押さえるべきはここ！失敗から見るイベント成功６つの法則とは【2022年版】

「そろそろ、忘年会の企画を考えてくれないか。」

そういった声をかけられる時期が近づいてきました。

企業イベント（社内イベントや社外イベントの略称）を企画するとなった時、頭の中に「成功させないと。」や「前回よりもっとクオリティをあげないと。」という思いが浮かんで負担を感じたり、どのように企画したらよいかと悩まれる担当者は多いかと思われます。

弊社は年間200件以上もの企業イベントに携わり、成功も失敗も経験をしてきました。今回はいくつかの失敗から得た企業イベントにおける成功の法則を解説いたします。

ブイキューブでは、 社内イベントを成功に導くための事前準備や振り返りのポイントをまとめた資料「成功する社内イベントのつくり方ガイド」を提供しています。社内イベントの企画・準備・振り返りにぜひお役立てください。

イベント成功の定義とは

成功の意味

「イベントの成功」とはどのようなものか説明できますでしょうか。

一般的な「成功」の意味は、

１．物事を目的通りに成し遂げる
２．物事を上手く成し遂げて、社会的地位や名声を手にいれること

を指します。

例えば、

上記の1つ目は「ギネス記録に挑戦して、記録を達成する。」
2つ目は「ラーメン屋を始め、味の良さだけでなく、SNS等を駆使して地名度を上げ、人気店になったこと」

が成功と言えます。

しかし、イベントに関してはこの”一般的な成功”とは異なる定義があります。

イベントにおける成功とは？

イベント成功の定義とは、「イベントの目的を達成しながら、参加者の満足度も高く、今後の企業活動につながる成果がみられること」です。また、主催者側、幹事及び会社側と参加者では、成功ととらえる定義が違ってくる部分もあります。

まず、主催者の成功は、

「イベントの目的が達成されること」
「参加人数や売上など数字でわかる成果」

一方、参加者にとっての成功は、

「イベントに参加してよかったと思えること」

です。

このように成功の定義は、”一つの視点からではなく、イベントに関わる立場によって異なる”という難しさがあります。
つまり、一口に『イベント成功』といっても、それぞれの立場からの見方があり、定義は1つではないということです。

主催者側の場合、”関わる人全員が、開催するイベントの成功の定義をすり合わせておくこと”が大切になります。

それはなぜなのか、この後の”イベントを成功させるポイント”を読み進めると理解していただけるはずです。

イベントを成功させるポイント

ではここで、失敗例も織り交ぜながら、イベントを成功させるポイントを6つ紹介します。

①「何のために行うイベントか？」目的を忘れないこと

ポイントの1つ目は、『なぜ、イベントを開催するのか』です。

目的を忘れてしまうと企画を決める段階からブレてしまいます。

目的にそぐわないのに「面白そうだから」とプログラムに入れたコンテンツは、結局不自然な流れとなり、参加者も困惑する結果となります。目的が伝わらなければ、参加者も何のために参加したのかわからなくなり、満足度も低下してしまいます。

さらに、企画の段階で色々と目移りし目的を見失うと、話を詰めていくうちに何をやりたいのかが分からなくなり、内容を決定するのに相当な時間を要してしまったことがあります。

そのため、イベントの担当者が随時「何のために行うイベントか？」を確認し合い、それが伝わる内容になっているかを都度都度見直すことが、イベント成功のカギとなります。

②目的に合わせた参加者を考える

イベントの目的が定まり、参加を募る際に考えなくてはいけないのが「誰がこのイベントに参加するのか」ということです。

例えば、イベントに参加するのはどのような世代なのか。
社員であれば立場や普段の業務の様子を事前に知っておく必要があります。

以前行ったイベントのアンケートで「業務が終わらず参加できなかった。」や「ちょうど忙しい時期なので、業務のことが気になって楽しめなかった。もう少し開催する日を考えてほしい。」というご意見をいただいたことがあります。

忙しい時期となると、”業務を担当される方の感じる負担”が増えるのではと思います。

”参加できるかどうか”の段階で障害が生まれてしまうと、イベント成功から遠ざかることは明白です。

そこで、改善策として『目的に合わせた参加者の状況を考える』というフローを入れます。

参加者のことを考えられるようになれば、社員だけでなく、社外向けイベント・家族を招待するファミリーデーといった多くのイベントでも活かせるのではないでしょうか。

③場所や開催方法の選択

ネット環境の発達や感染症の世界的流行に伴い、開催方法は多様化しています。

必ずしも『ホテルなどの会場をとって対面で集まることがベスト』と固定概念に囚われた発想ではなく、社会状況、勤務状況、環境、予算に合わせての開催が求必要です。

人数が多いからと言って、広いホテルを手配したものの、駅からやや遠く、参加者から不評だったということも実際にあります。

開催方法の工夫で、イベントの目的達成に近付けることも可能になります。
ここは、ノウハウが必要となるので、イベントのプロに手を借りることも1つの手段です。

主催側で決定が難しい場合、ハイブリット形式（対面とオンラインの融合）などにして参加者に選択してもらうことも可能です。
こちらは、「参加者が自分で選択できる」、「主催側の配慮を感じられて参加意欲が高まる」などの効果も期待できます。

④コンテンツの作り込み

イベントを成功させるうえで、さらに重要なのはことは”コンテンツの作り込み”です。

失敗例としては、「社員総会で、役員の講話が続き、参加者が飽きてしまった。」「交流を目的としたのに、歓談の時間を設けたが初対面の人ばかりでほとんど話せずに終わってしまった。」ということがありました。

どちらもご依頼を受けた企業様から改善したいと伺った失敗談です。
どんなに場所がよくても、参加者の都合に合わせたとしても、コンテンツの作り込みが十分になされていなければ、”イベントの目的達成”は難しいのです。

改善策として、参加者が飽きてしまう失敗例に対しては「講話の間に映像演出を入れる」、交流に関する失敗例に対しては「歓談にトークテーマを設け、話しやすくする」などが有効的でした。

最後まで気を抜かず当日をイメージしてコンテンツを詰めていきましょう。

⑤会社のオリジナル要素を入れ込む

コンテンツの作り込みに関連してご提案したいことが、”会社オリジナルの要素”を加えることです。

例えば会社オリジナルのクイズコンテンツを取り入れることで、「共通の話題で盛り上がる」、「会社への理解が深まる」、「普段会社に対して思っていたことを共感してもらえる」といった効果が期待できます。

また、オリジナルの記念品などを配ることもお勧めです。

形として残るため、記念品を見るたびにイベントを思い出し、その時に感じたこと、決意したことなどを再認識することができ、モチベーションアップのきっかけとなります。

⑥時間管理を徹底する

イベントに素敵なコンテンツがあっても、時間が足りなくなってしまうと元も子もありません。特に会場を借りて利用している場合は、時間内に撤収しなければならないため、企画の段階で十分にイメージされた”時間配分”や”当日の時間管理”は重要です。

内容によって、人の移動や、オンラインイベントの際の通信トラブルなどを想定し、時間に余裕を持たせておくことをお勧めします。

実際、時間管理ができずに最後に準備していたサプライズ企画を実施できずに終わってしまった事例があります。

司会者が時間管理をするのはもちろん、主催者側で複数の人がタイムキーパーとなって運営することで、はじめてスムーズな進行が実現します。イベントの時間が短すぎても物足りなさに繋がり、長すぎても飽きに繋がります。

タイムキーパーは裏方として重要なポディションといえるでしょう。

”時間管理の徹底”がイベント成功へ寄与することは、間違いないといえます。

更に ”イベント成功” へ繋げるためのポイント

このように6つのポイントを押さえたところで、さらに成功の実感をつかむ方法があります。

今回は取り入れやすい３つのポイントを紹介いたします。

❶イベント前に期待感を高める

事前にイベントの告知をすることは非常にお勧めです。

「社内イベントは参加して当然」という時代ではなくなり、むしろ「社内イベントに参加したくない」と思われることが多い昨今、どんなにイベントの内容が良くても参加者が少なければ、成功したとはいえません。

それぞれ業務・プライベートともに時間は限られているため、イベント日時をカレンダーの予定に入れてもらえるような工夫が必要です。

「事前告知」、「近くなったらリマインド」、「普段のコミュニケーションの中で話題にする」などして、参加してほしい人々に意識付けをしてみましょう。

また、告知方法としては、招待状や告知映像にて期待感を与えることで、”イベントの参加率向上”や”当日の満足度向上”へ繋がっていきます。

❷イベント後の振り返りで反省点を見つけ出す

「イベントを終えたら一件落着」ではなく、『イベントを開催してどのような結果が生まれたのか』を振り返りをすることが重要です。

弊社では必ず、幹事様、参加者の皆様にアンケート調査を行い、効果測定をしています。
イベントを振り返ることで、満足感・達成感などが第三者目線で分かり、数値として見えることで成功したかどうかを確認できます。

また、反省点、改善点に気づく素材にもなり次回に繋げる財産にもなります。

イベント終了後も、こういった成功・失敗を蓄積することでさらなる成功へと導けるのです。

❸イベントをやりっぱなしにしない

さらに求めると、イベントを開催して終わりにせず、イベント後の業務、活動につながるかどうかも気にしておきたいポイントです。

すぐに分かることではないため難しい部分はありますが、例えば、イベントをきっかけに他の部署のことを知り、業務の幅が広がるなどが一例として挙げられます。個人レベルから変化を感じられると、徐々に全体に波及していく可能性が大いにあります。

イベントを開催し、参加者が「イベントに参加して良かった」、「こんなイベントがあって良かった」などと実感できると、『イベントを開催する重要性』を社内に浸透させられるのではないかと思われます。

エンゲージメントサーベイといった、目に見えて効果を確認できる方法も取り入れてみると良いかもしれません。

「予算や時間をかけて実施するイベントは、是非とも成功させたい。」と感じるならば、今回上げたポイントを取り入れてみてはいかがでしょうか。

ただ、押さえるべきポイントが分かった一方、通常業務とのバランスを含め内省で行うのが難しい場合、『できる範囲の規模にしよう・・・。』と諦めず、イベントのプロデュース会社に相談してみるとよいでしょう。

イベントのプロが入ることで、企画段階からよりブラッシュアップされます。
このコラムを参考にイベント成功を収め、会社のさらなる活性化に繋がることを願います。

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