Web会議のやり方は？ 事前準備や参加方法、便利な機能を解説

近年、さまざまな企業がリモートワークを導入するなか、日々の業務においてWeb会議を実施する機会が増えた人は多いのではないでしょうか。

本記事では、Web会議のやりかたをデバイスやインターネット環境、機器、Web会議システムの機能などの観点からわかりやすく解説しています。

Web会議を行う上で必要なものや注意すべき点をおさえて、初めてでも焦らずに参加できるように準備しておきましょう。

Web会議に必要なもの

まずはデバイスや機器など、Web会議に参加するために必要なものを解説します。

PCやスマートフォンなどの端末とインターネット環境

Web会議に参加するには、PCやスマートフォン、タブレットなどの端末の用意とインターネット環境を確保する必要があります。

しかし、Web会議のシステムやツールによっては、スマートフォンやタブレットから参加する場合に画面共有など利用できる機能に制限がかかるケースがあるため、基本的にはPCからの参加を推奨します。

また、スマートフォンやタブレットから参加する場合は、ツールやシステムごとに必要なアプリケーションが必要になります。事前にインストールをしておきましょう。

PCの場合も、ブラウザから利用できるツールやシステムもある一方で、アプリケーションが必要なケースもあるため、確認が必要です。例えばGoogle Meetはブラウザですべての機能を利用できるためアプリケーションは不要ですが、Zoomの場合はブラウザ利用の際に使える機能に制限がかかるため、すべての機能を使うにはアプリケーションのダウンロードが必要です。

このように、Web会議システムによって利用できる環境に違いがあるため、事前に確認しておきましょう。

イヤホン・マイク

Web会議は基本的にイヤホンやマイクがなくても参加できますが、PCに内蔵されているマイク・スピーカーの使用はハウリングやノイズの原因となるおそれがあります。また、機材関連のトラブルは会議の時間を無駄にしてしまうだけでなく、相手に不快な思いをさせてしまうこともあります。必要最低限の機材は事前に用意しておきましょう。

Webカメラ

カメラを使わなくてもWeb会議に参加することは可能ですが、カメラを使うことで対面での会議に近い状態となり、より円滑にコミュニケーションがとりやすくなります。

カメラは多くのPC・スマートフォン・タブレットに元から備え付けられていることも多く、日常会話や会議などの通常利用では別途カメラを用意する必要はありません。

ただし、より高画質な映像や広角を写す必要がある場合は外付けのカメラを用意しておきましょう。

Web会議の開催までの流れ

次に、Web会議を開催するまでの流れを解説します。

主催者（ホスト）は、Web会議の日程が決まり次第、参加用のURLをEメール等で参加者へ送付します。参加者は、当日に送付されたURLを開くだけで会議に参加できます。

Web会議の便利な機能

最後に、Web会議の便利な機能について解説します。

カレンダーツールと連携

GoogleカレンダーなどのカレンダーアプリとWeb会議システムを連携させておくことで、自動的にweb会議が参加者全員にスケジュールされ、URLを発行することができます。これにより、参加者一人一人にURLを共有する手間が省けます。

録画録音機能

Web会議システムによっては録画録音機能を使うことも可能です。会議の様子を録音・録画することで、アーカイブ動画として参加できなかった人に共有したり、内容を振り返るために後から見直すことができます。

画面共有機能

画面共有機能も、Web会議の便利な機能です。参加者が自分のPCで開いているプレゼンテーションやドキュメントを会議の画面に共有することができます。全員で同じ画面を見ながら会議を進めることにより、それぞれが資料を確認する場合よりも認識の齟齬を防ぐことができます。

まとめ

Web会議はPCやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があればどこでも参加することができます。しかし、Web会議システムによっては事前のアプリインストールが必要であったり、イヤホンやマイクなどの機器の準備など、注意すべき点もあります。この記事に記載したポイントを踏まえて、初めての参加でも焦らないよう事前準備をしっかりと行いましょう。

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