失敗しない！周年記念パーティーの企画3大ポイントとは？

今回は、イベントのプロであるイベモンより、会社の周年記念パーティーをよりクオリティの高い周年記念パーティーにするためのポイントについてご説明します。

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周年記念パーティーとは

はじめに「周年記念パーティーはどんなものか」という点からご説明します。

周年記念パーティーとは、企業の設立や創業、サービス・商品の発売から長く継続していることを祝う会です。第一に、社員や取引先などに感謝の気持ちを伝えます。周年記念イベントが盛り上がれば、エンゲージメント向上や団結力向上、帰属意識の向上などが期待でき、会社の成長にも繋がる大事なイベントです。

周年パーティーでできること

メッセージを伝えられる

周年行事を企画する時は、まずメッセージから考えます。

社員が一堂に集まる周年行事は、ただ節目を迎えられたお祝いだけではもったいないです。
従業員のやる気をアップさせるような工夫をすると、今後の社内の雰囲気がさらによくなるでしょう。

新しいビジョンがある時は、ぜひそのビジョンをテーマにしたいものです。
そのほか結束力や目標など、今自社に必要と思うテーマを探します。

プレゼンできる

周年行事に取引先も招待するなら、取引先に向けた企画は外せません。
会社の歴史やビジョン・今後の方向性などをしっかりプレゼンして、「これからも弊社をお願いします」という想いを伝えましょう。

また、取引先と顔を合わせる機会が少ない従業員にとって、周年行事は直接挨拶できる絶好のチャンス。
従業員はこのチャンスを活かしてしっかり挨拶できるよう、場を設けるのもいいでしょう。

取引先の方にとっても、会社の雰囲気を感じてもらえるチャンスとなります。

周年記念パーティーの実施タイミング

実は、周年記念パーティーの開催時期は企業によって異なります。

会社の状況をよく把握し、いつごろに開催するのがベストか、どのくらいの頻度で開催すべきか、しっかりと整理してから決めることを推奨します。

周年行事で幹事がすべきことについて

まずは目的やテーマを決める

周年行事に限らず、イベントを企画する時はテーマ決めがとても重要です。

従業員への感謝やチームワークの強化・新しい目標などを参考にして、社内で十分に検討しましょう。
テーマやコンセプトは周年行事の要となります。
社内の課題や達成したいゴールを決めると、そのあとに考える企画アイデアもまとまったものになりますよ。

概要が決まればすぐに会場の手配

周年行事の開催日や企画が決まれば、幹事はまず会場の手配からはじめます。
企画やプログラムの概要が決まると、必要な設備も洗い出すことができます。
なるべく設備が整った会場を手配できると、準備の負担も軽くなるでしょう。

周年行事のように大規模なイベントの場合、1年前から動き始めるケースも珍しくありません。
希望の会場が押さえられるように、早め早めの行動が大切です。

また、取引先をご招待する場合は、招待状は最低でも3か月前には送付しておきたいもの。
来賓用の案内状を準備して、失礼がないよう丁寧にご招待します。

周年記念パーティーの主な目的

①「従業員や取引先へ感謝を伝えたい」

周年記念パーティーを開催する目的としてまず挙げられるのが、取引先や自社の従業員へ感謝の気持ちを伝えること。

なぜなら、会社が節目を迎えることができたのは、取引先や多くの従業員たちの支えがあってのことだからです。式典などのフォーマルな機会を作って改めて感謝を伝えることで、関係企業との信頼感や絆も深まります。同時に、改まった場で従業員をねぎらうことで、モチベーションの向上にも大きく繋がります。

②「会社の歴史を感じてほしい」

自分のいる会社がどのような歴史があったのか、さらにはどのように進化をしてきたのか、従業員であれば気になる人はとても多いです。その会社の歴史と進化を伝える場として周年記念パーティーの効果は絶大。演出の仕方によっては、会社への理解度が深まり、帰属意識の向上にも繋がります。

③「エンゲージメントを向上させたい」

エンゲージメントとは「深いつながりをもった関係性」を示す言葉と言われており、早期離職防止のためエンゲージメント向上に力を入れている企業も少なくありません。周年記念パーティーではプログラムや演出内容によっては多くの従業員とより深いつながりを築くことができます。

周年記念パーティーの運営

①目的と対象を決める

まずは周年記念パーティーを行う目的を明確にします。

その際は、「周年記念パーティーを通して参加者にどうなってもらいたいか」を考えましょう。次にパーティーに参加する対象者を決めます。社内だけで行うのか、取引先企業も招待するのかなどです。加えて、関係者に感謝を伝える場にするのか、自社のPRとして外部に発信するかなども決めましょう。

目的と対象が決まることで、パーティーの方向性が見えてきます。

②プログラムを企画する

周年記念パーティーでは、プログラムに社長や関係者などの挨拶が多く組み込まれますが、それ以外にも乾杯をして飲食をしたり、タレントによるパフォーマンスや音楽演奏などのアトラクションを組み込んだりすることもあります。

コンテンツによっては、準備に時間を要することもあるので、早い時期に大枠だけでも決めておくことが必要です。

③会場を選定する

プログラムの企画と並行して進めましょう。

イベントのおおまかなアウトラインが見えてきたら、会場を選定します。会場によってはプログラムに組み込んだことが実施不可能な場合もあるので会場にしっかりと確認をとりましょう。また、アクセスの良い場所や、人気が高いホテルなどは予約が埋まりがちですので、できるだけ早めに押さえる必要があります。

④予算を割り振る

大方のプログラムが決まったら、予算を割り振っていきましょう。

備品に使う予算・コンテンツに使う予算・飲食に使う予算等です。過去に周年記念の事例がある場合は、そちらも参考にしつつ、また新しい周年記念パーティーを作っていきましょう。

⑤備品を手配する

イス・テーブル・マイク・スピーカー・デッキなど基本的なアイテムに加え、看板・垂れ幕・紅白幕・金屏風などの装飾アイテムなどで周年記念パーティーがより盛り上がるように手配をしましょう。

ただ闇雲に飾るのではなく、どんなものが効果的か、予算も含めて検討をしていくことをおすすめします。

⑥当日の進行の確認

当日は周年記念パーティーが始まる数時間前には会場入りをして、リハーサルをおこないましょう。

BGMや映像がしっかりと流れるか、照明はどの場面で当てるか、司会進行はどのようにしていくか等、確認は多岐に渡るのであらかじめリハーサル用のプログラムも作成しておくと、パーティーの成功に繋がります。

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企画をする際の3大ポイント

では次に、「どういう意識で企画することがよりよい周年記念パーティーになるか」というポイントを説明します。

ポイント① 感謝の気持ちを伝える意識を持つ

これが周年記念パーティーを企画する上で1番重要なポイントです。

感謝の気持ちの伝わり方は、伝える側の熱量によって大きく変化します。『自分の会社の従業員は、どういった感謝の伝え方が一番喜んでくれるのか。』と考えてみましょう。直接メッセージで「ありがとう」と伝えるのが一番ですが、あえて従業員や取引先に向けたサンクスムービーを上映したりと方法はたくさんあります。

どの方法が一番伝わるのかをしっかり運営側で考えているか考えていないかで周年記念パーティの良し悪しは大きく変化をしていきます。

ポイント② 「周年らしさ」を随所に組み込む

例えば10周年であれば、会場の装飾に大きく10周年の看板を立てたり、参加者に10周年を記念した名札やワッペンを配るなど、従業員の思い出に残るような「周年らしさ」を組み込みましょう。

また、役員からのスピーチの際にも随所に「○○周年記念」というワードを入れ込むようお願いしておくと、従業員によりインパクトを残せるスピーチをすることができます。

ポイント③ 目的設定を疎かにしない

「どのような目的」で周年記念パーティーをおこない、その先に従業員には「どうなってほしいのか」を明確にしておくことも大事なポイントです。

例えば「従業員を感動させたい！」という目的で周年記念パーティをおこなうと、従業員はその時間は感動するかもしれないですが、その先に変化はありません。しかし「従業員のエンゲージメントをより高めるために、感動をプレゼントしたい！」というような目的であればその先の変化が大きく見込めます。

上記のように「周年記念パーティーをした結果、どうなりたいか」を明確に設定しておくことが大事なポイントですので、しっかりと話し合いましょう。

取引先を招く周年パーティで気を付けること3選

周年パーティで取引先を招待する場合、この3つのポイントをぜひ覚えておいてください。

「内輪ネタ」の使用に注意する

仲のいい会社で起こりがちなのが、取引先の人が知らない「内輪ネタ」で盛り上がることです。
歓談の時間は、社員はなるべく取引先にあいさつに行って、積極的に会話してほしいもの。

大事な「プレゼンの場」でもあることを意識する

周年パーティはイベントではあるものの、「プレゼンの場」でもあります。
自社の製品や会社の歴史、社員の日ごろの業務などをしっかり取引先に伝えたいものです。

取引先へ「感謝」を伝える場をつくる

一番大事なのが取引先への「感謝」ですね。
会社が節目をむかえられたのは取引先があってこそですから、しっかり感謝の気持ちをあらわす企画を取り入れて信頼関係をアップさせたいところです。

周年記念パーティー向けのコンテンツ例

コンテンツ例① 会社の変遷ムービー

会社が「どのようにして進化をしていったのか」を知れる変遷ムービーを上映しましょう。

タイミングとしては、従業員の高揚感が一番高まっている会の最初に上映することがお勧めです。ムービーの内容は当時の開業写真を入れ込んだり、開業当初に始めたサービスの内容や、さらにはこれから会社がどうなっていきたいかというメッセージも入れて、会社のこれからに従業員がワクワクするような内容に作り込むことがポイントになります。上映することにより会社の歴史を知れるとともに、従業員の帰属意識の向上にも繋がります。

コンテンツ例② 会社クイズ

会社にまつわるクイズ大会の実施もお勧めです。

クイズ内容は企業理念に関するものや、サービスに関するものを題材にして作っていきましょう。会の冒頭で上映した変遷ムービーにクイズのヒントを入れたり、役員のスピーチなどにも答えをキーワードとして入れて、司会から「この問題の答えは○○さんの話の中でも出てきましたね」とアナウンスすることにより、クイズがより盛り上がります。

また、会社にまつわる問題でも「小さい頃の社長はどれでしょう」や「役員の○○さんが飼っている愛犬はどれでしょう」などクイズ参加者がクスッと笑えるような問題を盛り込むこともポイント。パーソナリティの共有にもなり、今後のコミュニケーション促進にも繋がるきっかけとなるので、好評のコンテンツです。

クイズ大会はもちろん個人戦でも良いですが、チーム戦にすることにより、従業員同士の団結力の向上により繋がります。

コンテンツ例③ 3番勝負

まずはゲームにチャレンジしていただく代表者を数人選んで頂きます。参加者にはそのゲームの勝者を予想してもらう、というコンテンツです。

ゲームにチャレンジしてただく方を、会社の代表や役員の方にやっていただくことで、親近感が湧き、エンゲージメント向上にも繋がります。ゲームの内容に関しては「30秒間で万歩計を何回振ることができるか」など、あえてゆるい内容にしましょう。一見すると周年記念のクオリティアップに関係ないようなコンテンツですが、会社の重役がゲームに参加することによって、普段は見れない一面を見ることができて従業員との距離がグッと近づくコンテンツになっています。

コンテンツ例④ ◯◯周年抽選会

◯◯周年の「◯◯」の数字にちなんだ数字をもつ人に景品が当たる抽選会です。

例えば10周年でしたら、「10月生まれの人」や「勤続10年の人」、「受付を10番目に通った人」など、10周年に絡めた抽選内容にしましょう。会社の周年にちなんだ抽選会をおこなうことによって、より従業員の印象に残る抽選会になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

周年記念パーティーは従業員や取引先に感謝の気持ちを伝える大切な時間です。また、周年記念パーティーをおこなう目的に合わせた進行プログラムの作成や、備品の手配、当日リハーサルなど本番までに確認する項目は多岐に渡ります。

イベント幹事は、通常業務などと並行してイベントの企画を進めなければいけないため多忙にはなりますが、上記のポイントを参考にしていただき、よりクオリティの高い周年記念パーティーに繋げていただけますと幸いです。

また、弊社では周年記念パーティーの目的と対象の整理からプログラム作成、各種コンテンツのご提案や映像作成など、周年記念パーティーのトータルプロデュース事業もおこなっております。

周年記念パーティーでお困りの際はぜひお気軽にご相談くださいませ。

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