オンライン商談会の開催方法、出展時のポイントを解説

新型コロナウイルス感染症の影響で、商談をオンラインで行う企業が増えてきました。その流れで、多くの企業が参加し商談を行う「商談会」もオンライン化が進んでいます。

オンライン商談会で効率的に商談を行い、受注に繋げていきたいと考えている企業担当者の方もいるのではないでしょうか。

本記事では、オンライン商談会とはどのようなものなのか、メリット・デメリットや対面での商談会の違いを紹介しながら、開催や出展にあたり成功させるためのポイントを解説します。

オンライン商談会とは

オンライン商談会とは、商談を行うことを目的としたイベントで、一日に多くの企業がオンライン上に集い商談を行うことです。新規顧客の獲得や販路拡大などの目的を持った企業が参加し、効率的に商談を行います。

オンライン商談会のメリット

オンライン商談会のメリットとして、時間や場所の制限を受けることなく参加できる点が挙げられます。対面での商談会であれば、商談会が行われる会場まで時間をかけて足を運ぶ必要がありますが、オンラインであればオフィスや自宅から参加できます。

これにより、より多くの人がオンライン商談会に参加できるようになり、ビジネスマッチングの機会も増えます。参加企業としても、時間やお金といったコストも削減できるのでメリットが多いでしょう。

また、オンラインだからこそプロフィール情報を元にしたマッチングが可能です。商談会場を歩き回っていては出会えない参加者も、事前情報をもとに把握できます。結果的に、より確度の高い参加者と商談しやすいのも特徴です。

オンライン商談会のデメリット

一方で、オンライン商談会にもデメリットがあります。それは、主催者・参加者ともに、オンラインでの商談に不慣れであるということです。

主催者としては、オンラインイベントを行ったことがなく配信方法が分からなくて困ったり、オンラインで魅力的な商談ができなかったりするでしょう。また、参加者としては、PCからアクセスすることに不安な人もいて、かえって参加ハードルが上がってしまうこともあります。

対面での商談会との違い

これらのメリット・デメリットを踏まえ、対面での商談会との違いをまとめると以下のようになります。

オンライン商談会の開催方法

ここからは、オンライン商談会の開催方法を解説します。主催企業としてどのような点に気をつけながら開催する必要があるのか、ポイントをご紹介します。

ツールの選定

オンライン商談会で使用するツールの選定が重要です。ツールは様々な種類があり、機能にも細かな差があるため、選ぶのに悩む人もいるでしょう。

オンライン商談会には、個別の商談ブースを設定できるツールが望ましいです。たとえば、大ホールで全体講演を聞いたあとに、小部屋に移動してセッションに参加したり商談をしたりするようなイメージです。

つまり、ウェビナー型で講演会ができるような機能と、個別にコミュニケーションが取りやすいWeb会議型を組み合わせることができるツールが適しています。

出展企業の集客

出展企業の集客も大事なポイントです。出展企業が少ないと、参加者が魅力を感じにくく減ってしまう可能性があります。

対象になりうる出展企業に向けて、メールマガジンやWeb広告などの手段で、オンライン商談会の開催を知らせましょう。

集客手法には、オンラインでの集客とオフラインでの集客があります。ターゲットに適した手法を選ぶことが大切です。

＜オンラインでの集客＞

• メール
• SNS
• Web広告
• ポータルサイト
• プレスリリース

＜オフラインでの集客＞

• チラシ
• ダイレクトメール（DM）
• テレアポ
• 広告（新聞・雑誌）

参加者の集客

参加者の集客は、出展企業の集客と基本的には同じです。出展社と参加者とのターゲットの違いがあるため、どの集客手法であれば集まりやすいのか考えて行います。

出展企業の集客も同じですが、オンライン商談会のターゲットを明確にし、テーマ設定や参加メリットの明確化を行うことがポイントです。

事前準備

オンライン商談会を成功させるために欠かせないのが事前準備です。

当日の運営担当を決め、役割分担を行いましょう。出展企業のサポートを行う担当や、オンライン商談会に入室できない参加者をフォローする担当、基調講演などの全体管理、トラブル対応といった様々な役割があります。

役割を決めたら、リハーサルを行うことをおすすめします。いきなり本番で行うとネット接続や時間配分など、うまくいかないことがあります。出展企業と参加者の満足度を上げるためにも、リハーサルを入念に行いましょう。

オンライン商談会の出展企業のポイント

オンライン商談会に出展する企業が気をつけたいポイントをご紹介します。

名刺交換

オンライン商談会で肝になるのが名刺交換です。オンライン上で対面すると、紙の名刺を交換することはできません。その代わりに以下のような方法で行います。

• 名刺データを送付する
• 名刺管理ツールを利用する

オンライン商談会のツールを経由して、PDFや画像ファイルで保存した名刺情報を送ることもできますし、名刺管理ツールの機能を使って名刺情報を交換することもできます。

アフターフォロー

出展企業として、アフターフォローは大事です。参加者に直接コンタクトを取ったり、オンライン商談会で話すことができた参加者にも連絡をしたりすることで、その後の商談化や案件化に繋げやすくなります。

具体的にはメールや電話などでアフターフォローを行います。一斉にメールを送信し、改めて企業情報やサービス内容、資料ダウンロードURLなどを送るのもよいでしょう。

まとめ｜入念な準備でオンライン商談会を成功へ

今回は、オンライン商談会のメリット・デメリット、開催方法や出展企業のポイントをご紹介しました。

オンライン商談会は、出展企業と参加者が気軽に参加できて、ビジネスマッチングが起こりやすいという特徴があります。オンラインでの商談に慣れていないと不安が残りますが、主催する際には使いやすいツールを選定し、スムーズに実施できるようにしましょう。