テレビ会議を基礎から学ぶ｜メリットやおすすめツールをご紹介

近年ワークスタイルの変化に伴って、遠隔でも映像や音声でコミュニケーションが取れるテレビ会議に注目が集まっています。2020年には新型コロナウイルスの爆発的な感染拡大に伴い、大規模な集会が自粛されており、テレビ会議を活用するシーンは増えていくと予想されています。

実際に、G7（主要7ヶ国）での新型コロナウイルスの治療薬やワクチン開発に関する会議や感染拡大を防止するための1都4県での知事会議などで、テレビ会議が利用されています。

本記事では、まだテレビ会議を自社に導入していないという企業のご担当者様に向けて、テレビ会議について基礎から紹介していきます。よく混同しがちな「Web会議」との違いや、導入するメリット、おすすめのテレビ会議ツールについて説明していますので、ぜひ参考にしてみてください。

テレビ会議とは、専用機材を用いて遠隔でコミュニケーションを取る方法

テレビ会議とは、専用の機材を会議室などに設置し、遠距離にいる相手と映像と音声でコミュニケーションを取る方法です。数百名規模の大きな会議でもクリアな映像と音声でやり取りができることが魅力です。テレビ会議に用いる機材を、「テレビ会議システム」と呼びます。

「テレビ会議」によく似た言葉に「ビデオ会議」「Web会議」があります。

会社によって捉え方はさまざまですが、「ビデオ会議」はテレビ会議とほぼ同じ意味で使われるものとして考えてしまって、問題ありません。

一方のWeb会議は、テレビ会議とは性質が異なるものです。専用の機材を必要とせず、PCやタブレット・スマートフォンから利用が可能です。インターネット環境さえあれば場所を選ばずに使えるので、気軽に導入できるというメリットがあります。

しかし、テレビ会議に比べると、大人数での会議には不向きで、〜6名程度のやり取りが限度です。また、クリアな映像や音声を届けるといった面では、テレビ会議に劣るため、大事なクライアントとの打ち合わせや経営会議などでの利用はおすすめしません。

テレビ会議に必要な機材

テレビ会議には、本体となるテレビ会議システムに加えて、カメラ・マイク・スピーカー・リモコンが必要になってきます。ただし多くのベンダーでは、これらをパッケージとして販売しているので、それぞれを個別に揃える必要はありません。

また、テレビ会議を行わない時には、収納しておきたいという場合には、専用のラックが必要になってきます。

テレビ会議は、大企業を中心に多くの企業で導入が進んでいる

出典元：独立行政法人 労働政策研究・研修機構

平成29年に「独立行政法人 労働政策研究・研修機構」が実施した「イノベーションへの対応状況調査」によると、テレビ会議を導入している企業は、全体の約46.8%に上ります。導入を検討していると回答した企業（約4.0%）も含めると、半数以上の企業がすでにテレビ会議を自社で導入していることが分かります。

また調査を詳しく見ると、1,000人以上の大企業では約72.9%と導入が進んでいる一方で、99人以下の中小企業では、約24.6%となっており、企業の人数規模で導入に大きな開きがあることが見て取れます。

この背景には、そもそも中小企業では数十人〜数百人単位での会議を行わないことや、費用がかかるために導入できていないということが推測されます。

テレビ会議の導入によって生まれる効果

大企業を中心に導入が進んでいるテレビ会議ですが、導入をすると具体的にどのような効果を得ることができるのでしょうか。再び「独立行政法人 労働政策研究・研修機構」が実施した「イノベーションへの対応状況調査」を見ながら、解説していきます。

出典元：独立行政法人 労働政策研究・研修機構

上記のグラフは、テレビ会議を導入している企業に「導入理由」と「実施効果」について調査したものです。

テレビ会議を導入した企業の中で最も効果を実感しているのが、「移動時間の短縮・効率化（約82.3%）」です。ついで「移動交通費の減少（約76.6%）」「出張数の減少（約59.5%）」が挙げられています。ここからは詳しく、一つひとつの実施効果について見ていきます。

効果①：移動時間の短縮・効率化

テレビ会議の最大の特徴は、遠隔地にいながらも、対面で話しているかのようなクリアな音声と映像でやり取りができることです。そのため、わざわざクライアント先や支店などに移動しなくても、質の高い会議を実施できます。結果的に、社員が移動する時間を短縮することができ、余った時間を別の業務に割り当てることが可能になります。

効果②：移動交通費の減少・出張数の減少

社内で遠隔の相手と会議ができるので、当然ですが移動にかかる交通費を大幅に削減することができます。出張する回数も減らせるので、航空券代やホテル代といった経費削減も可能です。

効果③：業務の効率化・生産性の向上

テレビ会議を導入すると、会議で使う資料を事前にオンライン上で共有することができるので、ペーパーレス化に繋がります。資料を紙でプリントアウトして配る必要がなく、印刷コストの削減や印刷にかかる時間を無くすことができます。従来の対面会議でかかっていた無駄なコストや時間を減らし、業務効率化や生産性の向上に寄与します。

テレビ会議のメリット

この章では、テレビ会議のメリットについて、Web会議と比較しながら解説していきます。

メリット①：操作が簡単で誰でも使える

テレビ会議は設置が済めば、あとはリモコン一つで操作ができます。操作に慣れていない社員でも簡単に会議を始められるので、特別な研修や説明会を行う必要がありません。

メリット②：大人数での会議ができる

Web会議は数名程度（〜6名）での、少人数での打ち合わせでの利用が基本です。しかしテレビ会議であれば、最大で数百人規模での同時通信が可能です。支店間の会議や社員研修、表彰式などの社内イベントなど様々なシーンでの活用できます。

メリット③：接続の安定性が高い

テレビ会議は、映像や音声が安定しているため、遠隔地との円滑なやり取りができます。映像や音声が途切れないので、双方がストレスなく会議を進められます。大事なクライアントの商談にも問題なく活用することができるでしょう。

デメリット①：導入コストが高い

PCやスマホにアプリをインストールするだけで利用できるWeb会議とは異なり、テレビ会議は様々な機材が必要で、どうしても初期費用がかさんでしまいます。

デメリット②：利用する場所が限られる

テレビ会議は、専用機材が設置されている会議室でしか利用できません。キャスター付きのラックを使用することで、社内であれば多少の移動はできますが、限りがあります。

在宅勤務など自宅とのやり取りがしたい場合は、テレビ会議でなく個々のデバイスで利用できるWeb会議を導入することをおすすめします。

おすすめのテレビ会議ツール

ここからは、自社に導入するのにおすすめのテレビ会議ツールをご紹介していきます。それぞれのツールに特徴がありますので、自社に合ったテレビ会議を選択しましょう。

ポリコム

出典元：https://www.polycom.co.jp/

米国に本社を置くPolycom Inc.の日本法人であるポリコムジャパンが提供するテレビ会議サービスです。コンテンツ共有とビデオ会議を1つのインターフェースで操作することができるので、資料を見ながら会議を進行していくシーンで活用されます。

Ultra HD 4Kの映像でクリアな映像でのやり取りが可能。ノイズキャンセリング機能を内蔵したPoly IPマイクがパッケージに含まれ、周囲の騒音が多少気になる場所でも利用することができるでしょう。

NTTビズリンク SMART Communication & Collaboration Cloud

出典元：https://www.nttbiz.com/solution/vcs/service/smart_cc/

統合的なICTアウトソーシングビジネスを展開するNTTビズリンクでは、クラウド型のテレビ会議サービス「SMART Communication & Collaboration Cloud」を提供しています。

インターネットのみならず、IP-VPNやテレビ回線専用ネットワークなど、複数のネットワークで利用できます。社外に情報を漏らしたくない重要な会議などは、閉域網接続で行うことでセキュリティを確保できます。

まとめ｜テレビ会議を正しく導入して、移動時間の削減や生産性の向上に繋げよう

労働生産人口の低下が叫ばれる日本において、いかに業務を効率化するかは企業の成長に大きく関わります。テレビ会議をうまく活用することで、今まで社外での会議にかかっていた移動時間や移動交通費を削減することができます。余った時間や費用を他の業務や事業に割り当てることで、生産性の向上が期待できるでしょう。

また、テレビ会議とWeb会議を使い分けることも大切です。Web会議は、少人数でのやり取りに、テレビ会議は大規模な会議に使用することで最大限の効果を発揮します。

各ベンダーから展開されているテレビ会議ツールの特徴を理解して、自社に適した製品を導入しましょう。