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長い会議、意外に時間がかかるメール作成、印刷して捺印しなければならない書類、交通費の精算、etc。ビジネスマンにはさほど生産性に直結しないにもかかわらず時間をとられる日常業務が多々あります。

 

しかし、最近は働き方改革が推進されていることもあり次々と斬新なITツールが登場し、人海戦術に頼っていた業務もどんどん効率化されてきています。本記事ではWeb会議システム、クラウド型データ管理システム、ビジネスチャット、電子契約サービスなど業務効率化に欠かせない25種類のITツールをご紹介します。

業務効率化をツールで実現するメリットとデメリット

いろいろなメディアが実施する「効率化したい業務」についてのアンケート結果を見ると、多少の順位の差はあれ上位には大体同じような項目が並びます。

 

  • 内容の薄いミーティング・会議
  • 交通費等の精算業務
  • 稟議書、申請書などの社内承認業務
  • 社内外へのメール作成

 

このような業務はWeb会議システムやITツールを導入すれば、組織改革やAI、RPAなどの導入のような大がかかりな施策を実施しなくても比較的簡単に効率化できます。社員のストレスのもとになる業務であるため、ITツール導入で社員の満足度向上と生産性向上の両方が実現できるメリットがあります。

 

しかし、導入に際し気をつけなければならないのは社員のITリテラシーが年代や個人によってかなりばらつきがあることです。説明が不十分だと業務のデジタル化に抵抗感を持つ社員が増えたり、多機能なシステムを導入しても使いこなせなかったりするため、ランニングコストがかさみ結局生産性が上がらない結果になる例もあります。

 

ITツールを導入するときは各ツールのメリット、デメリットを考慮したうえで、できるだけ社員のITリテラシーや業務の状況に合うツールを厳選して選ぶことが大切です。

社内会議にウェブ会議を導入

Web会議システムを導入すると会議室に集まらなくても、パソコン、スマートフォンやタブレット経由でどこからでも会議に参加することができます。地方や海外拠点との会議、取引先とのミーティング、在宅ワーカーとの打ち合わせにも便利です。

 

近年は手軽に使えて高機能でしかも安価なWeb会議システムがたくさん市場に出ています。無料お試し期間があるサービスがほとんどなので、まず試してみるとその便利さが実感できるでしょう。国内・海外で評価されている5種類のWeb会議システムを紹介します。

 

最良のビデオ会議およびオンラインミーティング「Webex」

 

WebEx Meeting

 

サービス名:Webex Meeting

対象企業:中小企業~大規模な多国籍企業、公共機関まで

価格:

  • starter(小規模チーム向け):1490円/1ホスト/月(月次請求の場合は月1700円)
  • Plus(中規模チーム向け):1980円/1ホスト/月(月次請求の場合は月2250円)
  • Business(大規模チーム向け):2980円/1ホスト/月(月次請求の場合は月3400円)
  • Enterprise(大規模会議、公共機関、教育機関向け):オープン価格

 

特長

  • 会議の開催回数無制限(時間制サービスもあり)
  • 最大500名が同時にWeb会議参加可能、12言語対応、24時間365日サポート
  • ブラウザ対応、iPhone、iPad、Android などモバイル デバイス対応

 

事例:Fortune100にランクインする米国優良企業の93%がCisco Webex製品を利用

 

提供元:シスコシステムズ合同会社(Cisco Systems, Inc.)

 

完璧なビデオ、クリアな音声。インスタント共有「Zoom」

 

Zoom-1

 

サービス名Zoom

対象企業:少人数チームから大規模企業まで

価格:無料版と有料版があります。

  • プロ(小規模チーム向け):$14.99/月/ホスト
  • ビジネス(中小企業向け):$19.99/月/ホスト
  • 企業(大企業向け):$19.99/月/ホスト
  •  

特長

事例:DropBox、box、Slackなどの大手企業ほか世界75万社以上が導入

 

提供元:Zoom Video Communications, Inc

 

Millions of businesses rely on「Go to meeting

Go to meeting

サービス名Go to meeting

対象企業:小規模企業~大企業まで

価格

  • STARTER(10人まで参加可能): 14$/月
  • PRO(150人まで参加可能): 29$/月
  • PLUS(250人まで参加可能):39$/月
  • ENTERPRISE(最大3000人まで参加可能):オープン価格
  •  

特長

  • 時間制限なくミーティングが可能
  • 最大3000人までWeb会議に参加可能
  • 参加者は招待メールのURLをワンクリックするだけでWeb会議に自動ログイン
  • 2017年 CODiE Awardsにおいて2年連続で最優秀コラボレーションソリューションに選出。Gartner社より2018年のMeeting Solutions Magic Quadrantのリーダーに選出。
  •  

事例:Marketo、SOLIDWORKSなどの有名企業ほか約45000社に導入

 

提供元:LogMeIn, Inc.

 

Easy video meetings for your business 「Appear.in」

 

Appear.in

 

商品名Appear.in 

対象企業:中小企業~中堅企業

価格

  • Pro(フリーランス向け): $9.99/month
  • Business(企業向け) :$99.99/month

 

特長

  • 同時接続可能拠点数4~12、画面共有機能、チャット機能あり
  • 登録不要。招待メールのURLをクリックするだけでブラウザからWeb会議に参加可能
  • The Tabby Awardsにおいてベストビジネスアプリに選出(2018年) 

 

事例:shopify、Trelloなどの大手企業も導入。2018年の会議実績は1000万件以上

 

提供元:Appear.in team(20人以上のプロフェッショナルチーム)

 

高品質なクラウド型Web会議サービス「V-CUBE」

 

V-CUBEミーティング

 

サービス名V-CUBEミーティング

対象企業:小規模企業~大手企業、自治体、大学など規模や業界問わずさまざま

価格: オープン価格

 

特長

  • 50人が同時にWeb会議に参加可能。招待メールを1クリックするだけで参加可能。
  • 国内Web会議市場12年連続シェアNo.1(株式会社シード・プランニング調査)
  • 映像・音声がテレビ会議システムなみに高品質
  • 国際間会議でも途切れない通信品質

事例:日本航空、東京ガス、JR東日本グループ、札幌医科大学他多数

 

提供元:株式会社ブイキューブ

書類からペーパーレスへ

近年は給与明細、稟議書、申請書、経費精算書類などの社内用書類だけでなく、外部企業との契約書、お客様用の保証書、宣伝のためのカタログなどもデジタル化しペーパーレスになりつつあります。ペーパーレスを進めると印刷費用、郵送費用が削減できます。従業員の手間も軽減し、より重要な業務に時間を割くことができるようになります。

さっきの申請、もう承認された「Create!Webフロー」


Create!Webフロー

 

サービス名:Create!Webフロー

対象企業:中堅企業~大手企業

価格

  • 500円/1ユーザー/月(年額払い  5500円/1ユーザー)初期費用0円

パッケージソフト版もあり

 

特長

  • 稟議書ほか社内申請書の申請、承認、回覧がオンライン上で可能
  • 定期メンテナンスを除き24時間365日サービス提供
  • 自動監視、自動バックアップ、通信暗号化、SSO(SAML)対応等セキュリティは万全

 

事例:ミサワホーム株式会社、小田急電鉄株式会社、北里研究所など大手企業に導入実績多数。

アサヒ飲料株式会社はCreate!Webフローを利用し稟議時間の短縮、稟議書を回覧・保存する労働時間(年4,000時間)とコスト(約800万円)の削減に成功

 

提供元:インフォテック株式会社

 

一番選ばれているHTML5の電子カタログ 「ebook5」

 

ebook5

 

製品名::ebook5

対象企業:中小企業~大企業

 

特長

  • カタログ、マニュアル、フリーペーパー、会社案内、企画書ほか様々な媒体を電子化
  • わずか3分で電子カタログ完成、PDFをアップロードすするだけ
  • スマホ、タブレット、PCからインストール不要で閲覧可能。PDFより表示が3倍速い

 

価格

  • パーソナル1:500円/月( 5000円/年割) 1冊まで
  • ビジネス5:3000円/月( 30000円/年割)  5冊まで
  • ビジネス10:5000円/月( 50000円/年割) 10冊まで
  • ビジネス30:10000円/月( 100000円/年割)30冊まで ※増冊オプション あり

 

事例:ジェトロ、東急ハンズ、楽天、JR北海道など大手~中小企業まで導入数20000件以上

 

提供元: 株式会社ルーラー

 

人事・労務を、ラクラクに「SmartHR」

 

SmartHR

サービス名: SmartHR

対象企業:中小企業~従業員数万名規模の大企業まで

価格: 従業員数と選択機能により異なる3プラン

  • スモールプラン(従業員50名以下の企業向け)
  • スタンダードプラン(従業員51~大企業向け)
  • プロフェッショナルプラン(大規模企業向けサポートと認証機能追加版)

 

特長

  • 従業員が情報を直接入力。ハンコも紙も不要!
  • 給与明細のプリント不要。Web給与明細を1クリックで従業員に配布可能
  • 一元管理。住所変更や扶養変更も自動的に1回の手続きで更新
  • サービス利用継続率99.5%、労務管理クラウドシェアNo.1(ミック経済研究所調べ)

 

事例:テレビ朝日、星野リゾート、オンワードほか大手企業が多数導入

 

提供元:株式会社SmartHR

 

会社を伸ばす攻めのバックオフィスクラウドERP「freee」


freee

 

サービス名:freee

対象企業:スタートアップ~成長中の中堅企業

価格

  • 会計エンタープライズプラン:オープン価格
  • 会計プロフェッショナルプラン :47760 円/月 ※年額払い 39800円

 

特長

  • バックオフィスを全てペーパーレスにして一元管理
  • Salesforce(営業支援システム)他、業務支援システムと連携可能
  • IPO準備・内部統制対応(国際基準のSOC1 Type2報告書 受領)

事例:KDDIなどの大手企業をはじめ、SmartNewsなどのベンチャー企業が多数導入。Freee社が従業員300人時点で経理1.5人、労務1名という人数でバックオフィス業務を完結した実績あり。

 

提供元:freee株式会社

 

Web完結・印紙税0円の電子契約サービス「クラウドサイン」

 

クラウドサイン

サービス名クラウドサイン

対象企業:小規模企業~大企業まで

価格

  • Standard(チーム用):月額固定10000円、書類送信単価200円
  • Business(管理強化プラン):月額固定10万円、書類送信単価200円
  • Integration services(連携プラン):オープン価格

 

特長:発注契約書、NDA(秘密保持契約書)、雇用契約書、個人情報取扱同意書ほか

さまざまな書類に対応可能。電子契約利用企業の約80%がクラウドサインを利用。

 

  • 契約書に印紙を貼って郵送する作業がなくなりコスト削減
  • 1~2週間かかかっていた契約のための事務手続きが5~6分で完了
  • 締結した契約書はクラウドに保管し探すのもスピーディに

事例:30000社以上の導入実績 

 

提供企業:弁護士ドットコム株式会社

データ管理をクラウドへ

近年は企業が収集したさまざまなデータを一元管理できるシステムが登場し、業務が効率化できるだけでなく、収集したデータを紐づけて商品開発、営業活動、人事管理、マーケティングなどに活かせる発展性のあるシステムが増えています。

 

総務省の「ICT利活用と社会的課題に関する調査研究(平成29年)」によると、データを利活用している企業の割合は三大都市圏、地方ともにまだ3割未満ですが、目的別でみると社内情報の共有など人材活用、営業力向上を目的とした領域では、比較的活用されているようです。

 

おすすめのクラウドデータ管理システムを紹介します。

 

名刺管理からビジネスが始まる「Sansan」

 

Sansan

 

サービス名:Sansan

対象企業:中小企業~大企業まで

価格

  • Standard(AI名刺管理・同僚コラボレーション):オープン価格
  • Digital Transformation(顧客Hubまで活用希望):オープン価格

※Sansanスキャナ月額10000円/台を拠点数分導入要

 

特長

  • 人物単位の名刺情報管理を行うため、その人の異動や転職などのデータが反映
  • 名刺交換した相手とのメール、電話、面談などもすべて紐づけて管理可能
  • スマートフォンから全社員の名刺データに簡単にアクセス
  • 10カ国語に対応

 

事例:北九州市役所、住友商事、三菱地所、沖縄ツーリストなど6000社以上が導入

 

提供元:Sansan株式会社

 

使いやすさで選ばれる人材管理システム「カオナビ」

 

カオナビ

 

サービス名:カオナビ

対象企業:中小・ベンチャー企業から大手企業まで

価格

  • データベースプラン(人材情報管理):月39800円~
  • パフォーマンスプラン(人材情報管理+評価):月59700円~
  • ストラテジープラン(人材情報管理+評価分析):月79600円~

 

特長

  • 社員の顔写真が並ぶクラウド型人材管理システム
  • 目標設定、面談、評価決定もすべてクラウドで管理
  • 社員のスキル・キャリアに適した人事異動や教育に活かせる
  • 人材管理システムシェアNo.1( ITR Market View:人事・人材管理市場2018)

 

事例:ANA、サイバーエージェント、パナソニックなど大手企業~中小企業まで導入実績あり。

 

提供元:株式会社カオナビ

 

これひとつで全てが揃う「ジョブカン勤怠管理」

 

ジョブカン勤怠管理

 

サービス名ジョブカン勤怠管理

対象企業:中小企業~中堅企業

価格:初期費用・サポート費用0円。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」から機能選択(組み合わせ自由)

  • 1つ利用:200円/月
  • 2つ利用:300円/月
  • 3つ利用:400円/月
  • 4つ利用:500円/月

 

特長

  • 変形労働制、フレックスタイム、裁量労働制などあらゆる勤務形態対応
  • ジョブカンからCSV、Excelにデータダウンロード可能
  • 正社員、アルバイト、非正規社員など雇用形態ごとの設定可能
  • IT製品比較サイト「ITトレンド」問い合わせ数No.1

 

事例:導入実績30000社以上

 

提供元:株式会社Donuts

 

スピードと効率で採用を強くする「HRMOS採用」

 

HRMOS採用

 

サービス名HRMOS採用

対象企業:中堅企業~大企業

価格:オープン価格

 

特長

  • 日々の採用業務工数を75%削減(導入企業データより算出)
  • 履歴書データ、面接評価などのデータを全て集約するため情報共有が簡単
  • 応募者との日程調整、人材紹介会社とのコンタクト履歴も全てシステム内で完結

 

事例:オイシックス、エイベックス、セブン銀行ほか成長企業を中心に導入実績多数

 

提供元:ビズリーチ株式会社

 

世界No.1のCRMで営業改革 売上げを劇的に伸ばそう「sales cloud」

 

Sales Cloud

 

サービス名:Sales Cloud

対象企業:中小企業~大規模企業

価格

  • Salesforce Essentials(ユーザー数10名まで)3000円/1ユーザー/月
  • Lightning Professional(あらゆる規模に対応)9000円/1ユーザー/月
  • Lightning Enterprise(カスタマイズ可能)18000円/1ユーザー/月
  • Lightning Unlimited(無制限サポートあり)36000円/1ユーザー/月

 

特長

  • BtoB、BtoC、直販営業、間接販売などいろいろな営業スタイルに対応可能
  • 営業マンは外出先から顧客にアプローチ可能
  • 管理職は営業マンの行動チェックやアドバイスが可能。

 

事例:ビズリーチ、コニカミノルタジャパンなど大手企業が多数導入。世界15万社の導入実績

 

提供元:株式会社セールスフォース・ドットコム

コミュニケーションの軽減

社外には「お世話になっております」、社内には「お疲れ様です」の出だしで書き始めるメールも大量になるとかなり時間を使います。メールは気配りのない文章だと誤解のもとになりやすいため意外と考えてしまい予想以上に時間がかかるのです。近年はビジネスチャットを有効活用し、社内外コミュニケーションを簡略化する企業が増えています。

 

ビジネスが加速するクラウド会議室「Chatwork」

 

Chatwork (チャットワーク)

 

サービス名:Chatwork (チャットワーク)

対象企業:中小企業~大企業まで

価格

  • フリー(無料お試し)
  • パーソナル(個人):400円/1ユーザー/月
  • ビジネス(組織用):500円/1ユーザー/月 ※年間契約なら417円/月
  • エンタープライズ(管理機能強化):800円/1ユーザー/月

 

特長

  • デスクトップ、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイス対応
  • Gmail、Twitter、SmartHRほか各種サービスの通知情報の集約可能
  • 国際セキュリティ規格 ISO27001(ISMS)認証・ISO27017認証・ISO27018認証を取得

 

事例:導入企業225000社以上

  • 1カ月あたり25000時間以上の業務効率化(株式会社サイバーエージェント)
  • メールの量が1/3に激減し社員のモチベーションアップ(常磐興産株式会社)

 

提供元:Chatwork株式会社

 

Slackで、その仕事の「もっとこうしたい!」を実現する力を!

 

Slack

 

サービス名:Slack

対象企業:中小企業~大規模企業まで

価格

  • スタンダード(中小企業向け):850円/1ユーザー/月(年額払いの場合)
  • プラス(大規模企業向け):1600円/1ユーザー/月(年額払いの場合)
  • Enterprise Grid(規制の厳しい業界や大規模で複雑な組織向け):オープン価格

特長

  • チーム別、プロジェクト別、顧客別にチャンネル作成可能
  • PDF、画像、動画などのファイルをドラッグ&ドロップ可能
  • 連携できるアプリは1500点以上
  • ISO 27001  を始めとする多様なセキュリティ基準に準拠

 

事例:TIME、BuzzFeed、ebay、ORACLE、DeNA、cookpadなど150カ国85000社以上に導入

 

提供元:Slack Technologies Inc.

 

LINEとつながる唯一のビジネスチャット「LINE WORKS」

 

LINE WORKS

 

サービス名:LINE WORKS 

対象企業:中小企業~大企業まで

価格

  • フリー:無料(お試し用)
  • ライト:360円/1ユーザー/月 ※年間契約なら月300円
  • ベーシック:600円/1ユーザー/月 ※年間契約なら月500円
  • プレミアム:1200円/1ユーザー/月 ※年間契約なら月1000円

 

特長: 

  • 国際的なセキュリティ標準SOC2/SOC3  ISO27001、ISO27017、ISO27018認証を取得
  • プライベート用のLINEと同じ使い方なので多くの人がすぐ利用可能

 

事例:大成建設、みずほ銀行、しまむらなど大手企業の導入実績も多数

 

提供元:ワークスモバイルジャパン株式会社

 

Office365でチームワークを実現するためのハブ「Microsoft Teams 」

 

Microsoft Teams

サービス名Microsoft Teams

対象企業:中小企業~大企業まで

価格

  • Microsoft Teams (無料) 
  • Office 365 Business Premium :1360円/1ユーザー/月相当(年間契約)
  • Office 365 E3 :2170円/1ユーザー/月相当(年間契約)
  •  

特長

  • グループチャット、オンライン会議、音声通話、Web会議利用可能
  • Word、Excel、PowerPointなど Office 365 アプリでファイルの共同作業可能

 

事例:SAP、TELSTRAなど大手企業が多数導入

 

提供元:Microsoft Corporation

 

一番大事な仕事に、もっと時間を「asana」

 

asana

 

サービス名:asana

対象企業:中小企業~大企業まで

価格

  • Basic(小規模チーム):無料
  • Premium(プロジェクト計画):$9.99/月 /ユーザー (年間払い) ※月額請求の場合$11.99 
  • Business(複数プロジェクト管理):$19.99/月 /1ユーザー (年間払い) ※月額請求の場合$23.99 
  • Enterprise(高度なセキュリティ、サポート付き):オープン価格

 

特長

  • 視覚的なプロジェクトプランで進捗管理可能
  • ワークロード機能でチームメンバーの仕事量を瞬時に把握
  • 世界 195 カ国で何百万人単位のユーザーが利用

 

事例:SONY MUSIC、Google、NASAほか大規模企業や公的機関、スタートアップまで実績あり

 

提供元:Asana, Inc.

直行直帰の導入

直行直帰を導入するには、社員から上司への報告や経費精算、日報作成などが出先で行える必要があります。また、帰社するほどでないミーティングにはWeb会議システムを活用してオンラインミーティングで対応したり、出先からもログインして作業を行えるシステムを導入したりすると、営業職に限らずいろいろな部署の社員が直行直帰できるようになるでしょう。

 

たった1分!すぐ始められる 日報共有アプリ「gamba!」

 

gamba!

 

サービス名:gamba!

対象企業:中小企業~大企業まで

価格

  • トライアル:15日間完全無料
  • ビジネスプラン:980円/1人/月(月額払い)
  • エンタープライズ(数百名規模以上):オープン価格

 

特長

  • PC、スマホ、タブレットで外出先から日報提出可能。タイムラインで確認可能
  • Googleカレンダーと同期し、予定を貼りつければ日報作成がラクラク
  • 日報の内容や上司・同僚のコメントも共有でき、営業マン全員がスキルアップ
  • チャット機能付きなのでコミュニケーションもスムーズ

 

事例:デロイトトーマツ、NTTデータ、日本通運などの大手企業他多数。※累計10000社以上

 

提供元:株式会社gamba

 

クラウド型勤怠管理・交通費精算ソリューション「kincone(キンコン)」

 

kincone

 

サービス名:kincone

対象企業:中小~中堅企業

価格:200円/1アカウント(1従業員)/月

 

特長

  • 1ユーザーあたり月額200円と安価
  • 定期券をタッチするだけで交通費情報を自動読み取り
  • Slack、チャットワーク経由で打刻可能。直行直帰でも勤怠管理、交通費精算が簡単

 

提供元:株式会社ソウルウェア

 

クラウド型の「Dr.経費精算」なら作業時間90%削減

 

Dr.経費精算

 

サービス名:Dr.経費精算

対象企業:中小企業~大企業

価格:基本料金0円、領収書の枚数により異なる

 

特長

  • ペーパレスプランなので領収書の突合せ・ファイリング作業なし
  • 領収書をスマホで撮るだけ。入力はオペレータが対応(20分~1日で完了)
  • Suicaと自動で履歴が連携
  • システム0円。代行分だけ料金発生

 

事例:リクルートマネジメントソシューションズ、川崎汽船、他

 

提供元:株式会社BearTail

 

仕事に必要なものすべてが1つのスイートに「Google G-Suit」

 

Google G-Suit

 

サービス名: Google G-Suit

対象企業:スタートアップ企業~大企業まで

価格

  • Basic(30 GB のストレージ):680円/1ユーザー/月
  • Business(無制限のストレージとアーカイブ機能):1360円/1ユーザー/月
  • Enterprise(高度な管理機能含):3000円/1ユーザー/月

 

特長

  • チームメンバーや社外ユーザーと同じドキュメントを同時に編集可能
  • Gmail、Googeドキュメント、Googleカレンダー、Googleドライブなどの活用が可能
  • スマートフォン、タブレットを使用すれば、ビデオ会議にワンクリックで切り替え可能
  • 2段階認証プロセス、シングルサインオンなどのセキュリティ設定で会社のデータを保護。社員のモバイル端末紛失時もデータは安全

 

事例:横浜ゴム、森ビルほか小規模企業からFortune500の企業まで多数の導入実績

 

提供元:Google LLC

 

One Drive for Business」とOffice365ですべてのファイルを簡単に共有して共同作業

 

OneDrive for Business

 

サービス名OneDrive for Business 

対象企業:中小企業~大企業

価格

  • OneDrive for Business Plan1:540円/1ユーザー/月相当(年間契約の場合)
  • OneDrive for Business Plan2:1090円/1ユーザー/月相当(年間契約)
  • Office 365 Business Premium:1360円/1ユーザー/月相当(年間契約)

 

特長

  • スマートフォン、タブレットなどを使用し、どこからでもアクセス可能
  • オフラインで編集可能。次回接続時にデータが自動アップロード
  • 組織内外のユーザーと共同作業OK
  • 高度な暗号化、セキュリティ機能で企業データを保護

 

事例:アクセンチュア、HP、フィリピン航空をはじめ大企業に多数導入実績あり

 

提供元:Microsoft Corporation

まとめ

近年は少子化が叫ばれると同時に、AIの登場により今ある職種の50%がなくなるという説も出ています。ITツールの進化によりこれまで人の手で行ってきた定型業務がどんどん効率化されることは間違いありません。これからの時代は、ITツール、RPA、AIなどを使って業務をどのように進めていくかという視点が経営側にも社員にも必要なります。

 

幸い、今はクラウド型のリーズナブルなシステムが多く、スタートアップや中堅企業であっても多国籍グローバル企業と同じシステムを導入することが可能です。業務の効率化だけでなく社員同士のコラボレーションやコミュニケーションを促進してくれるツールも多いので、自社の目的に合わせてITツールを上手に活用していきましょう。