【比較表あり】Web会議システムの選定ポイント、無料・有料の比較

リモートワークが導入され、Web会議システムを活用する企業が増えました。急ピッチでWeb会議システムを導入したケースもあるのではないでしょうか。

Web会議システムにはさまざまな種類があり、無料プランと有料プランによっても機能が異なります。

本記事では、Web会議システムを選ぶときのポイントと、無料版・有料版の違いを解説したあとに、わかりやすく比較表にまとめます。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネットを使って音声・動画・資料を共有し、リアルタイムで遠隔地にいる相手と会議、コミュニケーションを取ることができるツールです。

社内会議や商談、面接、会社説明会、セミナーなど、幅広いシーンで活用されています。

Web会議システムを選ぶときのポイント

Web会議システムを選ぶときに、特に注意して見ておきたい6つのポイントをご紹介します。

• 参加者の人数規模
• 利用する時間・頻度
• 映像・音声の品質
• 機能・操作性
• セキュリティ
• サポート体制

以上の6つのポイントについて、それぞれ詳しく解説します。

参加者の人数規模（同時接続数）

Web会議システムによって、参加できる人数が限られています。どのくらいの人数でWeb会議を行うか、確認したうえでシステムを選ぶことが大切です。

参加人数によっては無料プランのままで使える場合もあります。大人数での会議を頻繁に行う場合は有料プランがおすすめです。同時接続数によって金額が決められているWeb会議システムもあります。

利用する時間・頻度

1回のWeb会議で何分間使うのかによって選ぶべきシステムが変わります。特に無料プランだと利用できる時間が制限されます。無料プランなら40〜60分程度のものが多いです。

短時間の会議が多い場合は無料プランでも問題なく使えますが、時間制限によって会議が途中で切れてしまうことを避けたい場合は有料プランがおすすめです。

また無料プランでは、1回のミーティング時間制限だけでなく、1日での利用時間や1か月間での時間制限、回数制限を設けていることもあります。頻繁に使うのであれば有料プランが安心でしょう。

映像・音声の品質

Web会議において映像・音声の品質は大事なポイントです。話している内容さえ伝われば十分なのか、それとも高画質や高音質が必要なのかを把握して選びましょう。

インターネット回線やパソコンのスペックに左右されることもありますが、帯域の自動制御やデータ圧縮技術を搭載したWeb会議システムであれば、より安心して使うことができます。

色味や形などを細かく確認する場合には、高精細の画質が必要になります。たとえば、サンプリングの出来具合、故障のチェック、工業デザインなどをWeb会議にて確認する場合、導入前にカラーチャートや色見本を用意し、詳細までチェックしましょう。

機能・操作性

どのような機能が必要か、操作方法は簡単か、はWeb会議システムを選ぶときに重要な指標です。

資料を共有しながら会議するなら「画面共有」や「ホワイトボード」、少人数に分かれて会議するなら「ブレイクアウトセッション」機能、オンライン会議に参加していない人に共有したいなら「録画・録音」機能が必要です。

このように必要な状況に応じて、その機能があるかを確認しましょう。無料プランには機能の制限が多いので、しっかりと確認することをおすすめします。

また、操作方法は簡単に使えるものを選んでおくと安心です。特にお客様も同じWeb会議システムを使う場合、操作方法が難しいと使えないこともあります。アプリのダウンロード不要でブラウザから参加できるものや、アカウント作成が不要でURLクリックだけで簡単に参加できるものは相手にとっても便利でしょう。

操作方法が簡単かどうかは試してみないとわからないので、トライアル期間を活用し、しっかりと確認することが大切です。

セキュリティ

会社の機密情報を扱う会議にはセキュリティ対策が欠かせません。無料のWeb会議システムでも、パスワードやルームロック、暗号化されているツールもあります。さらに高度なセキュリティが必要な場合は有料プランを契約しましょう。

サポート体制

Web会議システムの使い方がわからなくなった場合や不具合が発生した場合に、個別サポートや24時間窓口といったサポート体制がついていると安心です。有料プランについている場合が多いです。

無料版と有料版のどちらがよいのか

選定ポイントを踏まえたうえで、無料版と有料版のどちらがよいかを解説します。それぞれの向いているポイントを見て、プラン選定の参考にしてください。

無料版が向いている場合

無料版が向いているのは、以下のような場合です。

• 1対1でのWeb会議が多い
• 1会議あたりの時間が短い
• Web会議を用いる頻度が少ない
• コミュニケーションツールとしての活用（細かい機能が不要）
• 機密情報をWeb会議上で共有しない

先ほどの選定ポイントにもあったように、無料版は利用時間が制限されていたり、機能が限られていたりします。短時間・少人数でのWeb会議利用であれば無料版でも十分でしょう。

有料版が向いている場合

有料版が向いているのは、以下のような場合です。

• 大人数での会議が多い
• 1回あたりの会議の時間が長い
• Web会議を頻繁に利用する
• Web会議の内容を全社共有する
• チームに分かれて会議をしたい
• 安全にWeb会議を利用したい

大人数で長時間、高頻度で会議を行うのなら、有料版がおすすめです。有料版であれば多様な機能がついているため、録音・録画やブレイクアウトセッションなども利用できます。

Web会議システムの比較表（無料版）

Web会議システムの無料版を、比較表にしてご紹介します。最大利用可能人数や利用時間、セキュリティ面などを確認してみてください。

Web会議システムの比較表（有料版）

次に、有料版のWeb会議システムの特徴を、比較表にてご紹介します。

まとめ｜自社に合うWeb会議システムを選ぼう

今回はWeb会議システムの選定ポイントのご紹介とともに、それぞれの製品の比較を行いました。

長時間かつ高頻度でWeb会議を行うのであれば、有料プランがおすすめです。

また、Web会議システムを選ぶときは、自社で必要な機能、重視するポイントを定めて選びましょう。ブレイクアウトセッションやチャット、録音・録画など、よく使う機能が備わっているか、システム選定時によく確認しておくことが重要です。

利用シーンや目的にあわせて、Web会議システムを選んでください。

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