【初心者必見！】社員総会の招集通知・開催通知って何？初めての人が知っておくべき基本情報

2023.10.31

年に1度かならず開催される社員総会。招集通知の発送に悩んでいませんか？

招集通知は社員総会の準備で必要なものですから、準備をする人は早めに取り掛かっておきたいものです。社員総会の招集通知の基本情報や書くべき内容、タイミングについてご紹介いたします。

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社員総会の招集通知は必須！必ず準備しましょう

非営利法人である一般社団法人で必ず設置されるのが、社員総会。

事前に同意を得ているなど特別な場合を除いて、社員総会の前に社員に対して招集通知を送る必要があります。社団法人に関する大事な決定を行う会ですから、準備を行う人は準備をしっかりしなければなりません。招集通知は、その大事な準備の1つとなります。

一般社団情人における社員総会は、定期的に行われる“定時社員総会”と、臨時で行われる“臨時社員総会”の2種類があります。

定時社員総会は事業年度が終わったら必ず開催します。社員総会で行うことといえば、事業報告や決算の承認です。そのほか決議したいことがあれば、その都度議題に上がります。

社員総会の招集通知は、社員総会当日の1~2週間前までに送らなければいけません。

しかし社員総会の場所や欠席者がメールなどで決議権を行使できるときは、2週間前までに通知するという義務があります。
社員総会の準備を行う人は、忘れずに準備しておきましょう。

参照：法人法第三十九条より

社員総会は、法律で定められた重要度の高いものです。

そのため招集通知も簡易的な電子メールではなく、“書面”が基本となります。しかし招集する人が大人数である場合は、招集通知を送るのも一苦労ですよね。実は事前に社員の了承があれば、社員総会の招集通知であっても電子メールで送ることがOKとされています。

あくまでも社員の了承ありきなので、電子メールで送りたい場合は早めに了承を取っておきましょう。

社員総会の社員招集通知には、まず「日時・場所・議題」を必ず書くようにします。

もし参加者が社員総会に出席できない場合は、他の人に委任する権利があります。そのため招集通知に委任する権利があることも記載して、委任する場合は誰に委任するか書いて返信できる欄を作っておくとよいでしょう。

議決権をなるべく無駄にしないのも、準備する人の配慮といえます。

社員総会は一度日にちを決定して招集通知を出したら、その日をずらすことができません。

もちろん社員総会は招集通知を送るだけではなく、会場の準備や議案・議長の確認、飲み物をはじめ備品の準備など、準備することは山のようにあります。社員総会の準備担当者は通常の業務をこなしながら、社員総会の準備を進めなければいけません。

あっという間に日にちは過ぎてしまいますから、カレンダーとにらめっこしながら漏れのないように準備を進めていきましょう。

社員総会はフォーマルな会。

人数を確認したら、プロジェクターや机など設備が整った社員総会にふさわしい会場を探して予約する必要があります。「社員総会の準備は初めてで不安！」「多くの人が集まるから、失敗は避けたい！」という際は弊社が力になります。

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