2019年4月から残業時間に上限規制ができるなど、働き方改革関連法案がいよいよ本格的に施行されます。今回は、働き方改革関連法案で残業はどう変わるのかといった部分から、さらなる残業削減のために取り組むべきことなどをあわせて紹介していきます。

 

経営企画や人事総務などの方は、働き方改革により残業削減をどのように実行すべきかという視点でご覧ください。

働き方改革関連法案で残業の在り方が変わる

まずは2019年4月より順次施行される働き方改革関連法案の中身について、ここでは紹介していきます。

 

「時間外労働の上限規制」で残業時間が減少する?

 

そもそも「時間外労働の上限規制」とは?

働き方改革関連法案のなかでもとくに目玉とされているのが「時間外労働の上限規制」です。これは残業などを含む長時間労働の是正を目的として、残業時間に明確な上限を設けるというもの。今回の新制度では、上限規制を超えて働かせた場合、罰則が設けられます。

 

法定労働時間は「1日8時間、週40時間まで」とされています。そしてこの法定労働時間を超えて働いてもらう場合は、別途事業主と労働者との間で36協定を結ぶ必要があります。

 

36協定において時間外労働の上限は「1ヶ月で45時間以内、1年で360時間以内」と定められてはいましたが、上限を超えて働かせても、これまでは行政指導が入る程度で原則的に罰則はなかったのです。

 

しかし、今回施行される働き方改革関連法案においては、前述した残業などの時間外労働の上限を超えて働かせた場合、6ヶ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰則が課せられることとなりました。

 

またこれまでは、時間外労働の上限をさらに超えて労働させる場合、特別条項を結べば問題ありませんでした。しかし今回の関連法案では、特別条項を結んだ場合においても「月45時間を超えるのは年間6ヶ月まで」など明確な規制が設けられることになります。

 

つまり特別条項を設定したとしても、規定の時間を超えてしまった場合、罰則が課せられるわけです。残業を日頃問題視している企業の経営層や人事総務担当の方などであればこの自体は深刻に捉えるべきでしょう。多様な働き方を求める従業員に与えるイメージや、転職者に対して与えるイメージにマイナスな影響を与える可能性があります。

 

従業員の健康的な働き方、明確な罰則が課せられること、企業に対するイメージを総合的に考慮すると、企業側は本格的に残業を削減する必要性に迫られています。

 

残業規制はいつから施行されるのか?

残業規制を盛り込んだ関連法案については、大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から施行されることになります。大企業であれば既に、中小企業であれば働き方改革関連法案が施行されるまでに、残業削減へと取り組む必要があるわけです。

 

中小企業が対応すべきは?

企業側は原則としてすべての労働者に対して、残業などの時間外労働も含めた全労働時間を把握する義務があります。今回の働き方改革関連法案施行にともなって「罰則が課せられるから」という理由で対応するのではなく、当然のこととして労働時間管理を徹底する必要があります。

 

また下請中小企業においては、親企業との取引条件改善のために「下請中小企業振興法」も平成30年に改正されました。これは例えば親企業が急な仕様変更や、通常より短い納期での発注を行った場合、中小企業が被るであろうコストを親企業が負担しなかればならないというものです。

 

このように今後は親企業と下請中小企業が、公正な取引を行えるように、国からのサポートも予定されています。この支援システムは、全企業のうち97%が中小企業と言われる日本国にとっては朗報かもしれません。今後、残業削減を実施しやすい環境がさらに整備されていくことでしょう。

 

「勤務間インターバル」の努力義務で残業などの長時間労働を抑制

 

勤務間インターバル」とは?

勤務間インターバルとは、前日の終業時刻から翌日の始業時刻までの時間間隔のことです。例えば11時間の勤務間インターバルを導入した場合、前日に24時まで仕事をしていれば、翌日の始業開始は11時間間隔を空けた、午前11時からとしなければなりません。

 

日本では現状あまり普及していない制度ですが、EU諸国では11時間の勤務間インターバルを導入することがすでに義務付けられています。

 

導入によって労働者の休息時間が確保できるのはもちろん、翌日に始業時間を遅らせる必要があることを踏まえて、前日に遅くまで働くことを控えるといった効果も期待できます。

 

中小企業が導入するメリットとは?

従業員が翌日の始業開始を見越して遅くまで働くことを止めるようになれば、時間外労働に伴う割増賃金等を負担する必要はなくなるため、その分のコスト削減につながります。また中小企業においては「時間外労働等改善助成金(勤務間インターバル導入コース)」といって、取り組みに要した経費の一部を、国が負担する制度等も設けられています。

 

中小企業でも残業代の割増率が1.25倍から1.5倍に!

 

そもそも残業代の仕組みとは?

そもそも残業代とは、法定労働時間を超えて働いた場合に支給される残業手当のことで、通常受け取るよりも割増された賃金が支給されます。現状の割増率については、以下のようになっています。

労働の種類 現状の割増率
時間外労働 1.25倍
法定休日労働 1.35倍
深夜労働(午後10時〜午前5時まで) 1.5倍

時間外労働とは、法定労働時間である1日8時間を超えて残業した場合を指します。一方で会社が独自に定めている所定労働時間が例えば7時間で、1時間だけ残業したとしても、合計は8時間と法定労働時間の範囲内なので割増率は適用されません。

 

法定休日労働とは、週1回以上また4週間に4回以上と定めらている法定休日に働くことを指します。割増率は1.35倍と、労働の種類のなかでも最も高い値が設定されています。

 

そして深夜労働とは、午後10時〜午前5時までの間に働くことを指します。時間外労働でなおかつ深夜労働であれば、両者の割増率を掛け合わせた1.5倍の割増賃金が支給されます。

 

中小企業でも60時間超の残業には1.5倍の賃金を支払う必要が出てくる

前述した割増率に加えて、これまで大企業においては、月60時間を超えた残業部分に対しては1.5倍の割増率が適用されていました。2010年に大企業では義務化されましたが、中小企業においては負担が大きくなるなどの理由から、猶予措置が取られていました。しかし、中小企業においても、2023年4月から義務化されます。

 

では割増率が1.5倍になった場合、どのくらい人件費の負担は増えるのでしょうか。まず時間外労働の上限規制が施行されれば、特別条項があったとしても、残業時間は月平均80時間以内に収めなければなりません。つまり60時間を越える残業時間は、月20時間以内となります。

 

例えば月給25万円、1日の実働8時間の人の1時間当たりの賃金は1,488円(25万円/8時間×21日)。仮に月60時間を越える残業が上限規制の範囲となる20時間だったとすると、従来の割増率が適用された残業代は月間3万7200円(1488円×1.25倍×20時間)です。

 

一方、働き方関連法による法改正により割増率が1.5倍となった場合の残業代は、月間4万4640円(1488円×1.5倍×20時間)となります。この差は1ヶ月で7440円、1年で考えると1人当たり8万9280円の残業による人件費の増加が発生することになります。

 

  これまで(割増率 1.25倍) 2023年以降(割増率 1.5倍)
月の残業代/一人当たり 37,200円  44,640円
年の残業代/一人当たり  446,400円 535,690円
一人当たり年間残業代増加額 - 89,280円

 (例:月給25万円の従業員の残業代の変化)

 

この差を大きいと見るか少ないと見るかは企業によって異なるかと思いますが、少なくとも残業に対する割増率が上昇することによって、人件費の負担が増えることは確かなはずです。

 

負担が大きくなるのにどうして中小企業にも適用されるのか、疑問に思うかもしれませんが、この措置はあくまでも残業などによる長時間時労働を是正するためです。中小企業における対策としては、時間外労働の上限規制と同様に、労働時間管理を徹底し、短い時間のなかで生産性を向上させることにほかなりません。

残業削減による企業側のメリットとは?

ではなぜここまでして企業は残業削減をしないといけないのでしょうか。働き方改革関連法案施行を置いておいても大切な残業削減。残業削減によって、企業側はどういったメリットを見ていきましょう。

 

人件費を削減できる

まず残業がなくなれば、その分人件費等のコスト削減につながります。労働時間が短くなる分1人当たりのこなせる業務の縮小で、仮に売上が多少減少したとしても、コスト削減によって利益率自体が残業削減前後で変わらないことも往々にしてあるでしょう。

 

従業員の単位時間当たりの生産性向上が期待できる

残業があまりできないとなると、従業員は短い時間のなかで成果を出すことが求められます。所定の時間内でいかに仕事を終わらせるかを考え、従来の業務をより効率化する方法や時間管理を見直す必要性も生まれます。その結果、従業員の単位時間当たりの生産性向上も期待できるはずです。

 

実際、1日6時間労働を導入していることで有名なECサイトZOZOTOWNを運営する「ZOZO」では、導入後、前年比で1人当たりの労働生産性が25%上昇。1人当たりの1日の労働時間についても、9時間台から7時間台に減ったといいます。

 

助成金等の支援を受けることができる

国では、中小企業における働き方改革を支援するために、助成金等も準備しています。例えば、残業などの時間外労働の削減に取り組む企業に対しては、対策に要した費用の一部を助成する「時間外労働等改善助成金(時間外労働上限設定コース)」、「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」などを用意。そのほか業務効率化のためのITツールの導入費を補助する、「IT導入補助金2019」なども用意しています。こういった助成金等の支援を受けながら、働き方改革関連法案施行に合わせて残業削減を進めることができます。

さらなる残業削減のために取り組むべきは?

では、残業削減を実施するために、企業は具体的にどういった取り組みを行っていけば良いのでしょうか。

 

まずは残業しなければならない現状の把握

法で定められた上限を超えないためにも、まずは従業員の勤務時間を把握する必要があります。従業員には勤怠データを毎日入力するように徹底させるほか、集計したデータをもとに事前に残業時間が多い従業員や部署を特定。業務内容を減らすもしくは、残業時間が比較的少ない部署の人員を割り当てるなどして、会社全体で残業を減らしていく必要があります。

 

従業員自らが勤怠管理システムに入力することが必須と言えるため、労働時間管理を徹底する意義を理解してもらうためにも、関連法案の内容そのものについても社員に周知する必要が出てくるでしょう。

 

作業を分担する

現状を把握することで、残業の多い社員とそうでない社員うぃ効果的に把握することに繋がります。残業の多い社員に対しては作業の分担を促すなど、周りからの声かけも重要になってきます。また従業員によっては業務を1人で抱えこんでしまい、周りになかなか頼めないといった人もいることでしょう。そういった従業員に対しては仕事を割り振る側、つまり上司などが業務量をコントロールする必要性も出てきます。

 

帰りやすい仕組みを作る

上司が帰らないために自分も先に帰りにくいなど、帰りにくい雰囲気が残業をさせている場合もあります。そこで帰りやすい仕組みを作ることに、目を向けてみましょう。例えば周りの目を気にする必要のないテレワークであれば、自分の裁量で時間を切り上げられるため、こういった制度を導入するのも1つの方法です。

 

また定時になったらオフィスからの強制移動を行い、残って仕事をする者だけ、共有スペースのような別のフロアで仕事をしてもらうといった方法もあります。全員がオフィスからの強制移動を行うことで、一時的に発生する混乱によって帰りやすい雰囲気が生まれるはずです。

 

日経ビジネスの「まるわかり働き方改革」で紹介されていますが、厨房機器メーカーの「タニコー」は、さまざまな残業削減対策を施した結果「帰りにくい雰囲気」を打開しないことには残業は減らないと考え、就業直後に社員が大移動する仕組みを導入しました。

 

具体的には、オフィスのワンフロアを全社員が使えるラウンジに改装。定時以降に、仕事がしたいもしくは打ち合わせがしたい社員は、新たなに改装したラウンジで行うことを義務化。この仕組みを導入後は、総残業時間は大きく短縮したといいます。

 

業務を効率化する方法を考える

 

タイマーを使って1時間区切りで業務を行う

時間がたくさんあるように思うほど、時間に対する意識は鈍感になるため、ダラダラと作業をしてしまう原因となる可能性もあります。そこで1日の労働時間を、さらに1時間間隔で区切ってみましょう。

 

タイマーを1時間単位で設定し、その制限時間内に業務を終わらせることに集中します。時間間隔を1日ではなく1時間程度と短く設定することで、時間に対して自覚的になり、ダラダラやりがちな作業の効率化に繋がり、結果として残業を減らす可能性を高めることができます。

  

また1日のタスクを円滑に進めるために、「Trello(トレロ)」や「Wunderlist(ワンダーリスト)」などのToDo管理ツールを利用するのも1つの方法です。

 

テンプレートやマニュアルで業務を仕組み化

毎回一から作る手間を省くためにテンプレートやマニュアル等を作成し、業務を仕組み化することも、効率化のためには欠かせない要素です。メールの文面やプレゼン用のパワポ、企画書など一度定型文やフォーマットを作ってしまえば、その都度一から作る手間を省けます。また頻繁に行う業務に関してはマニュアルを作成することで、引き継ぎ等の業務もスムーズにいくはずです。

 

クラウド型のツールで回覧を効率化

エクセルやワードを使うことがこれまで一般的でしたが、現在はグーグルスプレッドシートやグーグルドキュメントなど、クラウド上で閲覧・編集・管理できるツールが登場しています。例えばグーグルスプレッドシートであれば、リンク先さえ知っていれば全員が閲覧・編集できる状態を作り出せるため、エクセルのように修正が発生する度にメールに添付して送付するといった手間も省けます。

 

また会議のように議事録が必要な場面であれば、グーグルドキュメントのリンク先を事前に共有することで、議事録に記載されている内容を参加者はパソコンを通して、その都度確認できます。ワードで作成した議事録を全員にメールで送信、もしくはコピーして手渡しといった手間も省けます。こういったクラウド上で完結するツールの導入も、積極的に行っていきたいところです。

 

緊急性の高いタスクを午前中に、そのほかは午後に行う

すぐに返信する必要のないメール、またあまり頭を使う必要のない軽めのタスクについては集中力が落ちる午後に回し、午前中は急を要するメールの返信や頭を使うタスクに時間を充てましょう。メールの返信も、書く方も読む方も時間が節約できるように極力短い文で返信するなども、生産性向上の鍵です。

 

一部業務のアウトソーシング

必ずしも自分じゃなくてもできる業務については、アウトソーシングするのも1つの方法です。例えばオウンドメディアの運用担当者であれば、企画・構成など記事の骨格となる部分だけを社内の人間が担当し、実際に記事化する部分についてはクラウドソーシングサービスを使って外部のライターに委託するといった方法が考えられます。

 

テレワーク等の導入で通勤時間分を削減

イギリスで働く従業員34,000人以上を対象にしたある海外の調査によると、通勤時間の長い労働者はうつ病に罹患する可能性がそうでない人と比べて33%高く、仕事に関連するストレスが複数あると答えた人が12%高くなったという報告もあります。

 

このように長時間の通勤は、心に悪影響を及ぼす可能性があります。心の支障は、ひいては生産性の低下につながる恐れもあるでしょう。こういった通勤時間を削減するために、テレワークなど自宅で作業できる仕組みの導入も検討していきましょう。

企業努力によって残業を減らした先進事例

実際に企業努力によって残業を減らした先進事例について、厚生労働省の「時間外労働削減の好事例集」と「働き方・休み方ポータルサイト」のなかから4つの事例を抜粋して、紹介していきます。

 

B社:各自で週1日ノー残業デーを設定

運送業を行うB社の、b事業場(従業員9名)では、従業員自らが週の1日をノー残業デーとして設定することで、残業を抑制する雰囲気の醸成に成功したといいます。従業員は1人ひとり業務内容や忙しい曜日が異なるため、一律に設定するのではなく、自身の裁量に合わせてノー残業デーを設定。「今日はノー残業デーなので」と、周囲の目を気にすることなく定時で帰りやすくなる雰囲気を作ることを目的として、この制度の導入に至ったといいます。

 

あらかじめ共通のファイルに職場の全員が各自のノー残業デーを記入し、お互いに確認できるような仕組みも導入。ノー残業デーの重複を避けることで、業務に支障が出ない範囲で各自が調整を行えるようにしたそうです。

 

その結果、ノー残業デーを設定した日は定時で帰れるように周囲が配慮するなど、確実に残業しない環境が整うことで、時間外労働の削減につながったといいます。またあわせて業務効率化を進めた結果、ノー残業デー以外の日でも長時間の残業は少なくなり、1人当たりの時間外労働時間は20時間程度(1ヶ月当たり)に抑えられているようです。

 

株式会社ミートサプライ:事前申請制度の導入で時間管理の徹底に成功

食肉加工を行う「株式会社ミートサプライ」の草加工場(従業員90名)では、残業の事前申請制度を導入したことで、従業員の労働時間管理が徹底され、結果的に残業の削減につながったといいます。

 

制度の内容としては、残業を行う場合「自己申告表」による事前申請を行い、管理職へと提出。残業を行った場合は、同表に残業時間などを記入し、管理職は従業員一人ひとりの時間外労働を把握します。

 

さらに管理職は、生産計画と残業に関する内容が記載された自己申告表を照らし合わせ、時間外労働 をほんとに行う必要があるのかまで確認。 従業員の労働時間の集計結果については、管理職が毎月社長に報告し、時間外労働が多い部門に対しては、社長・管理部から是正勧告が行われます。

 

その結果、従業員の労働時間管理が徹底されるようになり、効率的に業務を行うという意識も芽生え始めたそう。また、管理職側も部下の時間管理に取り組むことで、安易に残業を行う機会は減ったようです。

 

F社:業務のローテーションで集中する負担を分散化

ホテルを運営するF社では、特定の従業員に業務が集中することで発生してしまう残業を減らすために、担当業務のローテーションを行うようになりました。その結果、現在の自分の担当業務以外であっても、経験済の業務であれば忙しさに応じてサポートができるように。業務を互いにサポートし合うことで、一部の従業員に負担が集中することがなくなり、残業の削減にも成功したといいます。

 

従業員同士の関わりも増えたことで、コミュニケーションも活発化。連携がうまくいくことで、業務の効率化にもつながったそうです。

 

株式会社石井事務機センター:テレワークの導入で残業時間は半分に減少

卸売業を営む「株式会社石井事務機センター(従業員29名)」では、小さな子供のいる従業員が我が子の急な病気で休むことが多く、その分ほかの従業員に負荷がかかることで残業時間が月1人当たり40〜50時間程度発生していました。

 

そこで子育てとの両立を図るために通常のシフト勤務にテレワークを組み込み、直行直帰や在宅勤務を、全従業員を対象として実施。テレワークを実施しやすい環境へと整備するために、パソコンを全従業員に支給し、外出先や在宅でも社内のサーバーにアクセスできるようにしました。またWEB会議室システムを導入し、社内と社外を同一空間のようにつなげることで、社外にいても社内の人間と仕事ができる仕組みを導入したといいます。

 

その結果、毎月40〜50時間程度発生していた残業が、全体平均で約半分まで減少。従業員のなかにはテレワーク導入前と比較して、約70%も残業時間を減少させた者もいたそうです。

残業削減はあくまでも目的ではなく手段

ここまで残業削減の方法を紹介してきましたが、残業削減はあくまでも目的ではなく手段の1つです。働き方改革における本来の目的は従業員の心身の健康や、企業の生産性向上にあります。残業削減は、その目的を達成するための手段の1つ。本来の目的を達成するために何が必要か、自社の現状を把握した上で、適切な対策を考えていきましょう。

働き方関連法案について

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