生産性とはかけたコストに対して、どれだけの成果を得られたのかを表す言葉です。同じコストをかけたとしても、生産性が高い環境であれば、より得られるものは多いと言えます。無駄を削減し、なるべく生産性を向上させるように業務をしていけば、コストを上げずに業績を最大化することも可能でしょう。
企業がかけられる時間もコストも有限です。そのような中、結果を出していくためには生産性向上を意識しなければなりません。
また、2021年からは新型コロナウイルス感染症の影響を大きく受け、テレワークを導入した企業も増えたことも、生産性に大きく影響しました。テレワークの導入は、感染症対策になるほか交通費を削減できる、家庭に事情がある社員も働き続けられる、といったメリットもあります。
一方、テレワークの導入により生産性が下がるという意見も出ています。日経BP総研 イノベーションICTラボによる「新型コロナ対策テレワーク実態調査」によると、テレワークにより生産性が下がったという回答は6割以上にもなりました。
もともと生産性向上は企業にとっての課題の1つでしたが、テレワークにより、生産性低下が危ぶまれることが多くなっていると言えます。そこで今回の記事では「生産性」にスポットを当てることにしました。生産性とは何か、なぜ生産性向上が求められるのか、生産性は何に影響するのか、「生産性」について詳しく解説します。
生産性とは
日本生産性本部では、「生産性とは、生産諸要素の有効利用の度合いである」と定義しています。
何かを生み出すためには、ヒト・モノ・カネにコストがかかります。そのコストに対して、どれだけのものを得られるのか、を表す言葉が「生産性」です。
効率的にコストを消費でき、かけたコストに対して大きな生産物を手に入れられれば「生産性が高い」と言えますが、逆にかけたコストに対して得られる生産物が少ないときは「生産性が低い」とされます。
※参考：公益財団法人 日本生産性本部「生産性とは」
生産性の向上が求められる理由
生産性を向上させられれば、同じコストであっても得られる生産物は大きくなります。そのため、かけるコストを変えずに業績アップも狙えるでしょう。ただ、生産性向上が求められるのはこのような単純な理由だけではありません。生産性向上が求められる理由について詳しく解説します。
競争力の向上
残念ながら、日本の生産性は世界的に見て高くはありません。OECD加盟国38カ国で比べると、日本の時間あたりの労働生産性は49.5ドルで23位、1人当たりの労働生産性は78.655ドルで28位です。
1970年代後半から1990年代後半にかけて、日本はGDPの順位をどんどんと上げている状況でしたが、2000年に差し掛かるころから一気に低迷。以前は日本よりも下位であった、イギリスやフランス、イタリアなどに抜かされている状況です。このままだと諸外国から生産性や競争力の面で遅れを取ることになります。
国際的な競争力が低下すると、中長期的に貿易収支が悪化し、自国通貨の下落も引き起こします。生産性が高く国際競争力を上げている国々に負けないためにも、各企業がそれぞれ生産性を高めていくことが必要です。
※参考：公益財団法人 日本生産性本部「労働生産性の国際比較2021」
労働人口減少への対応
2022年現在、日本は深刻な少子高齢化問題に直面しています。2012年から2020年にかけて、60歳未満の人口は583万人減少している一方、60歳以上は243万人増加すると見込まれているそうです。この傾向はこれからも続くとされ、労働できる15歳から64歳までの人口は今後もどんどん減ると予測されています。
少子高齢化は社会にとって年金や医療費の不足だけではなく、企業で働く人材を確保しにくいという問題も引き起こします。企業にとって今まで以上に優秀な人材を確保しにくくなるでしょう。
労働人口が減少し、少ない人材で業務をまわさなければならなくなっても業績を維持していくためには、生産性向上が重要です。生産性を向上させておけば、将来的に少ないコストしかかけられなくなったときに競争力を失わずに済むでしょう。
※参考：厚生労働省「第3章 人口減少下の中で誰もが活躍できる社会に向けて」
市場の変化への対応
IT技術の進化と普及、経済がグローバル化し国際競争の激化などにより、現在の市場環境は目まぐるしく変化しています。従来は製造側が大衆受けする魅力を伝え、そこから顧客を得るようなマーケット構造でしたが、価値観やニーズは多様化しており、そのままでは顧客獲得が難しくなっています。
顧客が何を欲しがっているのか、何を提供すればよいのか、そういったことを素早く察知し、すぐに対応していかないと競合他社には勝てません。市場変化に機敏に反応するためには、生産性向上を目指し、すぐに成果に繋がる力をつけておくことが必要です。
※参考：日立評論「市場の変化を先取りし，顧客の成長戦略を支える」
生産性分析と計算式
生産性向上はただ闇雲に行うものではありません。数値化し、分析していくことが大切です。ここでは、生産性分析のための計算方法や計算式を紹介します。
物的生産性
物的生産性とは、重さや個数、大きさなど、客観的に数値化できるものの生産性のことをいいます。作り出したものを数量として把握できる製造業でよく使用されます。物的生産性の計算式は以下の通りです。
成果物（重さ、個数、大きさ）÷投入した生産要素
物的生産性は実際物理的に計測可能なため、比較的生産性を図りやすいでしょう。また、投入した生産要素の部分を、労働者数や労働時間にするときには、「物的労働生産性」と呼ばれます。
付加価値生産性
付加価値とは、企業の総生産額から原材料、外注加工費、外部からの購入費用などを除いたものです。この付加価値を成果物として計算された生産性を付加価値生産性といいます。付加価値生産性は、付加価値を投入した生産要素で割ると算出可能です。
付加価値÷投入した生産要素
こちらも、投入した生産要素を労働者数や労働時間にすると「付加価値労働生産性」になります。
全要素生産性
全要素生産性とは、全ての投入した生産要素に対して、どのくらいの価値が生まれたのかを指し示します。計算式は以下の通りです。
得られた成果物÷（全ての投入量）
全ての投入量とは、労働、資本、原材料等をすべて合計したものに、合成投入量をかけたものになります。
参考：公益財団法人 日本生産性本部「生産性とは」
生産性に影響を与える要因
生産性を変えるためには、オフィスの様々な場所を変えていく必要があります。生産性に影響を与える事柄にどのようなものがあるのか解説します。
働く場所や環境
従業員が働く場所は生産性に大きく影響します。冒頭に記した通り、テレワークで働く場所がオフィスから自宅になったことにより、生産性が落ちたという人も多くいます。
また、オフィス勤務の場合も働く環境に問題があれば生産性低下を引き起こします。椅子が硬く座り心地が悪い、テレビ会議をしたいのに静かな場所がない、業務に集中したいのにオープンスペースしかない、といったオフィスでは、従業員が長時間仕事をしていても成果が少なくなるかもしれません。
生産性を向上させるためには、従業員が働きやすい場所を提供し、労働環境を整えることが必要です。Web会議が多い職場には音が通らない個室ブースを用意する、適度に休憩できるスペースを用意する、といった工夫をするとよいでしょう。
オフィス環境を整えれば生産性は上がる！オフィスに必要な機能と改善のための具体例とは
もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、自社のオフィス環境についてお悩みの方がいらっしゃいましたら、「オフィス環境を整えれば生産性は上がる！オフィスに必要な機能と改善のための具体例とは」の記事をご覧ください。
ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントとは、簡単に説明すると「知識の管理」です。
業務を続けていくと従業員それぞれがコツややり方を確立していくことがあります。推奨されているやり方ではなく、オリジナルの方法が確立していくのは問題かもしれません。しかし、中にはより効率的で業務を改善するようなものもあるでしょう。こういった知識や経験を従業員から引き出し、マニュアル化することが「ナレッジマネジメント」です。
また、ナレッジマネジメントでは資料の場所や管理の仕方も共有します。これにより、従業員全員がすぐに資料を探すことができるようになるため、資料を探すための時間も削減できます。
ITツール
ITツールの活用は生産性向上において重要です。今まで人の手で行っていたことをITツールにより自動化できれば、作業スピードが上がるうえにヒューマンエラーは無くなります。確認作業も必要ないため、大幅に作業効率が上がるでしょう。
また、ITツールの導入はペーパーレス化にもつながります。紙で管理していた書類を電子化すれば、紙やインクにかかるコストや物理的に書類を管理する場所のコストも削減可能です。文字をテキスト化して保存すれば、必要な書類は検索するだけで探し出せるため、管理コストの減少にもつながります。
ITツールを効果的に導入できれば、人的コストなど様々なコストを削減しつつ、業務にかかる時間を減らせる効果が期待できます。
マネジメント
従業員一人ひとりが最大限力を発揮するためには、それぞれを適材適所に配置し、業務に力を発揮できるようにサポートすることも大切です。そのためには、従業員の能力や性格を把握し、抱える課題や悩みを適度にサポートするようなマネジメントが必要です。
また、従業員が仕事に集中するためには心身ともに健康であることも重要でしょう。体の具合が悪そうなときは医療機関の受診を進める、精神的に負荷がかかっていないかこまめにチェックする、といったような注意も向けなければなりません。
部下を適切にマネジメントできれば、それぞれの能力を最大限に発揮できるようになるため、生産性向上につながります。
人材育成
厚生労働省による令和３年度「能力開発基本調査」によると、「指導する人材が不足している」、「人材育成を行う時間がない」、「人材を育成しても辞めてしまう」ということに問題を感じている企業は多いようです。
人材育成が出てきていなくても企業運営はできてしまうこともあり、どうしても目の前の業務に追われ、研修会の実施や講演会の開催などが疎かになりがちです。しかし、経済産業省の調査では、人材育成の「成果あり」という企業は、「成果なし」という企業よりも人材が定着しやすく、熟練技能が蓄積されやすい環境にあることが分かっています。
生産性向上のためには、離職率を下げ、熟練技能を安定して保つことも重要です。中長期的に生産性向上を目指すのであれば、人材育成は大きなカギとなるでしょう。
従業員エンゲージメント
従業員エンゲージメントとは、従業員が企業に対して愛着を持ち、自ら積極的に業務を行おうとする状態のことをいいます。従業員は働きがいを感じながら活き活きと業務に就いている状態です。
厚生労働省の令和元年版労働経済の分析では、働きがいと労働生産性には正の相関性があると記載しています。従業員エンゲージメントが高い状態では働きがいを感じやすいため、従業員エンゲージメントは労働生産性に大きく関わることが分かります。
生産性を向上させるための施策
企業の生産性を向上させるためには、まず現状の課題を把握し、そこから改善を目指すようにします。多くの企業が生産性に関して課題を感じるであろう代表的な部分は、以下の7つです。
- オフィス環境
- 労働環境
- コミュニケーション環境
- ICTツール
- 業務マニュアル
- タレントマネジメント
- コスト
それぞれの分野で、生産性向上のための施策にはどのようなものがあるのか解説します。
オフィス環境整備
適切なオフィス環境の基本として、「気温、湿度が適切で、騒音がしない」ことがあります。温度や湿度が適切でなければ、業務に集中できないため生産性低下につながります。
また、外部からの騒音はもちろん、内部騒音にも気をつけなければなりません。電話やWeb会議が多い部署の場合、会話が周囲の人へストレスを与える可能性があります。また、通話している本人も周りの雑音が気になるかもしれません。そういった場合は、通話用の個室ブースを用意するなどの整備が必要です。
そのほか、パーソナルスペースや他者からの目線に配慮したデスクの配置をすることで、従業員の集中力を高めることもできます。オフィスでのパーソナルスペースである1.2mを確保するためデスクは幅1.2m以上のものにする、目線を遮るような衝立を用意する、といったこともおすすめです。
職場環境の改善は必須！働きやすい職場を作るためのアイデアとは
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働きやすいオフィスとは？オフィス環境を整備すべき理由と押さえておきたいポイント
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労働環境の整備
労働環境にはオフィス環境も含まれますが、それ以外にも労働時間や労働量、職場の雰囲気、通勤環境など総合的なことを意味します。
どの企業にも言えることですが、過剰な長時間労働が従業員にストレスを与えるため、生産性が低下するだけではなく心身に不調をきたす可能性があります。場合によっては過労死を引き起こす可能性もあり、労働環境の整備は従業員の命にも関わる重要な課題です。
残業する従業員が多い、従業員の労働時間が長いといった課題を持つ企業は、労働時間や労働量を見直し、新たに人材確保をするなどの対策を練りましょう。
労働環境は職場の雰囲気も関係します。「帰宅したくても上司が残業していて帰りにくい」「意見を言いにくい」「自分の労力がきちんと評価されない」こういった不満を持つ従業員がいるのであれば、労働環境は良いとは言えません。
職場の労働環境が適切かどうかは、従業員へのアンケートや聞き取り調査によって確認し、改善するように努めましょう。
労働環境の改善に成功した3つの企業に学ぶ、働きやすい環境作りとは
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長時間労働の原因と、改善のために取り組むべき
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コミュニケーション環境の整備
コミュニケーションが適切にとれている職場であれば、業務で分からないことを抱えたまま長時間経過するようなことは防げます。何か悩みがあるときに気軽に相談できることから、従業員の不満も溜まりにくいでしょう。
コミュニケーションは企業にとって大事なものですが、テレワークの導入などにより、コミュニケーションが希薄化してしまった企業も少なくありません。こういった場合は、強制的にコミュニケーションがとれるような施策が有効です。
例えば、1on1ミーティングの時間を設け、上司と部下がじっくり話す場をつくる、オンラインで大規模なランチミーティングを行う、といったことです。
1on1ミーティングでは、言いづらい悩みなどを打ち明ける場として最適です。個室などを利用し、話しやすい環境にすることをおすすめします。
また、オンラインであれば感染症が流行している環境でも、大規模なランチミーティングもしやすくなります。ただし、一人ひとりが話しやすいよう、大規模でもグループ分けしたほうが効果的です。このように、企業の課題に合わせたコミュニケーション環境を整えましょう。
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ICTツールの導入
業務の無駄を省き効率化を目指すのであれば、ICTツールは積極的に導入したほうがよいでしょう。導入コスト・運用コストはかかりますが、その分人的コストや経費削減に繋がる可能性があります。
また、複数の部門間で連携できるようなICTツールを選ぶことにより、今までバラバラに行っていた業務を連携して行えるようになります。そうすることで、各部門それぞれで入力業務が必要だったものが、どちらか一方が入力すればすべてに反映されるなど、業務に必要な時間の大幅削減になるでしょう。
業務マニュアルの作成・共有
属人化している業務が多い企業では、その人がいないと業務を進めることができず何か起きた際に生産性は低下します。いつ何があっても安定した生産性を保つためには、業務の属人化を防ぎ、誰でも同じようなパフォーマンスで仕事ができることが重要です。
そのためには、定型的な業務に関しては業務マニュアルを作成、共有し、マニュアルを読むだけで誰でも同じような結果を出せるようにしておきましょう。このようなマニュアル作成は、新人教育にかける時間も少なくできます。
マニュアルの作り方は各企業に合った方法で構いませんが、紙ではなく電子的に保存することをおすすめします。そうしておけば、検索するだけで読みたいマニュアルにアクセスできるため、マニュアルの保管場所を誰かに聞く必要はありません。クラウドに保存しておけば、テレワークのときに自宅からマニュアルを読むこともできます。
業務マニュアルの作成手順・運用ポイントを解説！ツール活用で業務効率化へ
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タレントマネジメントの実施・強化
タレントマネジメントとは、従業員のタレント＝能力や素質を管理して活かすことです。従業員は自分の力を活かせる業務に対して「やりがい」を感じられますし、「やりがい」を感じる業務では高い生産性を維持できます。
適切なタレントマネジメントをするためには、従業員一人ひとりの能力や技術をきちんと把握することから始めます。一般的に入社時に資格や得意分野などを聞き取りますが、能力は時間の経過とともに変化するため、常にアップデートが必要です。人事担当者や直属の上司で情報をやり取りし、最新の情報にしておきましょう。
そこから、才能の適した部署に配置しますが、配置後も本当に能力を活かせているのか、本人の希望と合致しているのか、チェックや評価はし続けます。
タレントマネジメントでは、能力を活かすことだけではなく、育てることも重要です。適時研修やトレーニングを行うことも検討しましょう。
タレントマネジメントの導入で何が変わる？導入前に抑えておきたいポイントやステップを解説
もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、タレントマネジメントについてお悩みの方がいらっしゃいましたら、「タレントマネジメントの導入で何が変わる？導入前に抑えておきたいポイントやステップを解説」の記事をご覧ください。
コスト削減
生産性はかけたコストに対して、どれだけの生産物を得られたか、ということです。そのため、生産物が同じであれば、かけるコストを削減したほうが生産性は高くなります。
コスト削減のためには様々な方法がありますが、様々な分野で無駄がないか確認することから始めます。やらなくてもよかった業務がないか、無駄に備品や材料を消費している業務はないか見直してみましょう。
ただ、コストとして大きなものは人件費でしょう。しかし、人件費をただ闇雲に削ってしまえば、労働環境は悪化し、逆に生産性低下に繋がりかねません。人件費を効率良く利用するためには、労働環境を良くして人材定着率を上げ、採用コストや人材教育コストを無駄にしないことも大切です。
【事例付き】5分でわかるコスト削減！必要なポイントや実施手順などを解説
もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、自社のコスト削減についてお悩みの方がいらっしゃいましたら、「【事例付き】5分でわかるコスト削減！必要なポイントや実施手順などを解説」の記事をご覧ください。
まとめ
企業にとって生産性向上は業績に関わる大きな部分です。日本は労働生産性が低い国であり、今後諸外国の競合他社に勝ち抜くためには、生産性向上は必須とも言えます。生産性向上のために何をすべきかは各企業によって異なります。自社の課題や無駄を洗い出し、生産性向上のためには何が必要か、検討してみてください。
