働き方改革の一環で注目される「サテライトオフィス」。総務省が「ふるさとテレワーク推進事業」や「お試しサテライトオフィスモデル事業」を実施したり、自治体が独自で施策を実施したりするなど、官民が一体となり推進しています。そうした政府による後押しの影響もあるのか、総務省が実施したサテライトオフィス に関するアンケートによると、27.5％の企業がサテライトオフィスに前向きだったとのことです。
一方で、サテライトオフィスは新しい試みであり、関心はあっても企業にとってのメリット、費用対効果が分かりにくく、コミュニケーション不足への懸念など不安の声もあります。そこで今回は、サテライトオフィスとは何なのかを改めて解説した後に、企業にとってのメリットについて詳しく解説します。
サテライトオフィスを持つ意味
サテライトオフィスとは、企業または団体が拠点として活動している場所から離れたところに設置したオフィスのことを指します。言葉にすると難しく感じるかもしれませんが、東京にある本社の仕事を沖縄にあるサテライトオフィスでやるとイメージすると分かりやすいでしょうか。
最近だとテレワークが難しいと言われていた銀行が、支店内の一部をサテライトオフィス化した事例もあります。本部所属の行員が、本部に出社せずに、支店内のサテライトオフィスに出社していつもの仕事を実施するのです。
サテライトオフィスは、大きく分けて「専用型」と「共用型」の2つの契約形態があります。専用型は、自社専用の仕事スペースで支店内に設けたり、別途開設したりしたものです。共用型は、1つのスペースを複数の企業がシェアして利用します。
また設置する目的により、設置場所が変わってきます。営業にあたる社員が、商談と商談の合間に利用し効率的に仕事をするのに活用したり、従業員の通勤時間を減らしワークライフバランスの向上に寄与したりといったことを期待する場合は、会社への通勤圏内、営業圏内にサテライトオフィスを設けます。
一方で、会社から遠く離れた土地にサテライトオフィスを設けるケースもあります。都市に拠点を持つ企業が地方にサテライトオフィスを構えることで、自然豊かな場所で暮らしたいという従業員のニーズに応えたり、地方の埋もれた人材の雇用につなげたり。逆に地方に本社を持つ企業が、都市部にサテライトオフィスを設けることで、時間を有効に使った営業活動ができるようになります。
そんなサテライトオフィスは、今の時代の流れの中で生まれました。
IT技術の進歩により、会社以外の場所から会社のパソコンにインターネット回線を使い接続することで、一定のセキュリティを担保した上で、いつもの作業環境を得られます。そして報告・連絡・相談といった仕事に欠かせないコミュニケーションもチャットやWeb会議などのツールが進歩し、仕事に支障がないレベルにまでなりました。
つまり、環境面で場所にとらわれない働き方が可能になっているのです。
そして今、社会問題になっているのが人手不足。株式会社帝国データバンクが2019年4月に実施した人材不足に関する調査によると、正社員が不足している企業は50.3％、非正社員が不足している企業は31.8％という結果が出ています。
（出典：帝国データバンク調査結果より）
そこで人手不足の解消として注目されているのが、従来の出社してフルタイムで働くといった仕組みの中では働くことが難しかった人材です。
地方にサテライトオフィスを開設すると、自然豊かな地方で生活したい従業員、結婚や配偶者の転勤、介護で地方へ移住した人を雇用することが可能になります。会社の通勤圏内に設置すれば、育児中など就業時間に制約がある人も通勤時間を削減でき、働きやすくなるのです。
以上のようにITの進歩と時代のニーズにより生まれたのがサテライトオフィスと言えるでしょう。
サテライトオフィスを持つ企業としてのメリット
サテライトオフィスの開設は、企業、従業員、地方自治体、それぞれにメリットがあります。
主な企業メリットは、有能・多様な人材の確保、営業効率の向上、コスト削減、非常災害時の事業継続（BCP対策）などです。従業員としてのメリットは、通勤時間の短縮や通勤ストレスからの解消、時間の有効活用など、ワークライフバランスの実現に関することが主。地方自治体としては、地域の活性化や雇用の創出などを見込んでいます。
ここでは、その中から企業にとって大きなメリットである「コスト削減」と「有能・多様な人材の確保」について詳しく解説した後、サテライトオフィスを今，開設するメリットを説明します。
オフィスコストの削減
企業にとってサテライトオフィスを導入するかどうかの判断基準で重要なのは費用対効果でしょう。
サテライトオフィスを開設し維持するためには当然ながら費用がかかります。その費用以上の効果が見込めれば、サテライトオフィスについて真剣に検討するという流れになりますね。
サテライトオフィスを開設することで、費用的に削減できる可能性があるのはオフィスの賃料や従業員に支払っている交通費などの固定費と残業代などの人件費。逆に増加するのはサテライトオフィスの開設費や賃料などの維持費です。
都市部にあるオフィスの賃料は、地方の賃料に比べて割高です。このため、都市部のオフィススペースを縮小し、その分で地方にサテライトオフィスを所有すれば、現状維持もしくはコスト削減につながります。ちなみに、サテライトオフィスに必要なのは会社とのやりとりを行うためのテレビ会議やパソコン程度で、大掛かりな設備投資は不要です。（業種にもよりますが。）
地方の場合は、職住近接が多いため、交通費の削減も見込めます。
また、会社の営業圏内にサテライトオフィスを設けると、商談と商談の間に従業員がサテライトオフィスで仕事をすることができるようになり、結果的に残業時間の削減、つまり人件費の削減につながります。通勤圏内であれば、交通費を削減できる従業員もいるでしょう。
有能・多様な人材の確保
地方にサテライトオフィスを開設する場合と、会社への通勤圏内・営業圏内にサテライトオフィスを開設する場合に分けて、人材確保について説明します。
地方にサテライトオフィスを開設した場合の、主なメリットは、次の3点です。
- 地方に住む有能な人材を雇用できる
- 地方に住みたい従業員のニーズに応えられる
- 期間を決めて希望者をサテライトオフィスに派遣することで、従業員のリフレッシュや新たな視点の構築などにつながる
配偶者の転勤などでやむを得ず仕事を退職した方など、地方には埋もれている有能な人材がいます。また一般に地方は物価が安いため、都市部と同程度の費用で、より有能な人材にアプローチできる可能性もあるでしょう。
2は、従来であれば退職して地方へ移住するしか選択肢がありませんでした。しかしサテライトオフィスを地方に開設することで、従業員の離職防止につなげられます。従業員のニーズに応えることで、ワークライフバランスが向上し、会社へのロイヤリティの向上も期待できるでしょう。
3は、いつもとは違う新たな土地で仕事をすることで、リフレッシュにつながり、ワークライフバランスの実現に効果があるのはもちろんのこと、地域との関りの中で新たな気付きや関係が生まれ、従業員の成長につながります。
会社への通勤圏内・営業圏内にサテライトオフィスを開設した場合の、主なメリットは、次の2点です。
- 通勤時間の削減、通勤ストレスからの解消
- 時間の有効活用
従業員のワークライフバランスを実現することで、離職防止につなげる効果があります。
地方創生と助成金の活用
地方にサテライトオフィスが開設されることで、東京への一極集中ではなく、地方に人や情報が流れるようになります。そこで新たなビジネスが生まれ、地域が活性化してくることを期待し、国や自治体は助成金を用意しています。
企業にとってサテライトオフィスを開設する際に負担になる、開設費用や貸借料、備品の購入費などを補助したり、地域に住む人を雇用することで奨励金を出したりといった助成金があります。
その他、執務環境と生活環境を提供し、実際にサテライトオフィスのお試し勤務ができる総務省の事業なども、サテライトオフィスを検討している企業は利用を考えてみるといいでしょう。
サテライトオフィスを開設する際は、どうしても初期費用の問題が重くのしかかりますので、政府が推進している今、実際に開設に向けて動き出すと比較的そのハードルを下げることができます。
サテライトオフィスでの仕事の様子
サテライトオフィスでの仕事、そしてリアルな生活の様子をご紹介します。
サテライトオフィスは、周囲に同じ会社の社員がいることで、在宅勤務よりもコミュニケーションを行いやすい環境ではありますが、本社とのコミュニケーション不足を不安視する声などがあります。たしかに電話やチャット、Web会議といったツールを使えば、仕事に必要なコミュニケーションはほぼとれますが、上司や同僚に気軽に声を掛けにくいのも事実です。
そういった壁を超える方法として注目されるのが「空間共有」。本社とサテライトオフィスに常時接続のカメラを設置して、それぞれの空間を共有します。今、忙しそう、手が空いていそうというのが視覚的に分かるので、様子を見て声を掛けられるのが良さ。見える安心感があり、雑談ベースの声も聞こえてくるので、オフィスで一緒に仕事をしているのと近い感覚で働けます。
空間を共有することで、管理職がサテライトオフィスを利用する場合も業務状況を把握することが容易になり、「リアルで同じフロアにいるよりもコミュニケーションができると感じている」という声もありました。
ブイキューブが白浜サテライトオフィスを開設し、現地で採用した社員は、採用された当初「私はIT企業での業務経験がなかったので、テレビ会議などを駆使しながら、遠隔地にいる社内外の方と仕事ができるのか不安でした」と話していましたが、今では問題なく業務を進めています。コミュニケーションもスムーズです。
最後に、従業員のワークライフバランスが向上した事例をご紹介します。以下は週3日、在宅勤務を行っているブイキューブの社員の例です。
出社している日の育児の時間が120分なのに対して、テレワーク（在宅勤務）の日は、2倍以上の270分まで増やすことができています。
「子供との時間をしっかり取れるのが大きなメリットですね。夕飯も一緒に食べられますし、子供の好き嫌いがわかったり、食事でのコミュニケーションも増えました」とのこと。サテライトオフィス勤務の場合、通勤時間をゼロにはできませんが、現状より短縮でき、より生活を充実させることにつながるでしょう。
そうした従業員のニーズに応えることが、人手不足が叫ばれる現在ますます重要になってきています。
まとめ
サテライトオフィスを持つことで、企業はオフィスコストの削減や人材確保といったメリットがあり、従業員はワークライフバランスの実現につながります。コミュニケーションの問題など、不安に感じる部分については、ツールを駆使することで良い形を作れるようになってきました。
政府がサテライトオフィスを推進している今なら、企業にとって負担の大きい、導入のための初期コストや貸借料などの助成金が用意されており、開設しやすいタイミングです。
サテライトオフィスが気になっている企業は、この機会に費用や効果などを試算してみてはいかがでしょうか。
