新型コロナウイルスの流行により、企業ではテレワークが導入され、打ち合わせがWeb会議で行われることが増えました。
しかし、週に数日ずつテレワークと出社で働く「テレワーク・出社併用派」の出勤形態が増える中で、オフィスの自席またはフロア内でWeb会議をしたことがある人も増加傾向にあります。
株式会社ブイキューブの「ニューノーマルな働き方におけるWeb会議の実態調査」によると、自席でWeb会議をする理由の4割が「会議室が足りない」という理由となっています。その一方で急に会議室を増やすことは難しいでしょう。
また、回答者の約半数が、周囲の人がWeb会議しているのを「うるさい」と感じている結果も出ています。
調査結果から、自席やフロア内でのWeb会議でストレスを抱える人も増えており、同様に周囲の人も「うるさい」と感じていることが分かります。
そこで本記事では、自席でのWeb会議により周囲に音で迷惑を掛けないようにするための対策を4つご紹介します。
解決策1. 個室ブースを設置する
1つ目の解決策は、個室ブースを設置することです。Web会議や電話専用のブースをオフィスのフロアに設置すれば、Web会議の音や周囲の音を全く気にせずにWeb会議を実施できます。特に、機密情報を扱うようなWeb会議が多い企業にはおすすめです。
例えば株式会社ブイキューブが提供する「テレキューブ」なら、高い居住性と換気性能、優れた防音性を持ち合わせており、可動式のためレイアウト変更にも対応できます。累計4,000台以上の設置実績があり、公共機関でも多く採用されています。
「テレキューブ」には、1人用の「ソロ」、2人用・4人用の「グループ1型/2型」など、入室可能な人数にあわせてタイプを選択できます。
個室ブースというと大掛かりな導入が必要なイメージもありますが、例えばブイキューブの提供する「テレキューブ」はサブスクリプションプランでも提供しているため、購入するよりも手軽に導入できるのが特徴です。また、複数用の製品であれば、工事なしで会議室不足の解消にも繋がります。
参考：テレキューブ
解決策2. マイクを変える
2つ目の解決策は、マイクを変えることです。自席でのWeb会議では、周囲の音を拾いやすくなります。本記事の冒頭では、Web会議に参加していない周囲の人が、Web会議の音をうるさく感じているという調査結果でしたが、反対に、周囲の音が入ってしまい、Web会議に参加している人が聞こえづらく感じることもあります。
そこで、Web会議で使用するマイクは、「ノイズキャンセル機能」つきのマイクがおすすめです。エアコンの空調音や換気扇の音、周囲の雑音などをなるべく遮断して届けることができ、参加者がお互いの声をクリアに聞き取ることができるようになります。
また、マイクスピーカーには「指向性」といった、マイクが音を拾う角度を示す指標があります。一人でWeb会議を行う場合は、「単一指向性」のマイクを選びましょう。単一指向性マイクであれば、正面の音をよく拾い、後ろ方向の音を拾いにくいです。
さらには、マイクが口元に近いヘッドセットなどを利用することもおすすめです。極力周囲の音が入らないような対応をしましょう。
一人ではなく大人数でのWeb会議の場合は、集音範囲が広く、無指向性のマイクが良いでしょう。
おすすめのWeb会議用マイクスピーカー8選｜製品選びのポイントとは？
Web会議用のマイク・スピーカーについては「おすすめのWeb会議用マイクスピーカー8選｜製品選びのポイントとは？」で詳しく解説しています。
解決策3. ノイズキャンセルアプリ・機能を利用する
3つ目の解決策は、ノイズキャンセルアプリや機能を利用することです。Web会議中に雑音を気にして、何度も自分のマイクをミュートにする経験がある場合、その繰り返しの操作が不要になります。
ノイズキャンセルアプリや機能を使えば、自動的に騒音や雑音を判断して、声だけがクリアに聞こえるようになります。
例えば、株式会社ブイキューブが提供する「Krisp」では、ワンクリックでノイズをミュートできます。自分のマイクから伝わるノイズや、他の参加者から伝わるスピーカーのノイズをワンクリックでミュートできるようになり、クリアな音声の共有が可能になります。
「Krisp」は、マイクやヘッドセット、スピーカー、Web会議、レコーディングなど様々な環境で使用することができます。
参考：Krisp
また、Web会議システムのノイズキャンセル機能を試してみるのも良いでしょう。例えば、「Zoom」では、「設定」から「オーディオ」を選択し、「詳細」から「連続的な背景雑音の抑制」と「断続的な背景雑音の抑制」の2つを「無効化」から適切なものに変更することで適用できます。それぞれの抑制レベルは、自動・適度・強度から選択します。
まずは利用しているWeb会議ツールの設定を確認してみることから始めてみましょう。
解決策4. パーテーションを設置する
4つ目の解決策は、パーテーションを設置することです。中でも、吸音パーテーションを設置すれば、オフィスに簡易的なWeb会議スペースを作ることができます。
吸音パーテーションは、完全に遮音することはできませんが、反響音を減らすことができるため、Web会議の音が周囲に漏れにくく、かつ周囲の音も吸音してWeb会議の音声が聞きやすくなります。
例えば、圧縮フェルトが使われている「PTM 吸音パーテーション OFFICIA」は、組み立てに工具は不要で、簡単に設置できます。
まとめ｜Web会議の「音」問題には最適な解決策を
今回は、自席のWeb会議の音に対して「うるさい」と感じたことがある方に向けて、解決策を4つご紹介しました。
マイクやノイズキャンセル機能など、まずは自分のWeb会議の環境を見直すことで軽減することができるでしょう。自社内でWeb会議システムの利用を統一している場合は、推奨環境を調べて全社に周知することをおすすめします。
それでも解決しづらい場合は、オフィスのフロア内にパーテーションや個室ブースの設置を検討してみてください。
