大規模な会場や自社のセミナー会場で、説明会や採用活動、イベントを実施しづらい状況が続く中、イベント自体のオンライン化が進んでいます。
説明会をオンラインで開催するためには、リアルタイム配信・録画配信のどちらで実施するのか、どのツールで配信するのか、カメラの他に何が必要なのかなどを検討・準備する必要があります。
ただ、どのような方法が自社に最適なのか分からず、悩む担当者も多いのではないでしょうか。
ここではオンライン説明会の種類、ツール、配信機材、集客や当日の役割分担についてご紹介します。
オンライン説明会の種類を決める
まずは、オンライン説明会の種類を決めましょう。
オンライン説明会をリアルタイムに開催するのか、あらかじめ撮影した映像を使って開催するのか、配信形式を決めます。また、会場の有無によってもオンライン説明会の印象や得られる効果が異なります。
リアルタイム配信かビデオストリーミング配信か
オンライン説明会は、リアルタイムで配信するのか、ビデオストリーミングで配信するのか、配信形式によって分かれます。
【リアルタイム配信】
リアルタイム配信とは、視聴者が同時刻にリアルタイムに説明会を視聴する形式です。
チャットでの質問に回答するなど、相互コミュニケーションが可能な点がメリットでしょう。しかし、視聴者は時間の制限があるため、予定が合わない人は視聴できない点がデメリットになります。
【ビデオストリーミング配信】
ビデオストリーミング配信とは、事前に録画しておいた映像を配信する形式です。
視聴者はいつでも視聴可能で、時間や場所に制限されません。主催者としても、一度撮影した映像を繰り返し活用できるため、オンライン説明会の開催工数を減らせるのがメリットです。
ただ、相互コミュニケーションは取りづらいため、視聴者の反応を確認しながら進行したい説明会には向いていません。
会場の有無
配信形式が決まれば、次は会場の有無を決めましょう。オンライン説明会であっても、リアル会場で開催し一部の参加者がリアルタイムに集う形式もあるのです。
【会場有り（ハイブリッド型）】
スタジオやセミナー会場などの実地会場で配信する場合、一部の参加者のみが会場にて参加し、他の参加者はオンラインで動画を視聴します。
質疑応答など相互コミュニケーションが可能なため、参加者から発言が生まれる内容のオンライン説明会に向いています。たとえば、株主総会や新製品発表会などです。
実地とオンライン配信の両方の準備が必要なため、工数がかかることがデメリットになります。
【会場なし（オンライン配信のみ）】
会場を用意せずオンライン配信のみで実施する場合、参加者全員がオンラインにて視聴します。
会場の準備が必要ないため工数を減らせることがメリットですが、参加者の顔が見えづらかったり雰囲気を共有できなかったりと、相互コミュニケーションが取りづらいでしょう。
イベント開催前に知っておきたいウェビナーの形式！配信形態とツールのタイプを解説
オンライン説明会については「イベント開催前に知っておきたいウェビナーの形式！配信形態とツールのタイプを解説」で詳しく解説しています。
ツールの選定
つづいて、オンライン説明会の配信ツールを選定します。ここでは、ツールの種類と、おすすめのツールをご紹介します。
ツールの種類
オンライン説明会は、開催形式によってツールも分かれます。
【ウェビナー型】
ウェビナー型は「1対N」形式で、1人もしくは数人が話者として登壇し、その他の参加者は視聴するのみです。
登壇者が視聴者に向かって話す形式のため、双方向のコミュニケーションは想定されていません。ただ、画面上にアンケートを表示させたり、チャットツールで質問を送ってもらったりすることで、参加者の反応を確認できるツールもあります。
【Web会議型】
Web会議型は「N対N」で、参加者全員が話者として参加する形式です。参加者全員が相互コミュニケーションを取ることができるのが特徴です。
主催者が参加者の意見を集めたい場合に有効な開催形式です。参加者のカメラとマイクをオフにすれば、ウェビナー型のように実施することもできます。
【テーブル型】
テーブル型は、ウェビナー型とWeb会議型をかけあわせた形です。登壇者と聴講者に分かれた大規模セッションも実施でき、バーチャルな小さなテーブルを囲んで聴講者数人で会話することもできます。
合同説明会など大規模な会場で講演を実施したあと、各社のブースで話を聞くようなオンライン説明会を実現できます。
【動画配信型】
動画配信型は「1対N」形式で、リアルタイムでの配信ではなく事前に撮影・録音した映像を配信して行います。
参加者が好きなタイミングで視聴できる形式のため、最も気軽に参加できます。リアルタイムではないため、相互コミュニケーションが難しく、別途アンケートなどで反応を集めるといった工夫は必要です。
おすすめツール
では、オンライン説明会におすすめの配信ツールを簡単にご紹介します。それぞれ、どのような開催形式にぴったりなのかも記載します。
【Zoomウェビナー】
Zoomウェビナーは、Zoomミーティングのオプション機能で、ウェビナー配信に特化した機能です。最大10,000人まで参加でき、参加者へのアンケートや投票機能なども充実しています。
- 配信形式：リアルタイム配信、ビデオストリーミング配信
- 会場有無：どちらでも可能
- 開催形式：ウェビナー型
【V-CUBE セミナー】
V-CUBE セミナーは、オンラインセミナー向けのプラットフォームです。画面レイアウトが自由に設定でき、視聴ログによる効果測定・分析なども可能です。提供会社であるブイキューブの配信スタジオを利用して撮影も可能で、背景の合成など特殊効果を使った配信も実現できます。
- 配信形式：リアルタイム配信、ビデオストリーミング配信
- 会場有無：どちらでも可能
- 開催形式：ウェビナー型
【Zoomミーティング】
Zoomミーティングは、無料で誰でも利用でき、有料プランであれば最大500人まで参加できるWeb会議が開催可能です。
- 配信形式：リアルタイム配信、ビデオストリーミング配信
- 会場有無：会場なし
- 開催形式：Web会議型
【EventIn】
EventInは、1対Nの講演だけでなく、複数の小規模セッションを同時開催できる、オンラインイベントに適したプラットフォームです。小規模セッションを合同説明会のブースとして、各ブースを自由に移動できます。ブース入室前の「お試し視聴」も可能で、オンライン上での回遊もしやすい設計です。
- 配信形式：リアルタイム配信
- 会場有無：会場なし
- 開催形式：テーブル型
オンライン説明会に最適なツールは？ 開催の形式ごとに解説
オンライン説明会の配信ツールは「オンライン説明会に最適なツールは？ 開催の形式ごとに解説」で詳しく解説しています。
配信機材の用意
オンライン説明会の開催形式や配信ツールが決まれば、より安定してクリアに映像・音声を配信するために配信機材を用意しましょう。
必要最低限の機材として、以下の機材を用意してください。
- PC
- カメラ、マイク（PC内蔵でも可）
- 安定したインターネット回線
最低1台、PCを用意しましょう。角度調整や持ち運びにも便利なノートパソコンがおすすめです。視聴者側の見え方も確認したい場合、またホストが2名以上いる場合は、PCが2台以上あるとよいです。
また、カメラとマイクは、PCに内蔵されている場合は別途用意する必要はありません。ただ、画質と音質が重要なオンライン説明会の場合は、視聴者の満足度に関わるため重視したいポイントです。外付けカメラとUSB接続の有線マイクを検討してみてください。
そして、録画配信ではなくリアルタイム配信の場合、インターネット回線の安定性が重要です。無線よりも有線での接続のほうが、より安定的に配信できるでしょう。オンライン説明会専用の回線を用意し、極力他の人が利用しないようにするのもおすすめです。
集客と受付管理
オンライン説明会の開催には、参加者の集客と受付での管理もポイントです。直前になって慌てることのないよう、どのような方法で集客・受付管理をするのかをご紹介します。
【登録フォームの作成】
オンライン説明会の集客において、参加者が事前に参加予約するための登録フォームを用意すると便利です。
登録フォームはMAツールやCRMツールを活用して作成すると、その後のリード育成や商談機会の創出、顧客管理に手間がかかりません。
【受講推奨環境や配信ツールの機能紹介】
予約した参加者に向けて、事前に細かな推奨環境や配信ツールの機能をお知らせしましょう。使用する配信ツールによって受講者が事前に視聴環境をチェックできる機能があれば、当日のトラブル回避にも繋がります。
チャット機能や投票機能などを利用する場合は、あらかじめ使い方などを案内しておくことでよりスムーズに進行できるでしょう。
【リマインドメールの送付】
参加者はオンライン説明会を予約しても忘れてしまったり、参加URLを見失ってしまったりすることもあります。リマインドメールを複数回に分けて送りましょう。オンライン説明会の歩留まりの解消にも繋がります。
3営業日前・前日・当日の最低3回、リマインドメールを送ると効果的でしょう。参加URLは前日の夕方か、当日の朝に送り、すぐに参加者が開けるようにします。
当日の役割分担
オンライン説明会の運営には、複数人のスタッフがいると安心です。登壇して話す人が一人であったとしても、余裕を持って2〜5人のチームで運営できるとスムーズに進行できるでしょう。
▼当日の役割分担
- 司会・進行
- チャットの質問の回答者
- ライブで回答する質問の選別の担当者
- 入退場管理
- 受講者のトラブル対応
以上のような役割で分担することで、質問対応やトラブル対応にも慌てることなく、オンライン説明会を進行することができます。
重要なオンライン説明会の場合、当日までにリハーサルを行いましょう。役割分担がうまくいっているか、配信ツールは正常に動くか、時間配分が適切か、などと細かくチェックしておくと安心です。
まとめ｜最適な方法でオンライン説明会を成功させよう
ここまでオンライン説明会の開催方法や準備について解説してきました。配信形式や会場の有無によって、実現できるオンライン説明会も変わることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
参加者との双方向なコミュニケーションを重視するのか、高クオリティな映像を効果的に使っていきたいのか、によって配信形式・会場有無・開催形式が分かれます。
どのようなオンライン説明会を開催したいのか、あらためて条件や理想を洗い出し、自社にあった方法を選んでください。
