会場でのイベント開催が難しくなってきた今、新製品発表会や記者会見などをオンラインで開催するケールが主流となっています。
対面での発表会と比べて、オンライン発表会には多くのメリットがあり、開催方法を工夫すれば、より大きな効果を得られます。
そこで本記事では、オンライン発表会をどのように進めるべきか、会場での開催との違いはどこにあるのか等、開催にあたって疑問や不安を解消していきます。
オンライン発表会のメリット
まず、オンライン発表会のメリットを押さえましょう。コロナ禍であらゆるイベントがオンラインへと移行する中で、記者会見などの発表会もオンラインで十分に実施できます。
時間や場所に縛られないため多くの人が参加可能
オンライン発表会であれば、参加者が時間や場所に縛られず、参加しやすいことがメリットの1つです。主催者としては、より多くの人の参加を見込めます。
製品発表会や記者会見は、シーズンも重なりやすく、開催日時が被ることもあります。オンラインでの開催であれば、参加者は移動に時間がかからないため、同日に複数のイベントに参加できるようになります。
発表者のスケジューリングが簡単に
出演・登壇する発表者のスケジュール調整が、会場での開催よりも手間がかからないのも特徴です。
研究結果の紹介や著名なゲストなどが複数名登場する場合、日程調整のハードルが高いことも多々あります。しかし、オンラインで繋げば会場を移動する必要がないため、発表時間だけ確保できればよい、ということになります。
そのため、よりフレキシブルに発表者のスケジュールを組むことができるようになります。
メディア関係者以外へも公開できる
オンライン開催だからこそ、記者などメディア関係者以外にも情報を届けることができます。
場所や時間の制限がなくなるため、製品やサービスを愛用中の消費者・ユーザーも、オンライン発表会の視聴URLを公開すれば参加できるようになります。いち早く情報を届けられることで、さらに製品やサービスを利用してくれるようになる可能性もあります。
作り込んだ映像で配信可能
オンライン発表会は、発表会の様子をそのままライブ配信するだけでなく、事前に収録・編集した映像などを織り交ぜながら配信もできます。
編集や見せ方も時間をかけて検討・準備できるため、会場での開催と変わらず、質も担保して開催できるのも特徴です。
オンライン発表会のデメリット（オフラインとの違い）
一方、オンライン発表会にもデメリットもあります。会場・オフラインでの開催との違いを見てみましょう。
製品などを実際に触れたり体験してもらったりできない
オンライン発表会では、記者などメディア関係者が製品などを実際に触れたり体験したりすることができません。その点、臨場感に欠けることもあるでしょう。
ただ、新製品発表会では、実物を見てもらいたいという担当者としての思いもあります。触れることはできずとも、製品を紹介する魅力的な映像を制作して、よりイメージを持ってもらえるようにする等、対応を考えましょう。
メディア関係者が質問しづらい
参加者が質問しづらいことが、オンライン発表会のデメリットです。質疑応答の時間を設けたとしても、会場での開催のようにスムーズに進めることが難しいこともあるでしょう。
配信ツールのチャット機能やスピーカー機能を用いることで、質問をテキストでリアルタイムに募集しながら回答したり、挙手した人をゲストとして登壇させて声で質問してもらったりできます。
オンライン発表会の形式
オンライン発表会の形式によっても、オンライン発表会の印象や実施後の効果も異なります。
リアルタイムに配信するのか、事前に収録したものを配信するのか、会場の様子を届けるのか等の配信形式を確認しましょう。
ライブ配信型：スタジオ等の会場から配信
ライブ配信型は、スタジオ等の会場からリアルタイムに配信する形式です。
メディア関係者等が同時刻に視聴します。そのため、質疑応答などコミュニケーションが可能な点がメリットです。しかし、開催時間の制限があるため参加できない人も出てきてしまうことがデメリットです。
ライブ配信型で最大効果を得ようとするなら、リアルタイムで配信した映像を、後日アーカイブとして視聴できるようにして参加できなかった人にも配布しましょう。
オンデマンド型：事前に撮影した発表会を配信
オンデマンド型は、事前に撮影した発表会を配信する形式です。
映像はいつでも視聴可能なため、参加者は時間や場所に縛られず視聴できます。主催者としても、一度撮影した映像を繰り返し使用できるので、オンライン発表会の開催工数を減らせるというメリットがあります。
しかし、オンデマンド型だと参加者からリアルタイムに質問を受け付ける等のコミュニケーションが難しいため、視聴者の反応を確認しながら進行したいケースには向いていません。後日回答できるようにアンケートフォームに質問事項を記載できるような箇所を設けてもよいでしょう。
ハイブリッド型：実地会場の様子をハイブリッドで配信
ハイブリッド型は、実地会場の様子をリアルタイムに配信する形式です。
一部のメディア関係者が集まる会場にて行われている発表会の様子を、配信ツールでリアルタイムに映像配信するため、会場の様子や臨場感が伝わります。人数制限がある会場などで実施する際に向いています。
実地会場の様子を配信するには、据え置きのカメラでは詳細まで伝わらないケースも多いので、プロの配信スタッフや専用スタジオを借りて配信できるようにすることがおすすめです。
オンライン発表会の流れ
オンライン発表会の流れを簡単にご紹介します。
まず、オンライン発表会に参加申込みをしたメディア関係者などに視聴URLを送ります。当日は余裕を持って配信をスタートし、早めに入室できるようにしておきましょう。参加者はネットワーク環境や接続の確認を落ち着いてできます。
準備が整えば、オンライン発表会の開始です。以下のような流れで進行することが多いでしょう。
- 全体説明
- 詳細説明
- トークセッション
- 質疑応答 / 囲み取材
記者会見や製品発表会でも、司会者の挨拶からスタートし、担当者による説明、登壇者や発表者によるトークセッション、最後に質疑応答や囲み取材を設けて終了です。
説明時には画面上に資料や映像を映すパターンと、話者と資料を交互に映すパターン等、さまざまな方法があります。参加者が見やすい形式で実施してください。
オンライン発表会のツールの種類
オンライン発表会にはウェビナーツールやWeb会議ツール、配信サービスなどを利用します。 必要な機能や配信のタイプに合わせて選ぶと使いやすいため、それぞれのポイントをご紹介します。
ウェビナーツール
まず代表的な配信ツールとして、ウェビナーツールを使う企業は多いでしょう。ウェビナーツールは、「1対N」型で、1人もしくは数人が話者として登壇し、参加者は視聴するのみです。
このとき、参加者の顔や声は共有されませんが、チャット機能を使えば質問やコメントを受け付けることができます。また、記者などメディア関係者を登壇者として設定すれば、会話形式で質疑応答も可能です。
他のライブ配信サービスとの組み合わせも簡単です。例えば、ウェビナーツールとして「Zoom ウェビナー」を使いながら、「YouTube Live」にも同時配信することもできます。より多くの方に見てもらいたい場合に便利です。
また、ツールによっては囲み取材も実施できます。例えば「EventIn」であれば、オンライン上でテーブルごとに話すことができるので、担当者や発表者と、メディア関係者が直接話しながら進められます。
参加者が視聴のみであることから、実地会場とのハイブリッドでの開催もしやすいのがウェビナーツールの特徴です。
Web会議ツール
「N対N」型の配信ができるWeb会議ツールを使うと、会話形式での質疑応答がしやすいオンライン発表会を実現できます。発表者も参加者も顔が見えていて発言もできる状態になります。
プライバシー設定が必要な場合は、入室時にカメラやマイクが自動的にオフになるような設定ができるツールもあります。双方向なコミュニケーションを望む場合はWeb会議ツールがおすすめです。
配信サービス（YouTube Liveなど）
YouTube Liveをはじめとした配信サービスを利用する場合、「1対N」型でリアルタイムに配信する形式になります。
よく使われる配信サービスであればあるほど、メディア関係者以外にも公開する場合に、視聴者が利用しやすいでしょう。
オンライン発表会のポイント
最後に、オンライン発表会の開催のポイントをまとめます。ツール選びだけでなく、当日までの準備や細かな配慮が、オンライン発表会の成功に繋がります。
ツールに関係するトラブルを減らす
オンラインで配信ツールを使って行うため、ツールに関係するトラブルを減らせるような準備を行いましょう。
具体的には、当日の配信リハーサルや機材チェック、開始時間前からの配信スタート、ツールの利用方法の説明などを行います。事前にリハーサルや接続確認などを行うことで、当日に慌てて対応する可能性を減らせます。開始前、数回に分けてメディアブリーフィングを行うのもよいです。
記者の満足度や継続的に良好な関係を保つためにも、配信トラブルが発生しないように準備しておきたいものです。配信自体をプロに任せるのもよいでしょう。
オンデマンドへの対応
時間の都合等でオンライン発表会に参加できなかった参加者に、後日視聴できるオンデマンド配信の対応を行いましょう。メディア関係者がせっかく興味を持っていたとしても、時間が合わないことによる機会損失を生んでしまっては勿体ないです。
また、当日参加していたとしても、通信が不安定で聞き逃したり、途中で退室したりする参加者もいます。繰り返し視聴できるようなアーカイブを整えることで、より満足度の高いオンライン発表会に仕上げることができます。
写真素材の提供
オンラインでは写真の撮影がしづらいため、記事用の写真を提供することもポイントです。記者やメディア側にとって、テキストに書き起こせる情報だけでなく、視覚的に読者に伝わるような写真も重要です。
オンライン発表会終了後、一定期間ダウンロード可能な共有ページを作成しましょう。プロのカメラマンに撮影を依頼し、何パターンか写真を用意しておくことで、各メディアの掲載写真が被る可能性も減らせます。
素材として使用可能な写真を提供して、より良い記事へと作り上げられるような体制を整えておきましょう。
質疑応答をスムーズに
オンライン発表会当日は、質疑応答をスムーズに実施できるように準備しましょう。
参加人数が多いと、質問者が多く集まって滞ってしまう可能性があるため、チャットを活用したり、囲み取材がしやすいツールを選んだりすることがポイントです。
短時間でより多くの質問に答えられるよう、リアルタイムで質問を拾い上げて対応するスタッフも用意しておきましょう。
伝わりやすい映像 / 構成に
事前に撮影して編集したイメージ動画を流すなどして、オンライン発表会のクオリティを上げることも大切です。
オンライン発表会では実物を見せられないため、記者にとってはイメージを持ちづらいこともあるでしょう。細かなところまで撮影して説明した動画を作っておくことで、触れない状況だとしても深く理解してもらうことができるようになります。
まとめ｜適切なツール選びと準備で、効果的なオンライン発表会に
今回は、オンライン発表会のメリット・デメリット、開催形式やツール、より効果的なオンライン発表会にするためのポイントをご紹介しました。
広報担当者として準備や企画に慌ただしくなりますが、しっかりと目的や実現したいことを整理し、適切なツールを選びましょう。事前準備やアフターフォローを万全に行うことができれば、次に繋がるオンライン発表会になるでしょう。
オンラインだからこそ大人数が場所と時間に縛られずに参加しやすいというメリットを最大限に活かしてください。
