働き方改革による「時短」が叫ばれる今、仕事量をそのままに労働時間を短くするには、生産性を上げる必要があります。
生産性向上を目指す上で「情報共有」は効果的な一手です。皆さんの社内でも、SNSやスプレッドシート、ビジネスチャットなどで情報共有が日々なされていることと思います。この共有した情報をいかに実務へ活かすかが、生産性を向上させるポイントです。
テキストでは情報共有が進みにくい？
しかし、肝心の情報共有そのものが進まないケースも少なくありません。
ツールの使い方がわからない、従来のやり方にこわだってしまう……これらは情報共有が停滞する大きな原因ではありますが、ここでは情報が共有される「形式」に注目してみましょう。
例えば、お客様からのお問い合わせ内容。数多くの「よくある質問」をメールで回覧したとしても、すべてに目を通すのは骨が折れます。また、優秀な営業パーソンの営業トークや商談プロセス、熟練技術者のノウハウといったものは、マニュアルとして文書化するにも、それを読むにも時間がかかります。
テキストを中心に情報共有しようとすると、情報の作成にも読み取りにも多くの時間を要してしまう――この課題を解決するために、動画を活用してみてはいかがでしょうか？
単純に、文字よりビジュアルの方が対象を認識しやすいというのは、皆さんも身をもって感じたことがあるかと思います。さらに動画には音や動きといった要素も盛り込まれているため、複雑な内容でも短時間でわかりやすく伝えることができます。それこそ、上記で挙げた「ツールの使い方がわからない」といった、文章での表現が難しい課題も動画で簡単に解決できます。
アメリカ国立訓練研究所が提唱する「ラーニングピラミッド」をご存知でしょうか。「能動的・主体的になるほど学習効果が定着しやすい」という理論です。こちらによると、動画は文字に比べて2倍の記憶定着率があるとされています。動画を使えば、わずかな時間で記憶に残りやすい情報共有ができるのです。
動画を使った効率的な情報共有
それでは、動画を活用した情報共有の具体的なケースを見ていきましょう。
ケース1 動画マニュアルを活用したナレッジ共有
ノウハウの共有は仕事を効率的に進める上で大変重要ですが、断片的な資料を読むだけでは理解しにくく、習得も困難です。こういったナレッジこそ動画にまとめ、必要な人がいつでも閲覧して学べる環境を作りましょう。例えば、デキる営業パーソンのプレゼンや熟練技術者の作業をそのまま録画すれば、とてもわかりやすい教材になります。
ケース2 研修も動画配信で
社員研修では、動画配信を活用してみましょう。テレビ会議システム、Web会議サービスを利用して研修内容を一斉配信すれば、オフィス勤務者だけでなく在宅勤務者、モバイルワーカーも受講できます。さらに研修内容を録画してアーカイブしておくと、いつでもどこでも繰り返し受講することが可能です。
この方法を採れば、同じ内容の講義は1回で済み、交通費や講演料を節約できます。
動画社内報、会社説明会、教育研修、販売促進、様々な用途に活用できるWebセミナーとは？
完璧なビデオ、クリアな音声。インスタント共有「Zoomミーティング」
出典：Zoom公式ページ
Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。
通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。
Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。
13年連続Web会議の国内シェアNo.1（※）を獲得しているブイキューブが提供するZoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことが可能です。
投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。
また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。
※「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」調べ
Zoomの有料版を使うべきメリットとは？
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは？無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。
ケース3 社長メッセージを動画で一斉配信
トップメッセージの発信に動画を使えば、従業員が一ヶ所に集まる必要もなく、すべての従業員にメッセージを浸透させることができます。PCやスマートフォン、タブレット端末でようにライブないしオンデマンド配信すれば、時間や場所の制約を受けることもありません。
全社の意識統一を図るためにも、トップメッセージの周知は重要です。メールで配信している企業が多いかもしれませんが、動画なら熱意も伝わりやすく、説得力のあるメッセージを送ることができます。
ケース4 共有したナレッジ、ノウハウの蓄積
こうしたナレッジやノウハウ、研修の内容を収めた動画は、社内で蓄積していきましょう。社員がいつでも視聴できる環境を整えれば、業務の効率化や社内教育など、さまざまなシーンで役に立ちます。一ヶ所にまとめておけば、マニュアルのありかに困ることも少なくなるでしょう。
どれから手を付けたらいいのかわからない……という方は、まずは誰かの作業を録画してみるのはいかがでしょう？ PCや業務用アプリの操作、プレゼンテーションなどを動画にするのです。従来のテキストベースでの情報共有よりもずっと“ネタ”を作りやすく、また共有される側も簡単に情報を得られることが実感できるはずです。
共有を前提とした動画撮影・キャプチャツールは、PCやスマートフォンなど端末を問わず録画や視聴が可能で、直観的かつ簡単に編集できるものが良いでしょう。また、社員のみ閲覧できるなど、公開範囲の指定や認証が可能なセキュリティ性も求められます。ブイキューブが提供している企業向け動画配信プラットフォーム「QUMU」なら、これらすべてを賄うことができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。テキストに比べてインパクトの強い動画は、短い時間でイメージを共有しやすく、記憶にも定着しやすい――言うなれば、“情報効率が高い”媒体です。また、時間的・金銭的コストが下がり、ナレッジを蓄積できるなど、副次的なメリットも数多くもたらしてくれます。動画を使って、効率的かつ効果的な情報共有を目指してみませんか？
