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テレワークで変わるオフィスのあり方!これからの働く場所や必要なツールを解説

テレワークで変わるオフィスのあり方!これからの働く場所や必要なツールを解説

働き方改革によって、多くの企業が導入しているテレワーク。

テレワークの導入が進むことで、働き方や働く場所が見つめ直され、オフィスを解約したり、縮小化をする企業が出てきているようです。

テレワークが一般的になりつつある一方で、オフィスを手放しつつある企業もあることから、これからの企業のオフィスはどうあるべきなのだろうか?と疑問を持つ方も多いでしょう。

そこで今回は、1988年の創業以来、テレワークに欠かすことのできないWeb会議・テレビ会議を研究し続け、総務省の「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」にも選出されたブイキューブの目線から、テレワークによって今後オフィスは不要になるのか、これから先のオフィスの役割や働く場所のあり方について解説します。

テレワークでオフィスのあり方がどのように変わるのか

オフィスは、今まで企業と従業員が仕事をする上で欠かすことのできない場所でした。

しかし、テレワークの台頭によって、今まで当たり前に必要とされてきたオフィスのあり方が、少しずつ変わりつつあります。

ザイマックス総研の「フレキシブルオフィス市場調査2020」によると、東京23区内にある「レンタルオフィス」「シェアオフィス」「サービスオフィス」「サテライトオフィス」「コワーキングオフィス」といった、オフィス以外の働く場所を総称した「フレキシブルオフィス」のニーズは年々増加しており、また近年、その増加スピードは加速していることがわかっています。

テレワークでオフィスのあり方がどのように変わるのか

出典:ザイマックス総研|フレキシブルオフィス市場調査2020

加えて、2020年2月より世界的に蔓延した感染症によって、日本においても外出禁止令や外出自粛要請の期間が続き、多くの企業とワーカーが働き方の見直しを余儀なくされたことは言うまでもありません。

そこで本章では、オフィスを手放そうとしている企業が現れた理由や、テレワークが私たちとオフィスとの関係性にどのような新しい考え方を生み出すのかをご紹介していきます。

1. テレワークによって働く場所の選択肢が増え、必ずしもオフィスが必要ではなくなった

従来は、仕事をする社員が会社のオフィスまで赴くのは当たり前でした。

しかし、テレワークによって、自宅やコワーキングスペース、シェアオフィスなどで仕事をすることも可能になりました。

企業がテレワークを導入した目的として、総務省「平成29年通信利用動向調査(2017年)」によると、全体の46.4%の企業が労働生産性の向上を目的としてテレワークを導入したと回答しています。

1. テレワークによって働く場所の選択肢が増え、必ずしもオフィスが必要ではなくなった

出典:平成29年通信利用動向調査

そして、テレワークを導入した企業のうちうちの実に79.7%が「非常に効果があった」「ある程度効果があった」と前向きな回答をしています。

1. テレワークによって働く場所の選択肢が増え、必ずしもオフィスが必要ではなくなった

出典:平成29年通信利用動向調査

テレワークを実施し、働く場所の選択肢を増やしてオフィス以外の場所で仕事をしてみたところ、生産性が上がったという声が多く上がっているのです。

このデータはテレワークが、これからの時代の新たな働き方のモデルを作り出したことを示しているといっても過言ではありません。

テレワークで生産性の向上が見られ働く場所がオフィスに限られなくなった以上、これから先、今までのようにオフィスで働くことにこだわる必要がなくなっていくと考えられます。オフィスには「働く場所」ではなく、「コミュニケーションを取る場所」などといった新しい価値が求められるようになるでしょう。

2. テレワークによって通勤に必要な時間を減らせる

テレワークでは、オフィスに出社する通勤時間が必要なくなります。

平成28年社会生活基本調査 詳細行動分類による生活時間に関する結果」によると平日に通勤をしている人は1日に平均して1時間17分が通勤に使用されているそうです。

テレワークでは、この通勤時間を別の業務や作業に使うことができるようになります。平均通勤時間である1時間17分が浮けば、仕事で必要な業務や、家族と過ごす時間や趣味の時間、スキルアップのための時間として活用できるでしょう。

時間は、何をする時にでも必要になる最重要の資源と言っても過言ではありません。テレワークを実施して、働く場所をオフィスに限定しなくなったことで、通勤時間を有意義に活用できるのです。

3.オフィスの維持コストを削減できる

従来、オフィスは「いつものメンバーが、いつもの場所に集まって働く」ことを前提に設計されてきたため、社員分のスペースや備品が確保されていることは当たり前でした。

しかし、社員一人ひとりのスペース維持していくためには、賃料や光熱費、通信費など、様々なコストがかかります。そこでテレワークを導入し出社する社員数を減らすことで、オフィスを維持するためのコストを抑えられます。

実際にザイマックス総研の東京23区の1人あたりオフィス面積の推移に関する調査を見てみると、働く場所の多様化によって、オフィスの1人あたり面積が縮小されていることが伺えます。

3.オフィスの維持コストを削減できる

出典:ザイマックス総研

また株式会社LAPRASは、感染症拡大を受けてテレワークを開始したところ、オフィスの必要性を感じなくなり、オフィスを「縮小」するのではなく「解約」に踏み切ったと公開しています。社員が出社していたときにかかっていた月に数百万円という賃料の面を考慮し、コスト削減を試みた結果といえます。

そのほかにも、総務省・厚生労働省などが主導で開催した「テレワーク・デイズ2019」での参加団体への調査によると、テレワークの実施によって、以下の結果が得られています。

 

  • 事務用紙などの事務用品の使用量が平均38.1%減少
  • 会議室などのスペースの利用料が平均42.9%減少
  • 社員の旅費交通費が平均9.6%減少

 

テレワークを実施することによってオフィスを利用していく上で必要になる様々なコストを削減できることが明らかになったのです。

オフィスを維持するためのコストは毎月必ずかかってきます。そのため一度削減できれば、その後長期的に大幅なコストカットを見込めるでしょう。

テレワークで見え始めたオフィス以外の選択肢4つ

テレワークを実施した結果オフィス以外にも、働く場所にはたくさんの選択肢が見え始めました。

仕事の生産性を向上させるためには、様々な働く場所をオフィスとうまく組み合わせて活用していく事も重要でしょう。

本章ではオフィス以外に、働く場所の選択肢になるような場所を紹介していきます。

  1. 自宅
  2. サテライトオフィス
  3. レンタルオフィス
  4. シェアオフィス

1. 自宅

テレワークによって自宅が主な仕事場になっている人は少なくありません。

自宅が仕事場になることで通勤をする必要が無くなり、育児や介護がある人は仕事の合間に育児や介護をしたり、逆にそれらの合間に仕事ができるため、より柔軟な働き方を実現できます。

育児中の社員にテレワークを導入するメリットやデメリットと成功事例

育児中の社員が多い企業に検討していただきたいテレワーク活用例については、別記事「育児中の社員にテレワークを導入するメリットやデメリットと成功事例」を合わせてご覧ください。

一方で、中には仕事とプライベートのオンオフの切り替えが難しく、集中できる環境を確保しづらいという人もいるのも事実です。

自宅で上手く働いていくためにも、いかにして自分の生活空間を快適な仕事スペースにしていくかといったことを考えることも必要になってくるでしょう。

2. サテライトオフィス

サテライトオフィスは企業の本拠地から離れた場所に設置される小規模なオフィスのことです。

英語の「satellite(衛星)」から来ており、本拠地であるオフィスを中心に衛星のように各地に設置されることから、サテライトオフィスと名付けられました。

サテライトオフィスは通勤にかかる時間を抑えながら、本社とは離れた場所にある会社のオフィスとして、ある程度の緊張感を持って働くことができます。

企業側がサテライトオフィスをかまえて働く環境を整えてくれるので、通勤時間を削減しながら集中して作業することができるため、テレワークで働く場所としては非常に最適です。

サテライトオフィスとは?成功した企業事例と3つのメリットを解説

そもそもサテライトオフィスとは?という方は、別記事「サテライトオフィスとは?成功した企業事例と3つのメリットを解説」を合わせてご覧ください。

3. レンタルオフィス

レンタルオフィスとは業務に必要な機器が備えられた個室を、自分専用のスペースとして借りられる施設のことです。自分だけの作業スペースを比較的に安価に確保することができます。

事務所を借りるほど面倒な手続きを必要としないのが大きな特徴です。

4. シェアオフィス

シェアオフィスとは、通常のオフィスとは違い、複数の第三者と共有しながら使用するオフィスのことです。図書館やカフェの様なフリースペースになっており、簡易的なオフィスとして作業に使用することができます。

中にはレンタルオフィスと一体になり、自分だけの作業空間を確保できる施設もありますが、基本的にシェアオフィスには個別の占有スペースがあるわけではないため、訪れたときに空いているスペースで作業を行う形になります。ただし、そのぶん比較的安価に利用できるのが特徴です。

注意点として、個室ではなく共用のスペースで作業をすることになるため、周りの声が聞こえてしまうことや、情報漏洩には十分注意する必要があります。

そこで、利用を検討して頂きたいのが弊社ブイキューブが提供するボックス型のワークブース「テレキューブ」です。個室の作業スペースであるため、プライバシーや周囲の雑音などを気にせず作業することができます。

実際にJR東日本が展開するシェアオフィスサービス「STATION WORK」の「STATION BOOTH」にも一部採用されており、2020年7月現在では東京駅や新宿駅をはじめ、さまざまな駅に設置されています。

4. シェアオフィス

出典:ブイキューブ 

往訪の前後の待ち時間や、通勤途中の隙間時間にも、セキュリティが保たれた静かな環境で作業が可能となります。

テレワークにはセキュリティ対策が必須!とるべき7つの施策とツールを解説

安全なテレワーク運用のために欠かせないセキュリティの注意点とポイントについては、別記事「テレワークにはセキュリティ対策が必須!とるべき7つの施策とツールを解説」を、ぜひチェックしてみてください。

これからのテレワーク時代に求められるオフィスの役割

テレワークの導入によって働く場所や働き方が多様化していき、必ずしも「働くために」オフィスが必要とは断言できなくなりました。

そのため、オフィスには働くための場所としてだけではなく、新たなあり方や役割が求められるようになるでしょう。

そこで本章ではテレワークで必ずしもオフィスに出勤する必要の無いこれからの時代に、オフィスに求められる役割について解説していきます。

社員同士が交流し、コミュニケーションをとるための場所

テレワークを実施している企業が増えたことにより、働くこと自体はオフィスがなくても可能であることがわかってきました。

しかし、テレワークの導入によって社員同士のコミュニケーションが少なくなるとの課題も挙げられています。

そのため今後オフィスは働くための場所としてではなく、社員同士がコミュニケーションをとり、交流をしていく場所としての役割が大きくなることでしょう。

これからテレワークの導入が進むこれからの時代には、いかにしてコミュニケーションを積極的にとれる手段を確保していくのかが重要です。

ミッションやビジョン、バリュー(MVV)を浸透させる場所

会社で働く上で、ミッション、ビジョン、バリュー(MVV)は全ての従業員が働く上で羅針盤の様な役割を果たす重要なものです。

会社全体がどのような未来を目指しているのかを社員が理解していることは、パフォーマンスの最大化には欠かすことはできません。

ビジョンやミッションは、直接の関わり合いが少なくなるテレワークで効果的に伝えることが困難になります。

これからのオフィスには、ビジョンやミッションを体現したオフィス作り、日常の関わり合いから従業員にビジョンやミッションを浸透させる場所であることも求められていくでしょう。

前提として、あくまで働く場所の選択肢の一つであること

今までは、仕事をする場所=オフィスというのが当たり前でした。

しかしテレワークによって、どこでも仕事ができることがわかり、必ずしもオフィスで仕事をする必要は無くなりました。

しかし、中には自宅には快適に仕事をする環境が整っておらず、オフィスで働くことを希望している方、オフィスが最も集中できる場所であるという方もいることでしょう。

テレワークの導入はこれからの働き方の多様性についてを考える大きなきっかけです。

従業員の生産性の向上を目指すのなら、一辺倒にテレワークを導入するのではなく、オフィスも働く場所の一つの選択肢として残しておき、柔軟な働き方の選択肢を提示していくことが大切です。

多様化する働き方の一つの選択肢となることがこれからのオフィスの役割とも言えるでしょう。

テレワークでオフィスが多様化したことで必要になるツール

テレワークによって働く場所、オフィスが多様化し、働き方も多様化していきます。

そこで本章では、テレワークを導入し多様化した働き方に対応するために必要なツールやそれぞれのおすすめをご紹介していきます。テレワークを導入する際の参考にしてください。

Web会議システム

Web会議システムは、パソコンやスマートフォンを利用し、インターネット回線を通じてオンラインで会議を行うことを可能にするツールです。

距離の離れた相手とも対面で会話できるため、社員同士や取引先とコミュニケーションを取るのに必須のツールです。

V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティング

出典:V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティングは現在国内幅広い業界で導入されている、Web会議市場で13年連続シェアNo.1(株式会社シード・プランニング調査)の、Web会議システムです。

招待メールをクリックするだけでミーティングに接続できるシンプルで手軽な操作性に加え、国内外どこを拠点にしている相手とも、高画質高音質で会議を行うことができるのが魅力です。

▼V-CUBEの嬉しい7つの特徴

1:安心・安全・高品質

2:マルチデバイス対応

3:資料やPC画面を共有

4:アンケート機能

5:Office 365 連携

6:多拠点・多人数で利用可能

7:外国語会議でリアルタイム翻訳

8:他社のテレビ会議システムとも連携可能

V-CUBE ミーティングの魅力や機能についての詳細は、こちらから無料ダウンロードいただけます。HD対応の映像と高い接続性を誇る、高品質のクラウド型Web会議サービスの詳細を、ぜひご覧ください。

 資料をダウンロード 

Zoomミーティング

Zoomミーティング

出典:Zoomミーティング

Zoomミーティングは現在採用面接やオンライン飲み会などでも利用されている非常にポピュラーなWeb会議システムです。

2人以上でミーティングを行う際には接続時間が40分までという制限付きですが、無料で利用でき、招待メールやURLをクリックするだけで接続ができる手軽さが魅力です。

送受信するデータは暗号化されるため安全に利用することができます。

ZoomをWeb会議に導入すべき?主な機能やメリット・デメリットを解説

Zoomについては、関連記事「ZoomをWeb会議に導入すべき?主な機能やメリット・デメリットを解説」で使い方まで詳しく解説しています。導入を検討している方は合わせてご覧ください。

Web会議専用デバイス

Web会議専用デバイス

出典:V-CUBE デバイス

テレワークでは、相手と直接会うことができないため、基本的に画面越しのコミュニケーションとなります。

特にWeb会議やテレビ会議の際に、スムーズで臨場感のあるを行うためには、自分の表情を綺麗に映すことができるカメラや、音声をクリアに拾うことができるマイクがあった方が良いことも覚えておきましょう。

パソコンやタブレットに内蔵されているカメラ・マイクでも悪くはありませんが、専用デバイスがあれば、途中で映像が乱れたり、ノイズが入って円滑な会話ができなくなったりするトラブルを防ぐことができます。

ビジネスチャットツール

テレワーク中にはお互いに直接顔を会わせる機会が極端に減るため、仕事の業務連絡やコミュニケーションを取ることも難しくなりがちです。

そこで忘れずに導入したいのが、メールよりも気軽に迅速にそして安全に社員同士でコミュニケーションを取ることができるビジネスチャットツールです。ビジネスチャットツールを利用することで、速いテンポで気軽に社員同士で連絡を取ることができます。

Chatwork

Chatwork

出典:Chatwork

Chatworkは、基本機能無料で使用できるビジネスチャットツールです。

1対1からグループまで幅広くやりとりをすることができ、社内のコミュニケーションを円滑にしてくれます。

タスク管理機能を備えており、メンバー同士で共有することができるため、プロジェクトメンバー間の進捗管理を楽に行うことができます。

また無料プランでは1対1、有料プランでは最大14人まで同時にビデオ通話をすることができ、画面共有もできるので、簡易的なWeb会議システムとして使うこともできます

ビデオファイルやPDFファイルなど、様々なファイル形式のやりとり対応しており、仕事で必要なデータを簡単に送受信することも大きな魅力でしょう。

Slack

Slack

出典:Slack

Slackは、無料で使用できる、アメリカ生まれのビジネスチャットツールです。

今や世界100カ国以上で使用されており、1日に800万人以上に利用されています。あらゆるファイル形式を面倒な操作を必要とせず、手軽にドラッグ&ドロップで共有できるのが大きな特徴でしょう。

あらゆるファイル形式を、手軽にドラッグ&ドロップの直感的な操作で共有することがでいます。

勤怠管理システム

通常の働き方では、決まったオフィスに出勤しているため、誰がいつ出勤しどれほど働いているのかを確認することは容易でした。

しかし、テレワークを導入すると、社員がいつ働いているのかを管理することが難しくなります。

そこで必要になるのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムを利用することで、オンライン上でも社員の労働時間や正確に把握し、管理することができます

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

出典:ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は日本国内で幅広い企業で採用されている勤怠管理システムです。

その採用範囲は業界、業種を問いません。

出勤管理のみだけでなく、シフト管理や休暇申請、業務の工数管理、所定業務時間を超えないよう、設定した作業時間を超えたらアラートを鳴らす「アラーム機能」など従業員を管理するのに必要な機能をほとんど備えているのが大きな特徴です。

jinjer勤怠

jinjer勤怠

出典:jinjer勤怠

jinjer勤怠はパソコンやスマートフォンからだけでなく、Apple WatchやGoogle Homeといったデバイスからも出勤退勤管理ができる勤怠管理システムです。

様々なデバイスからアクセスできるため非常に手軽に扱うことができます。

月末になると従業員の勤務日数なども自動で集計し、給与の管理も行ってくれるため、手軽で手のかからない勤怠管理システムと言えるでしょう。

まとめ|テレワークによってオフィスのあり方を問い直す必要がある

テレワークによって、働く場所の選択肢はオフィスに留まらず、社員それぞれの生活や業務に合わせて多様化されています。

確かにオフィスで働くことには様々なメリットがありますが、さまざまな働き方を尊重するためにも、オフィスのあり方を改めて問い直し、働き方の選択肢の一つとして捉えていくことが重要でしょう。

本書が、自社のオフィスのあり方を考える際にお役に立てましたら幸いです。

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

テレワークの導入で時代に取り残されない働き方改革を

2019年4月から開始された働き方改革の影響を受け、多くの企業が様々な取り組みをはじめています。

しかしその一方で、「ワークライフバランスの拡充や健康経営など、実際にやるべきことが多すぎて何から手をつけて良いかが分からない...」そうお困りの企業担当者さまもいらっしゃることでしょう。

そこでまずはじめに取り組みたいのが、テレワークの導入です。

テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。

テレワークを導入することにより、以下のような利点があります。

  • 介護や育児を理由に退職をせざるをおえなかった従業員など、多様な働き方を希望する社員を持続的に雇用できるため、優秀な働き手の採用・確保が可能
  • 感染症対策や自然災害などオフィスに出社が困難な状況でも、持続的に仕事ができる
  • 従業員満足度の向上や定着率、生産性の向上など、経営課題に大きなメリットがある

 

働き方改革をはじめよう、そうお考えの方はぜひテレワークの導入からはじめてみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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