研修や見込み客の獲得、企業説明会などの場面で実施されるセミナーは、従来オフラインで実施されるものがほとんどでしたが、2010年代以降、時間や場所の制約を受けることのないオンラインでWebセミナーとして開催されることも一般化してきました。
このWebセミナーは、オフラインでは実現できなかったメリットがある一方で、オンラインならではの準備しておくべきポイントが多くあります。
そこで本記事では、年間2,500回ほどのWebセミナー配信実績を持つ、我々ブイキューブが実践するWebセミナーのポイントをご紹介します。
オフラインと比べてメリットが多いWebセミナー
まず、セミナーにおける成果の指標を整理しましょう。
多くのセミナーの成果は3つの指標を用いた以下の式から成り立ちます。
成果 = アプローチ対象人数 × 一人あたりの訴求効果 ÷ コスト
Webセミナーでは、地理的制約を受けないだけでなく、録画のオンデマンド配信を活用すれば時間的制約も受けることなくセミナーに参加できるため、オフラインと比べてアプローチ対象人数を最大化しやすい傾向にあります。
チャットやアンケートなどのオンラインならではの機能を利用すれば、受講者の興味関心を把握できるため、より一人ひとりに沿った情報提供が可能となり、一人あたりの訴求効果も向上させられるでしょう。
また、オフラインのセミナーであれば参加者数に比例して会場費や運営スタッフの人数が増加しますが、Webセミナーであれば規模が大きくなっても、費用は増大しないため、コストも削減できます。
Webセミナーの成果を最大化するためのポイント
ここからは、これらの指標を最大化させるにあたってのポイントをご紹介します。
アプローチ対象人数を最大化する
インストールレス・マルチデバイス対応のサービスを利用する
Webセミナーの参加者数を最大化させるためには、参加へのハードルを下げることが必要となります。
そのためWebセミナーで利用するサービスは、アプリやシステムのインストールを必要とせず、PCやスマートフォン、タブレットなどマルチデバイスで受講できるサービスが良いでしょう。
このようなサービスを利用することで、受講環境を広げ、参加へのハードルを下げられます。
歩留まりは事前のリマインドメールが重要
セミナーを開催する上で気になるのが、参加申し込みをしているのに当日参加しない「歩留まり」です。アプローチ対象人数を最大化させるにあたって、この歩留まりを可能な限り抑えることが必要となります。
この歩留まりへの対策にはリマインドメールが有効です。複数回にわたってリマインドメールを送り、Webセミナーへの参加URLは前日や当日の朝に送ることで、忘れられてしまったり、他のメールで埋もれてしまったりすることを防ぎます。
弊社では、リマインドメールを
- 3営業日前
- 1営業日前
- 当日
の3回に渡って送付しています。
訴求効果を最大化する
開演前から映像・音声を放映する
Webセミナーの開場時間は配信の15〜30分前にしておき、その際に映像と音声を流しておくと、正しく映像と音声が流れているかを受講者に確認してもらえます。
この時間は、受講者側にボリューム等の設定を確認してもらえるだけでなく、配信に問題があった際にはそのトラブルシューティングに充てられるため、スムーズな配信のためにも事前にこうした映像と音声を流しておくと良いでしょう。
ウォーミングアップでならではの機能を体験してもらう
Webセミナーはオンライン上で画面を見ながら受講する形となるため、受講者は一方的に情報を受け取るだけになってしまい、セミナーへの没入感が下がり、訴求効果が下がってしまいます。
この没入感の促進にはWebセミナーならではの機能を体験してもらうことが効果的です。リアルタイムチャットやアンケートなど、Webセミナーならではの機能をWebセミナーの開始直後に体感してもらうことで、Webセミナーツールの使い方を覚えてもらい、チャットなどの入力へのハードルを下げられます。
開始直後だけでなく15分に1回程度のペースでこの機能を活用することで、没入感の促進だけでなく離脱の抑制にもつながるでしょう。
チャット内容のハードルを下げて、リアルよりも多くの質問をしてもらう
Webセミナーはチャット機能を活用することで聴講者からの質問を受け付けられます。このチャットを活用した質問は相手の顔が見えないため、オフラインと比べて気軽に質問でき、より多くの質問が集まります。
さらに質問を集めるには、事前にチャット内容のハードルを下げて書き込みのハードルを下げることが重要です。例えばWebセミナーの開始直後にランチの内容を書き込んでもらうなど、できる限り気楽に書き込んでもらえる内容を質問することでチャットへのハードルを下げられます。それが難しければさくらの回答者を用意しておくことも効果的です。
実地会場セミナー ＋ オンラインでの併用セミナーも効果的
Webセミナーはオフラインとの掛け合わせでさらなる効果を発揮することがあります。
製造業などのショールームなどの拠点を各地に持っている企業であれば、その拠点を参加会場にして本社からWebセミナーを中継することで全国規模でのセミナーが開催できます。その会場に実際の商品を用意しておけば、セミナー終了後に実際に商品を手にしてもらうこともでき、セミナーと体験の異なった形での情報提供が可能となります。
この掛け合わせによって、体験・セミナーだけでの開催よりも参加者数を集められるだけでなく、オンラインセミナーだけで実施するよりも契約率が高くなる、といった事例もあります。
タイムシフト機能のあるサービスを利用する
タイムシフト機能と呼ばれる巻き戻し機能のあるサービスを利用することも訴求効果の最大化には必要です。
タイムシフト機能があることで、時間に遅れてしまった参加者も巻き戻して聴講できるだけでなく、受講環境によるトラブルが起こった場合にも巻き戻して視聴できるため、セミナーの満足度低下を抑制できます。
アンケートを取る場合は資料化してセミナー中に実施する
セミナーは各回の受講者の感想をもとにPDCAを回して改善を重ねることで、より高い効果を発揮できるようになります。こうした受講者のフィードバックを得るためにアンケートは欠かせません。このアンケートの回答率を高めるために必要なのが「資料化」と「セミナー中での実施」です。
セミナーで使用するプレゼンテーション資料にアンケートの問題文や選択肢を入れておけば、受講者は「今の時間はアンケートに回答する時間だ」と理解できますし、回答の選択肢を忘れることもありません。
このアンケートはなるべくセミナーの時間内で実施しましょう。終了後や後日に送付すると時間や日々の業務が理由となり回答率が下がってしまいます。セミナーの時間が1時間なのであれば、その1時間の間で、セミナーの内容とアンケートの回答時間を加味したタイムテーブルを組んでおくと良いでしょう。
コストを削減する
事前に収録した映像をライブ配信する
セミナーのほとんどはライブ配信がメインですが、ライブであることによって講師のスケジュールが埋まってしまうことや、セミナーでの講演に不慣れであるため、ライブ配信が不安だと感じてしまう方がいます。
このようなケースでは、事前に事前に収録しておいたセミナーの動画を、あたかも今ライブ配信をしているかのように配信できる「オンデマンドライブ」と呼ばれる機能を活用するとよいでしょう。
事前に収録しておくことでセミナー回数が増えたとしても講師の稼働時間は変わりませんし、セミナー中にトラブルが起きることもありません。受講者からの意見はチャットを通して確認できるため、ライブならではの良さは失われません。
事前準備でセミナー配信をスムーズに！
セミナーは事前の準備から当日の講演、終了後のアンケートの集計と、多くのステップがあります。それらがボトルネックとならないよう、事前に情報を収集して自社ならではの運用法を見つけることが、成果への道標となるでしょう。
