テレワークだからこそ社内イベントを！在宅勤務でも開催できる社内イベントを紹介

在宅勤務が続く中、例年開催していた社内イベントを中止した、という企業も多いのではないでしょうか。

社内イベントは、事業を円滑に進めていく上で社内コミュニケーションを活発にしてくれます。社員同士の繋がりを深めることで、社員のモチベーションやチームワークが改善されるとされています。

今回は、感染症拡大防止策としてテレワークを導入している企業でも、社内イベントを開催するべき理由と、いくつかの社内イベントの事例をご紹介します。

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テレワークだからこそ、社内イベントは必要！

社員同士が対面で合わず、コミュニケーションが希薄化しがちなテレワーク。そこで、社内イベントを開催し、エンゲージメント向上やコミュニケーションの活性化を図ることは大切です。

特に「社内の年齢層にバラつきがある」「社員の性別に偏りがある」「チームや部署が多岐にわたる」企業では、多様な価値観が交差しており、社員同士がうまくコミュニケーションを取れない場合もあります。テレワーク下だと、休憩中のちょっとした会話が難しくなり、会話量が減ってしまうため、さらに関係性が深まりにくくなります。

チームプレーが大切になる企業活動において、会社に所属するメンバーが同じ目的に向かって業務効率や仕事の成果を高めるためにも、社内コミュニケーションは欠かせません。

社内コミュニケーションが促進されれば、以下のような効果が得られます。

• 社員定着率の向上
• 情報共有の活性化
• 目的の共有
• 生産性の向上
• 全員が発信者になる

社員同士が繋がりを感じ、お互いをより理解し仕事がしやすくなることで、会社への定着率が高まり、ツールを活用した情報共有も活発になります。また、意思疎通がしっかりと取りやすくなって、生産性が向上したり、社員が活発に社内外で発信してくれるようになるのです。

テレワーク環境下であったとしても上記のような効果を得るには、社内コミュニケーション促進の手法として、オンラインで社内イベントを開催することがおすすめです。オンラインであっても、社内交流の機会になりますし、他の社員との繋がりを意識でき、会社への帰属意識が高まります。

テレワークでも実施できる社内イベントの例

では、テレワークでも実施できる社内イベントとは、一体どのようなものか、ご紹介していきます。オンラインという状況で社内イベントを開催するのは難しいと思われるかもしれませんが、他社事例を真似してみるところから始めてみましょう。

オンライン入社式

4月上旬の入社式がオンライン開催になった企業も多いのではないでしょうか。「オンライン入社式」では、社員がWeb会議ツールなどに同時接続し、顔が見える状態で集合。社員が遠隔にいながら入社式を行います。

事前に用意していたフリップをタイミングをあわせて掲げ、既存社員全員で一つのメッセージを完成させるなど、サプライズを用意する企業も多いようです。創意工夫をすればオンラインでも社員との接点をつくることができます。

事例：コニカミノルタ株式会社さま

コニカミノルタ株式会社は複合機やプリンター、医療機器、計測機器、さらにはプラネタリウムなどを開発、製造する電気機器メーカーです。

2020年4月の入社式は、全国的な非常事態宣言も見込まれていたため、実地開催を見送ることとなりました。動画配信システムを用いて本社から映像を中継して配信することで入社式のオンライン化を実現しました。

参考：
トップメッセージの配信に活用していた既存サービスで全国的な非常事態での入社式をオンライン開催

リモート飲み会

「リモート飲み会」とは、その名の通りオンライン上で開催される飲み会のことです。仕事終わりにWeb会議ツールに集い、各自お酒やご飯を持ち寄って食事をしながら話します。

参加者全体を何人かのグループに分けて小部屋で話せるWeb会議ツールの機能を使い、趣味やチームごとに分かれて話すこともできます。つい時間を忘れて話し込んでしまいそうですね。

オンラインランチ会

飲み会ではなく「ランチ会」を開催する企業もあります。子育てをしている社員は、夜の飲み会への参加が難しい場合がほとんど。ランチ会であれば、開催時間がお昼休憩の時間帯のため、比較的参加しやすくなります。

学校や幼稚園・保育園が休校・休園になって、子どもの面倒も見ながらテレワークを実施している親だけが集まるランチ会では、お互いの困ったことを共有したり、工夫していることを教え合ったりと、より充実した時間になりそうです。

リモート朝活

早起きをして始業前に作業をする「朝活」。オンライン上に社員が集まり、はじめに時間内にやることなどを共有して、作業時間中はカメラをオフにして集中します。朝活でやることに決まりはなく、読書や趣味、仕事の準備などさまざまです。

テレワークで生活リズムが崩れる社員もいる中で、他の社員と時間を約束して起床することは、お互いを高め合うことにも繋がります。

リモートゲーム

オンライン環境でゲームをする「リモートゲーム」も流行っています。ゲームであれば、日頃交流の少ない社員同士であっても、気軽にコミュニケーションをとれます。

「リモ謎」は、オンライン環境で楽しめる協力型の謎解きゲーム。チームメンバーが協力して、物語の世界の中で謎を解くことで、チームビルディングができます。「謎を解いて脱出を目指す」という共通目標を持つことで、普段交流していない社員同士であっても楽しくコミュニケーションを取ることができます。

「ジェスチャーゲーム」は、1人がお題を決めて、他のメンバーが身振り手振りのみで表現。残りのメンバーはそのジェスチャーが何を表しているかを予想して回答します。最低3人から実施できますし、難しくなく気軽に参加できます。

他にも、「オンラインしりとり」は、チームの社員の家の中にあるものだけでしりとりを完成させ、その速さをチームごとで競うゲーム。ずっと画面の前にいるのではなく、家の中を探し回ったりしながら、チームで協力してしりとりを続けていくことで、結束力も高まります。

社内勉強会・アイデアソン

社員が有志で開催する勉強会・アイデアソンをオンラインで開催する企業もあります。

営業、デザイナーやエンジニアなど、専門知識を持つ社員が希望者に対して勉強会を行ったり、一部のメンバーがアイデアを持ち寄ってビジネスを考えたりする時間では、知識がつくだけでなく、社員同士で職務内容や仕事への向き合い方をより深く理解できます。

テレワークで社内イベントを実施する際のポイント

テレワークで社内イベントを実施するには、どんなポイントに注意すればよいのでしょうか。オンラインだからこそ気をつけて開催したいポイントがあります。

イベントによっては参加を強制しない

社内イベントの内容・時間帯によっては、社員が参加しづらいものもあるかもしれません。その場合は無理に誘うことなく、参加したい社員だけが集まるようにしましょう。

参加しない社員が多い場合は、イベント内容などに懸念があるはずです。アンケートを取ったり一部の社員にヒアリングしたりして、企画内容をブラッシュアップすることも視野に入れましょう。

飽きさせない工夫を

オンラインでの社内イベントで難しい点は、飽きさせない進行です。

大人の平均的な集中力は、たったの8〜10秒間ほどしか続きません。対面のイベントではない場合、イベント中にPCの画面を集中して見続けることは、より一層難しいことが想像に容易いです。

リアルの場で30〜45分かけて行う内容は、15〜20分くらいの長さにしてみてください。イベント主催者がずっと話し続けるのではなく、適宜参加社員に質問を投げかけインタラクティブなイベントにすることを心がけましょう。

また、当日のタイムスケジュールやコンテンツ内容を事前にシェアしておくことは重要です。参加する社員にあらかじめ進行スケジュールを共有するだけでも、社員のストレスが軽減されるはずです。

全員が楽しめるようなコンテンツに仕上げることはもちろんのこと、可能なかぎり「ビデオをONにして参加する」ことを事前に声かけておくこともポイント。お互いの顔が見える状態でこそ、社内イベントで交流の場を設ける意味があります。

参加者の声を聞いてブラッシュアップする

一度、オンラインでの社内イベントを実施したら、アンケートを取りましょう。1〜3分ほどで回答できるような簡単なものを用意しておくことがおすすめです。

イベント内容や開催の時間帯、長さ、頻度など、項目ごとに5段階評価を取ると振り返りやすいです。適宜、自由回答の記述欄を設けておけば、感想を書いてくれるかもしれません。

そしてその声をもとに、次の社内イベントの内容をブラッシュアップしていきます。「長すぎる」「終了時刻が遅い」などのコメントを踏まえ、開催時間やイベント自体の長さを調整してみてください。

改善されていることが分かれば、次のイベントを告知した際に「また参加しよう」と思ってもらいやすくなります。

まとめ｜離れていてもコミュニケーションを取れる社内イベントに

テレワークが長引くほど、対面でコミュニケーションをしていた感覚が薄れていき、関係性が希薄化したり、コミュニケーションを取りづらく感じる社員が出てきたりします。

「なんとなくチャットで話しかけづらい」「雑談ができなくて孤独感がある」と感じる社員がいると、生産性が上がらず業績にも悪影響が出てくる可能性があります。

なかなか話す機会がないからこそ、社内イベントとして交流する場を設け、社員がのびのびと仕事ができる環境をつくっていくことは大切です。周りの社員を巻き込みながら、社内イベントの開催にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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