企業活動を円滑に進めていく上で、社員同士の良好なコミュニケーションは欠かせない要素です。
同期や同僚といった「ヨコ」のコミュニケーションだけでなく、上司と部下、あるいは部門会議といった「タテ」のコミュニケーションも同様に重視しなければならないのは言うまでもないでしょう。
しかし、
・社内の年齢層にバラつきがある
・社員の性別に偏りがある
・チームや部署が多岐にわたる
このような社内環境の場合は、多様な価値観が交差していることから、コミュニケーション活性化のハードルも高くなりがちです。
そこで今回の記事では、そもそも「社内コミュニケーション」に期待される役割を洗い出した上で、社内コミュニケーション促進のメリットや企業の成功事例をお伝えします。
社内コミュニケーションとは？
コミュニケーションとは、気持ちや考えといった情報を、言葉や文字などを通じて相手に伝えることです。
これを職場のシチュエーションで考えてみると、最良なコミュニケーションには、「従業員同士がお互いに情報やスキルを共有し合い関係性を深める」こと、そして「良好なコミュニケーションを取ることで企業の利益に貢献する」という目的が考えられます。
実際に、社内のコミュニケーション不足に対して危機感を持っている企業は少なくありません。
出典：HRpro｜社内コミュニケーションに関する調査結果報告（2020年）
HRproによる「社内コミュニケーションに関する調査結果報告（2020年）」では、コミュニケーション不足が業務の障害となっているかという質問に対して、95％もの企業が「大いにそう思う」「ややそう思う」と回答していました。
社内コミュニケーションの課題はどうしてあるのでしょうか？
その理由を理解するには、企業の仕組みを考えてみましょう。
企業には働く個人が集まっており、それぞれが担当する仕事の積み重ねによって、チーム、部署、事業、そして会社が成り立っています。それぞれの仕事は分散型で、複数の従業員や部署が関係している、つまりチームプレーであることがほとんどでしょう。
営業がエンジニアの代わりにコードを書くことが難しければ、新入社員が急に会社の経営を回すことも不可能です。
そこで、会社に所属するメンバーが同じ目的に向かって業務効率や仕事の成果を高めるために、社内でのコミュニケーションが不可欠となるのです。
社内コミュニケーションを促進することで得られる5つの効果
社内コミュニケーションの促進により、得られる効果は以下のとおりです。1つずつ解説していきます。
- 社員定着率の向上
- 情報共有の活性化
- 目的の共有
- 生産性の向上
- 全員が発信者になる
1. 社員定着率の向上
社内コミュニケーションの不足は、社員の定着率にも影響を及ぼします。
アメリカの臨床心理学者であるハーズバーグ氏は、仕事に対する満足度は「動機づけ要因」と「衛生要因」の2つから導き出されるとする「ハーズバーグの2要因理論」を唱えています。動機づけ要因とは、給与や昇進といった仕事の満足に関わり、衛生要因とは職場環境や対人関係といった不満足に関わります。
ハーズバーグ氏の理論では、動機づけ要因をいくら高めても、衛生要因を改善しなければ社員は会社に満足しないということが言われています。つまり、どれだけ給与を上げても社内コミュニケーションが不足していれば社員定着率は低いままということです。
出典：中小企業庁
上記で解説をした、社内コミュニケーションの促進と社員定着率の向上（＝離職率の低下）の関係性を実証するため、中小企業庁が発表した「就業者から見た、人材定着に関する取組の有効性」のデータを見てみましょう。
上位の項目にある「興味にあった仕事・責任のある仕事の割当」や「職場環境への配慮」は、社内コミュニケーションが活性化していなければ実現できない内容と言えます。
その他を見ても、メンター制度やテレワークの導入など、コミュニケーションをテーマにした取り組みが多く取り上げられているのが分かります。
つまり、働いている社員は、社内コミュニケーションの活性化が、定着率向上につながることを直に感じ取っている、ことがお分かりいただける結果と言えるでしょう。
2. 情報共有の活性化
社内の情報共有を活性化させるには、ビジネスICTツールの導入が効果的と言えます。総務省が発表したビジネスICTツールの利用状況を確認していきましょう。
出典：総務省 平成30年版 情報通信白書のポイント
上のグラフは、社内SNS、テレビ会議、ビジネスチャットなど組織内で情報共有を活性化するためのツールの利用率です。主要各国と比べ、日本の利用率は飛びぬけて低いことが分かります。
つまり、日本は組織における円滑な情報共有体制の構築が遅れており、それが原因の一つとなって、社員が会社に対する満足度が低いということになります。反証として、アメリカは会社に対する満足度が高いため社内コミュニケーションも盛んであるということが言えるのではないでしょうか。
参考記事：実際に情報共有により課題解決した成功事例
3. 目的の共有
何のために社内コミュニケーションを促進するのか、という目的を設定し社員に共有、社内メンバーに理解してもらわなければなりません。
「社内コミュニケーション活性化」と言っても、企業の業務効率化や生産性向上に繋げるためには、メールのやり取りをチャットで効率化させたり、遠方にいても気軽に打ち合わせができるようしたりと、ただプライベートでリラックスした会話が飛び交うリクリエーションとは別の施策も必要だからです。
こうした意味での社内コミュニケーションが疎かになると、情報の正しい共有やノウハウの伝達ができず、最悪の場合、企業の経営が回らない事態に発展する可能性もあります。社内コミュニケーション活性化の施策は、そのリスクを解決するためのコミュニケーション促進手段であるということを明らかにし、適したツールや方法を選択する必要があるのです。
目的が社員に理解されれば、社員が自発的にコミュニケーションを図るようになります。自発性が無ければ長く効果を発揮することは不可能です。したがって、目的の共有は社内コミュニケーションの第一歩であると言えます。
参考記事：目的の共有により課題解決した成功事例
4. 生産性の向上
社内コミュニケーションが活発化することで、生産性の向上が見込めます。業務を進めていく際には、分担、効率、考えの共有が求められます。上でも述べたように、これらのことをコミュニケーションを行い円滑にすることで、業務がより充実して行えるでしょう。
また、意思疎通のしっかりとしたイメージを対外的にも与えることにより、顧客への信頼にもつながります。社内コミュニケーションは会社全体の利益に直結するのです。
参考記事：生産性の向上に成功した事例
5. 全員が発信者になる
社内コミュニケーションの活性化を進めていくうちに、情報発信の多い社員と全くない社員とに分かれることがあります。この状態が長く続くと社員の一部だけのコミュニケーションに偏ってしまうでしょう。
全員が情報発信を行えるような仕組みやツールを整え、濃淡の差はあれど何かしらの情報を全員が発信できるような工夫が必要です。
参考記事：全員が発信者になっている事例
社内コミュニケーションを生む効果的な施策7選
社内コミュニケーションの活性化を図るには、会社側がコミュニケーションを生む場所あるいはツールを提供し、社員が自発的にコミュニケーションを図る場を生み出せるような雰囲気づくりをすることが重要です。
本章では、社内コミュニケーションを生み出す方法をまとめてみました。
1. 社内イベント
社内イベントとは、社員同士が集い業務時間外でコミュニケーションを深める場を指します。
社内イベントには、運動会や社員旅行のような比較的大掛かりなものもあれば、ボウリング大会のような有志が集まって短時間で開催されるものもあります。また、社内サークル活動、お花見、誕生日会、忘年会も社内イベントの一環ととらえることができるでしょう。
一方、業務時間内に行われる創立記念パーティや社員研修会も広義の社内イベントに含まれることもあります。いずれにせよ、社員同士が何かしらの理由を持って集まり相互に交流するイベントのことを社内イベントと呼び、社内コミュニケーションの活性化を図る場として活用されています。
また、イベント内の社長メッセージや従業員の発表などを動画で撮影して配信することで、欠席者への共有やイベント内容の記録として活用することも可能です。
テレワークだからこそ社内イベントを！在宅勤務でも開催できる社内イベントを紹介
関連記事「テレワークだからこそ社内イベントを！在宅勤務でも開催できる社内イベントを紹介」では、テレワークでも実践できる社内イベントを紹介しています。
2. 社内報
社内報とは、社内の出来事や連絡事項を社員に向けて広報する媒体のことを指します。
古くは冊子や新聞のような状態で社員に配布されるという形式をとっていましたが、近年ではイントラネットや社内SNSで公開されたり、メルマガのような形式をとったりすることもあります。また、テキストではなく動画の配信を活用することで、より従業員同士の人柄や温度感を伝える取り組みを行う企業もあります。
内容は会社のニュースや社員紹介、最新の業績などさまざまですが、会社のことや社員のことをより深く知るという目的で作成されているため定期的に発行されるのが通常です。
企業の場合、規模の大きな会社になればなるほど社員同士の面識が薄くなります。入社歴の浅い社員の場合、他の部署にどのような人がいて、どのような仕事をやっているのかを全く知らないというケースもあります。
社内報によりこのような情報を知ることで、コミュニケーションが円滑化、組織に対する所属意識の向上といった効果が期待できます。中には社員の家族にも社内報を送り、家族にまで会社のことを理解し安心してもらうという取り組みを行う会社もあるほどです。
3. 社員食堂
社員食堂とは、社員が昼食時あるいは夕食時に利用できる食堂のことです。通常、会社の敷地内に設けられている施設となります。また、食堂ではなくカフェやバーといった形態で運営されるケースもあります。
社員が食事をしながら、あるいはコーヒーやお酒を飲みながら気軽に話せる場として重宝されており、クオリティの高い社員食堂は採用の際にも有利に働くといわれています。
4. 社内SNS
FacebookやTwitterなど、社員だけで運用されるメディアが社内SNSと呼ばれるものです。多くはWeb上で運用され、社員だけがアクセス権限を持っています。
運用ルールは企業によってさまざまですが、主に仕事関係の情報や出来事をアップすることが多いようです。ただし、社内サークル活動や社内イベントの内容など、業務外のこともOKとするケースが多いようです。
社内報が発行部署（多くは総務部などの管理部門）からの一方通行の情報であるのに対し、社内SNSは誰でも情報発信可能であるという違いがあります。社内SNSの方が活発に利用される可能性が高いといえるでしょう。
また、プライベートなSNSで社内の人間と関わりたくない（フォローされたくない）という若い社員も増えています。その場合、社内SNSであればプライベートな用途で使われることがないため、気軽にフォローしあえるという利点もあります。
5. グループウェア
組織内の情報共有やコミュニケーション促進を図り、業務の効率化を目指すためのツールがグループウェアです。Googleが運営する「G Suite」やサイボウズの「kintone」がメジャーですが、他にも目的別にさまざまな機能を持ったグループウエアがリリースされています。
主な機能としては、ToDo管理やスケジュール共有の他、ファイル共有、稟議システム、掲示板、メッセージがあります。
遠隔地の拠点とリアルタイムに情報共有しスムーズな業務を遂行することが可能であり、社内コミュニケーションを促進する手段として幅広い企業で利用されています。
6. 1on1
1on1は社内の人間同士が1対1でミーティングを行うことを意味します。ミーティングルームを使って直接顔を見合わせて行う場合もあれば、後述するWeb会議システムを用いて遠隔地と行うこともあります。
原則として「上司と部下」という組み合わせで行うものであり、目標管理や業務進捗管理、プロジェクトのPDCA確認を行う場となります。
ただし、単なる業務報告に終始しないよう、上司にはコーチングやフィードバックに関するスキルが必要です。部下に気づきを促し、個人の能力を引き出すために行うという目的を常に意識しておかなければ意味がないといえます。
7. 遠隔システム（Web会議・テレビ会議）
Web会議・テレビ会議システムは、離れた拠点（リモート）で働く社員同士が顔を合わせて会議を進めるためのツールです。
社内にコミュニケーションスペースを新設できない場合や、従業員のワークフローが逼迫し十分な時間が取れない事情でお悩みの企業でも、遠隔コミュニケーションツールを導入することで、低価格かつ手軽にコミュニケーションの活性化を促すことができます。
ツールは様々なものがあります。ぜひ以下の記事を参考にしてください。
▼テレワークに関するツールなら
中小企業こそテレワークを導入すべき3つの理由とは？導入の現状や成功事例を解説
▼web会議・ビデオ会議システムに関するツールなら
遠隔会議とは？導入するメリットとおすすめツール10選をご紹介
完璧なビデオ、クリアな音声。インスタント共有「Zoomミーティング」
出典：Zoom公式ページ
Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。
通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。
Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。
13年連続Web会議の国内シェアNo.1（※）を獲得しているブイキューブが提供するZoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことが可能です。
投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。
また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。
※「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」調べ
Zoomの有料版を使うべきメリットとは？
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは？無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。
Zoomは動画配信プラットフォーム「Qumu」と連携することで、Zoomの録画記録を管理したり、トラフィック負荷を軽減しながらWeb会議をライブ配信することが可能です。
社内コミュニケーションの企業事例5選
それでは最後に、Web会議・テレビ会議システムを使って社内コミュニケーションが活性化された企業事例をご紹介します。
事例1. トップメッセージの配信に活用していた既存サービスで全国的な非常事態での入社式をオンライン開催｜コニカミノルタ株式会社
2020年に猛威を振るった新型コロナウイルスの影響を受け、コニカミノルタ株式会社は入社式の開催が困難となりました。
本来であれば、本社に全新入社員が集まって入社式を行う予定でしたが、感染拡大防止のため各配属地の営業所へ本社から入社式の様子をライブ配信することで、入社式をオンライン化しました。
もともと四半期に1回の社長メッセージの配信に活用していた動画配信プラットフォーム「Qumu」を活用することで、同時接続数の多い状況下でもライブ配信を可能にし、今回のような緊急事態宣言下であっても、新入社員にとっての一生に一度の重要な式典を納得のいくクオリティで開催できました。
▼事例を詳しく見てみる
コニカミノルタ株式会社｜トップメッセージの配信に活用していた既存サービスで全国的な非常事態での入社式をオンライン開催
事例2. 行内放送局の専用スタジオから行内向けにWeeklyニュースを配信将来的な「お客様への動画配信」を見据え動画作成を内製化｜株式会社肥後銀行
株式会社肥後銀行では、行員向けに通達文書を活用していましたが、文字での伝達では受けての理解力の差が生じたり、行員が通達を見なかったりといった問題が発生していました。
そこで行員向けにニュース仕立ての「Weeklyニュース」を配信することで、理解の平準化を図りました。
各通達やマーケット情報などの業務に必要な情報に加え、トップメッセージのライブ配信なども行うことで、ノウハウの蓄積だけでなく、社内のコミュニケーションの活発化にもつながっています。
▼事例を詳しく見てみる
行内放送局の専用スタジオから行内向けにWeeklyニュースを配信。将来的な「お客様への動画配信」を見据え動画作成を内製化
事例3. テレビ会議システムを活用しランチ会を遠隔で実施｜株式会社あしたのチーム様
出典：株式会社あしたのチーム
人事評価システムの導入支援や運用コンサルティングを手掛ける株式会社あしたのチームは、全国各地に支社やサテライトオフィスを構え、日常的にテレビ会議システムを活用しています。
中でも徳島県三好市や福井県鯖江市、秋田県大館市をはじめとした、雇用が少なく人口減に苦しむ自治体からの依頼を受け、自然豊かな環境でテレワークを行う雇用創出型のサテライトオフィスの開設に力を入れています。テレビ会議システムは、今やなくてはならない経営インフラの一つだとか。
同社のテレビ会議システムは、打ち合わせや研修といった業務上の用途の他に、全拠点をつないだ朝礼や遠隔で実施するランチ会に活用されています。
同社のように拠点が全国にある場合、拠点間のコミュニケーションが希薄になりがちです。テレビ会議システムを社内コミュニケーションに活用することにより、各地のサテライトオフィスの実情や意見を交換する機会を持つことができ、距離を感じさせることなく相互の親睦を深めることができると好評です。
事例4. 操作が簡単＆移動OKのテレビ会議システムで社内コミュニケーションを活性化｜朝日新聞社様
出典：朝日新聞社
株式会社朝日新聞社では、既存のテレビ会議システムに問題を抱えていました。午前6時から深夜までの稼働率が70％を超えており、9〜17時の会議に適したゴールデンタイムは飽和状態だったと言います。
そこで、下記3つの理由から、テレビ会議システム「V-CUBE Box」を導入しました。
① キャスター付きのラックで開催場所の自由度をアップ
V-CUBE Boxは、キャスター付きのパソコンラックに、セッティング済みのV-CUBE Box本体とモニタ、カメラ、マイクスピーカー一式を設置してあります。あとは、好きな会議場所に移動をさせるだけ。
小会議室やパーテーションで区切った会議スペースなど場所を問わないため、自由な規模感の会議開催が可能になったそうです。他部署の会議が隣で開催されているオープンスペースでの会議など、導入段階では想定していなかった運用方法も実現されています。
② 誰でも扱えるシンプルな操作方法
V-CUBE Boxの操作は極めて簡単です。セッティング済みであれば、ITスキルの高くない社員でも抵抗なくテレビ会議を開催できます。
同社では「操作のしかた」と「リモコンの使い方」、そして「何かトラブルがあった時」という3枚のマニュアルをパソコンラックの背面につけていますが、操作性での問い合わせは一度もないそうです。
③ 他社のテレビ会議システムと接続が可能
すでにテレビ会議システムを導入している場合は、導入済みの資産を活用できます。
拠点拡張に合わせてリーズナブルなシステム拡張ができるため、当初の想定以上にテレビ会議コミュニケーションが増加しました。
▼事例を詳しく見てみる
事例5. 社長から店舗スタッフまで幅広く「V-CUBE ミーティング」を活用 コミュニケーション活性化とコスト削減を同時に実現｜TSUTAYA STORES様
出典：株式会社TSUTAYA
TSUTAYA STORESでは、全国展開する店舗と全国6エリアを管轄するユニット長、さらに社長を中心とした本部スタッフとのコミュニケーションを密にすることが課題でした。
そこで、遠隔でもいつでも気軽にコミュニケーションを取れる「V-CUBE ミーティング」を導入。
ユニット長は本部へ移動することなく、月例の会議に出席できるようになった他、出張などそれぞれの予定が重なり日程調整が難しかったスタッフ会議を、Web会議でスムーズに開催できるようになったと言います。さらに、移動時間やコストを取られないといったWeb会議のメリットが最大限に発揮され、今まで実施されていなかった店舗間会議も実施されるようになり、各店舗でのキャンペーン展開の成功例を共有するなどして、それまでほぼ皆無だった横のつながりが生まれました。
▼事例を詳しく見てみる
TSUTAYA STORES｜社長から店舗スタッフまで幅広く「V-CUBE ミーティング」を活用 コミュニケーション活性化とコスト削減を同時に実現
まとめ｜社内コミュニケーションの活性化は、企業の利益に貢献する
社内コミュニケーション不足はさまざまな問題を引き起こします。人材不足や生産性の低下など企業を取り巻く多くの問題は、実は社内の情報共有不足が原因である可能性も否めず、最悪の場合、企業経営のものが成り立たなくなるリスクも否めません。
社内コミュニケーションは、従業員同士の関係性が深めるためのだけのものではありません。チーム一丸となった良好なコミュニケーションを取ることで、企業の利益に大いに貢献します。
そのため、どの企業も、積極的に社内コミュニケーションの活性化に努めるべきと言えるでしょう。
対策としては、コミュニケーションスペースの設置や、スポーツイベントや合宿といったリクリエーション機会の創出が考えられますが、予算やスケジュールの関係から容易でない場合は、遠隔でのコミュニケーションツールも検討してみてください。
Web会議システム・テレビ会議システムを活用すれば、時間や場所に融通を効かせながら、効率的にやり取りすることができるからです。
今回例示した各種ツールや手法が、社内のコミュニケーション体制を見直す一助となれましたら幸いです。
