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働き方改革の推進に伴い、多くの企業で遠隔会議システムの導入が進んでいます。

 

(参考URL:労働政策研究・研修機構の2017年の調査

 

※このグラフで使われているのは「テレビ会議」ですが、この言葉にはテレビ会議以外の遠隔会議(ウェブ会議、電話会議)も含まれています。

 

労働政策研究・研修機構の2017年の調査によると、すでに半数近くの企業が遠隔会議を導入していることがわかっています。

 

中でも外資系企業やグローバル企業などで昔から使われているのが、電話会議システムです。使い勝手の良さやコストの低さ、音声の安定性などが評価され現在も活用され続けています。

 

会議にはいろいろな目的があり、緊急性もそれぞれ異なります。会議システム一つをとっても、電話会議やウェブ会議、テレビ会議といった種類によって異なる良さがあるため、これからの時代は目的ごとに各ソリューションを上手に使い分けていく必要があります。

そこで本記事では、電話会議の特徴とウェブ会議との違い、またメリットや導入手順について解説します。

電話会議とは、音声のみで会話をする遠隔通話システム

電話会議とは、電話回線を使って音声のみで会議を行うシステムです。遠隔会議システムの中でも、もっともシンプルでスタンダードな会議システムです。大がかりな設備投資は不要であり、提供企業によって多少異なりますが数万~10万円程度のシステム(専用機)を購入するだけで簡単に始めることができます。

 

電話会議とは、電話回線を使って複数人で音声のみのコミュニケーションができる、遠隔会議システムのことです。

「音声会議」や「オーディオ会議」とも呼ばれます。

 

1 対 1の場合は、どちらかが相手の電話番号に架電するだけで、特別なIT知識も必要ありません。手軽さとしては、LINE通話やFacebookメッセンジャーで行う音声通話をビジネスに用いると考えればイメージしやすいかもしれません。

ただし3名以上の場合は、モバイル機種ではなく、次のような専用機材を用いることもあります。

 

電話会議マイクの写真

 

大がかりな設備投資は不要で、おおよそ数万~10万円程度のシステム(専用機)を購入するだけで簡単に始めることができます。このように電話会議は遠隔会議システムの中でも、もっともシンプルでスタンダードな会議システムと言えるでしょう。

電話会議のメリットは?ウェブ会議・テレビ会議の特徴と比較

電話会議、ウェブ会議、テレビ会議はいずれも遠隔会議システムです。一般的な会議のように会議室を用意したり人が移動して集まったりする必要がないため、コストが削減でき業務効率化につながるメリットがあるところは共通しています。ただし、それぞれ以下の点に違いがあります。



会議の種類

電話会議

Web会議

テレビ会議

利用

ニーズ

 

  •  
  • ・急を要する確認事項がある
  • ・資料をまとめるほどではないが認識すり合わせのため直接声で伝えたい
  • ・プロジェクトの状況確認を手軽に行いたい
  • ・通信の安定性を最も重要視したい
  • webmeeting・相手の顔を見つつ少人数でミーティングを行いたい
  • ・画面共有をしながら話したい
  •  
  • television_meeting・大人数での会議(グループ 対 グループ)
  • ・会議室に専用機器を設置して、遠隔会議専用の環境を作りたい
  • ・解像度の良い映像で双方の状況を伝えたい(空間共有)

想定利用

シーン

事実確認やフォローアップ会議、短時間のミーティングなど

移動中の打ち合わせ(社内確認)、上司や部下との1 on 1、採用面接、取引先やクライアントとのミーティング、複数人での部署会議など

経営会議、海外支部との打ち合わせ、国際会議、フォーラム、現場の状況共有など

利用可能

人数

1 対 1〜4名程度

1 対 1〜6名程度

大人数(数百名規模も可能)

使用回線

電話回線

インターネット回線

インターネット回線

コスト

中(有料版の場合)

 

電話会議では相手の顔が見えない

ウェブ会議やテレビ会議では、参加者の顔がモニターで確認できるため、対面さながらのミーティングが可能です。テキストや声だけではわからない微妙なニュアンス、感情の機微、温度感を感じとりながら、臨場感あふれるコミュニケーションを取れます。

 

一方、電話会議では相手の顔が見えません。

お互いの表情を確認できないからこそ、ミーティング中にもカメラではなく手元の資料に集中できたり、自宅勤務のテレワーカーは身だしなみをビジネス仕様に整える手間を省けたりと言ったメリットがあります。

 

注意点としては、参加者が多くなると、誰がどの発言をしたかがわかりにくくなってしまう恐れがある、という点です。司会者がうまく采配したり、各自が名前を名乗ってから発言したりするなど、ちょっとした工夫が必要になるでしょう。また音声のみでのコミュニケーションとなるため、互いの印象が重要となる採用面接には向いていません。資料の画面共有が必要ないときは電話会議が手軽ウェブ会議やテレビ会議では、パワーポイントで作成した資料などの画面共有ができます。そのため複数人が同時に一つの資料を確認しながら会議を進めるのに最適です。また、映像を共有できるため、例えば製造現場、工事現場などでは、不具合が出た箇所の映像を本部に送り本部からリアルタイムで指示を受けることなどもできます。資料や映像を共有できるため会議や業務がスムーズに進むでしょう

 

一方、電話会議は映像・資料の画面共有が不要な、よりカジュアルな打ち合わせに向いています。付き合いの長い顧客や、社内メンバーでの確認事項は、音声のみの電話一本で済ませられることが多いでしょう。

 

例外として、電話会議とウェブ会議を併用するケースもあります。

ウェブ会議はインターネット通信の強度の影響を受けてしまうため、会議途中で音声が途切れたくない場合は、参加者へ資料を事前配布し手元に置いてもらいつつ、電話会議でミーティングを進めることをおすすめします。

 

 

新しいウェブ会議システムがどんどん登場している昨今でも電話会議が廃れない理由は、電話会議システムの通信が安定しており操作が簡単なためです。遠隔会議に必要な基本機能を十分満たしています。ここでは、電話会議を行うメリットについて解説します。

企業会議に電話会議を導入する4つのメリット

新しいウェブ会議システムがどんどん登場している昨今でも電話会議が廃れない理由は、電話会議システムの通信が安定しており操作が簡単なためです。遠隔会議に必要な基本機能を十分満たしています。

ここでは、プライベートだけでなく企業で電話会議を導入する4つのメリットについて解説します。

1.世界各地から接続しても音声がクリア 

電話会議の一番のメリットは何といってもクリアな音声です。電話会議は電話が使用できるエリアであれば世界各地から参加可能です。通信が安定しているためほかの遠隔会議システムに比べると通話中に音声が聞こえづらい、途切れるなどというハプニングがあまり起こりません。

 

ウェブ会議の場合は、海外の新興国などではまだインターネット回線が不安定なため映像が乱れ音声が途切れることなどもあります。また、会議に外国語を使用する場合、音声がクリアでないとコミュニケーションが難しくなります。その点、電話会議には海外との会議でも安心して活用できる安定感があります。

2.ITの知識はいらず誰でも簡単に参加できる

電話会議は、会議への参加がとても簡単です。会議に参加する方法は以下の2種類が代表的です。

 

  • 決まった番号に電話をかけて会議に参加する(ダイヤルイン方式)
  • 会議の主催者が参加者に電話をかけて会議を始める(ダイヤルアウト方式)

 

難しい操作は皆無です。外出先からは自分の携帯電話やスマートフォンで気軽に参加でき、社内の会議室で何人か集まって会議を行う場合も、セッティングは専用機にケーブルを接続する程度の簡単な操作のみです。会議を始める前に無用なストレスを参加者が感じることはありません。

 

また、参加人数が多い場合、主催者は一斉発信機能を使うことができます。一斉発信機能は会議だけでなく緊急連絡時の手段としても大変便利です。

3.短時間で済ませたい会議に最適

電話会議は声だけのコミュニケーションなので、発言しているときに回りの人の表情や反応を確認できません。また、発言する本人も身振り手振り、表情などで発言内容を飾ることはできません。「電話会議は難しい」と言われることがあるのはそのためです。

 

しかし、逆に言えば電話会議では話す内容が簡潔に短くならざるを得ません。本筋からそれた話に脱線して盛り上がることもないため、会議の進行もスムーズになり、ダラダラと長時間続けずに終えることができます。

 

コミュニケーションを深める目的にはやや不向きかもしれませんが、連絡事項、進捗確認、報告などが中心の会議には、時間をムダにしない電話会議はむしろ向いていると言えるでしょう。働き方改革が進み、無駄な会議がやり玉にあげられがちな昨今は、むしろ電話会議の活用こそがその打開策となるかもしれません。

4.低コストで手軽に運用ができる

電話会議システムは提供企業にもよりますが、一般に数万~10万円前後の初期投資で導入可能です。初期費用がかからないタイプもあります。ランニングコストも使用した分数に課金というケースが多く、無駄に費用が発生しません(もちろん通話時間が長くなればそれに比例して通信料金、使用料金はかかります)。

 

ウェブ会議には安価なクラウド型と初期投資額がそれなりに必要なオンプレミス型がありますが、総じて電話会議よりコストは高めです。

 

・クラウド型とは?

ユーザーが専用のサーバーやネットワークを持っていなくても、インターネットを通じてサービス(ここでは電話会議)を必要な時に必要な分だけ利用できるものです。

 

・オンプレミス型とは?

自社で用意したサーバーへソフトウェアをインストールするという形態です。クラウド型よりも情報が社外へ漏れてしまう可能性が低いため、セキュリティ性には優れているといえます。

自社で電話会議を導入する前にやっておきたい3つの準備ステップ

ここまで説明してきたように、電話会議には、ウェブ会議やテレビ会議とは異なるメリットがあることがわかりました。

これらは全て「遠隔コミュニケーションツール」でありながら、それぞれ別の活用ケースや利点が考えられます。

そのため自社での運用を必ずしもどれか一つに絞る必要はなく、業務や事業形態に柔軟に対応できるよう、複数体制を整えておくことが最も望ましいと言えるでしょう。

 

そこで最後に、自社で電話会議を導入するための準備について説明します。

 

STEP1:電話会議の導入に必要なデバイスを整理する

STEP2:導入・引用の見積もりを取る

STEP3:無料トライアルへの申し込みも検討する

STEP1:電話会議の導入に必要なデバイスを整理する

電話会議は遠隔会議の中でもっとも導入が簡単です。

営業担当者など、参加者が1名に限定される場合は、手持ちのモバイルで利用できるため、そもそも新規ツールの購入すらする必要がありません。

また複数名の場合でも、導入するにあたり揃えておくべきデバイスは以下のみです。

 

  • 電話機(固定電話、携帯電話、スマートフォン等)
  • 電話回線
  • 電話会議システム(専用機)

 

会議室などで大人数が集まり電話機を使用しないで会議を行う場合は、参加者の声を拾うマイク、スピーカーの設置も行いましょう。参加者が数人以下であればマイク内蔵の電話会議専用機の半径2m以内くらいに座れば収音可能なので購入しなくても問題ありません。

 

▶︎使用機材例①:Polycomマイク

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商品名:Polycom SoundStation2

提供元:Plantronics, Inc.

特徴:

  • 10人くらいまで入る小会議室~中規模の会議室に最適
  • 360 度から集音しながら、話し手に最も近いマイクの音声をクリアに
  • DNR機能などにより周囲の雑音を抑えることが可能
  • 電話機のように簡単に設置でき専門知識不要

 

▶︎使用機材例②:マイクスピーカーシステム

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商品名:YVC-1000

提供会社:ヤマハ株式会社

特徴:

  • ・8~40人規模の会議室に最適
  • ・フレキシブルな接続性(ウェブ会議、電話会議、PC他)
  • ・外部マイク接続機能により遠隔セミナー対応可能
  • ・臨場感あふれる高音質  

STEP2:導入・運用の見積もりを取る

電話会議を運用できる環境を確認できたら、より詳細な自社ニーズを固めていきます。

どの程度の頻度で、何人くらいで電話会議を使うか、職種毎に使用イメージをまとめて見積もりをとることから始めるとよいでしょう。

 

▼見積もりチェックポイント例

  • 初期コストの有無
  • サポート体制(24時間体制か、日本語対応可能か)
  • ランニングコストの設定
  • 保証サービスはあるか

 

上記含む契約内容は、提供企業各社によって異なります。

どのサービスがマッチするかは使用回数、使用エリア(海外との電話会議か国内かなど)によっても変わってくるので注意しましょう。

STEP3:無料トライアルへの申し込みも検討する

電話会議システム提供会社の中には、無料トライアルサービスを設けている企業もあります。

運用の肌感覚を試したい場合は、積極的に利用することで、実際の導入後のギャップを減らすことができます。

何社か実際に試した上で、自社の目的に合うサービスを選んでみても良いでしょう。

 

▶︎無料トライアルが可能なサービス例:V-CUBEボイス

 

V-CUBEÉ{ÉCÉX

 

商品名:V- CUBEボイス

提供元:株式会社ブイキューブ

特徴:

  • 初期費用・月額基本料無料、使用したときにのみ課金
  • 電話が使える地域なら世界中で利用可能
  • 操作ガイダンスが日本語・英語対応
  • 24時間365日サポート

 

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▼従業員数・目的別!V-Cubeの企業導入事例

V-Cube導入事例」では、5,000社を超える企業における様々な活用事例を、従業員数や業界、導入目的別に詳しくご紹介しています。合わせてご覧ください。

  •  

まとめ|電話会議を活用してより手軽でスムーズなコミュニケーションを

遠隔会議システムにはシンプルな電話会議から多機能なウェブ会議システムまで、かなりの種類が登場しています。

自社ニーズに応じて上手く組み合わせることで、コスト削減や生産性向上など、様々なメリットが期待できるはずです。



また下記の記事では、電話会議システムV-CUBEボイスの導入事例をご紹介しています。日清紡ブレーキ株式会社では、年間で約800時間、国内およびアジア・北米・欧州の拠点を結び電話会議が行われており、V-CUBEボイスの運用により、コスト半減が実現されました。

ぜひ、合わせてご覧いただけますと幸いです。

 

https://jp.vcube.com/case/0101.html

 

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