なリフレッシュとなるでしょう。カフェで休憩すれば心身ともにリラックスでき、集中力の持続につながります。

また、カフェテリアでは社員同士のフランクなコミュニケーションも生まれやすくなります。業務中はできないようなちょっとした悩みや心配事を話せる場にもなるため、悩み事があり業務に集中できないという社員の助けになるでしょう。結果として、集中して仕事をする社員が増えることが期待できます。

観葉植物などの設置

社員のストレスを低減し、オフィスに対する心理的評価を高めるためには観葉植物など、植物の設置が有効とされています。実際に室内緑化をしているオフィスの調査を行った論文では、室内緑化をすると心理的効果を得られるとしています。

ただし、オフィスに不適切なほどの量の植物や、緑色のインテリアは逆効果です。社員が気にならない程度の適切な量の植物にするようにしましょう。また、人工植物よりも本物の観葉植物のほうが心理的評価は高いそうです。人工植物は水やりや間引きなどの手間はかかりませんが、可能であれば実際の植物を置いてみることをおすすめします。

フリーアドレス・ABWの導入

生産性の高いオフィス環境を整えるためには、家具や間取り、室内の見た目だけではなく、座席の制度や働き方の制度も考え直してみてはどうでしょうか。その一環としてよく導入されるものが、フリーアドレスやABWです。

フリーアドレスとは、オフィス内に固定席を用意せず自由に座席を決められることです。その日の気分や作業内容に応じて座席を決められるため、リフレッシュ効果や業務効率の向上が期待できます。

ABWは働く場所自体が自由である制度です。自宅やカフェでテレワークをしても、オフィスに出社してもよく、そのときの社員の状況や仕事内容に応じて働く場所を選択できます。社員の都合に合わせて働く場所を変えられるため、社員のストレスを軽減可能です。

生産性向上のためには、オフィスを物理的に変化させるだけではなく、制度面やオフィスの使い方を見直すことも重要です。自社にとって課題はどこにあるのか再確認し、ハード面だけではなくソフト面からの改良も行いましょう。

テレビ会議システムの導入

オフィスにWeb会議専用の場所を確保したい場合や、複数人で同時にWeb会議に参加する機会が多い企業では、テレビ会議システムの導入がよいでしょう。

テレビ会議システムとは、会議室に専用の回線（既存のインターネット回線でも可能）や機器を常設し、会議室をまるごとテレビ会議のための場所にすることです。Web会議と違って1つの画面に複数人映せるため、それぞれ端末やアプリを用意する必要はありません。

会議に参加する人が会議室に入出し、テレビ会議システムを起動するだけで、スムーズに音質や画質に優れたテレビ会議を始められます。

ブイキューブでは、Zoom Roomsというテレビ会議を提供しています。おのおのがパソコンやスマートフォンから接続することなく、会議室に入室するだけで会議に参加可能です。ライセンスの発行も部屋単位で済むため、複数のライセンスを社員に割り当てる必要もありません。ぜひ一度ご検討ください。

オフィス環境の改善事例

最後に、オフィス環境の改善事例を2件紹介します。参考にできる点がないか、チェックしてみてください。

株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー

株式会社マツキヨココカラ＆カンパニーは、4フロアを1つのフロアに集約させ、フリーアドレスを導入しました。仕切り付きのパネルデスクでパーソナルスペースを確保し、集中して作業できる環境を整えています。

ソファのボックス席やカウンターテーブルなど、複数のスタイルのコミュニケーション用のスペースも設けており、会議室は部屋ごとに家具を変えるなど、こだわりのオフィスとなっています。

参考：株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー様｜オフィスデザイン・レイアウト施工事例

太陽ホールディングス株式会社

太陽ホールディングス株式会社は、執務スペースの一角をリノベーションして小規模のミーティングスペースを設置しました。人員増加で会議室が足りなくなり、Web会議用のスペースも必要となったため、書庫を改装してミーティングスペースを確保しています。4部屋のうち2部屋はサイズを小さくし、1人での利用も想定したレイアウトを採用しました。

参考：太陽ホールディングス株式会社様

まとめ

オフィス環境は生産性や働きやすさ、従業員の健康などを左右するため、オフィスに課題がある場合は早急に改善策を検討する必要があります。快適なオフィスは生産性の向上や採用力の効果など企業側にとってもメリットが多くあるため、積極的に取り組むべきです。

オフィス環境の整備を進めるには、まず現状のオフィスの課題を洗い出しましょう。まずは、本記事で紹介した「環境整備が必要なオフィス」に当てはまる部分がないかチェックしてみてください。また、従業員がオフィスに対して不満を抱えていないか調査することも大切です。

テレワークやWeb会議の増加で、この数年で働き方が大きく変わった企業も多いのではないでしょうか。業務内容や働き方に合わせて、快適に働けるオフィス環境を目指しましょう。

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