アフターコロナで社内イベントはどう変わる？目的や場所、予算別、最適な開催方法とは

新型コロナウイルス感染症は社会を大きく変えることになりました。人と人の接触を避けるように要請され、対面での歓送迎会や忘年会などの飲み会は軒並み中止となり、人が多く集まる入社式などはオンラインに切り替わるようになりました。

しかし、2023年5年には新型コロナウイルス感染症は2類から5類に変更となり、マスクの着用に関してもかなり緩やかな規制となりました。大規模な対面イベント開催も再開され、社会がコロナ禍前に戻ってきました。しかし、完全に今まで通りになったわけではありません。

アフターコロナでも引き続きテレワークを続ける企業はありますし、社内イベントの在り方もコロナ禍以前と同じとはいかないようです。そこでこの記事では、アフターコロナにおける社内イベントについて、企業の動向や、目的や場所によってどのように開催すべきか具体例を交えて解説します。

アフターコロナにおける社内イベントの動向

アフターコロナでは、対面でのコミュニケーションを取り戻す傾向にあります。

出典：令和４年度テレワーク人口実態調査

上図はテレワーカーの割合を示すものです。これによると、2021年まではテレワークの割合は増えていますが、2022年にはやや減少していることが分かります。ただ、それでもコロナ禍前の2020年以前に比べるとテレワーカーの割合は多い状況です。また、テレワークを導入する企業は、下図が示すように企業規模が大きくなるほど多くなる傾向にあります。


出典：令和４年度テレワーク人口実態調査

テレワークは、通勤手当の削減や社員のプライベート時間の充実など、感染症対策以外にもたくさんのメリットがあります。新型コロナウイルス感染症の状況に関係せず、会社の状況・場面に応じてオンラインを活用しています。

社内イベントも同様で、感染症対策をしなくても良いとしても必ずしもオフラインで開催する必要はありません。イベントの目的や内容に合わせ、オンライン配信も導入していくことが重要です。

まだコロナ禍である2021年のZDNET Japanによる調査ですが、実際に66.4%の経営者がアフターコロナでは、オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド形式がスタンダードになると予測しています。

オンライン、オフラインのメリットを考慮し、より良いかたちで社内イベントを行うことが求められるでしょう。

オンライン・ハイブリッド・オフラインの開催方法の選び方

社内イベントの開催方式には、完全に配信で行うオンライン形式、対面で行うオフライン形式、その両方を組み合わせたハイブリッド形式の3種類があります。社内イベントを効果的に行うためには、目的、場所、予算、リソースによって最適な形式を選ぶことが必要です。

ここでは、それぞれの観点においてどのような開催方式が最適か、具体的なイベント例を紹介しつつ解説します。

イベントの目的や内容

イベントの目的は社内イベントにおいてさまざまですが、主なイベントの目的と適した開催方法は以下の通りです。

単なる情報伝達が主な目的であれば、人が一箇所に集まる必要はないためオンライン配信でよいでしょう。

コミュニケーションを第一の目的とするのであればオフライン形式が最適です。顔合わせや相互理解が重要となるチームビルディングや新事業キックオフイベントなどでは、オフライン形式で開催しましょう。

ハイブリッド形式は、オンライン参加を希望する人、オフライン参加を希望する人、両方のニーズに応えられます。また、会場のイベントの様子をオンラインで届けることにより、オンラインのみのイベント開催とはまた違った、臨場感あふれるイベントにできます。感染症対策などで、人数制限をしつつもオフラインイベントをしたいというときにも、ハイブリッド形式は最適です。

カルチュア・エンタテインメント株式会社では、グループ全体1,000人もの人が参加する全社集会をハイブリッド形式で行いました。コロナ禍以前は対面で行っていましたが、感染症対策のために実際に集まる人数を絞るためにハイブリッド形式での開催を選択しています。

使用したツールはブイキューブセミナーで、プロの配信スタッフがイベント内容をオンラインで配信しました。オフライン開催の臨場感をオンラインで伝えることにより、参加した社員から「会場よりも集中できた」という声が挙がっています。

参加者の場所

オンラインイベントであれば、全国どころか海外からも参加可能です。さまざまな場所から参加する人がいるイベントであれば、オンラインイベントのほうが多くの人が参加できるようになります。

ハイブリッド形式は会場に行ける人は会場参加、行けない人はオンライン参加といった柔軟なかたちでイベントを開催できます。そのため、全国に支店があるような企業が全社をあげてイベントを開催するときなどにおすすめです。オフラインで参加できる人には会場に来てもらい、遠方の人にはオンラインで参加してもらいます。

出社を取り入れている企業で、1つの支店のみで行うイベントであれば、オフライン開催にしても参加できない人は出ないでしょう。こういったケースではオフライン開催も可能です。

予算

オフラインイベント、ハイブリッドイベントでは、ある程度の収容人数がある会場を借りる必要があります。会場までの交通費もかかりますし、配信設備があれば開催できるオンラインイベントに比べると、どうしてもコストがかかります。そのため、予算に制限がある場合はオンラインを活用したほうがよいでしょう。

シナジーマーケティング株式会社では、ブイキューブの専用スタジオを活用し、オンラインで「全社集会」を行いました。専門スタッフが作成する2DCG合成で斬新な映像配信を行い、オンラインでありながら飽きさせないイベント開催に成功しています。それでいて、オフライン開催の約1/3の予算に抑えられました。配信によるオンライン社内イベントは予算を抑えたいときに有効です。

リソース

社内イベントにかけられるリソースによっても、最適な開催方法は異なります。オフライン、ハイブリッドの場合、会場の手配、当日会場で案内をするスタッフなど必要な人材は多くなります。特に、ハイブリッド形式だと、実際の会場を用意しつつ、配信のための準備も行わなければならず、多くの手間、コスト、スタッフが必要です。

オンラインでも配信に関する知識がないと、本番までに配信機材の使い方、機材トラブルの対処法を学ばなければなりません。

自社にオンライン配信ができる人はいるのか、会場に準備に時間を割ける人はいるのか、といったリソースも考慮して、開催形式を決めるようにしましょう。

自社のリソースに自信がない場合は、イベント代行業者に依頼する方法も有効です。ブイキューブでは、専用のスタジオ、配信のプロであるスタッフによるサポートを提供しています。アフターコロナでハイブリッド開催に切り替えたい、配信のみでも飽きさせないイベントを開催したい、という企業も多いでしょう。

しかし、新しいことをするためには多くのリソースを必要とします。こういったことにお悩みの企業は、ぜひブイキューブにご相談ください。

最後に

アフターコロナといえる状況になったものの、依然として通信技術を使ったオンライン社内イベントのニーズは高い状況です。対面での社内イベントに戻すものもあれば、目的や予算、リソースによっては、オンライン形式、ハイブリッド形式での社内イベント開催も必要となるでしょう。

ただし、オンライン形式で飽きさせずに情報配信するためには、新たな工夫や企画内容を考えることが必要になります。ハイブリッド形式で開催するのであれば、会場準備と配信準備を同時進行で行わなければなりません。自社のリソースや予算に限りがある場合は、外部の業者に委託する方法もおすすめです。

社内イベントの成功ポイントは準備にあり！

オンラインイベントでは、開催の形式や目的に合わせて、適切なツールを選ぶことが重要です。
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