新型コロナウイルス感染症の影響で、開催していたセミナーやイベントをオンラインで開催することになった企業も多いでしょう。
しかし、ウェビナー開催にあたり、運営ノウハウやリソースが不足しているため、代行サービスの利用を検討している方もいるのではないでしょうか。
本記事では、ウェビナー代行サービスの詳細やメリット・デメリット、選定ポイント、導入事例をご紹介します。
ウェビナー代行サービスとは
ウェビナー代行サービスとは、ウェビナーの準備や配信を代行・サポートするサービスです。
ウェビナー代行サービスはウェビナー開催に必要な準備や、当日のオンライン配信を代行・サポートしてくれます。イベント開催企業は、ウェビナーのコンテンツ内容に集中できるようになります。
サポート内容
具体的には、以下のようなウェビナー開催までの準備や当日の配信、開催後の振り返りなどを代行・サポートします。
【事前準備】
- 申込みフォーム作成
- 会場手配
- 進行台本作成
- 運用マニュアル作成
- リハーサル
- 集客
【ウェビナー当日】
- 会場設営
- 機材搬入、設置
- 配信本番対応
- 問い合わせ対応
【アフターサポート】
- オンデマンドデータ作成
- 配信ログ抽出（入退出履歴、アンケートなど）
- 次回に向けた課題整理
これらのウェビナー代行サービスの導入前には、実現したい内容や開催目的などをヒアリングし、最適なウェビナー開催方法を提案してくれます。
ウェビナー代行のメリット・デメリット
充実した代行・サポートを得られるウェビナー代行サービスは、次のようなメリット・デメリットがあります。
メリット１．人的リソースを減らせる
ウェビナー代行サービスを利用することにより、セミナーやイベントの運営・準備にかかる人員を減らすことができます。
通常イベントを開催する際、会場手配や運用マニュアル・進行台本の作成などを行ったり、イベントページの作成と集客を行ったり、当日の講師を調整したりと、最低でも2〜5人ほどの人員を要することになります。イベントに注力する人材がいないと難しいでしょう。
そこで外部スタッフに細かな作業や会場設営などをサポートしてもらえば、少人数で運営できるようになります。
メリット２．配信トラブルを減らせる
オンラインへの移行にともない、IT設備やシステムに詳しい人員が必要です。もし社内に専門的知識を持つ人がいない状態のままでは、当日の配信が止まったり参加者が入室できなかったりと、配信トラブルが生じる可能性が高まります。
そこでウェビナー代行サービスを利用して、配信トラブルを減らしましょう。専任スタッフがつき、配信技術や操作などもサポートしてくれます。万が一トラブルが発生しても、すぐに原因を突き止め、対応してくれるので安心です。
メリット３．複雑な配信を手軽に実現
自社で行うよりも、複雑な配信を手軽に実現できるようになるもの、ウェビナー代行サービスを利用するメリットでしょう。
たとえば、専用スタジオから配信することで、様々な機材を使って合成をしたり、会場とオンラインのハイブリッド配信をしたり、多拠点を繋いで配信を行ったりできます。
資料と映像を融合させて画面構成のバリエーションを豊富にするなど、より効果的なウェビナーへと作り込むことも簡単です。より複雑な配信を行い、ウェビナーのクオリティを高めたい場合に、ウェビナー代行サービスの利用が効果的です。
デメリット１．コストがかかる
ウェビナー代行サービスを利用するには、もちろんコストがかかります。ウェビナー代行サービスによって価格は異なりますが、1時間5,000円から行うものや、1回50万円といった金額感のサービスもあります。
社員の稼働時間分の給料と配信機材・会場費などのコストだけに抑えられる自社運営と比べれば、コストがかかるのでデメリットといえるでしょう。
デメリット２．自社にノウハウが蓄積されづらい
自社で運営せずにウェビナー代行サービスに任せることで、自社にノウハウが蓄積されづらいというデメリットもあります。
通常は試行錯誤を重ねる中で自社にウェビナーのノウハウが蓄積されますが、ウェビナー代行サービスでは多くの部分を委託する形となるため、内製化に向けてノウハウを蓄積することが難しくなります。
将来的な内製化を検討している場合は、その旨をサービス事業者に相談してみるのも手でしょう。
ウェビナー代行の選定ポイント
では、ウェビナー代行を選定するときに、気をつけて見ておきたいポイントをご紹介します。サービスによって提供している内容や利用機材、配信実績が異なります。
配信プラットフォームの種類
まずは配信プラットフォームの種類を確認しましょう。プラットフォームによっては、実現できないウェビナーの形式もあります。
たとえば、双方向性を重視するイベントを開催したい場合に、一般的な「1対N型」のウェビナー配信を行うツールしか持っていない会社では実現できません。
配信プラットフォームによって、機能（画面構成・参加人数・利用環境）が異なるため、ウェビナーの用件に適したプラットフォームを利用できるかチェックしましょう。
配信設備
次に、配信設備や機材を確認します。
複雑な配信をする場合は、相応の機材が必要です。ウェビナー代行サービスに、実現したいウェビナーが可能な配信設備があるかどうか、専用の配信スタジオの有無もあわせてチェックしておきましょう。
実績
最後に、開催実績の確認をおすすめします。実績が少ない会社を選ぶよりも、豊富な配信実績を持つ会社を選ぶことで、より安心して任せることができます。
ウェビナー代行は、当日の運営をサポートしてくれるだけではなく、企画や集客、配信形式に対するコンサルティングを行うところもあります。
経験豊富なスタッフがいるサービスであれば、過去の開催知見を活かしてアドバイスしてくれるので、より充実したウェビナーに仕上げることができるでしょう。
ウェビナー代行の事例
最後に、ウェビナー代行の利用事例をご紹介します。
経験もノウハウもない中、合同会社説明会をライブ＋動画コンテンツ配信で対応｜北九州市役所
UIターンの促進や地元企業への転職、就職支援などの雇用政策に力を入れている北九州市では、新型コロナウイルス感染症の影響により、対面のみで行っていた合同会社説明会を急遽オンライン化することになりました。
経験もノウハウもない状態で準備を進めなければならなかったため、専門スタッフが出張して準備から当日の撮影までサポートしてくれる「V-CUBE セミナー」を導入。ライブ配信と動画コンテンツの配信で、完全オンライン化に成功しました。
ブイキューブが開催目的やニーズを丁寧にヒアリングし、最適なウェビナーの形を提案し実行した結果、回数を重ねるごとに参加企業数、参加学生数、エントリー数も増加。これまで参加がなかった遠方の大学・専門学校からの参加者も増えました。
事例の詳細はこちら
万全なサポートを受けながら、お客様向けセミナーのオンライン化を実現｜株式会社横浜銀行
お客様向けのセミナーを開催している株式会社横浜銀行では、新型コロナウイルス感染症の影響により、オンラインセミナーへと移行することになりました。
お客様が視聴デバイスを選ばず気軽に参加できて、アンケートやチャットでコミュニケーションをとることもできる「V-CUBE セミナー」を導入。
事前準備から運用改善まで万全なサポートを受けながら、当日も映像や音声が途切れることなく安定して配信できました。結果的に、外部講師にも負担をかけることなく、会場開催よりも約10倍の集客を実現しています。
事例の詳細はこちら
まとめ｜ウェビナー代行で万全な体制で開催しよう
今回は、ウェビナー代行サービスの内容、メリット・デメリット、選定ポイント、利用事例をご紹介しました。
ウェビナー代行を利用すれば、配信トラブルへの不安を抱えることなく、人員・負担を減らしながら高クオリティのウェビナーを開催することができます。
また、コンサルティングを行うウェビナー代行もあるため、自社のウェビナーの開催目的や得たい効果を目指して、より効果的なウェビナーを実現できるようになるでしょう。
万全なサポート体制でウェビナーを開催したい場合は、ウェビナー代行サービスの利用を検討してみてください。
