テレワークのデメリットとは?働き方改革を成功させるポイントと成功事例
働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業が増加しています。2020年4月には感染症の拡大で緊急事態宣言が出され、時間や場所にとらわれず生産性の高い働き方を実現できるテレワークは一気に注目を集めました。
しかしその一方で、管理の煩雑さをはじめとしたデメリットも多くあると言われています。
実際にコロナ禍の影響でテレワークに至った企業の中には、「緊急だったために、テレワークへの環境整備が不十分なまま運用しだしてしまった」という企業も少なくないでしょう。
テレワークの導入を検討するにあたり、起こり得るデメリットによる経営への悪影響はできるだけ避けておきたいところです。
そこで本記事では、テレワーク導入におけるデメリットをクローズアップし、自社に導入すべきか否かの判断材料となるようなポイントを解説します。
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テレワークとは
まずテレワークとは、について簡単に振り返っておきましょう。一般社団法人日本テレワーク協会によると、テレワークとは以下のように定義されています。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。(引用元:一般社団法人日本テレワーク協会)
出典:厚生労働省「テレワークではじめる働き方改革」
要するに、ICTを活用して在宅勤務やサテライトオフィスなどの本来の仕事場以外の場所で就業すること、およびその就業形態を指しているのです。テレワークを利用して働く人をテレワーカーと呼ぶこともあります。
うまく導入すれば経営者側・社員側双方に大きなメリットをもたらします。ただし、導入から定着までかなりの時間を要することや現場の意識改革を行う必要があることなどから、効果を発揮するまで時間がかかると言われています。
テレワークとは?取り組みの背景と目的を分かりやすく解説
テレワークのさらに詳しい概要や注目されている背景に関しては、関連記事「テレワークとは?取り組みの背景と目的を分かりやすく解説」で詳しく解説しているので、合わせてご覧ください。
テレワークのデメリット
それでは、テレワークを導入すると具体的にどのようなデメリットが起きてしまうのかを、その対策とともに詳しく見ていきましょう。
デメリット1:情報漏洩のリスクが高まる
テレワーク最大のデメリットの一つは、情報漏洩のリスクの増大です。
テレワークは文字通り、「遠隔地で働く(tele-work)」ことです。自宅やコワーキングスペースだけでなく、カフェや図書館などのパブリックスペースで業務を行うケースもあります。
このような場所では、情報漏洩のリスクが一気に高まることはいうまでもありません。
また、不注意による盗難で機密情報を紛失してしまう事件も各地で発生しており、パソコンを外部に持ち出すことの危険性も指摘されています。
▼対策
総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」によると、テレワークではルール・人・技術のバランスが取れた対策を施すべきだと解説しています。
VPNやプライベートクラウドなどの技術的な対策ばかりを優先し、従業員に対する情報セキュリティ教育をおろそかにしてしまったら、会社のセキュリティレベルは決して高いとは言えないのです。
テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説
考え得るさまざまなデメリットに対して、総務省は「テレワークセキュリティガイドライン」を設け、テレワークにおける情報セキュリティ対策のポイントを紹介し、啓蒙活動を開始しています。詳しくは関連記事「テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説」を合わせてご覧ください。
デメリット2:上司の目が無いためサボってしまう
テレワークで働く従業員側から見ると、上司の目が届かない環境で働けるというのは大きなメリットです。
しかし、逆に「少しぐらいサボってもバレないだろう」という心理が働くのも事実です。サボりは言うまでもなく生産性の低下につながり、テレワークの導入を阻害する大きな要因にもなり得ます。
出典:エン・ジャパン「中小企業の「テレワーク」実態調査」
エン・ジャパン株式会社が行った「中小企業の「テレワーク」実態調査」(2019)によると、テレワーク導入の上で難しかったことの上位に「テレワーク社員の時間管理」を挙げており、多くの企業がこの問題に苦労している様子がうかがえます。
▼対策
サボり防止対策として最も有効なのは、パソコンへのログイン状況や仕事内容を遠隔で管理できるツールの導入です。稼働時間だけでなく使用したアプリの時間管理や画面キャプチャができる機能を搭載した管理ツールもあり、サボり防止に一役買っています。
とはいえ、そのようにITツールを導入するのは確かに有効な手段ですが、従業員側は「常に監視されている」というストレスを抱くかもしれません。働き方改革で自分らしい働き方を実現できているにもかかわらず、そうしたストレスを従業員に与えることになるのはなるべく避けたいところです。
そのため、ツールの導入と併せて「仕事の評価方法を変える」のもひとつの手段です。日本では全員で協力して仕事を成し遂げる「メンバーシップ型」が一般的な雇用形態であり、それでは社員一人ひとりが行う業務範囲が曖昧になり、不公平感を生んでしまうという一面もあります。
しかし、一人ひとりの業務範囲を明確にする「ジョブ型」を採用すれば、「自分がやらないと仕事が終わらない」という意識が従業員に芽生え、さぼりをしにくくなるというメリットがあります。
さぼり!在宅勤務で一番気になるその実態
「ジョブ型」に関する詳しい説明を含め、テレワークで懸念される従業員のサボりへの対処方法については、関連記事「さぼり!在宅勤務で一番気になるその実態」で詳しく解説しています。合あわせてご覧ください。
デメリット3:部下のマネジメントがしにくくなる
かの有名なピーター・ドラッガー氏は、その著書「マネジメント 基本と原則」にてマネジメントに必要なスキルを以下5つ挙げています。
- 目標設定力
- 組織化力
- コミュニケーション力
- 評価測定力
- 問題解決力
従来の組織において、これらのスキルは上司の管理できる範囲内において有効であり、テレワークにより新しい働き方が広がると、マネジメントが非常に困難になってくる危険性をはらんでいます。
というのも、これらのスキルは会社や組織の一体感を基に発揮されることが多く、上司から見ると「目に見えない場所」で仕事をしているテレワーカーは一体感を持たせるのに苦労するためです。
▼対策
「目に見えない場所」にいる従業員に組織の一体感を持たせるためには、リアルタイム双方向のコミュニケーションツール導入が必要不可欠です。
まるでオフィスの隣の席にいるかのようなツールであれば、「目に見えない場所」がたちまち「一緒のオフィス」で仕事をしている環境に変化します。これなら日々のマネジメントにも支障をきたすことはないでしょう。
出典:総務省「平成30年版 情報通信白書のポイント」
総務省による「平成30年版 情報通信白書のポイント」では、テレワークによる働きやすい職場の実現のために行う「テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策」として、ビデオ会議システム(Web会議/テレビ会議システム)の導入やチャットツールの導入が多数を占めています。
特にビデオ会議システムは、インターネット上で顔を合わせてコミュニケーションが取れるため、対面に劣らない臨場感で会議や打ち合わせを行うことができ、有用です。
また、まるでオフィスで共に仕事をしているような環境を作れる「バーチャルオフィスツール」であれば、「目に見えない場所」がたちまち「いつものオフィス」の環境に変化します。導入できれば、日々のマネジメントにも支障をきたすことはないでしょう。
このようなツールによる環境整備が、マネジメントやコミュニケーションといった課題解決のカギとなるのは間違いありません。
テレワークのマネジメントの課題とは?対策ツールを紹介
テレワークにおけるマネジメントの課題は「テレワークのマネジメントの課題とは?対策ツールを紹介」で詳しく紹介しています。
デメリット4:チームワークが悪くなる
テレワークの拡大により従業員同士が顔を合わせる機会が減ることで、コミュニケーションの頻度が減り、チームワークに支障をきたしてしまうことがあります。
GoogleやFaebookといった大手企業におけるチームビルディングの手法ですが、セーリングやゴーカート、インドアゴルフなど「社員が一か所に集まってやるイベント系」が主流です。日本でも飲みニケーションに代表されるような交流により、チームが形成されていくという伝統があります。
テレワークを導入するとこのようなイベント系チームビルディングが困難となるため、チームワークの悪化は避けられないとする意見が多いのでしょう。
▼対策
チームワーク悪化を避ける最も有効な方法は、テレワーカー同士でチームを組むことです。チームビルディングの基本である「同一の環境で働く」という要素をテレワーカーというカテゴリーでくくり、サテライトオフィスといったテレワーカーが集う拠点づくりを行うと良いでしょう。
それが難しい場合は、ビジネスチャットツールを使ってこまめな連絡を取るようにしたり、Web会議システムでの打ち合わせに雑談を交えたりなど、小さなことから工夫をしてみることが必要です。
社内コミュニケーションを活性化させる施策7選!メリットや成功事例を解説
関連記事「社内コミュニケーションを活性化させる施策7選!メリットや成功事例を解説」では、社内コミュニケーション改善の施策を詳しくまとめています。合わせてご覧ください。
デメリット5:従業員間・部門間で不公平感が出る
テレワークを部門ごと、あるいは育休社員のみといった一部の社員に限定して導入した場合に起こり得るデメリットとして、「テレワーカーとオフィスの社員との間に不公平感が出る」ことがあります。
例えば、テレワークのメリットである「通勤しなくてよい」「好きな場所で働くことが出来る」といった部分のみを捉えてしまい、「あの人は楽しているのに自分は…」といった具合に、不公平だと感じてしまう従業員が出てきます。
また、オフィスで勤務している社員ばかりに負担がかかる場合もあります。中でも特徴的なのは「電話対応」でしょう。会社にかかってきた電話は原則としてオフィスにいる社員が対応します。電話応対の都度進行中の作業を中断しなければならないため、生産性が低下します。
現在では自由な働き方を推進する代表的な企業であるサイボウズ株式会社でも、テレワーク導入時は社員の不公平感を解消するために四苦八苦したそうです。
▼対策
理想としては、全社員がテレワークを利用できる環境の構築を行うことがベストです。ただし、コストや仕組みづくりに相当な負担が発生するため、なかなか現実的ではないでしょう。
次善の策としては、「テレワーク導入により全社員の生産性が向上する」ことを理解させるような機会を設けることです。
社員の電話応対に関しては、オフィスの社員に負担をかけないためにテレワーカーも同じく電話に出るなどの策が考えられます。また、チャットボットの導入やビジネスチャットを使ったやり取りを推奨するなどといった、ICTツールを用いた対策の方が効率的でしょう。
テレワークを成功させるカギは社員の意識づけであるとする企業もあるほど、社員の理解促進は重要です。トップメッセージや社内イベントを通じた啓蒙活動を繰り返し実施することにより、社員の不公平感を解消することが近道であるといえます。
ツールの導入で、テレワークのデメリットは解消できる
テレワークには確かにデメリットもありますが、導入においては、さまざまなICTツールを導入することで円滑な運営が可能になります。
従来の働き方とテレワークとの大きな違いは、従業員がオフィスにいるかいないかという点。対面での直接的なコミュニケーションが取れないため、それを補うツールが必要です。また、労務管理の面からも、勤怠管理を遠隔で行えるツールが求められます。
ただし、ツールを導入したからといってテレワークが成功するとは限りません。ツールを使いこなすためのいくつかの「決まり事」をしなければならないのです。
例えば、テレワークで行える業務の範囲を定めること。オフィス外でも可能な業務とそうでない業務を明確に切り分け、可能な業務のみテレワーク対応で行うという線引きが必要です。
会議や面談といった対面でのコミュニケーションが必要なケースは、新たにツールを導入すれば対応可能なものもあるので、事前にツールの洗い出しを行う必要があるでしょう。また、導入前の社内トライアルやサポート体制の構築、といったことも念頭に置いておくとさらに良いかもしれません。
テレワークツールの導入で課題を解決した企業事例6選
それでは実際に、テレワークの導入に成功した企業事例を見ていきましょう。
情報漏洩対策に、ポケットWi-Fiの貸与と危機意識向上の取り組み|株式会社ポニーキャニオン
出典:株式会社ポニーキャニオン
大手の音楽レーベルとしても知られる株式会社ポニーキャニオンでは、テレワーク導入の際、リモートで活動する制作・宣伝部門の社員にポケットWiFiを貸与。セキュリティ上推奨されないカフェや無料WiFiなどからのアクセスを禁じ、ポケットWiFiをアクセス回線とすることでセキュリティを確保しています。
同社はテレワーク・デイズ2019にも参加し、今度も継続してテレワーク導入に取り組んでいくことを宣言しています。
従業員の稼働時間を可視化できるツールで、課題を解決|パーソルホールディングス株式会社
グループとしてテレワークや育児時短を積極的に推奨しているパーソルホールディングス株式会社。実際の労働時間とパソコンの稼働時間を照合できる仕事の可視化ツールを導入し、従業員の勤怠状況の把握を行っています。
これにより、どれくらいの時間を使ってどのような仕事をしているかという把握が可能となり、生産性向上と働き方改革の両立を実現しています。
2拠点を同時接続することで、マネジメントを円滑に|システージ株式会社
出典:システージ株式会社
ネットワーク構築やセキュリティ対策事業を手掛けるシステージ株式会社。福岡県北九州市に本社を置き、福岡市にもオフィスを設け業務を行っています。
離れた2拠点同士のコミュニケーションに課題があった同社は、リアルタイム双方向コミュニケーションツールとしてWeb会議システムを導入し、常時接続による空間共有を実現。
サテライトオフィスにいる上司が、離れたオフィスにいる部下4~6人のマネジメントを支障なく行える体制を構築しました。
テレワーカーが一挙に集まれる環境を構築、チームビルディングをスムーズに|株式会社ソニックガーデン
出典:株式会社ソニックガーデン
東京の世田谷に本社を置き、ウェブアプリの受託開発を手掛ける株式会社ソニックガーデン。第19回テレワーク推進賞 「特別賞」を受賞した同社は、リモートで働く社員をチーム化した「リモートチーム」の構築を行い新しい働き方に取り組んでいます。
具体的には、オフィスの他に自由が丘に大きめのマンションを借り上げてワークスペースとし、社員が使えるコワーキングスペースのような位置づけでテレワークを推進。リモートであるため出社の必要は無く、気が向いた時に利用するといったような使い方を推進しています。
これにより完全なテレワークではなくコミュニケーションを図れるテレワークとしてチームビルディングも可能となり、チームメンバーの協調が必要な業務も遂行できるようになりました。
チャットツールの導入により、コミュニケーションを活性化|株式会社HBLab
出典:HBLab
株式会社HBLabはベトナムに本社を置き、東京を神奈川に日本オフィスを設けて日本企業向けのオフショア開発事業を行っている企業です。
同社は社内のコミュニケーションツールとしてChatworkを導入。ユーザー名にニックネームを付けてやり取りするといった活用を行い、手軽なコミュニケーションツールとして定着させることに成功しました。
【最新】社内コミュニケーションツール7選!メリットや注意点も解説
テレワーカーとオフィスで働く従業員とのコミュニケーションを円滑にするためには、社内コミュニケーションツールが必要不可欠です。関連記事「【最新】社内コミュニケーションツール7選!メリットや注意点も解説」で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
ICTツールの活用で得られるテレワークのメリット
ICTツールでデメリットが最大限に解消できることを説明しました。それでは、実際にテレワークを導入すると、どのようなメリットが受けられるのでしょうか。
以下ではテレワーク導入の5つのメリットを詳しく紹介していきます。
メリット1:交通費・出張費などの経費削減
テレワーカーは通勤交通費が不要となります。また、環境さえ整えば全国どこでも業務を行うことが可能です。これにより交通費や出張費など、従業員の移動コストが削減できます。
他にもオフィススペースの削減や時間外手当の削減など、さまざまなコスト削減効果が見込めます。
厚生労働省が委託し運営しているテレワーク相談センターによると、テレワークによるオフィスコスト削減の事例として年間約1,500万円のオフィスコスト及び年間約3,000万円の時間外手当コストを削減した企業もあるとのです。
【事例付き】5分でわかるコスト削減!必要なポイントや実施手順などを解説
関連記事「【事例付き】5分でわかるコスト削減!必要なポイントや実施手順などを解説」では、「自社のコストを削減するのは難しいのではないか」とお考えの方に、実施すべきポイントをわかりやすく解説しています。合わせてお読みください。
メリット2:多様な人材の確保
テレワークは場所と時間を選びません。そのため、自社でWeb面接などといった遠隔でも面接を行える環境を整備すれば、地方在住者や海外在住者など、多様な人材を確保できます。
特に中小企業では、全国的に人手不足も深刻な問題です。採用規模を全国的に拡大すれば、今まで見込めなかったような思わぬ人材を獲得することも充分に可能であるといえます。
メリット3:企業イメージの向上
テレワーク導入による働き方改革を進める企業は、いわゆるホワイト企業と見られることが多くあります。
一般財団法人 日本次世代企業普及機構が主催する「2018年 第3回 ホワイト企業アワード」ではテレワーク部門が設立されるなど、各社が積極的に働き方改革への取り組みをアピールしており、テレワークの導入がイメージ向上に一役買っていることがうかがえます。
ワークライフバランスが重視される採用時のブランディングとしてもテレワークは有効な手段といえるでしょう。
実際に、株式会社DYMが2021年卒業の就活生849人を対象に「企業に求める条件」を質問したところ、「テレワーク・リモートワークなど場所に縛られない働き方」と回答した学生は321人にも昇りました。
出典:株式会社DYM「就職活動に関する調査」
さらに、「残業時間の上限規制」「男女に関わらず育児や介護と両立できる業務制度の推進」が上位2項目に来ていることは、まさに多くの未来の人材がワークライフバランスの充実を企業に求めている、と断言できます。
メリット4:災害時のリスクを分散(BCP対策)
万が一、大規模災害が発生して本社や支社が壊滅的な被害を受けた場合でも、被害のない地域で働くテレワーカーにより経営への影響を最小限にとどめることが出来ます。システムの負荷分散と同様に、人的リソースの負荷分散を行えるということです。
また総務省では、新型インフルエンザなど感染症への対応策としても有効だと判断されています。2020年に入りコロナ禍に見舞われましたが、テレワークを既に導入していた企業はそのまま事業を継続でき、導入していなかった企業よりも有利だったといえるでしょう。
メリット5:離職率の低下
時間や場所にとらわれない柔軟な働き方であるテレワークは、従業員にとってワークライフバランスを実現するために欠かせない制度です。ワークライフバランスを実現すると従業員は会社に対する不満が減少し、「長くこの会社で働きたい」と考えるようになります。
実際に総務省主催の平成29年度テレワーク先駆者百選に選ばれた「株式会社ガイアックス」では、2015年度に38%あった離職率が、テレワークを導入した翌年2016年度には8%にまで下がりました。
担当者が押さえておくべきテレワークの5つのメリットを事例付きで解説
テレワークのメリットについてさらに詳しく知りたい方は、関連記事「担当者が押さえておくべきテレワークの5つのメリットを事例付きで解説」で解説しているので、合わせてご覧ください。
テレワークのデメリットを解消するITツール5選
ここからは、テレワークを効果的に運用するためのお役立ちツールを紹介します。紹介するツールはどれも多くの企業で導入されているITツールの中では代表的なものであり、高い機能性を期待できます。自社の運用の際には参考にしてみてください。
①Web会議ツール
Zoom ミーティング
Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。
通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。
Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。
ブイキューブが提供するZoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことが可能です。
投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。
また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。
Zoomの有料版を使うべきメリットとは?
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは?無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。
②ビジネスチャットツール
Chatwork
出典:Chatwork
Chatwork株式会社が手掛ける「Chatwork」は、簡易化されたチャット機能に加えて、タスク管理やビデオ機能なども実装されているツールです。対象企業は非常に幅広く、2019年3月段階で約22万社の企業に愛用され、企業の効率的なコミュニケーションの実現を後押ししています。
③勤怠管理ツール
ジョブカン
出典:ジョブカン
株式会社Donutsが提供する「ジョブカン」は、導入実績4万社を超える勤怠管理システムです。従業員の有給休暇取得状況をリアルタイムで確認できる機能があるため、長時間労働を是正して働き方改革を徹底していきたい企業にとっては有用であるといえるでしょう。
手持ちのデバイスやICカードなど、さまざまな打刻方法が使用できるのも魅力です。
④スケジュール管理ツール
サイボウズOffice
出典:サイボウズ Office
株式会社サイボウズによる「サイボウズOffice」は、中小企業向けに開発されたコミュニケーションツールです。
このツールはチームメンバー全員のスケジュールが見られるだけでなく、メッセージ機能も搭載されているので、さまざまなニーズに合わせて活用できることでしょう。情報通信業をはじめ、官公庁やサービス業など業種を問わず愛用されています。
テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール22選
関連記事「テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール22選」では、テレワークで必須となるツールについて本記事よりもさらに詳しく解説しています。さらにICTツールについて知りたい方は、ぜひこちらも合わせてご覧ください。
テレワークは導入すべきか?
テレワークによるデメリット・メリットを一通り見てみましたが、どれも腑に落ちる内容だったかと思います。この場合、「テレワークを導入するか否か」という0か100かの判断になりがちです。
しかし、初めてテレワークを導入する際には、ある程度限定的な運用を行うことで、メリットを最大限に活かし、かつデメリットを最小限に抑えるということが可能になります。つまり、「まずはテレワーク導入の効果が高い部門・人を洗い出し、限定的に導入してみる」ということです。
ITツールでデメリットが解消できることは既に説明しました。その上で、テレワークを導入するにあたっては、全社一斉に適用するのではなく、「人事」「事務」「営業」などの部門や、育休(産休)対象の従業員に限定して適用するのが良いでしょう。実際、これらは多くの企業で実践されている導入方法です。
上記のように、比較的テレワークに馴染みやすい部門や人から順次制度を適用していくことをおすすめします。
テレワーク導入で成功した企業の中でも、短期間だけ導入して業績を伸ばした企業はありません。テレワークを導入するにあたっては、社内ルールの作成や対象社員の決定、ITツールの整備など、さまざまなプロセスを経る必要があります。そのため、テレワークの効果は中長期的に見ていく必要があるともいえるでしょう。
テレワークに必要なICTツール完全比較ガイド
「自社のテレワークに役立つツールが分からない」とお悩みの方も多いと思います。ブイキューブの資料「テレワークに必要なICTツール完全比較ガイド」では、数あるツールを徹底比較してポイントを解説しているので、あわせてご覧ください。本資料のダウンロードはどなたでも無料で行えます。
まとめ|デメリットも正しく理解することで、効果的なテレワークの実現を
テレワークの導入にはいくつかのデメリットがあります。しかし、適切な導入と運用を心がければ、デメリットを最小化し大きなメリットを享受することも可能です。上手く活用できれば、一般的に「難しい」と言われている働き方改革やワークライフバランスの充実も実現し、先進的な企業に成長できることも有り得ます。
これからテレワークを導入しようと考えている企業であれば、まずは限定的・段階的な導入を心がけ、ICTを効果的に活用しつつ社内に定着させることを目指してみましょう。
無料トライアルを実施しているITツールも多いので、気になるツールがあればチェックしてみてください。