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上司と部下、お互いへの「期待」を一致させる3つのポイント

上司と部下、お互いへの「期待」を一致させる3つのポイント

ご無沙汰しております。ブイキューブ営業本部の八幡和憲です。

前回、「テレワークがあたり前の上司のもと、部下はしっかり仕事ができるのか!?」というブログを書かせていただきました。この問いに対しては、「上司と部下、お互いの“期待値”(=期待、信頼)を一致させる仕組みを設けることで可能」という答えを出しました。

グループ内でのテレワーク環境におけるコミュニケーションの不足、関係の希薄化、取り組みに関する認識の齟齬などといった懸念に対し、定期的なWeb会議による心・身体の状態の共有や、Googleドキュメントでのタスクの「見える化」を通して、タスクや案件に関するお互いの認識をすり合わせていくのが良いのでは?ということです。

そして、僕が所属するグループでは、「朝会」という形で、その期待値のすり合わせをしていると紹介いたしました。今回は、上司と部下の期待値を一致させる仕組みについて、少し深掘りしながら、どこがポイントになるのかを考えてみたいと思います。

コミュニケーションの量と質を高めることが期待値の一致につながる

結論から申し上げると、期待値のすり合わせについては、何より“報連相”が重要な要素だと思っております。

ほうれんそう

報連相などのコミュニケーションの量を増やすことはすなわち、グループ内での相互理解が深まる機会を増やすことです。テレワーク環境であったとしても、コミュニケーションの量や質を意識することで、グループ内の相互理解と期待値の一致が進んでいくのではないか、と思います。朝会は、この報連相を良い意味で強制的に実施するための仕組みです。

「テレワークがあたり前の上司のもと、部下はしっかり仕事ができるのか!?」という問いはすなわち、「テレワークがあたり前の上司のもと、部下は遠隔コミュニケーションでしっかり報連相して仕事を進められるのか?」という問いに置き換えられるのではないか?ということです。

「テレワーク環境では、より一層報連相が重要です」と結論づけるだけだと、これで話が終わってしまうので、「遠隔コミュニケーションでの報連相はどう工夫したら上手く進められるのか?」という問いについて、新卒3年目が終わりつつある僕の経験や気付きを通し、僭越ながら書かせていただこうかと思います。

中堅以上の方にとっては「そんなの当たり前じゃないか」という内容かと思うので、主に僕と同じくらいの年次以下の方々に向けた内容になるかもしれません。

報連相ポイント①   まずは何より量! 頻度! スピード!!

遠隔ですと、対面で自然な流れで報連相する機会がどうしても減ってしまいます。遠隔上で報連相のサイクルを回すためには、意識的に量と頻度を増やし、また報連相の実行までのスピードを高めることが必要なのではないか、と思います。

僕らのグループが毎朝実施する朝会は、報連相の機会のためにあります。他にも、オフィスと上司がいる部屋をWeb会議で常時接続しておく「空間共有」や、週に一度のグループ会など、色々な手段が考えられると思います。

新卒の方は、どんなことを報連相するべきか迷ってしまうかと思いますが、まずは「どんなことでも漏れなく報連相する!」というスタンスで良いのではないか、と。特に、悪いこと、嫌なこと、心配なことから話すこともポイントになるのではないでしょうか。

ポイント1

報連相ポイント②   自分なりの仮説を持って、それを深めていく

共有できる機会が少ない遠隔という環境下で、報連相を効率よく回していくためには、一つひとつの報連相の質を上げることが重要です。より短い時間の報連相で、より効率よくネクストアクションを考えていくということです。そのために必要なのは、報連相する側が自分なりの仮説を持つことと、その仮説を深めていくことだと思っております。

事前に部下の仮説があることで、上司はその仮説を通しアドバイスがしやすくなります。仮説がなく、ただ「◯◯の案件について次はどうしましょうか?」という投げかけより、「◯◯の案件について、次は△△のように進めていきたいと思います。理由としては、✕✕だからです。こちらについて、何か他に考慮すべき点や別の選択肢などあれば、ご意見ください」という形のほうが、スムーズに話が進みます。

上司に話す仮説の作り方は僕もまだまだ勉強中なのですが、自分の仮説を自身で疑いながら深掘りしていくことで、仮説の精度が上がっていきます。マジックフレーズは、「でも、本当にそうか?」です。

例えば、売上の最大化という観点で作った見積りに対し「利益という観点だとどうか?」と視座を変えてみたり、「この見積りは本当にお客様を満足させ、問題を解決できる内容か?」と疑ってみたり、「社内調整はできそうか?」と様々な立場の目線に立ってみたり。

前提条件や視点・視座を変えて、自分の仮説について「あーでもない、こーでもない」と複眼的な目を持って疑い、様々な可能性について検討しながら精度を高めていくと、上司とのディスカッションで良いネクストアクションに落とし込めます。なので、仮説は立てるだけでなく、深掘りも併せてするべきと考えています(…と言いつつ僕もまだまだできてない…)。

報連相ポイント③   手段の使い分け

遠隔での報連相の手段は、Web会議はもちろん、チャットやメール、Google ドキュメントなど色々あります。これらをどのように使い分けるか考えることも重要だと思います。

使い分け

僕らのグループで心がけているのは、報連相する内容の抽象度(論点が定まっているか/否か)により、手段を変えるということです。

論点が定まり抽象度が低いもの、例えば、簡単な判断でYESかNOかで答えられるものについては、ビジネスチャットツールで問題なく進められます。

例:明日の往訪に、時間が空いている後輩の◯◯も連れていってもいいですか?

YESかNOかで答えられるものでも、その判断に様々な文脈、背景を考慮する必要があるものに関しては、蓄積・保存が可能なメールやドキュメントなどが適切です。

例:◯◯案件については、最終的にプランBの見積りを提出することになりました。背景は~~です。こちらについて問題ないか、確認させてください。

YES/NOでは答えられず、論点が複数あり、様々な意見を出していきながらネクストアクションを考えるべき問題は、必ず電話かWeb会議を実施します。

例:◯◯案件での録画サーバインフラコストを、どう削減できるだろうか?

なんとなくですが、僕のグループでは5分~10分ほど話せばお互い納得できることは電話、15分以上は話し合わないといけないこと、複数人の参加が必要なことに関してはWeb会議を利用しております。

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出典:Zoom公式ページ

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まとめ

改めて僕が伝えたいことを整理すると、

  • グループ間で遠隔ながら仕事を効率的に進めるにあたって、報連相の実施が重要な要素となる

  • 遠隔で報連相を行うポイントは

     ① 量や頻度、スピードを意識する
     ② 仮説を立てるだけでなく、深掘る
     ③ シーンに合った手段を使い分ける

ということです。テレワークを実践している方をはじめ、皆さまが自然に実行していることかと思いますが、言語化したことで気づきがあると嬉しいです。

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八幡 和憲
著者情報八幡 和憲

新卒3年目の提案営業職で担当領域は教育や官公庁。趣味は音楽、茶道、書道で書道は休みを挟みつつ7歳から続けている。平安時代のひらがなを綺麗な和紙に書くのに夢中。