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近年は働き方改革の影響もあり、多くの企業でウェブ会議システムの導入が進んでいます。一方、外資系企業やグローバル企業などで昔から使われている電話会議システムも、使い勝手の良さやコストの低さ、音声の安定性などが評価され現在も活用され続けています。

 

会議にはいろいろな目的があります。緊急性もそれぞれ異なります。リアルな会議、ウェブ会議、音声会議それぞれに良さがあるため、これからの時代は会議のスタイルも目的ごとに上手に使い分けていくとより業務がスムーズに運ぶかもしれません。本記事では電話会議とウェブ会議の違いを解説します。

電話会議とは?

電話会議とは、電話回線を使って音声のみで会議を行うシステムです。遠隔会議システムの中でも、もっともシンプルでスタンダードな会議システムです。大がかりな設備投資は不要であり、提供企業によって多少異なりますが数万~10万円程度のシステム(専用機)を購入するだけで簡単に始めることができます。

電話会議とウェブ会議の違い

電話会議とウェブ会議はいずれも遠隔会議システムです。一般的な会議のように会議室を用意したり人が移動して集まる必要がないため、コストが削減でき業務効率化につながるメリットがあるところは共通しています。ただし、電話会議とウェブ会議は以下の点に違いがあります。

顔が見えるvs.見えない

ウェブ会議は参加者の顔がモニターに映ります。1対1であれ、1対多人数であれ対面のミーティングが可能です。相手の表情を見ながらリアルな会議と同じとまではいかなくとも、テキストや声だけではわからない微妙なニュアンス、感情の機微、温度感を感じとりながらコミュニケーションできます。

 

多人数が参加するウェブ会議でも発言者の顔がズームアップされ、それを聴いているほかの参加者の表情をモニターで見ることもできるため臨場感があります。遠隔会議でありながらそばに人がいるような感覚が味わえるのがウェブ会議の長所だと言えるでしょう。

 

一方、電話会議は相手の顔が見えません。既知のメンバーへの連絡事項や参加者全員が詳しいテーマであれば音声のみの簡潔なコミュニケーションは合理的ですが、参加者が多くなると誰がどの発言をしたかがわかりにくくなるため、司会者がうまく采配したり、各自が名前を名乗って発言したりするなど、ちょっとした工夫が必要になります。

映像・資料の画面共有ができるvs.できない

ウェブ会議は、パワーポイントで作成した資料などの画面共有ができます。そのため複数人が同時に一つの資料を確認しながら会議を進めることができます。また、映像を共有できるため、例えば製造現場、工事現場などでは、不具合が出た箇所の映像を本部に送り本部からリアルタイムで指示を受けることなどもできます。資料や映像を共有できるため会議や業務がスムーズに進みます。

 

一方、電話会議は映像、資料の共有ができません。そのため会議の内容がウェブ会議より制約されます。ただし、事前に参加者に資料を配布しておき、電話会議システムを使いながら共有可能なドキュメントを見て作業することなどは可能です。近年の電話会議システムには、パソコンと連携できる機能のある多機能型の製品も登場しています。

インターネット回線vs.電話回線

電話会議は電話回線を使用して会議を行います。ウェブ会議はインターネット回線を使用して会議を行うシステムが主流です。近年はインターネット回線も世界各国に張り巡らされていますが、使用されてきた歴史が長いためか現状では電話回線を使用できるエリアのほうが広く通信がより安定しています。

 

ただし、東日本大震災の事例などもあり大地震や台風などの災害時は電話回線よりインターネット回線がつながりやすいという説もあります。大勢が一斉に電話をかけたりするためのようですが、災害時、トラブル発生時のリスクを考えれば企業は複数のシステムを使えることが望ましいと言えるでしょう。

電話会議を行うメリット

新しいウェブ会議システムがどんどん登場している昨今でも電話会議が廃れない理由は、電話会議システムの通信が安定しており操作が簡単なためです。遠隔会議に必要な基本機能を十分満たしています。ここでは、電話会議を行うメリットについて解説します。

世界各地から接続可能、音声がクリア 

電話会議の一番のメリットは何といってもクリアな音声です。電話会議は電話が使用できるエリアであれば世界各地から参加可能です。通信が安定しているためほかの遠隔会議システムに比べると通話中に音声が聞こえづらい、途切れるなどというハプニングがあまり起こりません。

 

ウェブ会議の場合は、海外の新興国などではまだインターネット回線が不安定なため映像が乱れ音声が途切れることなどもあります。また、会議に外国語を使用する場合、音声がクリアでないとコミュニケーションが難しくなります。その点、電話会議には海外との会議でも安心して活用できる安定感があります。

誰でも簡単に参加できる

電話会議は、会議への参加がとても簡単です。会議に参加する方法は以下の2種類が代表的です。

 

  • 決まった番号に電話をかけて会議に参加する(ダイヤルイン方式)
  • 会議の主催者が参加者に電話をかけて会議を始める(ダイヤルアウト方式)

 

難しい操作は皆無です。外出先からは自分の携帯電話やスマートフォンで気軽に参加でき、社内の会議室で何人か集まって会議を行う場合も、セッティングは専用機にケーブルを接続する程度の簡単な操作のみです。会議を始める前に無用なストレスを参加者が感じることはありません。

 

また、参加人数が多い場合、主催者は一斉発信機能を使うことができます。一斉発信機能は会議だけでなく緊急連絡時の手段としても大変便利です。

会議が短時間で終了

電話会議は声だけのコミュニケーションなので、発言しているときに回りの人の表情や反応を確認できません。また、発言する本人も身振り手振り、表情などで発言内容を飾ることはできません。「電話会議は難しい」と言われることがあるのはそのためです。

 

しかし、逆に言えば電話会議では話す内容が簡潔に短くならざるを得ません。本筋からそれた話に脱線して盛り上がることもないため、会議の進行もスムーズになり、ダラダラと長時間続けずに終えることができます。

 

コミュニケーションを深める目的にはやや不向きかもしれませんが、連絡事項、進捗確認、報告などが中心の会議には、時間をムダにしない電話会議はむしろ向いていると言えるでしょう。働き方改革が進み、無駄な会議がやり玉にあげられがちな昨今は、むしろ電話会議の活用こそがその打開策となるかもしれません。

低コストだから手軽に始められる

電話会議システムは提供企業にもよりますが、一般に数万~10万円前後の初期投資で導入可能です。初期費用がかからないタイプもあります。ランニングコストも使用した分数に課金というケースが多く、無駄に費用が発生しません(もちろん通話時間が長くなればそれに比例して通信料金、使用料金はかかります)。

 

ウェブ会議には安価なクラウド型と初期投資額がそれなりに必要なオンプレミス型がありますが、総じて電話会議よりコストは高めです。

ウェブ会議を行うメリット

企業の会議には、経営会議、管理職会議、プロジェクトミーティング、社外との打ち合わせなどさまざまな種類があります。会議の目的によっては万全のセキュリティを敷いて密室で行わなければならなかったり、逆に気軽な短めのミーティングを頻繁に行う必要があったりと、必要なスタイルも異なります。 ウェブ会議の長所は、会議ごとの目的に応じ柔軟な活用ができるところです。

ウェブ会議の多彩な活用法 

ウェブ会議は参加者全員が違う場所にいても各自が自分のパソコンから参加することができます。また、参加者が会議室に集まって一つのモニターを見ながら他地区のメンバーと会議をすることもできます。ここではウェブ活用のパターンをいくつか紹介します。

1対1の打ち合わせ、ミーティング

一番シンプルなウェブ会議の活用方法です。上司と部下のミーティング、取引先企業の担当者とのミーティング、オンライン商談、オンライン面接などさまざま利用方法があります。     

各自のパソコンから複数人でミーティングを実施

近年はフリーアドレス、在宅ワーク、リモートワークなどを認める企業が増えています。ウェブ会議は、内臓カメラ・マイクがついているパソコン、スマートフォン、タブレットなどがあれば、社内外のどこからでも会議に参加可能です。国内はおろか世界各地にいるメンバーが、いつでも顔を合わせて会議できます。

会議室に集まって大規模な会議を開く(多人数対多人数の会議)

ウェブ会議システムは自分のパソコンからだけでなく、会議室に社員を集めてを一つのモニターを見るスタイルで行うことも可能です。国内・海外との拠点間会議などでよく使われる方法です。多人数同士の会議の場合は、大勢の発言を収音するために会議室にマイクやスピーカー、カメラを設置する必要があります。

 

マイクやカメラの設置が適切に行われていると、大会議室であっても奥にいるメンバーの表情がわかり発言内容もクリアに聞こえるからです。

オンライン研修、オンラインセミナー(1人対多人数)

ウェブ会議システムは1対多人数のコミュニケーションも可能です。そのためセミナー開催や、研修などの用途にも非常に適しています。オンライン研修、オンラインセミナー、オンラインインターンシップなど、どんどん活用の幅も広がっています。

今どき絶対欠かせない遠隔会議の準備と導入方法

労働政策研究・研修機構の2017年の調査によるとすでに半数近くの企業が遠隔会議(テレビ会議、ウェブ会議、音声会議)を導入しています。遠隔会議は今どきはビジネスに欠かせないポピュラーなツールになりつつあると言えるでしょう。ここでは、電話会議、ウェブ会議を導入するための準備と導入方法を説明します。

電話会議の導入

電話会議は遠隔会議の中でもっとも導入が簡単です。導入するにあたり必要なものは以下のみです。

  •  
  • 電話機(固定電話、携帯電話、スマートフォン等)
  • 電話回線
  • 電話会議システム(専用機)
  •  

ただし、会議室などで大人数が集まり電話機を使用しないで会議を行う場合は、参加者の声を拾うマイク、スピーカーの設置が必要です。参加者が数人以下であればマイク内蔵の電話会議専用機の半径2m以内くらいに座れば収音可能なので購入しなくても問題ありません。

導入前の見積もり、無料トライアル

まず、自社がどの程度の頻度で、何人くらいで電話会議を使うかある程度の使用イメージをまとめて見積もりをとることから始めるとよいでしょう。初期コストの有無、サポート体制、ランニングコストの設定は提供企業各社で異なります。どのサービスがマッチするかは使用回数、使用エリア(海外との電話会議か国内かなど)によっても変わってきます。

 

無料トライアルサービスを設けている電話会議システム提供会社もあるため、何社か実際に試した上で自社の目的に会うサービスを選ぶことがポイントです。以下に、おすすめの電話会議システムを紹介します。

 

 Polycom

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商品名:Polycom SoundStation2

提供元:Plantronics, Inc.

特徴:

  • ・10人くらいまで入る小会議室~中規模の会議室に最適
  • ・360 度から集音しながら、話し手に最も近いマイクの音声をクリアに
  • ・DNR機能などにより周囲の雑音を抑えることが可能
  • ・電話機のように簡単に設置でき専門知識不要

 

V-CUBEボイス

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商品名:V- CUBEボイス

提供元:株式会社ブイキューブ

特徴:

  • ・初期費用・月額基本無料、使用したときにのみ課金
  • ・電話が使える地域なら世界中で利用可能
  • ・操作ガイダンスが日本語・英語対応
  • ・24時間365日サポート

 

ウェブ会議の導入

次に、ウェブ会議システムの導入準備について説明します。ウェブ会議はさまざまな種類のサービスが出ているため、事前に会議の目的や用途をある程度具体的にイメージすることが大切です。

 

  • 会議の内容の機密性はどのくらい高いか?
  • 会議の頻度、利用人数はどのくらいになりそうか?
  • 必要なインターネットの容量は(ウェブ会議会社の推奨ブロード環境をチェック)?

 

ウェブ会議システムにはオンプレミス(設備導入型)とクラウド型があります。クラウド型のほうが低コストですが、オンプレミス型はVPNなど自社専用回線を使うためセキュリティが堅牢でカスタマイズしやすいメリットがあります。

オンプレミス型導入に必要なもの

オンプレミス型は自社内にサーバーを置くため管理担当者が必要です。導入にあたっては、自社のネットワークシステムにあわせた構築作業が必要であり設置費用も発生します。

 

  • インターネット環境
  • システム管理者
  • システム構築作業

クラウド型導入に必要なもの

クラウド型のウェブ会議システムであれば、必要なものはネット環境と端末だけであり手軽に始めることができます。クラウド型は1ユーザー何千円というような低コストなサービスが多いので、手軽に始めて自社に合うようなら継続し合わなければすぐ解約できるメリットがあります。

 

  • インターネット環境
  • 端末(PC、スマートフォン、タブレット等)

 

ただし、電話会議と同じように、小規模な会議なら端末内蔵のカメラ、マイクで十分対応可能ですが、中~大規模な会議を開催したい場合は高品質な映像、クリアな音声を維持するために別途、マイク、スピーカーを用意する必要があります。

インターネット環境の確認

また、ウェブ会議の場合、頻繁に大人数がウェブ会議を行うとインターネット回線が逼迫してしまう可能性があるため、事前に自社のネット回線の状況もチェックする必要があります。各社の推奨ブロードバンド環境と照らし合わせてチェックしましょう。

 

判断に専門知識が必要な場合も多いので、予定しているウェブ会議の頻度や送受信するデータの種類などをまとめた上でウェブ会議システム企業やインターネット回線事業者に相談してもよいでしょう。

導入前の見積もり、無料トライアル

ウェブ会議システムは提供企業によって最大使用可能人数、セキュリティの堅牢さ、操作性などが異なります。自社のウェブ会議の導入目的、利用頻度などによって最適なシステムは変わってきますので事前に見積もりをとり、無料トライアルに申し込み実際に使ってみることが大切です。

 

以下におすすめのウェブ会議システム、マイク、カメラを紹介します。

 

ウェブ会議システム ZOOM

zoom

商品名:ZOOM

提供元:Zoom Video Communications, Inc

特徴:

  • ・最大1000名動画に参加可能、閲覧は10000名まで可能
  • ・米国ガートナー社「2018年版会議ソリューションマジック・クアドラント」でリーダー選出
  • ・Uber、Slackなど大手企業に多数導入実績あり
  •  

ウェブ会議システム V-CUBEミーティング

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商品名:V- CUBEミーティング

提供元:株式会社ブイキューブ

特徴:

  • ・マルチデバイス対応、24時間365日サポート
  • ・12年連続国内シェアNo.1(株式会社シード・プランニング調査)
  • ・大手企業や公的機関、教育機関などに多数の導入実績

 

カメラ

ÉEÉFÉuÉJÉÅÉâogicool 

型番:C930eR

提供会社:株式会社ロジクール

特徴:

  • ・広い視野角(90度)
  • ・取付便利(ノートPC、三脚他)
  • ・1080pで最大4倍ズーム
  •  

マイクスピーカーシステム

É}ÉCÉNÅiÉÑÉ}ÉnÅj

商品名:YVC-1000

提供会社:ヤマハ株式会社

特徴:

  • ・8~40人規模の会議室に最適
  • ・フレキシブルな接続性(ウェブ会議、電話会議、PC他)
  • ・外部マイク接続機能により遠隔セミナー対応可能
  • ・臨場感あふれる高音質  

まとめ

2019年のG20 大阪サミットの際、テレビに映る会場のあまりの狭さから「サミットもウェブ会議で十分ではないか?」という声がSNS上で散見していました。数年前からは全国知事会でも遠隔会議が導入されています。 

組織や団体の上層部になるほど外部との会合は増えます。今後、遠隔会議システムはこれまでよりさらに重要な場面でも積極的に使われていくかもしれません。

 

遠隔会議システムにはシンプルな電話会議から多機能なウェブ会議システムまで、かなりの種類が登場しています。価格も無料版~高額なものまでさまざまですが、ビジネスユースであれば導入に際しては操作性とともに、セキュリティの堅牢さ、サポート体制、何より通信の安定性を考慮して決めていくことが大切です。