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テレワーク中のWeb会議こそ安全・快適に!絶対に失敗しないためのおすすめツール

テレワーク中のWeb会議こそ安全・快適に!絶対に失敗しないためのおすすめツール

現在、働き方改革の取り組みや感染症の対策として、テレワークを導入する企業が増えてきています。

今までは対面で行っていた会議も、Web会議を導入してリモートで行いたいと考えている方もいらっしゃるでしょう。

Web会議は、遠隔でも対面と同じような感覚で会議を行うことができるツールです。

しかし、いざ導入しようにも、

  • そもそもWeb会議とはどんなものかわからない
  • Web会議に必要なツールがわからない
  • Web会議の導入に失敗したくない

といった悩みを抱えている方も多いでしょう。

そこで今回は、1988年の創業以来Web会議・テレビ会議を研究し続け、Web会議の国内市場で13年連続シェアNo.1* を誇っているブイキューブの目線から、Web会議の導入に必要なツールや導入で失敗しないポイントなどを詳しく解説していきます。

是非、ご参考になさってください。

*株式会社シード・プランニング「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」より

Web会議とは

Web会議とは、インターネットの回線を利用して、遠隔でもコミュニケーションをとることを可能にした仕組みです。

インターネットに接続しさえすれば簡単に映像や音声を共有し、離れた場所にいる人とでも気軽に話をすることが可能です。

そのため、テレワーカーや、出張のためオフィスにはいない従業員とも、Web会議システムを通じて気軽にミーティングができます。

Web会議とは

Web会議の活用シーン

社内ミーティングやオンライン研修、またWeb面接やオンライン商談まで、社員同士が離れて仕事をするテレワークの際に、社内外のメンバーと円滑にコミュニケーションをとるために大いに役に立ちます。

テレビ会議との違い

「Web会議」と混合されやすいテレワークシステムに、「テレビ会議」があります。

両者の違いは、接続様式と使用用途です。

Web会議がインターネットに接続して利用するのに対し、テレビ会議は電話回線のような専用の回線を利用します。

専用の回線を用意しなければならない分、インターネットに接続して利用するWeb会議よりも接続が安定しているため、大規模な役員同士の会議などで利用されることが多いです。

 

Web会議とは

Web会議(左側)とテレビ会議(右側)

どちらも得意な場面や必要になる準備が異なりますが、面接やクライアントとの商談を含む日常的な打ち合わせや、少人数の社内ミーティングを行うのであれば、Web会議で十分でしょう。

 

Web会議

テレビ会議

接続様式

インターネット回線

専用回線

使用目的

・自宅

・オフィス

・共有スペースでの少人数の打ち合わせ

・役員会議

・グローバルカンファレンス

・映像共有など大人数、もしくは重要な会議

必要なツール

・会議に参加するためのPCやモバイルデバイス

・専用マイクスピーカー(任意)

専用カメラ

・専用モニター

専用マイクスピーカー

Web会議を快適にするツール5選

「テレワークの実施を検討しているから、それと同時にWeb会議システムを導入したい」と考えている企業担当者の方も多いかと思います。

今やテレワークの場面では必需品であるWeb会議システムですが、より円滑に行うためには、以下でご紹介する様々なツールの導入を合わせて行うことがおすすめです。

1

Web会議システム・・・Web会議を行うための専用ツール

2

ビジネスチャットツール・・・Web会議を円滑に行うためのコミュニケーションツール

3

勤怠管理システム・・・テレワーク下でも従業員の勤務を管理するツール

4

オンラインストレージ・・・Web会議で使用したデータをオンラインで共有するツール

5

商談ツール・・・Web会議上での商談をスムーズにするツール

なお、「Web会議システム」のことを「Web会議ツール」と誤解している方もいらっしゃいますが、本記事における「Web会議システム」とはWeb上で会議を行うのに必要なツールの総称であり、あくまでWeb会議システムもWeb会議ツールの一つだと定義します。

ここからはWeb会議を導入するにはどの様なツールが必要なのかをさらに詳しく解説するとともに、それぞれのツールのおすすめもご紹介していきます。

1. Web会議システム

まずWeb会議を行う上で外すことのできないのが、Web会議システムです。

Web会議システムとは、インターネットを利用して映像や音声を共有しWeb上でコミュニケーションとることできるソフトフェアのことです。

FacebookメッセンジャーやSlackといった無料で使えるアプリでも、音声や画像を共有してWeb会議をすることはできますが、画質や利便性を考慮すると、Web会議専用のアプリやソフトウェアを使用した方が快適に会議を行うことができます

ここからは主なWeb会議システムのおすすめとしての「V-CUBE ミーティング」「Zoomミーティング」を紹介していきます。

無料Web会議おすすめ6選を徹底比較!ブラウザ対応から有料との違い

もし無料版のWeb会議システムをお探しの方は、別記事「無料Web会議おすすめ6選を徹底比較!ブラウザ対応から有料との違い」を合わせてご覧ください。

V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティング

出典:V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティングは現在国内のWeb会議市場で13年連続シェアNo.1*を誇っている、幅広い業界で導入されているWeb会議システムです。

オンラインの会議室を作る際には、招待メールをクリックするだけで接続が可能。手軽でシンプルな操作で、国内外どの拠点の相手にも、高品質な映像と音声で会議を行うことができます。

日本航空東京ガスJR東日本グループなど、国内の大手企業でも採用されている信頼できる実績があり、はじめてWeb会議を導入する方でも安心してお使いいただけます。

*株式会社シード・プランニング「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」より

さらに詳しいV-CUBE ミーティングに関しての資料はこちらからご確認いただけます。

Zoomミーティング

Zoomミーティング

出典:Zoomミーティング

Zoomミーティングは、オンライン飲みから企業の採用面接まで、様々なシーンで導入されているWeb会議システムです。官公庁や大企業など、世界中75万社(Zoom公式サイトより確認)で使われています。

制限付きではありますが、無料で利用できる(2人以上は40分まで)点や招待メールをクリックするだけで接続が可能な手軽さが魅力です。

送受信するデータは暗号化されるため、安全に共有することができます。

同時接続台数は料金プランによって異なりますが、無料プランで最大100人、大企業向けの有料プランでは最大1000人まで可能であり、最大49もの画面を同時に表示できるため、大規模な多拠点での会議を行いたい方に特におすすめです。

無料Web会議おすすめ6選を徹底比較!ブラウザ対応から有料との違い

さらに詳しくおすすめのWeb会議システムを知りたい方は関連記事である「無料Web会議おすすめ6選を徹底比較!ブラウザ対応から有料との違い」の記事を併せて参考にしてください。

空間共有という使い方

また、Web会議システムはただオンライン上で会議を行うためだけのツールに留まりません。

テレワークではいくらWeb会議の際に顔を合わせることができると言っても、通常のオフィスのように常に同じ場所で仕事をしている感覚は得がたく、お互いの働いている状況の確認がしづらくなります。

そのためコミュニケーションが希薄になりやすいと言う課題があります。

そんな課題を、Web会議システムを用いた「空間共有」という手法により解決することができます。

空間共有とはWeb会議システムを常時接続したままにすることで、疑似的にオフィスを作り出そうという試みです。

本社と支部の合わせて3拠点を「空間共有」で繋いでいる株式会社エレコムは、通常は音声を切って映像のみ表示し、必要な時にだけ音声をONにして、画面の向こう側の従業員と会話を行っています。

株式会社エレコムの空間共有使用例

空間共有を活用することで、実際のオフィスのように誰が今何をしているのかを視覚的に把握でき、テレワーク下での「お互いの顔が見えない不安」を解決できます。

Web会議システムの空間共有という考え方によって「離れていても同じように働いている」「お互いの状況をきちんと把握できている」という安心感が得られ、テレワーク下においても従業員同士の良好な関係性や円滑なコミュニケーションを実現できます。

2. ビジネスチャットツール

Web会議システムを導入する際は、ビジネスチャットツールを導入することで、社内の円滑で安全なコミュニケーションを促進し、テレワーク下でも効率的に業務を遂行できます。

ビジネススチャットツールとは、ChatworkやSlackなど、社内でのコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。

メールのような堅苦しさはなく、1対1やチーム単位など仕事を行っていく上で必要な形で、手軽にコミュニケーションをとることができます。それにより、Web会議を行う直前にお互いのタイミングや都合を確認し合うのにも非常に便利です。

ここではおすすめのビジネスチャットツールもご紹介していきます。

Chatwork

Chatwork

出典:Chatwork

Chatworkは、基本機能無料で使用できるビジネスチャットツールです。

1対1からグループまでどの様な形でも円滑にコミュニケーションをとることができます。ビデオファイルやPDFファイルなど、仕事を行う上で必要なデータのやりとりも問題なく行えます。

タスク管理機能を備えており、タスクの進行状況をメンバー同士で共有することができるため、プロジェクトメンバー間の進捗管理をスムーズに行うことができます。

また無料プランでは1対1、有料プランでは最大14人まで同時にビデオ通話ができ、画面共有機能も備えているので、簡易的なWeb会議システムとして使うこともできます

ただし、無料版の場合は「1対1」の「最大2名様まで」という制限があるので、注意が必要です。

Slack

Slack出典:Slack

Slackは、無料で使用できるアメリカ生まれのビジネスチャットツールです。

今や世界100カ国以上で使用されており、1日に800万人以上に利用されています。あらゆるファイル形式を面倒な操作を必要とせず、手軽にドラッグ&ドロップで共有できるのが大きな特徴でしょう。

無料プランでは1対1、有料プランでは最大15人まで接続可能なビデオ通話機能を備えているため、Web会議を行うことも可能です。

3. 勤怠管理システム

Web会議を導入しテレワークを行っていく上で重要になるのが、出勤や退勤などの勤怠管理です。

労働基準法の労働者保護の観点から、企業には超過労働時間を削減する必要がある一方で、テレワーク下の今日では、Web会議を行うだけではいつどれだけの時間働いているかなどの従業員の勤務体制や状況を把握しづらいため、勤怠管理システムが用いられています。

勤怠管理システムを活用することで、出勤、退勤時刻をオフィスから離れた場所であっても正確に管理できます。またそれ以外にも従業員のシフト管理や各種申請手続き、経費精算など、勤怠に関する様々な機能を備えています。

勤怠管理システムを導入することで、Web会議を用いるテレワーク下でも企業側が従業員の労働時間を簡単に管理できると共に、従業員一人一人がそれぞれ自分の労働時間を把握することで、時間に対しての作業効率を挙げる意識が芽生え、生産性アップに効果があると言われています。

ここからはおすすめの勤怠管理システムについてご紹介していきます。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

出典:ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は業界、業種問わず日本国内で幅広い企業で採用されている勤怠管理システムです。出勤管理のみだけでなく、シフト管理や休暇申請、業務の工数管理など、重要員の労務管理を幅広く行うことができます。

所定業務時間を超えないよう、設定した作業時間を超えたらアラートが来る「アラーム機能」を備えているのも大きな特徴です。

一つのツールで勤怠管理を全て補いたいという方におすすめです。

jinjer勤怠

jinjer勤怠

出典:jinjer勤怠

jinjer勤怠はパソコンやスマートフォンだけでなく、Apple WatchやGoogle Homeといったデバイスからも出勤退勤管理ができる手軽さが特徴の勤怠管理システムです。

月末になると従業員の勤務日数なども自動で集計し、給与の管理も自動化されるため、手軽で手のかからない勤怠管理システムと言えるでしょう。

4. オンラインストレージ

テレワークの際には、仕事に必要な資料を遠隔地からでも操作できるように、クラウド上に共有情報を蓄積しておく仕組みが必要不可欠です。

そんな時に検討していただきたいのが、オンラインストレージです。

オンラインストレージを活用することで、出先でも気軽に必要な資料にアクセスできるようになります。Web会議の際に画面共有する資料などを事前にアップロードしておくことで、Web会議の時間をより有意義にするのにも役立ちます。

またWeb会議の際に気になった項目などの資料をまとめて、後ほど改めてアップロードする、といった活用方法も考えられます。

なお、オンラインストレージの種類によって保持できるデータの容量や通信速度が異なるため、目的に合わせてオンラインストレージを選ぶのが大切です。

Googleドライブ

Googleドライブ出典:Googleドライブ

Googleドライブは様々なデータ形式やデバイスに対応したオンラインストレージです。

GoogleドライブはGoogleアカウントにデータが紐付けられているため、Googleアカウントを共有することで異なるデバイスから気軽にデータにアクセスできます。

扱えるデータもPDFファイルからテキストファイルやWordファイルなどの文章ファイル、スプレッドシートやExcelなどの計算表、動画ファイルや音楽ファイルなど、パソコン上で仕事を行うにに必要なあらゆるデータ形式に対応しています。

複数のデバイスから気軽に様々なデータ形式のファイルにアクセスしたい方におすすめです。

Dropbox

Dropbox

出典:Dropbox

Dropboxは専用フォルダにドラッグ&ドロップするだけでファイルの共有ができるオンラインストレージです。Dropboxではフォルダとユーザーを指定することで気軽にDropbox利用ユーザー同士でファイルを共有できます。

無料版では、2GBの容量が用意されています。簡単な操作でオンライン上のファイル共有ができるため、難しい操作に自信が無い方におすすめです。

5. 商談ツール

もし営業部門でWeb会議を導入する場合は、Web会議システムに合わせて、営業効率を上げるための商談ツールも活用しましょう。

オンライン商談ツールを使用することで、

・移動時間を無くし商談件数を増やせる
・遠隔の取引先にも気軽にアプローチが可能

といったメリットがあり、商談の効率を一気に上げることができます。

せっかく遠隔でも会議を行えるWeb会議システムを導入したのなら、そこからさらに効率的に売り上げを出せるよう、商談ツールの活用を検討してみましょう。

V-CUBE セールスプラス

V-CUBE セールスプラス

出典:V-CUBE セールスプラス

V-CUBE セールスプラスは、Web会議を行いながら、資料の共有を誰でもシンプルな操作で行うことができるオンライン商談ツールです。

相手の表情を見ながら話をすることができるので、相手に合わせて商談を進めることができます。

商談終了後には商談記録を自動で作成されるため、面倒な操作を自分で行う必要はありません。

気軽にオンライン商談ツールを導入したい方におすすめです。

ベルフェイス

ベルフェイス

出典:ベルフェイス

ベルフェイスは2000社以上の企業に導入されているという実績を持つ代表的なオンライン商談ツールのひとつです。画面上に名刺情報や趣味などのプロフィールを載せることができ、商談を開始する前にアイスブレイクを円滑に行える機能などが盛り込まれています。

また商談の様子は録画することができ、後からの内容確認や営業トークスキルの向上に役立てることもできます。

気さくな雰囲気作りをしながら、商談を進めたい方におすすめです。

Web会議に必要なツールの導入に失敗しないための5つのポイント

ここまで、Web会議を効果的に行っていくために必要なツールをご紹介してきました。効果的にWeb会議を行っていくためにも、ツール選びに失敗はできません。

そこで本章では、Web会議に必要なツールを選ぶ際に失敗しないために知っておくべき6つのポイントを解説していきます。

ぜひここで言及していることをWeb会議ツールの導入の際の参考にしてください。

1. 導入が簡単にできるかどうか

Web会議ツールなどは導入の段階に一番ハードルを感じている方も多いことでしょう。そのため、導入が簡単にできるかどうかはWeb会議ツールを選ぶ際において非常に重要な項目です。

「簡単」とは、「システムの設置に何日も時間を要さないか」「自社で専門家を雇う必要がないか」といった基準で測ることができます。

専用のスタッフが導入のためのセットアップを全て行ってくれるものもありますので、自信が無ければそのようなツールを選ぶのも一つの手です。

2. 誰にでも簡単に扱えるか

導入したものの、接続に手間や時間がかかったり、使える社員が限られて、Web会議が浸透しなくては何の意味もありません。

そのため、ツールの使いやすさは導入後にWeb会議を社内外に広めていくためにも、非常に重要な項目になっています。

2. 誰にでも簡単に扱えるか

シンプルで使いやすいインターフェース|V-CUBE ミーティング

リモコン一つでWeb会議が開始できたり、ログインから会議開始までのステップが少なかったりと、費用対効果を大きくする為にもシンプルな操作で誰にでも扱えるツールを選ぶようにしましょう。

3. セキュリティ対策がしっかりとなされているか

Web会議はビジネスシーンで行われることが多く、その分社内の機密情報や個人情報を扱う機会が多くなるでしょう。

そのような情報が万が一社外に流出してしまうと、莫大な不利益を生み出し、社会的な信頼を失ってしまう恐れもあります。

そのため、機密情報や個人上をしっかりと守る為にも、セキュリティ対策がしっかりとなされているかどうかもWeb会議ツールを選ぶ際の大きなポイントです。

通信データは暗号化されているか、AESやSSLなどの強固な暗号化アルゴリズムを採用しているかどうかなどをWeb会議ツールを検討する際には確認するようにしましょう。

テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説

ビシネスシーンにおけるWeb会議に欠かせないセキュリティ対策の方法については、別記事「テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説」で説明しています。ぜひ、合わせてご覧ください。

4. 自社の利用ニーズを満たしているか

Web会議ツールは、

  • 画質
  • 音質
  • 同時利用人数
  • 画面共有ができるか

など、それぞれ性能が異なります。

そのため自分がどの様な形でWeb会議を行いたいのかを定めた上で選ぶのが重要です。

事前に自分が最重視しておきたい性能などを抑えておき、それに基づいて選んでいくのもよいでしょう。

5. コストに見合う成果が出せるか

Web会議ツールを導入する際に皆さんが気にするのは「価格」ではないでしょうか。

現在では無料のものから有料で高額なものまで幅広い種類のWeb会議ツールが溢れています。

高額になればなるほど性能が上がるのは確かですが、求めている以上の性能を有していたとしても、活用する機会が少なくなり、削減コストよりも導入コストの方が高くついてしまうことあります。

また無料のものやあまりにも安いツールを選択することで満足に使用することができず、求めている成果が出ないようでは何の意味もありません。

そのため、ツールの価格と自分が求めている性能、導入の目的などに見合っているのかどうかをきちんと確かめた上で、導入に踏み切ることが大切です。

Web会議ツール「無料」「有料」どちらを選ぶ?

無料のWeb会議ツールと有料のWeb会議ツールがどう違うのか、どのように性能に差が出るのかをさらに詳しく知りたい方は別記事、「Web会議ツール「無料」「有料」どちらを選ぶ?」にて解説しておりますので、合わせて参考にしてください。

まとめ|自社にあったツールで快適なWeb会議を

多くの企業がWeb会議ツールを提供しており、その特徴も様々です。

快適にWeb会議を導入しテレワークを推進していくためにも、自社に適したWeb会議ツールを選んで活用していくことが重要です。

ぜひ本記事をご参考に、自社にWeb会議ツールを導入して快適なテレワークを実践されてください。

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ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。