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リモートワークとは?導入の事例や注意すべきポイントを解説

リモートワークとは?導入の事例や注意すべきポイントを解説

政府が進める働き方改革に伴い、リモートワークという働き方が注目を浴びています。自社でもリモートワークを導入したいという企業も多いのではないでしょうか。

リモートワークとは、チャットツールやWeb会議システムといった様々なITツールを活用することで、従業員のオフィス外での勤務を可能にすることです。

インターネット環境の普及によって、必ずしも従業員がオフィスで業務を行う必要はなくなりました。

自宅やコワーキングスペース・カフェなど、従業員が自由に働く場所を選ぶことによって、個人の生産性を上げることや企業のムダを削減することに繋がります。

しかし、リモートワークは必ずしも企業にメリットだけをもたらす訳ではありません。誤った運用の仕方をすると、機密情報の漏えいなどのリスクが高まります。

今回は、そもそもリモートワークとは何なのかという点から導入するメリット、そして、情報漏えいのリスクを回避するセキュリティ対策の秘訣に関して解説していきます。

企業のリモートワーク推進担当者は、正しくリモートワークについて理解し効果的な運用を目指しましょう。

リモートワークとは、場所や時間にとらわれない働き方

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リモートワークとは、会社のオフィスから離れた場所(リモート)で、従業員が業務を行う勤務形態です。

自宅で作業をする「在宅勤務」をはじめ、コワーキングスペースやカフェなど場所や時間にとらわれない働き方を可能にします。

似た言葉にテレワークがありますが、リモートワークと同義と捉えて問題ないでしょう。詳細な定義では、テレワークがフリーランスや個人事業主も含めた働き方なのに対して、リモートワークは会社に雇われている従業員の働き方を指します。しかし、厳密に使い分けて使用されることはほぼありません。

リモートワークは、頻繁な対面でのコミュニケーションを必要としない事務作業や資料作成や管理といった業務を中心に、企業に導入が進んでいます。

限定的にリモートワークを導入する企業がほとんど

多くの企業では、完全にリモートワークを採用するのではなく、週に数日はリモートワークでの勤務を可能としているケースが多くなっています。オフィス勤務とリモートワークを柔軟に使い分けることによって、従業員の働き方の選択肢を増やすことができます。

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出典:東京都産業労働局「多様な働き方に関する実態調査

東京都産業労働局が、都内企業1万社に実施した「多様な働き方に関する実態調査」によると、テレワーク経験者の過去1年間のテレワーク実施頻度は、「月数回程度」が43.2%、「週数回程度」が30.2%となっており、限定的にテレワーク(リモートワーク)を導入していることが伺えます。

テレワークと通常の出社をうまく組み合わせることによって、テレワークの問題点である「コミュニケーション不足」や「社員の孤独感」といったデメリットを緩和させることができます。特に社員が慣れていないテレワーク導入の初期段階では、限定的な頻度での導入が望ましいと言えるでしょう。

リモートワークを導入するメリット

企業がリモートワークを導入するメリットは、主に4つあります。

1.従業員の通勤時間の削減

企業がリモートワークを導入する最大のメリットは、従業員の通勤時間を削減することが可能です。

都心部にオフィスを構える企業の場合、従業員は満員電車の中で、長時間の通勤を強いられるケースが多々あります。これは従業員のストレス増加や疲労の蓄積につながり、業務パフォーマンスの低下に直結します。

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出典:アットホーム株式会社「電車通勤実態

不動産情報サービスの「アットホーム株式会社」が20代〜30代の一人暮らし会社員を対象に実施した「電車通勤実態」の調査によると、自宅を出てから会社に着くまでの平均通勤時間は片道47分という結果が出ています。往復にすると1日の約1時間30分以上を通勤の時間に当てていることになります。

企業はリモートワークを導入することによって、従業員の通勤時間を削減。通勤にかかるストレスや疲労を取り除くことによって、従業員が最大限にパフォーマンスを発揮できるようにサポートすることができます。

また災害時に交通機関が麻痺した場合でも、リモートワークを採用することによって事業を継続することができるという面もあります。

2.オフィスのコストを削減

自宅やコワーキングスペースなどでの勤務を可能にすることによって、企業はコストを削減することが可能になります。

オフィスでの勤務が不要なので、従来のように従業員一人ひとりにデスクを用意する必要がありません。そのため賃料の安いオフィスへの引っ越しが可能となり、企業のコスト削減へと繋がります。

またオフィスの引っ越しを行わないにしても、出社する従業員が減ることによって、照明や空調といった電力使用を抑えることができ、光熱費の削減を期待することができます。

最近ではリモートワークの導入に合わせて、オフィスに固定の席を設けないフリーアドレス制を採用する企業も増えています。

3.育児や介護による離職率の低下

従業員の育児や介護を理由とした離職を、リモートワークの導入によって防ぐことができます。

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出典:内閣府男女共同参画局「第1子出産前後の女性の継続就業率

内閣府男女共同参画局が平成30年に実施した「第1子出産前後の女性の継続就業率」の調査結果によると、第1子出産を機に離職をする女性の割合は46.9%と非常に高い割合になっています。これは育児と仕事の両立のハードルがいかに高いかを示していると言えるでしょう。

企業がリモートワークを導入し、育児期間の従業員の在宅勤務を認めることによって、今まで通勤に充てていた時間を、保育園や幼稚園への子供の送り向かいに使うことができます。そのため育児をしながらでも仕事を続けられる環境を作ることができるでしょう。

また同様に、親の介護が必要な場合でも、自宅で仕事ができるので、従業員の心身の安定に繋がります。

このように従来は、離職を余儀なくされていた従業員に新しい働き方をしてもらうことによって、企業で長い期間に渡って働ける環境を作ることができます。

4.新たな人材の確保

オフィスから遠く離れた遠隔地に住んでいる人材でも、リモートワークの導入によって、採用することができます。これにより日本全国はもちろんのこと、海外に住んでいる優秀な人材にもアプローチが可能になります。

従来は採用できなかった人材を確保することによって、人材の多様性を促し、企業の成長へと繋げることができるでしょう。

リモートワークを導入するために必要なツール

リモートワークを成功させるためには、事前にしっかりとした準備が必要です。特にコミュニケーションの面では、外部ツールを活用して準備を整えましょう。

どのツールを必要とするかは、企業の業種や業態によって異なります。遠隔にいる従業員とのコミュニケーションや勤務管理のために必要不可欠です。本章では、以下3つのツールについてご紹介します。

  • コミュニケーションツール
  • 勤怠管理ツール
  • Web会議ツール
  • コミュニケーションツール

従来はオフィスで従業員同士が顔を合わせていたため、その場の会話でコミュニケーションを取ることができました。しかし、リモートでの勤務となると、必要な時にコミュニケーションが取れるとは限りません。

そのため「Chatwork」や「Slack」といったWeb上でコミュニケーションを取れるツールの導入が必要です。これらのツールは、チャット機能の他にタスク管理やファイルの添付も可能なので、遠隔でも効率よく業務を進めることができます。

どのツールを採用すれば良いか分からない方は、「遠隔コミュニケーションを実現する方法や事例を徹底解説」にて解説していますので、合わせてお読みください。

勤怠管理ツール

2019年4月に施行された働き方改革の一環で、労働時間の客観的な管理が企業に義務付けられました。そのため従業員がリモートワークを行う際にも、労働時間をしっかりと記録する必要があります。

またリモートワークは、従業員の勤務を直接確認することができないので、長時間労働を招いてしまうことがあります。働きすぎを防ぐためにも、勤怠管理ツールの導入は不可欠です。

勤怠管理ツールには、給与計算や人事労務に関する各種書類手続きが合わせて行えるものが多くあり、管理業務の負担を減らすことができます。

勤怠ツールに関しては、別記事「テレワークで従業員の勤怠管理をするには?管理のポイント、おすすめツールなどを紹介」にて解説していますので、合わせてお読みください。

Web会議ツール

Web会議ツールを活用すれば、遠隔でもお互いの顔を見ながら会議ができます。最近は高画質で接続が安定したツールが多く、ストレスなく円滑に会議を進めることが可能です。

最大で12名の同時接続が可能なツールもあり、1対1だけでなくチームでミーティングをすることができます。資料や画面の共有もできるので、リモートワークを導入する企業には必須のツールです。

映像や音声を用いて従業員とやり取りをするWeb会議ツールは、ベンダーから様々な製品が提供されています。

自社に導入すべきおすすめツールを知りたい方は、別記事「遠隔会議とは?導入するメリットとおすすめツール10選をご紹介」にて解説していますので、合わせて参考にしてください。

完璧なビデオ、クリアな音声。インスタント共有「Zoomミーティング」

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出典:Zoom公式ページ

Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。

通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。

Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。

13年連続Web会議の国内シェアNo.1(※)を獲得しているブイキューブが提供するZoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことが可能です。

投票機能ユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。

また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。

※「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」調べ

Zoom ミーティングを見る

Zoomの有料版を使うべきメリットとは?

Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは?無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。

リモートワークを導入する際のセキュリティ対策

テレワークを導入する際に、注意をしたいのがセキュリティ対策です。

従業員がカフェやコワーキングスペースといった公共スペースで作業するシチュエーションが増えるので、今以上に万全なセキュリティ対策が必要となってきます。

セキュリティソフトのインストール

従業員には、会社が指定したセキュリティソフトがインストールされている端末での作業を義務付けましょう。

昨今ウイルスや不正アクセスによって、個人情報や顧客情報が流出するケースが増えています。会社からセキュリティソフトをインストールしたPCを支給する、もしくは従業員の私物の端末にセキュリティソフトのインストールを義務付けることによって、安全な環境での業務を遂行することができるようになります。

端末の紛失や盗難への対策

セキュリティソフトをインストールしても、物理的に端末を紛失する、盗難に合うといったケースがあります。

万が一このような事態になった場合でも、端末にパスワードを設定することやデータ暗号化の技術を利用することによって、重要な情報の流出を防ぐことができます。

従業員のセキュリティ意識の徹底

そして何より大切なのが、従業員のセキュリティへの意識を徹底することです。セキュリティソフトやパスワードの設定を行なっていても、カフェやコワーキングスペースなど公共スペースで業務を行う際に、第三者から覗き見されることがあります。

リモートワークを行う従業員それぞれが企業の機密情報に対して、強いセキュリティ意識を持ち、業務場所や業務方法に細心の注意を払うように徹底する必要があるでしょう。

リモートワークの成功事例

ここから実際にリモートワークを社内の制度として導入している企業をみていきましょう。

リモートワークといっても企業によって、制度はさまざまです。事例を参考に、自社に最適な 導入方法を探っていく必要があるでしょう。

リモートワークが社内制度として浸透し多くの社員が活用|日産自動車

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出典:日産自動車株式会社

「日産自動車株式会社」は、従業員の多様性を活かす「ダイバーシティー&インクルージョン」の一環として在宅勤務制度を導入しています。

製造工程を除く全従業員に2014年1月より、最大で月40時間までの在宅勤務の利用を開始しました。また育児や介護との両立者は、所定労働時間の50%まで上限を拡大。従業員一人ひとりのライフスタイルや価値観を重視した働き方を提供しています。

また、従業員に積極的に在宅勤務制度を利用してもらうために、活用事例を紹介する専用サイトの立ち上げやメルマガの発行。結果的に社内の制度として浸透し、多くの従業員が活用しています。

個人情報を扱う業務に関しても一部在宅で可能|アフラック生命保険

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出典:アフラック生命保険株式会社

「アフラック生命保険株式会社」は、働き方改革「アフラック Work SMART」を実施。全社員が時間と場所に捉われない働き方を実現する環境整備を行なっています。

全社員が在宅勤務制度の利用が可能。情報漏洩対策に有効なシンクライアント形式のPCやタブレットを支給することによって、個人情報を扱う業務に関しても一部在宅での勤務を許可しています。

また、首都圏を中心に全社員が利用できるサテライトオフィスやコワーキングルームを設置することによって、自宅では作業が捗らないという従業員でもリモートワークを気軽に利用することができます。

リモートワーク利用者の71.8%が生産性の向上を実感|カルビー株式会社

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出典:カルビー株式会社

カルビー株式会社は、2017年4月よりモバイルワーク制度を開始。従来より週2日を限度とした在宅勤務制度があったが、利用上限を撤廃し、自宅以外での勤務も可能にしました。

カルビー本社(丸の内)に勤務する約半数以上の社員が制度を利用し、利用者の71.8%が業務効率が向上したとアンケートに回答しています。また利用者からは、「通勤ラッシュの疲労がなく快適に仕事できる」との声が聞かれています。

まとめ|リモートワークは企業に新しいイノベーションをもたらす

企業の継続的な成長や新たなイノベーションを生むためにも、従業員一人ひとりのライフスタイルや価値観を重視する新しい働き方の提案は企業にとって不可欠です。

オフィス以外での勤務を可能とするリモートワークは、従業員の生産性の向上やコスト削減、新たな人材の確保などさまざまなメリットを期待することができます。

コミュニケーションツールやWeb会議ツール、セキュリティソフトなどの事前準備をしっかりと行い、万全の体制でリモートワークを導入しましょう。

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ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。