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【最新】社内コミュニケーションツール7選!メリットや注意点も解説

【最新】社内コミュニケーションツール7選!メリットや注意点も解説

「ツールを使うことで、社内のコミュニケーションをもっと活性化したい」
「テレワークや時短勤務で働く社員もいるため、今よりも柔軟なコミュニケーションを取れるようにしたい」
「情報伝達をスムーズにするために、自社に役立つコミュニケーションツールが知りたい」

このような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。一見難しく思える社内コミュニケーションの改善ですが、社員同士の意思疎通や情報共有の効率化を図る「社内コミュニケーションツール」の普及によって、社内のさまざまなコミュニケーション課題を解決できるようになってきました

例えば、ビジネスチャットツールを活用することで、メールよりも時間をかけずに手軽に情報のやり取りを行うことができます。コミュニケーションの活性化にも繋がり、社内により良い雰囲気をもたらします。

本記事では、社内コミュニケーションの重要性を改めて振り返り、社内コミュニケーションツールの概要やおすすめのツール7選、そして実際にツールを導入する前の注意点などを徹底解説していきます。

社内コミュニケーションには約7割の企業が課題を感じている

社内コミュニケーションには約7割の企業が課題を感じている

社内コミュニケーションには、非常に多くの企業が課題を抱えています。

HRproが2019年に発表した、社内コミュニケーションに関するアンケート「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」では、調査対象である企業の73%が「自社の社内コミュニケーションに課題があると思う」と回答しています。

HRpro「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」

出典:HRpro「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」

また同アンケートでは、具体的に社内のコミュニケーションの課題になっている点として、以下のようなものが挙げられています。

  • 情報共有があまりできていない
  • 上層部と職員のコミュニケーションが不足
  • 口頭で情報伝達をするので、知らないメンバーと知っているメンバーとの情報差が激しい
  • 部門間でのコミュニケーション不足

そもそも情報共有を行う文化やシステムがあまりなく、たまに行っても口頭で伝達するケースが多いので、社員の間で情報格差が生まれることや部門間を超えたコミュニケーションや上司や部下といった立場を超えたコミュニケーションが不足していることに多くの企業が課題を抱えています。

社内コミュニケーションはなぜ重要なのか?

冒頭で説明したように、社内コミュニケーションに課題を感じている企業担当者の割合は7割を超えます。それでは、そもそもなぜ社内コミュニケーションを見直し、活性化させる必要があるのでしょうか。

最も大きな理由は、「社内全体の生産性を向上させるため」です。社員同士が積極的にコミュニケーションを行えば、チーム内で業務に行きづまって困っている人がいても周りのメンバーがすぐに気づいてサポートすることができます。

また活発にコミュニケーションを取ることで業務上の伝達ミスを防げます。誤った方法で業務を進めることがないので、結果的に企業の生産性を高めることができるでしょう。

加えて、社内コミュニケーションが活発になれば、社員同士で自由に意見を言い合えるようになります。上司部下を問わず自由に議論を行うことで、良質なアイディアも生まれやすくなり、企業の活性化に必要なイノベーションも創出できるかもしれません。

反対に、社内コミュニケーションが不足すると生産性の低下を招きます。

米国のグローバル市場調査会社であるSIS international researchがリリースしたホワイトペーパー「SMB Communications Pain Study White Paper」によると、社内におけるコミュニケーション不足によって発生する生産性の損失は一人あたりおよそ年間2万6千ドル(約300万円)にも昇るといいます。

企業は社内のコミュニケーションを改めて見直すことで、生産性の向上や新たなイノベーションといったメリットを受けることができるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させる施策7選!メリットや成功事例を解説

社内コミュニケーションについて、より詳しく知りたい方は、別記事「社内コミュニケーションを活性化させる施策7選!メリットや成功事例を解説」で、成功した企業の好事例と参考にしたい7つの施策を詳しく解説しています。

社内コミュニケーション活性化の秘訣は、ツールの活用にある

前章で述べたようなコミュニケーション不足から生まれる課題を解決するのが、社内コミュニケーションツールです。社内でのコミュニケーション手段は「メール」か「対面」が一般的です。今でもメールは実際に使用されている手段の81%を占めています

しかし、メールは作成に時間がかかってしまう上に、添付するべきファイルの付け忘れやファイルサイズの制限などがあり、さまざまな障害が発生します。また対面でのコミュニケーション自体も、組織が大きくなればなるほど、複数人で情報を共有するのに時間がかかります。

社内コミュニケーションツールを使うことで、このような課題が解決できるようになります。

実際に、2019年にサイバーソリューションズ株式会社がビジネスシーンにおけるツールの利用状況を調査するために行った「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」によると、以下のような目的で利用されていることが分かります。

サイバーソリューションズ株式会社「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」

出典:サイバーソリューションズ株式会社「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」

社内コミュニケーションツールは、上記のグラフで示されているように「スピーディーなコミュニケーション」や「会議時間の短縮」「複数人での情報共有が容易」といった効果を期待できます。

本記事では社内コミュニケーションツールを3種類に分け、それぞれ「ビジネスチャットツール」「情報共有ツール」「モチベーションアップツール」として解説していきます。

社内コミュニケーションツールを活用する3つのメリット

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社内コミュニケーションツールを活用すると、どんな効果を望めるのでしょうか。この章では、社内コミュニケーションツールによって得られる3つのメリットを詳しく説明していきます。

①一人ひとりの仕事のスピードが上がり、自社全体の業務効率化につながる

社内コミュニケーションツールを活用する1つ目のメリットは、業務の効率化です。

例えばメールを使って業務連絡を取る場合、ビジネスメールの形式に則り、誤字や脱字、情報の伝達漏れがないように書かなければならず、情報伝達に手間や時間を要してしまいます。

しかし「ビジネスチャットツール」を活用すれば、形式にこだわらずLINEやTwitterのようにライトなやり取りができます。宛先や自分の名前を記入する必要も無いので、「お疲れ様です」「お世話になります」といった文言を省いて、時間をかけずに用件だけを伝える情報を伝達することができるでしょう。

また、チーム単位や部署単位などで柔軟にやり取りを行うチャットグループを設定することで、業務の進捗状況を複数人で共有できるようにもなります。

メールを作成する手間や煩瑣な進捗報告を行う時間が省けることによって、一人ひとりだけでなくチーム全体の業務効率化につながるといえるでしょう。

②チャットの活用で対面での会議を減らし、コスト削減に

社内会議にもチャット機能を活用することで、会議の回数を減らすことができます。チャットのログが議事録として残るため、わざわざ参加者が議事録を取る必要もありません。

対面での会議には、さまざまなコストが発生します。例えば会議のために綺麗な資料を作成して印刷したり、会議室を用意したりすることなどです。参加者全員が同じ日時・同じ場所に揃っている必要があるため、顧客先から急いで帰って会議に参加するという人もいるでしょう。その場合には別途交通費も発生してしまいます。

反対に、チャット機能を通して対面ではないオンライン上の会議を行うことができれば、全員が一斉に集まる必要はなくなります。外出先などオフィス以外の遠隔地からでも会議に参加できるため、上記のようなコストが削減できることが見込めるでしょう。

ただし、参加者の顔や声を認識できない状態で行うので、相手の細かいニュアンスや温度感を感じ取って会議を行いたいときや、社内の重大な決定を下すような会議には向きません。社内コミュニケーションツールを使ってチャットで会議を行う場合には、軽い認識のすり合わせやちょっとした打ち合わせに最適だといえます。

また、ツールによってはチャットだけではなく、ビデオ会議を行えるツールもあるため、映像を通してコミュニケーションをすることも可能です。

会議の進め方を変えると仕事が変わる!そのポイントを紹介

別記事「会議の進め方を変えると仕事が変わる!そのポイントを紹介」では、会議時間短縮のコツだけでなく効率的な会議をするポイントについて、社内会議における実際のデータに基づいて解説しています。あわせてお読みください。

③コミュニケーションの機会が増え、チーム内の雰囲気が良くなる

社内コミュニケーションツールの良いところは、必ずしもやり取りに文字が必須になる訳ではないという点です。例えば、1つのメッセージに対して、SNSで見られる「いいね!」のような感情を表す絵文字を押せる機能があったり、リアクションをスタンプで表せる機能があったりと、カジュアルなコミュニケーションが可能になります。

また、多くの社内コミュニケーションツールはアプリとしてダウンロードできるスマートフォン版があるため、クライアント先に出向いている際や営業の外回りの際にも電車の中などで確認することができます。必然的にコミュニケーションの機会が増えるため、チーム内の雰囲気も良いものになるといえます。

自社に導入を検討したいおすすめの社内コミュニケーションツール7選

それでは、おすすめのコミュニケーションツールを具体的に紹介していきます。

ここで紹介しているツールは国内外で多くのユーザーを獲得している高品質なものであるため、自社に社内コミュニケーションツールの導入を検討する際は、ぜひ参考にしてみてください。

以下では、「チャットツール」「情報共有ツール」「モチベーションアップツール」の順に説明します。

ビジネスチャットツール①:V-CUBE Gate

ビジネスチャットツール①:V-CUBE Gate

対象企業:個人事業主~大企業まで幅広く対応
価格:基本機能は無料で利用可能。
   有料版も有。

V-CUBE Gate」は、企業に必要な高いセキュリティ性が確保されたビジネスチャットツールです。ユーザーやグループを管理することで、社員間・グループ間の情報共有を迅速にします。

多言語に対応しているだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスにも対応。必要なときにWeb会議を行える機能があるため、かなりの柔軟性に富んだツールであるといえるでしょう。

V-CUBE Gateの「導入事例」では、実際にV-CUBE Gateを導入した企業の成功事例が紹介されています。導入を検討される際は参考にしてみてください。

ビジネスチャットツール②:Chatwork

ビジネスチャットツール②:Chatwork

対象企業:個人事業主~大企業まで幅広く対応
価格:基本機能は無料で利用可能。
   ストレージ制限を無くした有料プランへアップグレード対応。

Chatwork」は、1対1のチャットにもグループチャットにも柔軟に対応したビジネスチャットツールです。これ1つで、ビデオ通話やPDFなどのファイルを共有することも可能で、導入している企業は小規模・大規模問わず約24万以上という高い実績を誇ります。

ファイルの送信やメッセージの送信は暗号化がなされているため、安心して社内外でのコミュニケーションが行えるといえます。

無料版でも十分に業務に役立つほど使いやすい設計であるため、初めて社内コミュニケーションツールを導入する企業にも有用でしょう。

ビジネスチャットツール③:Slack

ビジネスチャットツール③:Slack

対象企業:個人事業主~大企業まで幅広く対応
価格帯:基本機能は無料で利用可能。
    閲覧メッセージ数などの制限を無くした有料プランへのアップグレードも。

Slack」は、世界100カ国以上で1日の利用者数約800万人以上、という絶大な導入実績を誇るビジネスチャットツールです。あらゆる種類のファイルをドラッグ&ドロップで共有することができるため、手軽さにかけては高い機能性があるといえます。

株式会社電通が2019年に行った、Slack全社一斉導入のアンケートによると、80%もの社員が「チームにおけるレスポンスが早くなった」、また70%の社員が「チームカルチャー、コミュニケーションが改善された」と回答しているようです。

社内コミュニケーションツールが実際に高い効果を出すものであることを証明する事例であるといえるでしょう。

ビジネスチャットツール④:WowTalk

ビジネスチャットツール④:WowTalk

対象企業:個人事業主~大企業まで幅広く対応
価格帯:シンプル 300円/月
    スタンダード 500円/月
    プロフェッショナル 800円/月

WowTalk」は5000社以上の企業で利用されている、国内で最も人気のあるツールです。スキマ時間の活用や素早い情報共有、また通信費や出張費の削減など柔軟な機能がついています。

新入社員からベテラン社員まで誰もが使いやすい設計で、リピート率は99%という驚異の高さ。新機能の「翻訳機能」は、自分が打ち込んだメッセージが相手の母国語に対して自動で翻訳されるという便利な機能であるそうです。国外拠点の社員とコミュニケーションをする機会の多い企業には、特に有用であるといえるでしょう。

情報共有ツール①:Dropbox Business

情報共有ツール①:Dropbox Business

対象企業:個人事業主~大企業まで幅広く対応
価格帯:Standard 1500円/1ユーザー/月額
    Advanced 2400円/1ユーザー/月額
    Enterprise 要問い合わせ

Dropbox Business」は、ビジネスシーンで活用できる情報共有ツールです。ファイル共有の効率化やファイルサーバーの管理コスト削減に有用だといえます。クラウドストレージを使用するため、全員が高度なセキュリティのもとでファイルの編集や閲覧を行うことができます。一箇所に情報を一元化したい場合、特に有用なツールであるといえます。

また、もしDropbox Businessを自社で導入する場合は、自社の人数規模によって料金プランを選択することをおすすめします。

例えば、「Standard」プランは10人程度の小規模なチームや中小企業に向いています。その1ランク上の「Advanced」は、管理者が他のメンバーに管理者機能を付与できる権限があるため、複数のチームを作りい企業のニーズに合っているといえるでしょう。「Enterprise」は大企業向けのプランです。

情報共有ツール②:Confluence

情報共有ツール②:Confluence

対象企業:チーム~中小企業向け
価格帯:無料版

    スタンダード 600円(月額)/1人

    プレミアム 1,190円(月額)/1人

Confluence」は、ドキュメントの作成や議論など、チームで業務を遂行するために1カ所で作業できる情報共有ツールです。 ただ単に業務で使用するファイルを共有するのではなく、例えば営業回りのコツやマーケティングのプランなど、チーム内の集合知として使用することもできます。

その場合はフォーマットが事前にConfluenceで用意されているため、1から部下や同僚に伝えるために構成を作成する必要がありません。共有されたドキュメントにはコメントを入れることができるので、ツール上で綿密な意見交換が実現可能。

また、G-mailや上記で挙げたSlackなど、多くの他社製品と組み合わせ、自社に合うように自由にカスタマイズできます。

モチベーションアップツール①:incentive point

モチベーションアップツール①:incentive point

対象企業:個人事業主~大企業まで幅広く対応
価格帯:企業規模・年間付与額により変動

incentive point」は、社員一人ひとりにインセンティブを付与するためのモチベーションアップツールです。自社全体で生産性を上げたい企業や、福利厚生サービスによって優秀な人材を確保したい企業には特に有用だといえます。

表彰制度はマンネリ化しがちなものです。しかし、incentive pointは、優秀な社員に対して「ポイント」を付与し、そのポイントをincentive pointが用意した2万点以上の商品と交換することができる、という画期的なサービスがあります。ポイントで交換できる商品は高級食材や人気メーカーの家電製品、また旅行券などさまざまです。

また、incentive pointには「サンクスポイント」という機能もあります。日頃頑張っている部下や助け合っている同僚、お世話になった上司に対してなど、感謝のメッセージを添えてポイントを贈ります。これはモチベーションアップにつながるだけではなく、企業への人材定着率にも貢献するといえるでしょう。

モチベーションアップツール②:TeamSticker

モチベーションアップツール②:TeamSticker

TeamSticker」は、Office365でチームワークをするためのハブ「Microsoft Teams」上で利用できるツールです。社員のモチベーションを上げるため、感謝と賞賛の気持ちを表現するステッカーをつけたメッセージカード「デジタルサンクスカード」を送ることができます。

さらに、ステッカーの送付数や獲得数によって社内通貨として使えるポイントも付与されるため、社員一人ひとりがより成果を上げようとするきっかけにもなるでしょう。

日頃はなかなか伝えることができない気持ちを伝えられることや、感謝の気持ちが記録として残ることがメリットだといえます。

導入前に必ずチェック!社内コミュニケーションツールを活用する3つの注意点

導入前に必ずチェック!社内コミュニケーションツールを活用する3つの注意点
具体的な社内コミュニケーションツールについて紹介しましたが、ただ導入するだけではもちろん効率的であるとはいえません。ツールは単に社内コミュニケーションを活性化させるための「手段」に過ぎず、最終的には自社の社員自らがツールを駆使し、役立たせていく必要があります。

そこで、以下では社内コミュニケーションツールを最大限に自社で活用するために、ツールを導入する前に気をつけておくべき注意点を3つ解説します。

注意点①:使用目的を明確にし、社内全体に周知する

社内コミュニケーションツールの導入を成功させるためには、社員との実際のコミュニケーションが必要不可欠です。特に組織の一角だけで導入の判断を下し、問答無用で他の社員に導入を認めさせるようでは効果的な社内コミュニケーションの改善は望めないでしょう。

「自社では何のために社内コミュニケーションツールを使用するのか」という使用目的を決め、社内全体にそのことを周知させる必要があります。どんなに優秀な社内コミュニケーションツールを使うにしても、まずお互いに信頼の置ける社内関係を構築させておくことが第一といえます。

注意点②:対応する時間帯を決めるなど、ツールの使い方に関しての決まりを整える

社内コミュニケーションツールにおけるデメリットの1つとして、「夜中や早朝など、勤務時間外にメッセ―ジが届く可能性がある」ことがあります。これは特にテレワークや時短勤務で働く社員に当てはまる事例ですが、自分で決めた、あるいは会社の規定に合わない就労時間にメッセージが届くとストレスになってしまうことが考えられます。

メッセージが届けば、「すぐに返事をしなきゃ」と考えてしまう人も少なくないでしょう。極端な時間帯にやり取りをした結果、健康状態が阻害されるような事態を避けるためには、レスポンスをする時間帯は〇〇時まで、というように自社で規定を作っておく必要があるでしょう。

注意点③:誰もがツールを使いこなせるようにする

社内コミュニケーションツールは非常に便利なものですが、ITに慣れていない社員は使いこなせない可能性もあります。

そのため、必要に応じて使い方の説明を社内研修で行ったり、簡単に使用方法をまとめた資料を用意したりといった工夫が必要になるでしょう。

まとめ|社内コミュニケーションツールの導入・活用で、自社全体の生産性向上を

社内コミュニケーションの重要性とともに、ICTツールを使うことでコミュニケーションの改善だけでなく自社の課題解決にもつながることを説明しました。

働き方改革が叫ばれる現在、効率性が強く求められ、業務のあらゆることがデジタル化されつつあります。しかし、必ずしもICTツールを使えば業務効率が上がる、という訳ではないことに注意しましょう。最終的にツールの導入で効果を出すには、あらかじめ社内でしっかりコミュニケーションが取れていることが必要不可欠になるのです。

自社に合った社内コミュニケーションツールを選び、生産性向上に役立てていきましょう。

 

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

企業の課題解決に、まずはテレワーク導入の一手を

企業の課題解決に「やることはたくさんあるけど何から手をつければ良いかが分からない・・・」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。

そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことですが、テレワークの導入で、

  •  災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
  •  通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
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