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電話会議とは?準備と導入の方法を徹底解説

電話会議とは?準備と導入の方法を徹底解説

働き方改革の推進に伴い、多くの企業で遠隔地同士で会議ができる「遠隔会議」の導入が進んでいます。Web会議・テレビ会議・電話会議などに代表される遠隔会議は、対面でコミュニケーションを取る必要がなく、移動時間やコストを削減し、生産効率を高めるため、企業における新しい会議の手段になっているといえます。

遠隔会議を行うためのツール、通称「遠隔会議システム」の中でも、「電話会議システム」は外資系企業やグローバル企業で昔から使われています。

電話は誰にとっても使い慣れた機器であるため、「使い勝手の良さ」や「高い接続の安定性」から、現在でも多くの企業で遠隔会議のためのツールとして用いられています。

本記事では、電話会議の特徴や利用方法・導入するメリット・デメリットを解説。Web会議とテレビ会議との違いにも触れていきます。

電話会議とは、遠隔にいる相手と音声のみでコミュニケーションを取る会議方法

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電話会議とは、その名の通り映像を使わず、音声通話のみで複数人でコミュニケーションをすることです。別名「音声会議」や「オーディオ会議」とも呼ばれています。

電話会議の最大の特徴は、Web会議やテレビ会議と比べて非常にシンプルであり、誰でも手軽に利用できるという点です。「LINE通話」や「Facebookメッセンジャー」で行う音声通話をビジネスに用いると考えればイメージしやすいかもしれません。

大掛かりな設備投資は不要で、初期費用や月額料金が無料のサービスもあります。高品質なカメラやマイク・スピーカー・インターネット環境を整備しなければいけないWeb会議やテレビ会議と比較すると導入が簡単と言えるでしょう。

多くの企業で活用されている電話会議

それでは、現在どのぐらいの企業が電話会議を導入しているのでしょうか。電話会議普及の現状を、普及の理由とともに見ていきましょう。

固定電話の契約件数がピーク時の3割にも落ち込んだ現在、電話会議はマイナーなものになっているのでは、と考える方も少なくないかと思います。

しかし、現状はむしろ逆です。電話会議は、今でも多くの企業に活用されているのです。

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出典:株式会社シード・プランニング

 

株式会社シード・プランニングが2019年に行った「2019ビデオ会議/Web会議の最新市場とクラウドビデオコミュニケーションの現状」では、国内における遠隔会議システムの将来の展望が調査されました。

その結果、音声会議(電話会議)の市場規模は10年間一定の規模を保ち続けており、さらに近年では若干増加傾向にあることが伺えます。

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出典:総務省

また、総務省の「平成30 年度デジタル化による生活・働き方への影響に関する調査研究成果報告書」によると、外資系企業(黄色)は直近でも電話会議を、Web会議・テレビ会議に近い比率で活用しているようです。

電話会議がこれほど安定して活用されているのは、冒頭でも述べた通り「使いやすさ」が最大の理由だといえるでしょう。

また、電話会議は当然ですが電話回線を使って会議を行います。インターネット環境に依存しないため、相手とのインターネット環境の違いで障害が発生したり、回線がつながらずに社員が参加できなかったりといった問題は発生しません。そのため、スムーズに会議が行えるのです。

これらが、電話会議が継続して活用されている理由だといえます。

電話会議の4つのメリット─Web会議・テレビ会議と比較

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電話会議を自社に導入しようか迷われている方も多いと思います。この章では、電話会議を導入するメリットをWeb会議・テレビ会議と比較しながら説明していきます。


それぞれに特徴と利用に適したシーンがあるため、どれか一つに活用を限定するのではなく、利用シーンに応じて自社に合った遠隔会議の仕方を選択することが必要です。

1.導入が簡単、使い慣れた端末で大人数の会議もできる

電話会議は、自社にもともとある電話機を使用すれば良いので、導入にあたり社内のインフラを整える必要がありません。固定電話だけでなく、携帯電話やスマートフォンも活用できるので、誰でも簡単に扱うことができます。

一方でWeb会議は、安定した接続ができるインターネット環境の整備が必要になる上、テレビ会議には専用の通信機器や設備を用意する必要があります。

それに比べると、電話会議には初期コストはほとんどかからないといってよいでしょう。会議室全体の音を拾える高機能なマイクやスピーカーを別途で設置すれば、大人数でも会議が行えるようになっています。

▶こちらのページでは、Web会議・テレビ会議の導入の仕方について詳しく解説した記事を集めています。遠隔会議の導入を検討している方は、あわせてこちらもご一読ください。「Web会議・テレビ会議導入ガイド

2.通信が安定しているので、国内外を問わずスムーズに会議を行える

電話回線は通信が安定している上に、通信網が世界中に張り巡らされているため、国内だけでなく海外拠点を相手にした会議も明瞭な音声で行えます

その一方で同じ遠隔会議でも、Web会議・テレビ会議はインターネット回線を使います。そのため、自社が使う機器の機能性がどれほど高くても、相手のインターネット環境や機器の性能が悪ければ、通信が安定せず映像や音声の乱れといった問題が発生してしまうことがあります。そうなると、スムーズな会議は実現できません。

国内であっても企業のインターネット回線の容量によっては、大勢が一斉にWeb会議を行おうとすると、画面がフリーズしたり音声が途切れたり、会議の進行がストップしてしまう場合も。また、会議に外国語を使用する場合は、音声がクリアでないとコミュニケーションが難しくなります。

どこでも・誰とでもを実現できる通信の安定性は、電話会議が持つ強みだといえます。

3.スピーディな会議進行ができる

電話会議はWeb会議やテレビ会議とは違って、会議参加者の表情や仕草が見えません。これは一見デメリットのようにも思えます。

しかし、お互いの表情を確認できないからこそ会議中にもカメラではなく手元の資料に集中できたり、参加者それぞれが丁寧な説明を心がけるようになったりといったメリットがあります。

注意点としては、参加者が多くなると、誰がどの発言をしたかが分かりにくくなってしまう恐れがある、という点です。司会者がうまく采配したり、各自が名前を名乗ってから発言したりするなど、ちょっとした工夫が必要になるでしょう。

下記の記事では、電話会議というシーンだけでなく、どんな場面の会議でも役に立つ会議のスキルを解説しています。あわせてご一読ください。

▶会議進行についてさらに詳しく知りたい方は、「効率的な会議の進め方とは?押さえておくべき6つのコツを解説」もあわせてご覧ください。遠隔会議にも対面での会議にも活用できる、会議進行における重要なポイントを解説しています。

4.緊急時の連絡手段としても有効

電話会議システムは一斉に社内外の拠点に電話をかけることができるため、会議だけでなく緊急時の連絡手段としても活用できます。災害が発生したときの帰宅指示、緊急ミーティングなど、大人数への情報共有がスピーディに行えるのです。

頻繁にではなくても、想定していなかった大きな事態は発生してしまうものです。電話会議を導入することで、緊急事態に人から人を通して伝言をしたり、あるいは一斉メールで周知をしたりといった大きな連絡漏れが発生する伝達手段をとる必要はなくなります。

電話会議のデメリットと改善策

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電話会議には、デメリットも当然あります。効率的な導入のためにはデメリットもきちんと把握し、自社に合った導入方法を考えていくことが重要です。

以下では電話会議の導入で発生する2つのデメリットを、改善策とともに紹介します。

1.相手の顔が見えず、資料の共有もできない

メリットの章でも触れましたが、電話会議は音声のみの会議であるために相手の顔や仕草が見えません。そのため、相手の細かいニュアンスを感じ取れる、温度感のあるコミュニケーションは難しいといえます。会議を行う際には参加者それぞれの精神状態を感じ取りながら議論を進めたい、という人にとっては不向きかもしれません。

またWeb会議・テレビ会議では、パソコンやテレビのモニターを使って会議の資料を映し出せるため、相手が資料を持っていなくても内容の共有ができます。しかし、電話会議では相手が持っている資料でないと意見交換ができません。

事前に紙やデータで資料を渡しておくか、あるいはWeb会議と併用し、電話をしながら画面を見る、という方法を取る必要があります。

以上のことから、電話会議は経営に関する重要な会議や初めて話すクライアントとの打ち合わせに使うのではなく、付き合いの長い顧客や見知った社内メンバーでのみの会議に使用を限定するのがいいでしょう。在宅勤務制度を導入している企業では、テレワークで働く社員とのちょっとした認識のすり合わせにも電話会議を活用できます。

電話会議は、その意味でカジュアルなシーンに向いているといえます。

2.通話料金が発生する

電話会議は初期コストは低いものですが、会議をするたびに通話料金が発生してしまうことは避けられません。国内であればよいものの、もし海外拠点と長時間に渡り通話を行う場合、相手の国や電話回線の契約会社によっては、かなりの高額になってしまうことも考えられます。

電話会議を頻繁に使っていこうと考えた場合には、コスト面の負担を考慮しなければなりません。

発生するコストを少しでも軽減するためには、やはり会議時間そのものを短めに設定するのが良いでしょう。資料を大量に参照しながら重要テーマに関して議論をする会議ではなく、よく見知った相手との認識合わせや打ち合わせ程度にとどめておくことが重要です。

海外拠点など遠隔地と本格的な会議をしたい場合には、テレビ会議の方が適しています。初期コストは高めですが、テレビ会議は会議室に固定して設置する専用の機材を使うため、安定した回線で高画質・高音質を保ったまま打ち合わせを行えるからです。


以上のメリット・デメリットをまとめると、以下のようになります。ぜひ参考にしてみてください。

会議の種類

電話会議

Web会議

テレビ会議

利用

ニーズ

  • 急を要する確認事項がある
  • 資料をまとめるほどではないが認識すり合わせのため直接声で伝えたい
  • プロジェクトの状況確認を手軽に行いたい
  • 通信の安定性を最も重要視したい
webmeeting
  • 相手の顔を見つつ少人数でミーティングを行いたい
  • 画面共有をしながら話したい

 

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  • 大人数での会議(グループ 対 グループ)
  • 会議室に専用機器を設置して、遠隔会議専用の環境を作りたい
  • 解像度の良い映像で双方の状況を伝えたい(空間共有)

想定利用
シーン

事実確認やフォローアップ会議、短時間のミーティングなど

移動中の打ち合わせ(社内確認)、上司や部下との1 on 1、採用面接、取引先やクライアントとのミーティング、複数人での部署会議など

経営会議、海外支部との打ち合わせ、国際会議、フォーラム、現場の状況共有など

利用可能
人数

1 対 1〜4名程度

1 対 1〜6名程度

大人数(数百名規模も可能)

使用回線

電話回線

インターネット回線

インターネット回線

コスト

中(有料版の場合)

電話会議への参加方法

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電話会議への参加方法にはいくつか種類があります。とは言っても複雑な操作は必要とせず、誰でも簡単に会議への参加が可能です。

  • 参加者が指定番号に電話をかけて参加:ダイヤルイン方式
  • 会議の主催者が参加者に電話をかけて会議を開始:ダイヤルアウト方式

ダイヤルイン方式(参加者が電話をかける)

参加者が、指定の番号に電話をかけて会議に参加するダイヤルイン方式には、「ローカルアクセス」「ローコール」「フリーダイヤル」の3種類があります。

いずれも参加者が電話をかけて、ガイダンスに従いパスワードを入力するだけで、参加することが可能です。

【ローカルアクセス】参加者に通話料金が発生

ローカルアクセスは、国内・海外指定都市に設定された番号です。東京都区内であれば「03」、大阪府であれば「06」で始まる番号に参加者が電話をかけることで会議に参加できます。海外から国際電話で参加することも可能ですが、長距離電話料金が発生し、参加者に通話料金が発生します。

【ローコール】参加者に通話料金が発生

ローコールは、その国に共通するアクセス番号です。日本では「0570」で始まるナビダイヤルが該当します。長距離電話では、ローコールの共通番号のほうが通話料が安い場合があります。ただし、海外からの国際電話には対応していません。こちらも参加者に通話料金が発生します。

【フリーダイヤル】主催者に通話料金が発生

フリーダイヤルは、日本では「0120」から始まる番号に参加者が電話をかけて会議に参加します。参加者に通話料金は発生せず、主催者(契約者)が負担を行うので、お客様や取引先との電話会議に適しています。海外から国際電話で接続できず、その他制限がある場合があります。

ダイヤルアウト方式(主催者が電話をかける)

一方のダイヤルアウト方式は、主催者が参加者に電話をかけて会議を行う方式です。主催者が参加者を個々に呼び出すことができ、参加者には通話料金がかかりません。事前に電話番号やパスワードの共有が不要というメリットがあります。

電話会議を導入する前にやっておきたい3つの準備ステップ

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ここまで説明してきたように、電話会議には、Web会議やテレビ会議とは異なるメリットがあることが分かりました。これらは全て「遠隔会議ツール」でありながら、それぞれ別の活用ケースや利点が考えられます。

そのため自社での運用を必ずしもどれか一つに絞る必要はありません。業務や事業形態に柔軟に対応できるよう、複数体制を整えておくことが最も望ましいと言えるでしょう。

そこで最後に、自社で電話会議を導入するための準備について説明します。新しいものを取り入れるのはいつでも難しいと思いがちですが、しっかりと手順を踏んでいけばそれほど複雑なものではありません。

STEP1:電話会議の導入に必要なデバイスを整理する
STEP2:導入・引用の見積もりを取る
STEP3:無料トライアルへの申し込みも検討する

STEP1:電話会議の導入に必要なデバイスを整理する

電話会議は遠隔会議の中でもっとも導入が簡単です。

営業担当者など参加者が1名に限定される場合は、手持ちのモバイルで利用できるため、そもそも新規ツールの購入すらする必要がありません。

また複数名の場合でも、導入するにあたり揃えておくべきデバイスは以下のみです。

  • 電話機(固定電話、携帯電話、スマートフォン等)
  • 電話回線
  • 電話会議システム(専用機)

会議室などで大人数が集まり電話機を使用しないで会議を行う場合は、参加者の声を拾うマイク、スピーカーの設置も行いましょう。参加者が数人以下であればマイク内蔵の電話会議専用機の半径2m以内くらいに座れば収音可能なので購入しなくても問題ありません。

▶︎使用機材例①:Polycomマイク

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商品名:Polycom SoundStation2
提供元:Plantronics, Inc.

「Polycom Soundstation2」は、10人程度まで収容できる小会議室~中規模の会議室で電話会議を行いたい企業に最適なツールです。電話機のように簡単に設置できるため、機械の設定に関する細かい知識は不要です。

会議室内の360度から集音できる高い音質を持つ上、ノイズキャンセリング機能も搭載されているため音声もクリアに。ストレスなくスムーズに会議が行えるといえるでしょう。

▶︎使用機材例②:マイクスピーカーシステム

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商品名:YVC-1000
提供会社:ヤマハ株式会社

「YVC-1000」は、小規模~大規模まで幅広い会議室の規模に対応したマイクスピーカーです。そもそもマイクスピーカーとは、周囲の音声を集音するマイクと音を響かせるスピーカーが一体となったデバイスのことを指します。

YVC-1000は、具体的には8~40人規模の会議室に最適であり、電話会議だけでなくWeb会議やテレビ会議のマイクスピーカーとしても活用できる柔軟性があります。

STEP2:導入・運用の見積もりを取る

電話会議を運用できる環境を確認できたら、より詳細な自社ニーズを固めていきます。

どの程度の頻度で、何人くらいで電話会議を使うか、職種毎に使用イメージをまとめて見積もりをとることから始めるとよいでしょう。

▼見積もりチェックポイント例

  • 初期コストの有無
  • サポート体制(24時間体制か、日本語対応可能か)
  • ランニングコストの設定
  • 保証サービスはあるか

上記含む契約内容は、提供企業各社によって異なります。

どのサービスがマッチするかは使用回数、使用エリア(海外との電話会議か国内かなど)によっても変わってくるので注意しましょう。

STEP3:無料トライアルへの申し込みも検討する

電話会議システム提供会社の中には、無料トライアルサービスを設けている企業もあります。

運用の肌感覚を試したい場合は、積極的に利用することで、実際の導入後のギャップを減らすことができます。何社か実際に試した上で、自社の目的に合うサービスを選んでみても良いでしょう。

▶︎無料トライアルが可能なサービス例:V-CUBE ボイス

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商品名:V- CUBE ボイス
提供元:株式会社ブイキューブ

「V-CUBE ボイス」は、Web会議システムのシェア率12年連続1位を誇る、株式会社ブイキューブから発売されているツールです。初期費用や月額基本料は無料で、使用したときにのみ発生する料金のみを支払う従量課金制を採用しています。

電話が使える地域なら世界のどこでも利用可能、操作ガイダンスも日本語と英語に対応しており、海外拠点にある支社の利用もできます。アクセスポイントに電話をかけ、パスコードを入力するだけで会議に参加できるという簡単な操作です。

24時間365日サポート対応を行っているため、何か困ったことが発生したときにも安心です。

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まとめ|電話会議を活用してより手軽でスムーズなコミュニケーションを

遠隔会議システムには、電話会議だけではなくWeb会議・テレビ会議もあります。

電話会議システムには音声がクリアで多拠点との同時接続が可能といったさまざまなメリットがあることを確認しましたが、テレワークなど新しい働き方も注目されている現在、どれか1つに限定するのではなく、自社に合ったものは何なのかを探ることが必要です。

自社ニーズに応じて上手く組み合わせることで、コスト削減や生産性向上など、様々なメリットが期待できるはずです。

戸栗 頌平
著者情報戸栗 頌平

B2Bマーケティングを幅広く経験。外資系ソフトウェア企業の日本支社立ち上げを行い、創業期の全マーケティング活動を責任者として行う。現在フィリピンに在住、場所にとらわれない働き方を通じ、日本企業のマーケティング支援の戦略立案から実行までの支援を行なっている。Facebookはこちら。Twitterはこちら。LinkedInはこちら

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