【最新】社内コミュニケーションツール9選!メリットや注意点も解説

【最新】社内コミュニケーションツール9選!メリットや注意点も解説

社内コミュニケーションが疎かだと、伝達不足により思いもよらないミスが発生したり、業務に手間取ったりしてしまう可能性があります。仕入れられる情報の総量が減り、認識に齟齬が起こることもあるでしょう。社内コミュニケーションは従業員同士の信頼関係やチームワークだけでなく、生産性や業績の向上にも関わってくる要素といえます。

特にテレワークやハイブリッドワークは出社と比べ社員同士が顔を合わせる機会が減るため、挨拶や雑談、ちょっとした相談などのコミュニケーションが自然発生しにくい環境です。このようなコミュニケーション不足を解消するためには、社員が在宅でもやり取りができるようなコミュニケーションツールの導入を検討しましょう。

本記事では社内コミュニケーションの重要性を改めて振り返り、社内コミュニケーションツールの概要とおすすめのツール、実際にツールを導入する前の注意点を解説します。

参照:SIS international research「SMB Communications Pain Study White Paper

社内コミュニケーションを促進する オンラインイベントの準備や開催のポイントをまとめた 小冊子をこちらからダウンロードいただけます

社内コミュニケーションには約7割の企業が課題を感じている

社内コミュニケーションには約7割の企業が課題を感じている

社内コミュニケーションには、非常に多くの企業が課題を抱えています。

HRproが2019年に発表した、社内コミュニケーションに関するアンケート「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」では、調査対象である企業の73%が「自社の社内コミュニケーションに課題があると思う」と回答しています。

HRpro「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」

出典:HRpro「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」

また同アンケートでは、具体的に社内のコミュニケーションの課題になっている点として、以下のようなものが挙げられています。

  • 情報共有があまりできていない
  • 上層部と職員のコミュニケーションが不足
  • 口頭で情報伝達をするので、知らないメンバーと知っているメンバーとの情報差が激しい
  • 部門間でのコミュニケーション不足

そもそも情報共有を行う文化やシステムがあまりなく、たまに行っても口頭で伝達するケースが多いので、社員の間で情報格差が生まれることや部門間を超えたコミュニケーションや上司や部下といった立場を超えたコミュニケーションが不足していることに多くの企業が課題を抱えています。

社内コミュニケーションはなぜ重要なのか?

冒頭で説明したように、社内コミュニケーションに課題を感じている企業担当者の割合は7割を超えます。それでは、そもそもなぜ社内コミュニケーションを見直し、活性化させる必要があるのでしょうか。

最も大きな理由は、「社内全体の生産性を向上させるため」です。社員同士が積極的にコミュニケーションを行えば、チーム内で業務に行きづまって困っている人がいても周りのメンバーがすぐに気づいてサポートすることができます。

また活発にコミュニケーションを取ることで業務上の伝達ミスを防げます。誤った方法で業務を進めることがないので、結果的に企業の生産性を高めることができるでしょう。

加えて、社内コミュニケーションが活発になれば、社員同士で自由に意見を言い合えるようになります。上司部下を問わず自由に議論を行うことで、良質なアイディアも生まれやすくなり、企業の活性化に必要なイノベーションも創出できるかもしれません。

反対に、社内コミュニケーションが不足すると生産性の低下を招きます。

米国のグローバル市場調査会社であるSIS international researchがリリースしたホワイトペーパー「SMB Communications Pain Study White Paper」によると、社内におけるコミュニケーション不足によって発生する生産性の損失は一人あたりおよそ年間2万6千ドル(約300万円)にも昇るといいます。

企業は社内のコミュニケーションを改めて見直すことで、生産性の向上や新たなイノベーションといったメリットを受けることができるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させる施策7選!メリットや成功事例を解説

社内コミュニケーションについて、より詳しく知りたい方は、別記事「社内コミュニケーションを活性化させる施策7選!メリットや成功事例を解説」で、成功した企業の好事例と参考にしたい7つの施策を詳しく解説しています。

社内コミュニケーション活性化の秘訣は、ツールの活用にある

前章で述べたようなコミュニケーション不足から生まれる課題を解決するのが、社内コミュニケーションツールです。社内でのコミュニケーション手段は「メール」か「対面」が一般的です。今でもメールは実際に使用されている手段の81%を占めています

しかし、メールは作成に時間がかかってしまう上に、添付するべきファイルの付け忘れやファイルサイズの制限などがあり、さまざまな障害が発生します。また対面でのコミュニケーション自体も、組織が大きくなればなるほど、複数人で情報を共有するのに時間がかかります。

社内コミュニケーションツールを使うことで、このような課題が解決できるようになります。

実際に、2019年にサイバーソリューションズ株式会社がビジネスシーンにおけるツールの利用状況を調査するために行った「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」によると、以下のような目的で利用されていることが分かります。

サイバーソリューションズ株式会社「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」

出典:サイバーソリューションズ株式会社「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」

社内コミュニケーションツールは、上記のグラフで示されているように「スピーディーなコミュニケーション」や「会議時間の短縮」「複数人での情報共有が容易」といった効果を期待できます。

本記事では社内コミュニケーションツールを3種類に分け、それぞれ「ビジネスチャットツール」「情報共有ツール」「モチベーションアップツール」として解説していきます。

社内コミュニケーションツールを活用する3つのメリット

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社内コミュニケーションツールを活用すると、どんな効果を望めるのでしょうか。この章では、社内コミュニケーションツールによって得られる3つのメリットを詳しく説明していきます。

①一人ひとりの仕事のスピードが上がり、自社全体の業務効率化につながる

社内コミュニケーションツールを活用する1つ目のメリットは、業務の効率化です。

例えばメールを使って業務連絡を取る場合、ビジネスメールの形式に則り、誤字や脱字、情報の伝達漏れがないように書かなければならず、情報伝達に手間や時間を要してしまいます。

しかし「ビジネスチャットツール」を活用すれば、形式にこだわらずLINEやTwitterのようにライトなやり取りができます。宛先や自分の名前を記入する必要も無いので、「お疲れ様です」「お世話になります」といった文言を省いて、時間をかけずに用件だけを伝える情報を伝達することができるでしょう。

また、チーム単位や部署単位などで柔軟にやり取りを行うチャットグループを設定することで、業務の進捗状況を複数人で共有できるようにもなります。

メールを作成する手間や煩瑣な進捗報告を行う時間が省けることによって、一人ひとりだけでなくチーム全体の業務効率化につながるといえるでしょう。

②チャットの活用で対面での会議を減らし、コスト削減に

社内会議にもチャット機能を活用することで、会議の回数を減らすことができます。チャットのログが議事録として残るため、わざわざ参加者が議事録を取る必要もありません。

対面での会議には、さまざまなコストが発生します。例えば会議のために綺麗な資料を作成して印刷したり、会議室を用意したりすることなどです。参加者全員が同じ日時・同じ場所に揃っている必要があるため、顧客先から急いで帰って会議に参加するという人もいるでしょう。その場合には別途交通費も発生してしまいます。

反対に、チャット機能を通して対面ではないオンライン上の会議を行うことができれば、全員が一斉に集まる必要はなくなります。外出先などオフィス以外の遠隔地からでも会議に参加できるため、上記のようなコストが削減できることが見込めるでしょう。

ただし、参加者の顔や声を認識できない状態で行うので、相手の細かいニュアンスや温度感を感じ取って会議を行いたいときや、社内の重大な決定を下すような会議には向きません。社内コミュニケーションツールを使ってチャットで会議を行う場合には、軽い認識のすり合わせやちょっとした打ち合わせに最適だといえます。

また、ツールによってはチャットだけではなく、ビデオ会議を行えるツールもあるため、映像を通してコミュニケーションをすることも可能です。

会議の進め方を変えると仕事が変わる!そのポイントを紹介

別記事「会議の進め方を変えると仕事が変わる!そのポイントを紹介」では、会議時間短縮のコツだけでなく効率的な会議をするポイントについて、社内会議における実際のデータに基づいて解説しています。あわせてお読みください。

③コミュニケーションの機会が増え、チーム内の雰囲気が良くなる

社内コミュニケーションツールの良いところは、必ずしもやり取りに文字が必須になる訳ではないという点です。例えば、1つのメッセージに対して、SNSで見られる「いいね!」のような感情を表す絵文字を押せる機能があったり、リアクションをスタンプで表せる機能があったりと、カジュアルなコミュニケーションが可能になります。

また、多くの社内コミュニケーションツールはアプリとしてダウンロードできるスマートフォン版があるため、クライアント先に出向いている際や営業の外回りの際にも電車の中などで確認することができます。必然的にコミュニケーションの機会が増えるため、チーム内の雰囲気も良いものになるといえます。

種類別のおすすめツール

社内コミュニケーションは数多くあり、Zoom ミーティングなどのWeb会議システムやSlackなどのチャットツール、EventIn Workplaceなどのバーチャルオフィスツールなど様々なジャンルから登場しています。ここで種類別におすすめのツールを解説します。

種類によって実現可能なコミュニケーションは異なるため、自社が求める社内コミュニケーションに役立つツールを探してみてください。

Web会議システム

Web会議システムはインターネットを介して、音声や動画でリアルタイムでコミュニケーションを取れるツールです。画面共有やチャット機能を搭載したツールもあり、日々のミーティングや会議、面談などの社内コミュニケーションに活用されています。

Zoom ミーティング

Zoom ミーティング

出典:Zoom ミーティング

Zoom ミーティングは、全世界75万以上の企業や組織で導入されているWeb会議システムです。無料版でも安定した通信で双方向のコミュニケーションができます。画面共有や録画などの機能も無料で活用できるため、テレワーク・ハイブリッドワークでの連絡ツールや社内会議ツールとして活躍します。

ただし、無料版だと40分までという時間制限があるため、それ以上長く会議が必要な場合は有料版を契約したほうがよいでしょう。そのほか、オプションでオンラインセミナーを開催できるウェビナー機能(Zoom ビデオウェビナー)や拠点間をつなぐテレビ会議機能(Zoom Rooms)を付けることも可能です。

▼特徴

  • 高品質で安定した通信
  • 無料版でも数多くの機能を利用できる
  • 多様なオプションを付属できる

▼価格

基本プラン

無料

プロプラン

1600円/ID/月

※5ID以上かつ年間契約が必要

ビジネスプラン

要問い合わせ

エンタープライズプラン

要問い合わせ

Google Meet

Google Meet

出典:Google Meet

Googleが提供するWeb会議システムGoogle Meetは、Googleカレンダーから登録し、URLを発行するだけで簡単に会議を開始できるツールです。パソコンからの接続はブラウザを介して行うため、アプリをダウンロードする必要はありません。

無料プランでも1対1のWeb会議なら最長24時間(実質無制限で)接続できます。アイディア出しやスケジューリングなどの社内会議だけでなく、1on1ミーティングにも活用可能です。

▼特徴

  • Googleカレンダーとの連携ができる
  • パソコンからの接続はアプリ不要
  • 1対1のWeb会議は24時間接続可能
    (有料プランは複数人でも24時間接続可能)

▼価格

Google Meet

基本

無料

Google Meetを含むGoogle Workspaceの料金

ビジネススターター

680円/ユーザー/月

ビジネススタンダード

1360円/ユーザー/月

ビジネスプラス

2040円/ユーザー/月

エンタープライズ

要問い合わせ

※14日間の無料試用期間あり

Microsoft Teams

Microsoft Teams

出典:Microsoft Teams

日本マイクロソフト株式会社が提供するビジネスチャットMicrosoft Teamsは、Web会議ツールとして利用可能です。Web会議専用のURLを発行することなく、Microsoft Teamsのみでオンラインミーティングができるため、社内のメンバーでつながっていればシームレスにWeb会議を実施できます。

マイクロソフトのアプリやツールと連携してやり取りできるため、複数人で同じ画面を見ながら資料を同時に編集可能です。

▼特徴

・Web会議機能以外にチームの作成、管理、チャット機能を利用できる

・Web会議は最長30時間接続可能(実質無制限)

・有料プランではWordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリを利用可能

▼価格

Microsoft Teams

無料

Microsoft Teams エッセンシャルズ

430円/ユーザー/月

Microsoft 365 ビジネスベーシック

650円/ユーザー/月

Microsoft 365 ビジネススタンダード

1360円/ユーザー/月

テレビ会議システム

テレビ会議システムは据え置き型のシステムを用いて拠点と拠点、拠点と個人をつなぐツールです。Web会議ツールは端末と端末をつなぐのに対し、テレビ会議システムは部屋に専用機器や専用回線を設置して利用します。

本社と支社でテレビ会議システムを使えるようにしておくと、拠点間のオンラインレクリエーションや常時接続によるコミュニケーションの創出に役立てられます。ハイブリッドワークを導入している企業であれば、会社と在宅を結び、コミュニケーションを取りやすい状況を作ることも可能です。

Zoom Rooms

Zoom Rooms

出典:Zoom Rooms

Zoom Roomsは、据え置きの機器でオンライン会議Zoom ミーティングを実施できるテレビ会議ツールです。インターネット回線を利用するため専用回線は必要ありません。

Web会議システムのZoom ミーティングとスムーズに連携可能です。出社しているメンバーはZoom Roomsを設置した会議室から、在宅勤務のメンバーはZoom ミーティングから会議などに参加できます。

▼特徴

・インターネット回線を利用

・Zoom ミーティングとスムーズに連携

・テレビ会議システムと連携可能

▼価格

1室あたり月額6600円

Google Meet ハードウェア

Google Meet ハードウェア

出典:Google Meet ハードウェア

Google Meet ハードウェアは、オンライン会議Google Meetを利用できるテレビ会議システムです。機器の種類は多岐にわたり、ディスプレイ、カメラ、スピーカー、接続機器のセットの他、自分でセレクトして必要な機器を選択できるものもあります。

▼特徴

・カレンダーやドライブなどGoogleサービスと連携できる

・選べる機器の種類が多い

・OSや機能のアップデート、セキュリティ修正が自動で行われる

▼価格

製品により異なる

Cisco Webex Room

Cisco Webex Room

出典:Cisco Webex Room

シスコシステムズ合同会社が提供するテレビ会議システムCisco Webex Roomは、Webex Meetingを使ってオンライン会議できるツールです。一体型の製品と任意で組み合わせられる製品が各6種用意されていて、会議室の規模に応じて選べます。

▼特徴

・日本語、英語、フランス語などの多言語に対応

・少人数、ハドルミーティング向けの製品がある

▼価格

要問い合わせ

ウェビナー/オンラインイベントシステム

ウェビナーやオンラインイベントは、インターネット上で音声や動画を配信して開催するセミナーやイベントです。リアルな会場での開催と比べて、どこにいても端末から参加できるメリットがあります。

ウェビナーツールやオンラインイベントツールでは、オンラインで社内勉強会や社内研修、入社式、表彰式、四半期総会など様々な社内イベントを開催可能です。従業員同士や部署間、経営陣と従業員のコミュニケーションの活性化を図るときに便利でしょう。

Zoom ウェビナー

Zoomウェビナー

出典:Zoom ウェビナー

Zoom ウェビナーは、Zoom ミーティングのオプションとして利用できるウェビナーツールです。Zoom ミーティングと似たUI/UXのため、普段からZoom ミーティングを使っている人であれば同じような感覚で操作できます。リアクション機能やチャット機能で参加者とのインタラクティブなやり取りも可能です。

ウェビナー終了後は、匿名あるいは記名を指定できるアンケートを実施できます。参加者の入室したタイミングや質問の記録の確認もできるため、これらの機能を活用して社内イベントの振り返りを行えます。

▼特徴

・参加者とその場でコミュニケーションを取れる双方向型のウェビナー向け

・リアクション機能やアンケートなど多機能

▼価格

参加人数

1ライセンスあたりの

料金(年払い)

1ライセンスあたりの料金(月払い)

500人まで

9万2800円

(※月払いより3万5600円お得)

1万700円

1000人まで

45万7000円

(※月払いより9万1400円お得)

4万5700円

3000人まで

133万600円

(※月払いより26万6600円お得)

13万3100円

5000人まで

334万6600円

(※月払いより66万9800円お得)

33万4700円

1万人まで

872万2600円

(※月払いより174万5000円お得)

87万2300円

1万人以上

要問い合わせ

要問い合わせ

※Zoom  ミーティングの有料プランの契約が必要

エンタープライズプランはウェビナーオプションが標準搭載

V-CUBE セミナー

V-CUBE セミナー

出典:V-CUBE セミナー

V-CUBE セミナーは、年間5000件の配信実績を持つブイキューブがウェビナー配信を完全サポートするサービスです。26000までの同時接続に対応できる配信は、システム障害などに備え、予備装置を設置する構成で、高品質で安定性が高い品質を実現しています。

資料と話者を同時に映せるのはもちろん、画面への企業のロゴ入れや背景の合成など、自由な画面レイアウトで演出にこだわることも可能です。

▼特徴

・安定した通信環境で高品質な配信ができる

・配信のプロによるサポートを受けられる

・専用スタジオ(東京/大阪)を利用できる

▼価格

要問い合わせ

Touchcast

Touchcast

出典:Touchcast

Touchcastは現実の映像とバーチャル空間を組み合わせる技術やAI技術を利用して、3D空間でバーチャルイベントを開催できるツールです。平面でなくリアルイベントをそのまま再現したかのような空間は、そこに入り込んだかのような没入感を参加者に与えられます。

フルHDの高画質な3D空間では、Q&A機能や投票機能、絵文字機能を活用した双方向のコミュニケーションも可能です。リアルタイムのクイズ大会や絵文字による反応はその場を盛り上げ、参加者のエンゲージメントも上がっていくかもしれません。総会や表彰などの全社イベントも盛り上がるでしょう。

▼特徴

・リアルイベントを再現したような体験を実現するUI/UX

・双方向コミュニケーションが可能

・同時自動翻訳機能や自動記事作成機能がある

▼価格

要問い合わせ

EventIn

EvenyIn

出典:EventIn

EventInは、主催者と出展者が進行管理、誘導を行えるオンラインイベントツールで、社外ではオンライン展示会や講演会、商談会に使われています。複数のブースを設置でき、各ブースに分かれてイベントを開催できる点が特徴的です。

▼特徴

・プレゼンモード、双方向のトークモード、展示機能モード

・ワンクリックで簡単に他のブースへ移動できる

・参加者の事前登録やイベントのログ出力が可能

▼価格

要問い合わせ

バーチャルオフィスツール

テレワークやハイブリッドワークにおいては、オフィスで自然に行われていた挨拶やちょっとした雑談などのコミュニケーションができません。その結果、会社への帰属意識やチームの一体感が損なわれる、従業員の孤立化といった懸念点が指摘されています。

そのような課題を解決するツールがバーチャルオフィスツールです。仮想空間へアバターを使ってログインすることで、自宅にいても出社するような感覚で仕事に臨めます。アバターが常時表示されているため勤務状況の把握も可能です。アバター同士が近寄るとオフィスにいるときのように声をかけられるため、従業員同士の交流にも役立ちます。

EventIn Workplace

EventIn Workplaceは、仮想オフィスに雑談スペースや共同作業用オープンスペース、会議室が設けられたバーチャルオフィスツールです。在籍状況が一目で分かり、お互いの状況を把握しつつ雑談や業務の相談、社内会議などのコミュニケーションを行えます。複数の共同作業スペースを簡単に回遊可能です。

▼特徴

・参加者を一覧で確認できる

・Web会議やテキストチャットでコミュニケーションできる

▼価格

社員100人月額3万円~

※詳細は要問い合わせ

oVice

oVice

出典:oVice

oViceはバーチャルオフィスとしてだけでなく、オンラインイベントの活用も想定されて作られました。特徴は、自分のアバターを相手のアバターへ近づけるだけで会話を始められることです。自分のアバターに近いアバターの声が大きくなり、アバターから離れると声が小さく聞こえるため、まるでリアルな空間にいるような感覚を味わえます。

基本的に会話はオープンですが、聞かれたくない話をする際は鍵付きの会議室を利用すれば問題ありません。作業に集中しているなど会話が難しい状況のときは、アイコンを表示して周囲に知らせられます。

▼特徴

・現実の空間のような感覚で声を掛けられる

・背景デザインが豊富

・アイコンの表示や一言コメント記入が可能

▼価格

 継続利用プラン

ベーシック(推奨人数10人)

5500円/スペース/月

スタンダード(推奨人数40人)

2万2000円/スペース/月

オーガニゼーション(推奨人数160人)

5万5000円/スペース/月

 

単発利用プラン

ミートアップ(推奨人数30人)

2750円/スペース/週

カンファレンス(推奨人数200人)

1万1000円/スペース/週

エキシビション(推奨人数500人)

2万7500円/スペース/週

※無料トライアルあり

RISA(株式会社OPSION)

RISA

出典:RISA

RISAは、ユーザーの感情を様々なアクションで表現できるバーチャルオフィスツールです。アバターでお辞儀する、手を振るといったアクションには効果音が付いているものもあり、相手へ通知する役割も兼ねています。

仕事の状況によって「オープン」「電話中」「取り込み中」「離席中」「声かけOK」「離席中」のステータスを表示可能です。これ以外に一言コメントを表示しておけます。

▼特徴

・最大4人で画面共有できる

・ゲストとしてログインできる「ゲスト招待機能」がある

・Microsoft Officeなどの他のツールと連携できる

▼価格

スモールプラン

4000円/スペース/月

ベーシックプラン

1万円/スペース/月

スタンダードプラン

3万円/スペース/月

ビジネスプラン

要問い合わせ

※無料体験あり

LIVEWORK(株式会社ライブリンクス)

LIVEWORK

出典:LIVEWORK

LIVEWORKは、アバターやフロアマップのないバーチャルオフィスツールです。疑似オフィスがない分、パソコンの負荷を軽減できます。また、アバターがない代わりにパソコンのカメラの映像を一覧で表示して勤務状況を把握可能です。

カメラの映像は一定時間毎に送信、表示されますが、カメラをオフにしたり、背景をぼかしたりしてプライバシーを守れます。

▼特徴

・アバターやフロアマップなどがない

・チームやプロジェクト毎にルームを作成できる

・プライバシーを保護するカスタマイズができる

▼価格

ライトプラン

2750円/月

スタンダードプラン

5500円/月

プレミアムプラン

1万1000円/月

※各10名まで。利用ユーザー追加購入可能。

※無料トライアルあり

チャットツール

SNSをするような手軽さでスピーディーに連絡を取り合えるツールがチャットツールです。1対1のチャットだけでなく、指定したメンバー同士でやり取りできるグループチャット、ファイル共有、タスク管理、音声・ビデオ通話などの機能を備えたものもあります。

ただし機能がありすぎても使わないうえ、コストが余計にかかるため、自社に必要な機能だけが揃っているものを採用したほうがよういでしょう。チャットツールを選ぶ前に自社に必要な機能の優先順位をつけておき、それからツール選定に臨むと無駄を無くせます。

Slack

Slack

出典:Slack

Slackは、日間アクティブユーザーが1200万人を突破、世界150ヶ国以上で利用されているビジネスチャットツールです。1対1はもちろん、社内全体の連絡用チャットや、プロジェクト・チーム毎のチャンネルを作成できます。仕事をトピック毎に整理でき、必要な連絡のやり取りがスムーズとなって仕事のスピードアップを図れます。

▼特徴

・柔軟にチャンネル作成可能

・通知を一時停止できる

・300種類以上のツールと連携できる

▼価格

フリー

無料

プロ

850円/アクティブユーザー/月(年払い)

960円/アクティブユーザー/月(月払い)

ビジネスプラス

1600円/アクティブユーザー/月(年払い)

1800円/アクティブユーザー/月(月払い)

エンタープライズグリッド

要問い合わせ

Chatwork

Chatwork

出典:Chatwork

Chatworkは、2019年度から2021年度のビジネスチャット国内利用者数ナンバーワンの実績があるチャットツールです。機能はチャット以外にグループチャット、タスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話が備わっています。シンプルな機能性のため、システムが苦手な人も利用しやすいというメリットがあります。

▼特徴

・36万社以上の導入実績

・シンプルな機能

・600以上の外部連携サービス

▼価格

フリー

無料

ビジネス

500円/ユーザー/月

エンタープライズ

800円/ユーザー/月

LINE WORKS

LINE WORKS

出典:LINE WORKS

2017年からサービスをスタートしたLINE WORKSは、2021年12月時点で導入企業35万社を突破したチャットツールです。世界で1億人以上が利用するSNSのLINEと同じUI/UXのため、SNSと同じ感覚で操作できます。LINEを使ったことのある人なら誰でもすぐに操作できるでしょう。

チャット(トーク)だけでなく、メール、アドレス帳、社内掲示板、社内カレンダーなど、7つの充実した機能も利用可能なため、これらの機能を別途導入する必要がありません。

▼特徴

・トークやスタンプなどSNSのLINEと同じ使い勝手

・業務効率化に役立てられる7つの機能を搭載

・メンバー管理機能

▼価格

フリー

無料

スタンダード

450円/ユーザー/月(年払い)

540円/ユーザー/月(月払い)

アドバンスト

800円/ユーザー/月(年払い)

960円/ユーザー/月(月払い)

グループウェア

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションに役立つ組織向けのツールの総称です。Webメール、社内SNS、スケジュール、タスク管理(ToDo)など、特性の異なる様々な機能が備わっています。これらを上手に使い分けることで、よりスムーズに社内コミュニケーションを行えるようになるでしょう。

グループウェアには専用のソフトウェアをインストールして使うもの以外に、Webブラウザやアプリで使用するSaaS・クラウド型があります。

Google Workspace

Google Workspace

出典:Google Workspace

Google Workspace(旧 G Suite)は、Googleが提供するGmail、Google Calendar、Google Meet、Google Driveなどをセットにしたツールです。ほとんどの機能は個人のGoogleアカウントを持つユーザーなら利用できますが、Google Workspaceであれば組織のドメインのメールアドレスでも利用可能です。

組織内のデバイスの管理もできるためアクセス制限も簡単です。例えば、スプレッドシートやドキュメントの閲覧権限を組織内の人だけに付与したいときも、公開範囲を選択するだけで済みます。一人ひとりのGmailアドレスを登録して権限を付与するような手間はかかりません。

▼特徴

・GmailやGoogle ドキュメントなど様々なアプリで構成

・独自ドメインの設定などカスタマイズできる

・同時編集が可能なため在宅勤務でも共同作業できる

▼価格

ビジネススターター

680円/ユーザー/月

ビジネススタンダード

1360円/ユーザー/月

ビジネスプラス

2040円/ユーザー/月

エンタープライズ

要問い合わせ

※14日間の無料試用期間あり

Microsoft 365

Microsoft 365

出典:Microsoft 365

Microsoft 365はOfficeアプリやクラウドサービスなど、グループウェアに必要とされる機能がまとまったサービスです。ExcelやWord、PowerPointを組織内で簡単に共有、共同編集できるほか、組織内で使えるチャットツールを備えたWeb会議システムMicrosoft Teams、OneDrive for Businessなども利用できます。

▼特徴

・WordやExcelをオンラインで使える

・モバイル端末からも操作できる

・複数のセキュリティ対策がされている

▼価格

Microsoft 365 ビジネスベーシック

650円/ユーザー/月

Microsoft 365 ビジネススタンダード

1360円/ユーザー/月

Microsoft 365 ビジネスプレミアム

2390円/ユーザー/月

※Business Standardプラン以上無料試用あり

サイボウズOffice

サイボウズOffice

出典:サイボウズOffice

「誰でもかんたんに使える」をコンセプトにしたサイボウズOfficeは、使い勝手の良さを追求した機能が評価されているグループウェアです。視認性の良いスケジュール機能、すべてのユーザーに素早く情報を発信できる掲示板、プロジェクトの進捗管理機能、掲示板やメールからも登録できるToDo管理機能などを、社内コミュニケーションに役立てられます。

▼特徴

・直感的に操作しやすい

・導入から運用までサポートを受けられる

▼価格

スタンダードコース

500円/ユーザー/月(月払い)

490円/ユーザー/月(年払い)

プレミアムコース

800/ユーザー/月(月払い)

784/ユーザー/月(年払い)

※契約は5ユーザーから

導入前に必ずチェック!社内コミュニケーションツールを活用する3つの注意点

導入前に必ずチェック!社内コミュニケーションツールを活用する3つの注意点
具体的な社内コミュニケーションツールについて紹介しましたが、ただ導入するだけではもちろん効率的であるとはいえません。ツールは単に社内コミュニケーションを活性化させるための「手段」に過ぎず、最終的には自社の社員自らがツールを駆使し、役立たせていく必要があります。

そこで、以下では社内コミュニケーションツールを最大限に自社で活用するために、ツールを導入する前に気をつけておくべき注意点を3つ解説します。

注意点①:使用目的を明確にし、社内全体に周知する

社内コミュニケーションツールの導入を成功させるためには、社員との実際のコミュニケーションが必要不可欠です。特に組織の一角だけで導入の判断を下し、問答無用で他の社員に導入を認めさせるようでは効果的な社内コミュニケーションの改善は望めないでしょう。

「自社では何のために社内コミュニケーションツールを使用するのか」という使用目的を決め、社内全体にそのことを周知させる必要があります。どんなに優秀な社内コミュニケーションツールを使うにしても、まずお互いに信頼の置ける社内関係を構築させておくことが第一といえます。

注意点②:対応する時間帯を決めるなど、ツールの使い方に関しての決まりを整える

社内コミュニケーションツールにおけるデメリットの1つとして、「夜中や早朝など、勤務時間外にメッセ―ジが届く可能性がある」ことがあります。これは特にテレワークや時短勤務で働く社員に当てはまる事例ですが、自分で決めた、あるいは会社の規定に合わない就労時間にメッセージが届くとストレスになってしまうことが考えられます。

メッセージが届けば、「すぐに返事をしなきゃ」と考えてしまう人も少なくないでしょう。極端な時間帯にやり取りをした結果、健康状態が阻害されるような事態を避けるためには、レスポンスをする時間帯は〇〇時まで、というように自社で規定を作っておく必要があるでしょう。

注意点③:誰もがツールを使いこなせるようにする

社内コミュニケーションツールは非常に便利なものですが、ITに慣れていない社員は使いこなせない可能性もあります。

そのため、必要に応じて使い方の説明を社内研修で行ったり、簡単に使用方法をまとめた資料を用意したりといった工夫が必要になるでしょう。

まとめ|社内コミュニケーションツールの導入・活用で、自社全体の生産性向上を

社内コミュニケーションの重要性とともに、ICTツールを使うことでコミュニケーションの改善だけでなく自社の課題解決にもつながることを説明しました。

働き方改革が叫ばれる現在、効率性が強く求められ、業務のあらゆることがデジタル化されつつあります。しかし、必ずしもICTツールを使えば業務効率が上がる、という訳ではないことに注意しましょう。最終的にツールの導入で効果を出すには、あらかじめ社内でしっかりコミュニケーションが取れていることが必要不可欠になるのです。

自社に合った社内コミュニケーションツールを選び、生産性向上に役立てていきましょう。

イベントで社内コミュニケーションを促進!

従業員同士のコミュニケーション促進やエンゲージメント向上などを目的に多くの企業で社内イベントが実施されています。近年ではテレワークの導入も進んだことからオンラインでの社内イベントを開催するケースも増えています。

本資料では、ツールの選定ポイントをはじめとした、オンラインイベントの開催ポイントをまとめました。

オンラインイベントの開催準備にぜひお役立てください。

book_online_event_guideオンラインイベントの準備や開催のポイントをまとめた 小冊子をこちらからダウンロードいただけます

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。