現在、新型感染症の影響でテレワークを実施する企業が増えています。
テレワークによって働く場所に縛られない、自由度の高い働き方が実現した一方で、離れた場所でのオンラインでのコミュニケーションに不安をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
お互いが直接顔を合わすことのないテレワークでは、コミュニケーションが的確にとれているかどうかが、業務を円滑に行っていくためにとても重要です。
そこで本記事では、オンラインでも不安を感じず、快適にコミュニケーションをとる方法を解説してきます。
今後テレワークが普及していくことが考えられる現代で、オンラインでどのようにコミュニケーションをとっていくのかの参考になれば幸いです。
オンライン上でのコミュニケーションで発生するの3つの課題
テレワークでは、従業員がそれぞれ働きやすい環境を選んで働くことができる反面、離れた場所で業務に取り組むため、従来とは異なる、オンラインならではのコミュニケーション課題が発生します。
オンラインでオフライン同様に、円滑なコミュニケーションをとるためには、オンラインのにおけるコミュニケーションの課題には、どのようなものがあるのかを知っておく必要があります。
そこで本章では、オンラインでコミュニケーションをとっていく上で発生しやすい３つの課題について解説していきます。
1.テキストでは意図や感情が伝わりづらく、誤解が生じやすい
オンラインでは、メールやSlack、ChatWorkなどのビジネスチャットツールを用いたテキストでのコミュニケーション機会は多くなります。
顔を合わせない状況でのコミュニケーションは、表情や声のトーン、身振り手振りなども活用することができず、相手へ届く情報が制限されてしまいます。そのため、意図せず冷たい印象を与えてしまったり、誤解が生じやすくなってしまうことが懸念としてあげられます。
コミュニケーションとは自分の意図や気持ちなどを伝えることです。にもかかわらず、その意図や伝えたいことが正しく伝わらないことはオンラインのコミュニケーションの大きな課題として挙げられるでしょう。
2.「ちょっと」のコミュニケーションでも気を遣う
業務でのミスをなくすためには、日頃から細かな点でもきちんと確認することが重要です。
オフライン下では気軽に行えたこの確認も、テレワーク下では簡単なものではありません。
テレワーク下では各従業員が別々の場所で業務を行い、相手の様子をオフラインの時のように確認することができないからです。
相手の状況が確認しづらいことで、日頃の「ちょっとした確認」などのコミュニケーションでも気を遣ってしまいます。
これらが積み重なること、後々の業務の遅れなどにも繋がっていき、オンラインでのコミュニケーションで距離を感じてしまう理由の１つにもなるでしょう。
3.コミュニケーションのテンポが悪くなる
従来の様にオフィスで働く場合に比べて、オンラインではどうしてもコミュニケーションのテンポが悪くなってしまいます。
- 口頭でなら「あれ」や「これ」で伝わったことに関しても、詳細に記述する必要がある
- 相手からのテキストメッセージの内容を理解するのに時間がかかる
- そもそもメッセージの確認が遅れてしまう
など、一度メッセージをやりとりするだけでも様々な手間がかかってしまいます。
そのような様々な要因が重なることにより、コミュニケーションのテンポが著しく悪くなってしまうのです。
またWeb会議の際にも自分の発言するタイミングをうまく計らねばならなかったりとコミュニケーションのテンポもオンラインでのコミュニケーションの課題として挙げられるでしょう。
オンライン上でもオフラインと同様に快適にコミュニケーションをとるためには
オンラインでのコミュニケーションの課題は主に以下の3つでした。
- 意図や感情が伝わりづらく、誤解が生じやすい
- 「ちょっと」のコミュニケーションでも気を遣う
- コミュニケーションのテンポが悪くなる
そのため、オンラインでも快適にコミュニケーションをとっていくためには、以上の課題を解決する必要があります。
そこで本章では、コミュニケーションの課題を解決し、オンラインでも快適にコミュニケーションをとるためにはどうしたらよいのかを解説していきます。
返信には自分の解釈を添える
オンラインでのコミュニケーションでは意図が伝わらなかったり、誤解が生じてしまうことが考えられます。
誤解が生じたまま、そのことに気が付かず話が進んでしまうと、後々取り返しのつかないミスに繋がることがあります。
そのような取り返しのつかない誤解を避けるためにも、返信の際には相手の発言に対して「私はあなたの発言を○○○○だと解釈しましたが、間違いはないですか？」と自分がどう解釈したか要約を添えるようにしましょう。
自分なりの解釈を相手に伝えることで、相手が伝えようとしたことと自分が受け取ったことの内容に相違があるかどうかを確認することができます。
なかなか意図をくみ取りづらいオンラインでのコミュニケーションだからこそ、このような細かい確認作業をすることが誤解を生まずに業務を進めていくためにも重要になってくるのです。
絵文字やスタンプなどを活用する
オンラインではテキストベースでコミュニケーションをとる機会が多く、お互いの顔が見えないため、今の状況や感情が伝わりづらいことが課題でした。
自分の状況や感情をきちんと相手に伝えるためにも、時と場合を選びはしますが、絵文字やスタンプなどを使用するのも効果的でしょう。
絵文字やスタンプによって一目で相手に自分の今の状況や感情を伝えることができます。
お願いする際には、手を合わせてお願いしている絵文字や、頭を下げているスタンプなどを使用することで、固くなりがちなテキストでのコミュニケーションを柔らかくし、離れた場所にいる相手でも身近に感じることができます。
ただ、相手が上司や社外の人間の場合には、失礼に当たることも考えられるので、絵文字やスタンプの利用は時と場合を選んで行うようにしましょう。
ビジネスチャットツールを導入するメリットとは？おすすめの5つのツールをご紹介
テキストベースでのコミュニケーションに必要なビジネスチャットツールについてさらに詳しく知りたい方は、関連記事「ビジネスチャットツールを導入するメリットとは？おすすめの5つのツールをご紹介」を併せてご覧下さい。
些細なことでも伝える
オフラインでは雰囲気や表情で伝わったことでも、オンラインではそうはいきません。
そのため従来の様に同じオフィスで働いているときなら伝えなくてもいいと思えるような些細なことでも、積極的に伝えることがオンラインでのコミュニケーションでは大切です。
些細な情報の伝達不足から誤解は生じてきます。
仕事を効率的に行っていく障害である誤解を避けるためにも、些細なことでも必要と思えば必ず伝えるように心がけましょう。
返信はなるべく早くする
オンラインでのコミュニケーションはテンポが悪くなりがちです。
そのため当たり前と言えば当たり前ですが、なるべく早く返信するのも非常に大切です。
送られてきたメッセージに対して、「後で返そう」と思ってしまうことで、オンラインでのコミュニケーションのテンポはどんどん悪くなっていきます。
お互いが送られてきたメッセージに対して即返信することを心がければ、テキストでもテンポ良くコミュニケーションがとれるようになるでしょう。
会社や部署全体で、メッセージに対して即返信をするという取り決めをすることで、全体としてのコミュニケーションのテンポをアップさせることができるでしょう。
社内導入でスケジュール共有を効率化！おすすめツール5選
返信以外にも会社全体でスケジュールに関する取り決めをすることで、より社内の関係を円滑にし、オンラインでも快適にコミュニケーションできるようになるでしょう。詳しくは、関連記事「社内導入でスケジュール共有を効率化！おすすめツール5選」を併せてご覧下さい。
要点をまとめてから送信する
テキストでのコミュニケーションは自分がメッセージを送信してから、相手が確認し、返信をもらうまでに時間を要します。
メッセージの回数が多くなればなるほど、やりとりやコミュニケーションにかかる時間は多くなります。
メッセージのやりとりが少なくても済むように、できるだけ自分が伝えたいことの要点をまとめて、一度に伝えたいことを全て伝えるのが大事です。テキストでのコミュニケーションは回数を重ねるほどに時間がかかることを理解し、少しでもメッセージの回数を減らせるよに工夫をしましょう。
雑談の機会をもうける
オンラインではお互いが顔を合わせる機会が少なくなるため、関係が希薄になりがちです。
関係が希薄になればなるほど、コミュニケーション自体にハードルを感じるようになり、ちょっとのコミュニケーションでもとりづらくなってしまうでしょう。
実は雑談は、従業員同士の関係を気付いたり、お互いの状況を把握したりできるなどの役割があるため、円滑に仕事を行っていくためには欠かすことはできません。
コミュニケーションを円滑に行う関係を築くためにも、適時Web会議ツールなどを用いて雑談の機会を設けるのが良いでしょう。
0から学ぶWeb会議システム！メリットやツール、注意点を徹底解説
さらに詳しくWeb会議について知りたい方は、関連記事「Web会議｜テレワークに役立つおすすめWeb会議システムを徹底比較」でもメリットを詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
ビデオ通話ではいつも以上に感情をこめる
オンラインでWeb会議ツールなどを用いてビデオ通話する機会もあるでしょう。
お互いの顔が見えるビデオ通話といえど、直接オフラインで顔を合わせる場合と比べると、感情が伝わりづらい面があります。
そのため、ビデオ通話ではいつも以上に感情を込めるように意識しましょう。
抑揚や身振り手振りを使う、リアクションを大きくとるなどの工夫が効果的です。
続けて話しすぎない
ビデオ通話では微妙な雰囲気や空気を読み取りづらいため、話し始めるタイミングに迷ってしまいます。
オフラインでは入れた会話でも、ビデオ通話では入れなくなってしまうことも少なくありません。
そのため一人が一方的に話し続けてしまうと、他の参加者が話す機会を奪ってしまうことに繋がります。
一方的に話し続けるのではなく、きりがいいところで参加者に確認をするなどの気遣いが重要になってくるでしょう。
オンラインでコミュニケーションをとるための環境整備をしっかりと行う
オンラインでも快適にコミュニケーションをとるには、ビジネスチャットツールやWeb会議ツール、専用のカメラ、マイクなど、オンラインでのコミュニケーション環境を整備することを忘れてはいけません。
どれだけ話し方や関わり方に工夫をしたとしても、それを媒介とするオンラインでコミュニケーションをとる環境が整備されていなければ、その効果は大きく低下してしまいます。
そのため、自社にあったビジネスチャットツールを導入したり、Web会議に用いるWeb会議システムや、専用のカメラにはお互いの表情がしっかりと映る、高画質のものを採用するなど、まずはオンラインでもコミュニケーションがとれる環境を組み立てるようにしましょう。
オンラインコミュニケーションを快適にするための必須ツールとは？
オンラインでのコミュニケーションを快適にするための、Webカメラについて詳しく知りたい方は、関連記事「テレワークに必須のWebカメラ厳選4選！導入から運用方法まで徹底解説」を、マイクやスピーカーについて詳しく知りたい方は、関連記事「おすすめのWeb会議用マイクスピーカー8選｜製品選びのポイントとは？」を合わせてご覧下さい。
オンラインでのコミュニケーションを快適にするツール
オンラインでのコミュニケーションを快適にするには、環境を整えるのが大切だと先ほど言お伝えしました。
それでは一体、環境を整えるためにはどの様なツールを導入すれば良いのでしょうか。
本章では、オンラインでのコミュニケーションを快適にするのに役立つツールをご紹介していきます。
完璧なビデオ、クリアな音声。インスタント共有「Zoomミーティング」
出典：Zoom公式ページ
Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。
通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。
Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。
13年連続Web会議の国内シェアNo.1（※）を獲得しているブイキューブが提供するZoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことが可能です。
投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。
また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。
※「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」調べ
Zoomの有料版を使うべきメリットとは？
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは？無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。
まとめ｜オンラインでは工夫してコミュニケーションを行おう
オンラインではお互いの顔が見えなかったり、空気や雰囲気が共有できないためコミュニケーションに課題を感じることも多いでしょう。
そのため、いかにして自分の感情を伝えやすくするか、相手の意図を読み取ろうとするかが重要になってきます。
今回ご紹介した様々な工夫や、オンラインでコミュニケーションをとる環境を整備することがオンラインで快適にコミュニケーションをとるのに大切であることを覚えておいて下さい。
