directed-by-vcube

少子高齢化が長期にわたって続いていくなか、特に労働力の減少による影響は計り知れないものがあります。総務省の統計によると、2010年から2050年までに労働人口は3100万人も減少することが示唆されています。


これは日本社会全体の問題であり、多くの企業がさらなる労働力不足という問題に立ち向かっていく必要が出てきます。このような状況下で企業が労働力を確保するためには、大きく2つの手段があります。


1つ目は労働生産性を上げること、2つ目は働くことができる人を増やすことです。この2つの手段を達成するための方策として、政府が掲げた「働き方改革」があります。

働き方改革とは

働き方改革とは、50年後も人口1億人を維持しつつ、誰もが活躍できる社会を目指すための「一億総活躍社会」の目玉方策の一つです。


働き方改革を通じて、労働環境を最適化し、人口動態が変化していくなかでもより良い社会をつくっていこうという意図があります。

 

働き方改革関連法案では重要な課題として以下2点があげられ、


(1)投資やイノベーションによる労働生産性の向上

(2)就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ること

 

その最終的な目標として、


「働き方改革」は、この課題の解決のため、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。


(引用元:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html


とあります。

働き方改革をIT(ICT)ツールが推進

では、企業はいかにしてこの2点を達成すべきでしょうか?そのために役立つのがIT(ICT)ツールです。適切なITツールを用いることで、場所や時間的制約を取り払い、労働生産性を高めるとともに就業機会の拡大に寄与することが期待されます。今回は、働き方改革を実現するために有用なITツールの種類と、実際の活用事例を紹介していきます。

 

ITツールの種類にはどのようなものがある?

ひとくちにITツールといっても、求める機能によって様々な種類があります。

それぞれの企業が抱える課題に応じたITツールを選択することで、労働環境を改善できる可能性が高まります。また、業務のプロセスによって利用すべきツールは全く異なります。


一般的には、コミュニケーションの流れを改善することにより労働生産性を高めることも可能です。もちろん、別に根本的な問題が横たわっていることもあるでしょう。

だだし、ここでは、コミュニケーションを改善し労働生産性を高め、働き方を改善してくれるITツールにはどんな種類があるのかを見ていきましょう。

Web会議

Web会議とはパソコンやタブレット、スマートフォンを使って、オンラインで行う会議です。一番のメリットは、遠方の相手でも長距離移動をせずに対面で会話できるところです。営業所や支社が複数あるような企業や、取引先とのコミュニケーションが要求される企業に適したツールでしょう。


似たものにテレビ会議がありますが、テレビ会議が専用の機器を必要とするのに対して、Web会議ではパソコンなどの媒体とネット環境さえあればアプリやウェブ上で機能を使える点が異なります。Web会議やテレビ会議のいずれにせよ、移動時間分を他の仕事に充てることができるため、労働生産性を高めることができます。

代表的なサービス:

 

ビジネスチャット

メールよりも気軽にコミュニケーションを図ることができ、コミュニケーションの速度を高めることが期待できます。また、スタンプ機能が実装されているツールも多いので、親しみをもって連絡をとることができます。


チャットツールのよいところは、畏ることが一般化してしまったメールとは異なり、文章の作成に時間を要さない、会話のキャッチボールが早いペースで可能という点です。 サービスのよりますが、機能によっては間違って送信したチャットメッセージなどの削除したり、リマインドする機能などもデフォルトで付いており、わざわざメッセージの再作成をする、タスクをメモ取りする、そのような細かな作業時間を削減できます。


代表的なサービス:

 

オンラインストレージ

既に使っている方も多いと思います。データをクラウド上に保管することで、どこからでも必要なときに必要なデータにアクセスすることができます。職場のパソコン(ローカル)にしかデータを保存できないのでは、外出先で資料の確認ができません。


大容量の資料などの場合、同僚にメールを送ってもらってもダウンロードに大変な時間がかかってしまいます。データをクラウドで保管することでいつでも素早く必要なデータにアクセスできるため労働生産性が高まります。無料のものと有料のものがあり、データの容量やセキュリティの堅牢さによって値段が変わってきます。


このようなツールはビジネスチャットと連携し、さらに仕事の効率をあげることも可能です。複数のツールの利用をするときは連携できるかを確認することも大切です。

代表的なサービス:

 

バーチャルオフィス

少し紛らわしいですが、バーチャルオフィスといった時には2種類が該当します。ひとつは、ウェブ上で仮想的なオフィスを表示し、在宅でもオフィスでも円滑にコミュニケーションをとることができるというもの。


ここでのご紹介は、前者の仮想敵オフィスのことを指します。在宅勤務している同僚が席にいるのか、席を立っているのか、周囲がどういうやり取りをしているのかなどを把握することができ、コミュニケーションを円滑にします。チャットツールなどにも「離席中」などの表示をさせることは可能です。


一方で、チャットツールなどのITツールを自身で使いこなせるかどうかハードルを感じる働くひとがいることも確かです。そのような場合は、このような簡易的かつ視覚的に勤務状況を確認できるツールなどを利用するのもよいかもしれません。

代表的なサービス:

 

勤怠管理システム

出勤、退勤の記録が主な目的ですが、それ以外にも従業員のシフト管理、各種申請手続き、経費精算可能など、様々な種類の機能があります。従業員が自身の労働時間を正確に把握、管理、評価することにつながり、労働生産性の意識が従業員にも根付きます。


無駄な残業の削減を推進しやすくなり、結果、労働生産性を高められる可能性があります。

多くのサービスが提供されており、それぞれ特徴的な機能を強みにしています。

代表的なサービス:

 

ERP(Enterprise Resources Planning)

ERPとは企業の中枢となる経営管理システムのことです。経営資源であるヒト・モノ・金・情報を適切に分配することを目的に導入されます。例えば、導入により部署間の情報の伝達がスムーズになることで、これまで情報共有のための会議の数が激減する等の効果がありえます。導入により企業全体の労働生産性を高められる可能性が高いのです。


業務全体をカバーするもの、単独業務のみをソフト化するもの、拡張性のあるものなど、さまざまタイプがあります。クラウド型で簡単に導入することが可能なツールがある一方で、導入までに多大な時間と費用がかかるツールも存在します。自社の働き方を改善するにはどの程度のツールが必要か深く検討する必要があります。


代表的なサービス:

 

以上、ITツールの主な種類を挙げてきました。


ITツールと一口にいっても、需要に応じて多種多様なサービスが存在していることがお分かりいただけたと思います。これらのツールを徐々に導入、活用していき社内に普及させていくことが労働生産性の改善、そして社内の働き方の改革に繋がるでしょう。

まとめ:課題に応じた適切なITツールの選択が重要

以上、企業が働き方改革に取り組むための具体的な方法として、ITツールの紹介をしてきました。あなたが所属する組織の労働環境や生産性を高めるうえでの課題は、一体何でしょうか?


世に提供されている多種多様なITツールの中には、きっとその課題の解決に役立つ最適なものがあるはずです。まずは課題を明らかにし、それに応じた適切なITツールを選択することで、次の時代のための働き方改革に取り組んでいきましょう。

働き方関連法案について

当サイトのコンテンツや情報において、可能な限り正確な情報を掲載にし、併せて様々な情報をお伝えするよう努めています。一方で、関連法案の更新などにより、誤情報が入り込んだり、情報が古くなったりすることもございます。最新の情報や関連法案の原文をご確認ください。