新型コロナウイルス感染症の流行で、急ピッチでリモートワークの導入を進めたという企業も多いでしょう。リモートワークを導入した企業を悩ませている問題のひとつが、従業員のサボりです。なかには、「サボりを心配してリモートワークの導入に踏み切れない」という企業もあるかもしれません。
そこで本記事では、リモートワークのサボりの実状や改善案など、リモートワークにおけるサボり問題について詳しく解説します。
リモートワークを実施している企業の人事担当の方や、部下がサボっていないか気になる上司の方はぜひチェックしてみてください。
リモートワークにおけるサボりの現状
リモートワーク中は上司や同僚の目がないので、実際にサボってしまう人も少なくないのが現状です。マイナビニュースの調査では、7割以上の人が「テレワーク中にサボったことがある」と回答しています。
「動画サイトを見ていた」「ゲームをしていた」といった回答も寄せられていて、オフィスで仕事をしているときには考えられない内容のサボりも発生しています。サボっている間も給与は発生するため、会社としては従業員がサボっていないかチェックしたいところでしょう。
同調査では、「サボったことが周囲に発覚した」という人が約3割という結果も出ています。どのように発覚したのか定かではありませんが、進捗が極端に遅いなど何かしらの兆候が見られたのかもしれません。
このように、リモートワークを導入するとサボる従業員が出てくるのは珍しいことではないといえます。
リモートワークのサボりに対する上司と部下の悩み
リモートワーク中のサボりに関して、上司と部下でそれぞれ以下の心配や不安を抱えています。
・上司は部下がサボっていないか心配
・部下は上司に「サボっている」と思われていないか不安
リクルートマネジメントソリューションズの調査によると、管理職の半数以上が「部下がサボさぼっていないか心配である」と回答しました。リモートワークでのマネジメントに不安を感じている上司が多いことがわかります。
一方、部下の立場になると「上司からサボっていると思われているのでは」というストレスを抱えている人が少なくありません。株式会社ヌーラボの調査によると、20代で44.4%、30代で34.8%の人が上記のストレスを感じていると回答しています。
きちんと仕事をしているのにサボっていると見なされたり、サボっている社員の分の業務が回ってきたりすると、従業員のモチベーション低下につながる恐れがあります。会社側はそのようなことがないように、リモートワーク中の評価や業務分担の工夫が必要です。
上司と部下、それぞれの立場でリモートワーク中のサボりに対する考えは異なりますが、ストレスや不安を抱えている点では共通しています。リモートワークを導入する際は、上司と部下の双方の心配を解消できるような仕組み作りが重要です。
リモートワークにおけるサボりの防止法
リモートワーク中のサボりを防止するには、以下のような対策が効果的です。
・コミュニケーションの見直し
・勤務ルールの見直し
・勤怠管理ツールの導入
・コワーキングスペース・、サテライトオフィスの導入
それぞれの対策について以下で詳しく解説するので、自社で実践できる対策がないかチェックしてみてください。
コミュニケーションの見直し
リモートワーク中のサボりを防止したり、上司や部下の不安やストレスを軽減したりするには、コミュニケーションの見直しが重要なポイントです。「社内での希薄な関係性」がサボりにつながることがあるので、リモートワークではコミュニケーションが希薄にならないように注意しましょう。
リモートワークではそれぞれ別の場所で仕事をするため、一箇所に集まって仕事をする従来の働き方とはコミュニケーションのとり方が大きく異なります。オフィス勤務なら隣に座っている上司に一言確認すれば済むようなことも、リモートワークではわざわざ電話やメールをしなければなりません。
働いている様子がその場で確認できないので、「部下が困っている様子を察知して声をかける」といったサポートも難しくなります。コミュニケーションが希薄になるとサボりだけでなく孤独感も感じやすくなるため、離れていても適切なにコミュニケーションができるよう、ツールや制度を整えておきましょう。
リモートワークのコミュニケーションには
- チャットツール
- Web会議
- 1on1ミーティング
の導入がおすすめです。
チャットツール
チャットツールならメールのように挨拶などの定型文が基本的に不要となるため、気軽でスピーディーなやりとりが可能です。
Web会議
Web会議も、リモートワークには必須のコミュニケーションツールです。声だけでなく相手の表情がわかるので、リモートワークでも対面時と同じような会話ができます。Web会議なら複数人のコミュニケーションも可能で、Web会議の前後に数分の雑談タイムを設けるのもリモートワーク中に陥りやすい孤独感の解消に効果的です。
1on1ミーティング
リモートワークでは上司と部下の1on対1の面談も積極的に取り入れましょう。オフィス勤務と比べてコミュニケーションの機会が減る分、目標の共有・や進捗管理、・課題の確認などをこまめに行うことが大切です。
「困ったことがあっても相談しにくい」「進捗確認されない」といった状況では、サボりが発生しやすくなります。「年に数回の評価時期にしか1on1ミーティングを実施していなかった」という職場も多いかもしれませんが、リモートワークで上司と部下の信頼関係を維持するために1対1で話ができる場を積極的に設けましょう。
部下のサボりを疑ったり、上司にサボっていると思われていると不安になったりするのは、上司と部下の信頼関係がしっかりしていれば防げるケースもあります。業務に関するトラブルはもちろん、部下が抱えているストレスや悩みを上司が察知できるような環境が必要です。
そのためには、ただコミュニケーションツールを導入するだけでなく、1on1ミーティングの頻度の見直しなど、制度を整えておくことも重要だと意識しておいてください。
1on1ミーティングの詳しい紹介
基礎知識から実施方法まで、1on1ミーティングへの取り組みは1on1ミーティングとは？企業の導入事例や実施方法を解説 の記事でも紹介しています。
勤務ルールの見直し
リモートワークを取り入れると勤務形態が大きく変わるため、それに合わせて勤務ルールの見直しも行いましょう。オフィス勤務のときと同じ勤務ルールでは、不具合が生じたり従業員から不満が出たりする可能性があります。
リモートワークでは、どのような基準で「仕事をしている」「サボっている」とするかを判断するのか決めておかなければなりません。勤務時間・成果物・仕事のプロセスなど、評価する基準はいくつかあるため、あらかじめリモートワーク中の業務について何を基準に評価するか検討し、従業員と共有しておきましょう。
成果主義
勤務態度が目に見えないリモートワークでは、「成果主義」を導入するのもひとつの方法です。一定期間における成果物を評価する成果主義なら、評価の不公平感や不透明さが軽減され、従業員のストレスやモチベーションの低下も防げます。
ジョブ型雇用
「ジョブ型雇用」の導入も、サボり対策に効果的です。ジョブ型雇用は仕事の範囲を明確にしたうえで人を雇用する制度で、基本的に業務の成果で評価が決まります。あらかじめ担当業務が明確になっているので、サボりがおきにくいのがメリットです。
同じ業務を複数人で分担する場合、リモートワークでは「誰か他ほかの人がやってくれるだろう」という思いからサボりが発生するかもしれません。特定の従業員に仕事量が偏ると、不公平感やストレスを感じて離職につながる可能性もあります。このようなケースは、ジョブ型雇用の導入で防ぐことが可能です。
進捗報告のルール設定
成果主義やジョブ型雇用は評価制度から見直す必要があるため、すぐには取り入れるのが難しい企業もあるでしょう。すぐに取り入れられるサボり対策としては、「進捗報告のルール設定」が効果的です。
定期的に進捗を報告するルールがあれば、ひとりひとりが責任感を持って業務に取り組むよう促せます。エクセルで進捗報告のフォーマットを作ったり、タスク管理ツールを活用したりして、進捗報告しやすい環境を整えましょう。
進捗報告のルールを設けるときは、
- ひとりひとりの業務について期限と内容を明確にしておくこと
- 行き過ぎた管理にならないよう注意すること
の2つが大切です。
担当業務や期限がはっきりしないのに進捗報告を求めるのは従業員の負担になり、行き過ぎた管理は「自分は信頼されていない」という印象を与え、反って不信感を抱かせてしまいかねません。
「単純な労働時間で評価されるから仕事をしてもしなくても同じ」「仕事の期限が決まっていないのでついゆっくり仕事をしてしまう」といった、勤務ルールがリモートワークに対応しきれていないことがサボりの原因となっているケースもあります。
リモートワーク中のサボりを防ぐには、会社の評価制度や業務指示の仕方から見直してみましょう。
勤怠管理ツールの導入
リモートワークでのサボりを防いで適切に労働時間を管理するには、勤怠管理ツールの導入が効果的です。勤怠管理ツールとは、従業員の勤務状態を記録できるツールです。クラウドでサービスを提供している勤怠管理ツールなら、1からシステムを構築する必要がなく簡単に導入できます。
リモートワークでも、企業は従業員の労働時間を管理しなければなりません。しかし、リモートワーク中の始業・終業時間はオフィス勤務のように目で見て確認することは困難です。休憩時間や時間外労働を正確に把握できなければ従業員の健康管理や正しい残業代の支払いができなくなるため、リモートワーク時の勤怠管理について対策が求められます。
勤怠管理ツールを選ぶときは、次の3つの機能があるかどうかチェックしてみてください。
- 勤務時間の正確な記録
- 作業状況の記録
- 給与システムとの連携
最低限必要となるのは、勤務時間の正確な記録ができる機能です。フレックスタイム制にも対応したツールを選べば、より柔軟な働き方の導入も可能になります。
勤怠管理ツールの中にはスクリーンショットなどで作業状況を記録できるものがあり、サボり対策に効果的です。ただし、あまり厳しく作業状況を管理されるのは抵抗のある従業員もいるため、導入は慎重に行いましょう。
給与システムと連携できる勤怠管理ツールを選べば、残業代の計算などが簡単になり、業務効率化につながります。リモートワーク導入によって給与管理部門に余計な負担がかからないよう、給与システムと連携できるものを選ぶとよいでしょう。
テレワークの勤怠管理ツールの詳しい紹介
テレワークにおける勤怠管理への取り組みはテレワークで従業員の勤怠管理をするには？管理のポイント、おすすめツールなどを紹介の記事でも紹介しています。
コワーキングスペース・サテライトオフィスの導入
自宅では仕事に集中できる環境が作れないために、ついサボってしまうというケースもあります。自宅で仕事をしづらい従業員のために、コワーキングスペースやサテライトオフィスを導入するのもサボり対策として有効です。
コワーキングスペースは企業や個人事業主が共有で利用するオフィスのことで、コンセントやWi-Fiなど仕事に必要な設備が一通り揃っています。主要駅の近くなど好立地なコワーキングスペースもああるため、オフィスに行くよりも通勤に時間がかからない従業員もいるでしょう。
サテライトオフィスは、オフィスとは別の場所に設置する小規模オフィスのことです。コワーキングスペースは不特定多数の人が出入りしますが、サテライトオフィスは自社専用のオフィスなので安心して利用できます。
コワーキングスペースやサテライトオフィスを導入すれば、自宅では仕事をしづらい人もリモートワークがしやすくなります。「Web会議をするときだけサテライトオフィスを利用する」「気分転換に週に1回コワーキングスペースに行く」など、それぞれの事情や希望に合わせて柔軟な働き方が可能になるのもメリットです。
「自宅に仕事用のデスクを置くスペースがない」「インターネット回線を契約していない」など、そもそも自宅で仕事をするのが難しい従業員もいるでしょう。サボり対策としてだけでなく、より多くの従業員がリモートワークをできるように、コワーキングスペースやサテライトオフィスの導入も検討してみてください。
サテライトオフィスの詳しい紹介
「サテライトオフィス」を導入するテレワークへの取り組みはサテライトオフィスとは？導入企業の成功事例と3つのメリットを解説の記事でも紹介しています。
まとめ
リモートワーク中のサボりに頭を悩ませている企業は少なくありません。実際に約7割の人が「リモートワーク中にサボったことがある」と回答した調査結果もあるので、無視できない問題です。
リモートワークにおけるサボりは従業員の意識の問題もありますが、企業側のルール整備や上司の業務指示の出し方などで防げるケースもあります。コミュニケーションのとり方や勤務ルールを見直して、上司も部下もストレスなくリモートワークができる環境を整えましょう。
