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実践してわかったオンライン新人研修を成功に導くポイントと質向上の3つの秘訣

実践してわかったオンライン新人研修を成功に導くポイントと質向上の3つの秘訣

2020年は新型コロナウイルスの感染拡大を受けてテレワークへの急速な移行が行われ、新人研修においても“三密”を避けるためにオンライン形式に切り替えた企業が多く見られました。2021年においても新型コロナウイルス終息の目途は立っておらず、引き続きオンラインで新人研修を行う企業も少なくないと予想されます。

「去年は急な変更で十分な準備ができなかったけど、今年は充実したコンテンツにしたい」「オンラインでも対面と同じ質を保ちたい」

本記事ではそんなお悩みを解決するためにオンライン新人研修を成功に導くために欠かせない事前準備やトラブル対処法、質向上のためのツール紹介など、研修準備に必要な情報をお届けします!

オンライン新人研修の種類と傾向

オンライン研修の種類

2020年の4月は緊急事態宣言のなか入社式や新人研修が実施されたため、新入社員が対面で集合研修を受けるのが難しい状況にありました。そこで企業はオンラインでの新人研修に切り替えていきましたが、実はオンライン研修といってもいくつか種類が分かれます。

本記事では特に「双方向型オンライン研修」にスポットを当てて解説します!

動画配信

(従来型のe-learning)

あらかじめ研修内容を録画、受講者は動画を見ながらテストやレポートを合わせて提出することで研修を行う形式

ウェビナー

いわゆる一方方向のLive配信。録画ではないため最新の情報を届けられる。またチャット機能を使えば、受講者の質問にも答えられるため、一部双方向的な特徴をもつ。

双方向型オンライン研修

Web会議ツールを使って、リアルタイムで双方向のコミュニケーションが取れる。ブレークアウト機能を使えば、参加者が大人数でも少人数のグループに分かれてグループワークが可能になるため、対面の研修内容にも対応しやすい。

2021年の新人研修の傾向は?

株式会社日本能率協会マネジメントセンターは2020年8月に117社の企業を対象に、2021年「ニューノーマル時代の新入社員教育」に関するアンケート調査を実施しました。この調査によると、2021年の新入社員研修は85%の企業が対面での研修を検討中も、45%が「オンライン研修」、約38%が「Eラーニング」の導入を予定しており、複数の媒体を用いたハイブリッド型の実施が増える見込みであることが分かりました。

参考:ニューノーマル時代の新人社員教育に関する緊急アンケート調査コロナ禍の新人教育における最大の課題は“人間関係構築”

同社が2020年度の新人研修について行った調査では、新人研修のオンライン化は69%、4・5月の個人学習教材(eラーニング等)の提供は76.4%で、個人学習教材の提供にいたっては前年比より30%増加しました。2020年度の流れを新型コロナウイルスの感染拡大による一過性のものと捉えずに、新たな働き方様式に適応できるオンライン・オフラインのハイブリット型新人研修の需要は2021年以降も伸びると考えられます。

双方向型オンライン新人研修のメリット・デメリット

メリット

  • 録画して残しておけるため、復習に役立つ

Web会議システムを利用した双方向同時型の研修は録画が可能であるため、オンデマンドとして研修後に何度でも見返すことができます。対面での研修であれば資料と解説を見やすく同時に録画することは難しいので、オンデマンドで復習できることは新入社員にとって大きなメリットとなるでしょう。研修で習った業務知識の定着に役立つだけでなく、企業側も各講師がどのような研修を行っているのかチェックできるので、研修の質向上にも繋がるでしょう。

  • 一人ひとりの顔が見える

Zoomでオンライン研修を行う場合、同時に20人までの顔が画面に表示されます。オフラインだと一人ひとりの顔を正面から見ることは少ないですが、オンラインだと画面越しに顔を見て「集中力が切れているな」「眠たそうだな」「この話は理解されていないな」など、新入社員の反応を読み取ることができます。

  • 通勤時間がない分、新入社員の体力的・精神的負担減

通勤時間をカットできることで、通勤による負担を軽減することができます。社会人になりたての新入社員は慣れない環境での生活によるストレスが多く、この通勤時間が無くなるだけでも体力的・精神的負担が大幅に減少すると考えられます。その分、研修に集中して取り組むことができるのは大きなメリットとなります。

デメリット

  • モチベーション、集中力の維持が難しい

研修が続くとどうしても眠くなったり、集中力が続かないというデメリットがあります。特にオンライン研修では一日同じ姿勢でパソコンの画面を見つめる時間が長いので、対面時よりも疲れやすくなります。そんな状態を解決するためにも、一方的な講義形式ではなく、新入社員の発言の機会を増やしたり、少人数のグループワークを多めに行ったりするなど、新入社員が能動的に取り組めるプログラムを取り入れることが重要になります。いつ当てられるかわからない、インプットだけではなくアウトプットの時間があるというのが程よい緊張感に繋がり、研修へのモチベーションを高めてくれます。また、休憩時間をこまめに設定したり、プログラムとして体を動かす時間を設けるなど、オンライン研修による運動不足をできるだけ解消することも集中力の維持に繋がります。

  • 通信環境不具合などトラブルが起きやすい

オンライン研修でトラブルが起こりやすのが通信環境の不具合です。新入社員は各家庭からオンライン研修に参加することが多く、通信環境は過程によって様々です。データの利用上限があったり、通信制限がかかっていて研修の途中で離脱してしまう新入社員が出ることも。そんな状況を避けるためにも事前準備が必要になります。

オンライン新人研修で起こりうる運営課題と対処法

オンライン新人研修でのトラブルを避けるためには、企業側も新入社員側も事前準備が重要になってきます。この章ではオンライン研修で起こりやすいトラブルとその対処法について紹介します。

課題①:新入社員の通信デバイスが揃っていない

  • 対処法①:会社で準備したPCを貸与が必要か確認する。

新入社員の中には自分専用のPCを持っていない人もいるかもしれません。事前に確認し、必要であれば企業がPCを準備して貸与しましょう。またセキュリティーの問題で、企業が準備したPCからのみ会社のシステムにアクセスできる場合は、早めに新入社員分のPCを確保するようにしましょう。2020年度の新人研修時には感染症拡大防止によるテレワークへの急速な移行に伴って、通信機器が品薄になり入手が困難になることがありました。新入社員の人数が多い企業ほど、事前に機器の準備に取り掛かるとよいでしょう。

  • 対処法②:カメラ・マイク付きヘッドホンの有無を確認する。

双方向型のオンライン研修には、講師側・受講側の両者にカメラとマイク付きヘッドホンが欠かせません。PCにカメラが内臓されていない場合や、画質が不十分な場合は外付けのカメラを用意するようにしましょう。また外付けカメラやヘッドホンはUSB接続のものがおすすめです。Bluetoothやイヤホンジャックを使用するものは、接続不良が起きやすかったり、画質・音質が安定しなかったりすることもあるので、新入社員には失敗のすくないUSB接続のカメラやヘッドホンをおすすめするのが無難です。

課題②:通信環境不具合でPCが落ちる、途中退出が出てしまう

  • 対処法①:事前に各新入社員の通信環境を確認する。

データ容量によって制限がかかるプランかを確認しましょう。制限がかかりそうな場合や通信環境が不十分な場合は、企業がポケットWi-Fiを貸与するなど、できるだけ同様の受講環境を整えるように手配するとよいでしょう。準備期間に余裕がある場合は、新入社員に通信の推進環境を整えてもらい、整備費用を企業が負担するなどの対策も考えられます。

  • 対処法②:事前に緊急連絡先を確認する。

もし通信障害などによって受講者のPCがフリーズしてしまった場合、アフターフォローが必要になります。オンデマンドを後で視聴したり、PCを使わない別の作業を進めたりするなどフォローが考えられますが、次の指示をスムーズ出すためにも事前に緊急連絡先を確認するようにしましょう。

課題③:新入社員同士の関係が希薄になる

  • 対処法①:毎朝・毎晩のチェックイン・アウトで会話時間を設ける。

オンライン研修になると、新入社員同士が集まって親睦の時間を設けるのが難しくなります。また、画面越しだと体調の変化にも気付きにくくなるため、意識的にチェックしていかなければいけません。そのためにも、1日の始めに新入社員たちが「今日の体調」「昨日の学び」「今日頑張りたいこと」などを自由に発言できる時間を設けるとよいでしょう。また1日の終わりにも「分からなかったこと」「明日以降の課題」などを共有することで、研修についていけていない社員はいないかを確認するだけでなく、新入社員同士が協力して課題を解決するきっかけにもなります。新入社員の人数が多い場合は、ブレークアウト機能を利用して少人数グループでの会話時間を設けることで、より関係性を深めることができます。

  • 対処法②:日直制・指導係を取り入れて主体性のある研修にする。

新人研修では新入社員側にも、"お客様気分"を無くし自ら動いていけるように促すことが重要になります。日直制や指導係を導入するなど、新入社員同士で課題を見つけ解決に向けて協力できるような体制を整えることは、社会人としての姿勢を身に着けるだけでなく、新入社員同士の関係構築にも繋がります。双方向型のオンライン研修であれば、対面時とほとんど変わらない研修が可能になるので、新入社員が主体的に動けるようなプログラムを積極的に取り入れることをおすすめします。

課題④:受講者の集中力が続かない

  • 対処法①:全体スケジュールの共有と明確な目標設定を行う。

受講者の集中力をキープするには研修の流れを事前に共有しておくことが重要になります。1日の研修がどのような流れで進み、どんな内容をなぜ学習するのか、道筋が見えていれば受講者も事前に心の準備ができます。また研修終了時に達成すべき目標が明確であれば、普段の研修でもその目標のためにより集中して取り組むことができます。研修後の実務に向けて「何を学び・どうアウトプットするか」明確な目標設定をして共有するようにしましょう。

  • 対処法②:アウトプットの機会を多めに設定する。

対面での研修でも、講師が一方的に講義を行う研修は集中力が持ちません。それはオンラインでも同じです。受講者の反応を見ながら、適宜質問を投げかけたり、感想を聞く、グループワークの時間をとって意見交換の場を設けるなど受講者自身が発言する機会を多く作りましょう。

双方向型オンライン新人研修の質向上の秘訣3つ

オンライン研修だと対面の時と同じ質の教育ができないと心配している企業も多いのではないでしょうか。しかし実際は、オンラインでも対面でも工夫次第でその質は大きく変わってくるのです。場合によっては、オンライン研修の方が対面よりも知識の定着率や受講者の満足度が上がることもあります。この章ではそんなオンラインの特徴を最大に活かし、オンライン新人研修の質をUPさせる秘訣をご紹介します。

グループワークツールの活用

新入社員同士の親交を深めるだけでなく、積極的な研修参加を促すためにも欠かせないのがグループワークです。研修で得た知識をアウトプットする重要な機会となるグループワークですが、オンライン上でもスムーズに行うためには様々なグループワークツールを駆使する必要があります。この章では各グループワークに必要な機能と、おすすめのツールを紹介します。

 

オンライン研修

ブレインストーミング

共有して書き込めるツール

例) Google ドキュメント

ロールプレイング

部屋を振り分けれるWeb会議ツール

例)Zoomのブレイクアウト機能

アイスブレイク

オンライン版ゲームツール

例)Wevox values card online

 

  • Zoom ブレイクアウト機能

Web会議システムのZoomにはブレイクアウト機能と呼ばれる、参加者を数人のグループに分けてミーティングができる機能があります。「タイマー機能」「メッセージ機能」「各ルームに自由に入退室ができる機能」など研修向きの機能が揃っているので、営業のロールプレイングなど新人研修にも最適です。

  • Google ドキュメント

GoogleドキュメントはGoogleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。1つのドキュメントを複数人で同時に編集することが可能であるため、新人研修中のブレインストーミングや議事録に活用できます。少人数のチームに分かれて企画案やプレゼンを行うときにもリアルと同じ要領でで作業ができ、新入社員同士のコミュニケーションも促せます。

  • sli.do(スライドゥ)

sli.doは大規模な研修の場合に、手を挙げずにチャット感覚で講演者へ質問ができるサービスです。新入社員の人数が多く、双方向でのオンライン研修が難しい場合でも、受講者とコミュニケーションを取りながら講義を進めることができるツールです。一方的に講義を受けるだけの座学ではなく、受講者参加型の講義が可能になるため、受講者の集中力維持の効果も期待できます。

  • wevox values card online

新入社員同士の相互理解を深められるゲームツールがwebox valus card onlineです。自分にとって大切な価値観をカードゲームを通してチームメンバーと共有し話し合うことにより、オンライン上でもメンバー同士の相互理解を深め合えるゲームツールです。アイスブレイクや交流時間に実施することで、離れていても同期としての関係構築を築くきっかけになるでしょう。

オンライン研修でグループワークはできる?成功のポイントや事例を紹介

もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、オンラインでのグループワークの運営方法についてもっと詳しく知りたいという方は「オンライン研修でグループワークはできる?成功のポイントや事例を紹介」の記事も合わせてご覧ください。

オンデマンド動画の活用

人は一度記憶したことでも、時間が経過すると忘れてしまいます。ドイツの心理学者のヘルマン・エビングハウスが提唱した説によると、人の脳は1度勉強したことを1時間後には56%忘れ、1日後には74%、さらに1週間後には77%、1カ月後には79%を忘れてしまうそうです。

つまり、新人研修でインプットした知識も、復習をしなければ忘れてしまうということです。ここではオンデマンド動画を活用して、定期的に復習できる機会を設ける方法についてご紹介します。

  • 研修内容を録画・オンデマンド動画にして配信する

対面の集合研修では研修資料や講師の説明を同時に見やすく録画するのが難しいですが、オンライン研修では画面を録画するだけで研修内容を簡単に録画できるので、新入社員にとっても復習しやすい環境を作ることができます。受講者が見たいときに、自分のペースで復習できるオンデマンド学習を充実させることは、新人研修の質向上に繋がります。

  • オンデマンド動画を共有するシステムを導入する

効率よく復習するためには、たくさんある動画の中から自分の復習したい内容がどこにあるのかを素早く見つけられることが重要になります。ブイキューブが提供するQumuなどの企業向け動画配信プラットフォームを使えば、新人研修の動画を簡単に作成・配信できるだけでなく、Zoomミーティングの録画記録をQumuアップロードできるため、動画の管理も簡単になります。新人研修では社内の機密情報を取り扱うことも多いため、動画を共有する際にはセキュリティ対策も備えた動画配信プラットフォームを選ぶようにしましょう。

参考:企業向け動画配信プラットフォーム QUMU

コンディション管理

オンライン新人研修では受講者が一日中家で画面に向かって過ごすことも少なくありません。そのため、外に出て歩くなど体を動かす機会が減少し、心身的な疲れが溜まりやすい状況になってしまいます。また、オンライン上では受講者の体調や疲れが感じ取りにくいため、運営者側が意識的にコンディション管理を行う必要があります。

オンラインでの新人研修にも関わらず、新入社員満足度平均95.9点を記録した凸版印刷株式会社では、以下のような取り組みを実施しています。

  • コンディション管理に関するライブ配信セミナー

研修初期に大学教授によるライブセミナーを開催。「パフォーマンスアップに導く24時間の過ごし方」、「ストレスマネジメント」、「セルフマネジメント」など、心身のコンディション管理の方法などを学び、適度な運動や十分な睡眠の重要性について理解を深めるセミナーです。

  • コンディション管理アプリの導入

生産性・集中力低下の対策として、コンディション(体調管理)に関するアプリ「みんなのコンディションアプリ」も導入し、新入社員のコンディションを見える化。「睡眠時間」「歩数」「自律神経のパワー」の数値をアプリ上で統合して結果を示すことにより、コンディションの自己管理を実施しました。

  • ウォーキングワークなどの運動を研修として導入

毎日のウォーキングを研修プログラムとして組み込むなど、良好な「コンディション維持・管理」のための教育を実施しました。研修期間当初の平均数値は、睡眠時間が6.4時間、歩数が約2900歩という数値でしたが、研修終盤には、睡眠時間が約6.9時間、歩数が約4500歩程度まで上げることに成功しています。

参考:凸版印刷、新入社員在宅オンライン研修の成果について

【ブイキューブ新人研修担当に聞いてみた】オンライン新人研修だからこそ担当者が気をつけるべきことは?

株式会社ブイキューブ マーケティング本部 インサイドセールスグループ

マネージャー 篠崎太祐(写真=左)、久下沼実咲(写真=右

 

ここで実際にブイキューブで2020年度のオンライン新人研修を企画・担当した篠崎と久下沼にオンラインの新人研修のポイントを聞いてみましょう。

普段はマーケティング本部でインサイドセールスを担当する2人ですが、新人研修では営業向けの研修を担当しました。実際にオンライン新人研修を企画した2人だからこそわかる難しさや改善点、またオンライン研修の質をUPする取り組みをご紹介します!

1週間前にオンライン研修への切り替えが決定

ーブイキューブでは新人研修を対面からオンラインに切り替えると決めたのはいつですか?

久下沼:新人研修が始まる約1週間前にオンラインになることが決定しました。

篠崎:オンラインになるかなと予想はしてたので、やっぱりかって感じではありましたけどね。

 

ー準備期間が1週間?準備期間がかなり短いですが、オンラインへの切り替えに不安はありませんでしたか?

久下沼:大丈夫かな、というかそうやるしかないって感じでした。もともとテレワークやWeb会議が日常的に行われている会社だったのであまり抵抗はありませんでしたね。オンラインだからといって特に準備物に変更もなかったですし。

篠崎:もともとの会社のカルチャー的にオンラインへの切り替えは比較的行いやすかったのかもしれませんね。

 

ー対面とオンラインで研修内容はまったく同じだったんでしょうか?

久下沼:商談のロールプレイングを対面ではなく、オンラインでの遠隔商談メインでしようとなったのが唯一の変更点でしたね。弊社は研修のほとんどが(Web会議システムなどを使った)双方向型だったので、対面の時とあまり変わらないスケジュールで進められました。

オンライン研修ならではのトラブルについて

ーなんだかオンライン研修もスムーズに進んだように見えますが、特に予想外のトラブルなどはなかったでしょうか?

久下沼:小さいことはいくつかありました。まず反省点として休憩時間を設定できてなかったのがあります。

篠崎:つめつめでしたね(笑)

久下沼:そうなんです。対面だと司会の人が「トイレ行きたい人いますか~」と聞いて、その場の雰囲気を見ながら休憩時間をとったりしていたんですけど、オンラインだとみんなの顔が見えないからスケジュール通りに進めちゃって。後になって「休憩時間がなくて困った」っていうフィードバックを見て盲点だったなと思いました。

 

ーPCの画面越しでは疲労感などは伝わりにくいんでしょうか?

久下沼:気づきにくいかもしれませんね。うちのオンライン研修だと、一日ずっと研修についている社員がいないので疲れのサインを見逃しやすいというのはあると思います。講師が入れ替わり、立ち替わりになる場合は意識して休憩時間をとるようにした方がいいかもしれないですね。

 

ーなるほど。他にも何かトラブルはありましたか?

篠崎:他にも通信系のトラブルはありました。研修途中で新入社員のネットが落ちちゃうとか。人によって家の通信環境って違うので、より充実した研修にするためには会社が通信環境を整える補助などがあればいいなと思いましたね。

 

オンライン研修でも集中力を保つ方法

ーオンラインだと受講者の集中力がもたないと聞きますが、実際にそう感じましたか?

久下沼:集中力が続かないとは感じませんでした。各研修の講師の方はオンラインだからこそより双方向性をもった講義をしようとしていたのはあると思います。質問をされたり、意見を求められたりする機会が多いと、自然と受講者は受け身ではなく能動的に参加するようになりますね。

篠崎:久下沼の言う通りコミュニケーションが大事ですね。例えば、90分のオンラインセミナーでも録画配信とライブ配信ではの平均視聴時間が15分から70分に伸びるというデータもあるんですよ。いつ話を振られるか分からない緊張感がいい感じに集中力を高めてくれますね。

 

ーではブイキューブの研修はすべて双方向型オンライン研修だったんでしょうか?

篠崎:ほぼ全て双方向型でしたね。

久下沼:外部の研修はEラーニングを使った録画配信の研修だったけど、それ以外はすべて双方向型で行いました。

 

ーやはり受講者を受け身にさせない双方向型は集中力を上げるためにも重要ですね。他にも集中力を上げるための工夫はありましたか?

久下沼:アウトプットの目標や試験を用意することは有効だと思います!うちだと研修の最後に営業本部長をお客さんに見立てて営業のロープレを行う試験があったんですけど、最後にアウトプットの機会があったからこそ座学でのインプットに懸命に取り組んでいた印象がありました。

篠崎:僕は集中力を切らさないためには、画質と音質が重要だと思いますね。やっぱり画質が荒かったり声がしっかり聞こえなかったら、どれだけいいプレゼンでも集中して聞くことができないんですよ!なので事前に新人社員の家の通信環境を調査しておくことや、接続不良などの失敗が少ないUSBの有線ヘッドホンを準備しておくのを強くおすすめします!イヤホンジャックを使うイヤホンは音声が乱れやすいので、USBがより良いですね。

オンラインでも新人研修の質は担保できる?

ー対面とオンラインでは教育の質の差が出ると心配する人事の方も多いかもしれません。新人社員で研修終了後の業務理解度や適応能力に差は見られましたか?

篠崎:特に目立った差はありませんでしたね。正直、対面かオンラインかの差よりも、研修の送り手・受け手の心構えの違いによって生まれる差の方がずっと大きいと感じます。同じ研修を受けても一ヶ月で忘れてしまう人もいれば、ずっと覚えている人もいる。送り手は個々人に合った伝え方を、受け手は能動的なマインドセットをもって取り組めば、オンラインでも対面でも研修の質は変わらないと思います。

2021年度の研修に向けての改善点

ー2021年度もオンラインで新人研修を行う確率が高いかもしれませんが、今年の経験から改善したい点はありますか?

久下沼:今年は休憩時間がしっかり取れていなかったので、スケジュールの見直しをしたいですね。オンラインで受講者の体調やサインが把握しにくい分、フィードバックを講師陣で共有し、意識してコミュニケーションをとる時間を確保するようにしたいです。

 

ーなるほど、では新たに取り組みたいことはありますか?

久下沼:研修における双方向性の割合をもっと増やしたいですね。今年も双方向的な研修は意識していたけど、完全に座学になっていた講座もあったので。

篠崎:僕はロールプレイング研修をしながらリアルとオンラインで求められる営業力に違いがあるなと感じましたね。オンラインだとファシリテーションというか、場をうまく導く力が必要なんだなって。リアルだと身振り手振りのノンバーバルコミュにケーションや視点も頼りになるんだけとオンラインだと言葉で上手く場を展開させないといけないから。今後の研修ではそういった力を鍛える研修も取り入れていきたいなという新しい気づきがありましたね。

久下沼:そうですね!

篠崎あと、アウトプットを重視した研修にしたいですね。どうしても研修はインプットが多くなるんですけど、これから社会で必要な力は先読みする力だったりするので。オンライン研修でもケーススタディや発表を積極的に取り入れていきたいですね!

 

ー最後に、これからオンライン新人研修の準備に取り掛かる人がいたら、どんなアドバイスをしたいですか?

久下沼:オンライン研修でも対面とそんなに変わりません。基本的な準備物は変わらないし、それがWeb会議上になるだけなので、あまり身構えないでください(笑)対面の座学でも講師が一歩的に喋っていたらつまらないですよね?普段の研修で工夫しているように、オンラインでも明確な目標を立てたり、受講者が積極的に参加できるようなプロセスを準備してあげることが研修の成功に繋がると思います!

篠崎:まさにそうですね、オンラインだから失敗しそうと挑戦しないのはもったいないです。ただ通信設備や良質な音質・画質の確保には気をつけてください!最後まで集中力をもって研修を乗り切るには快適なネット環境とUSBの有線ヘッドホンが必須アイテムです!

まとめ|オンラインのメリットを活かして研修の効果をアップ!

ここまでオンラインでの新人研修における注意点や運営ポイントについてお話ししてきました。2020年はオンライン研修でもリアルと同じ質を保つために、マイナスを埋めるための対策で精一杯だった企業も多いでしょう。しかし、2021年は昨年よりも時間と経験値があるため、オンラインだからこそできる新人研修のメリットを最大限に活かした対策をしていくと、より実りある研修の実現につながるでしょう!

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鹿嶽志帆
著者情報鹿嶽志帆

株式会社ブイキューブ マーケティングコミュニケーショングループ