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時間外労働の上限規制など働き方改革関連法案が、2019年4月より本格的に施行されるの受け、企業においてはますます働き方改革の必要性が迫られています。


従来より従業員が働きやすく、また生産性を高めるために、ワークスタイル変革の実現に向けて動き出す必要がある現在。ここではワークスタイル変革の目的から、実際に変革に取り組む企業事例を紹介。ワークスタイル変革について、改めて考えていきましょう。

ワークスタイル変革とは?

まずはワークスタイルとは何を指すのかといった基本から、ワークスタイル変革が求められる背景について紹介していきます。


そもそもワークスタイルとは?

ワークスタイルという言葉自体は「仕事のやり方」という意味があります。働き方改革のなかで取り上げられる「ワークスタイル」という言葉は、立場によって捉え方が異なり、例えば個人であれば在宅勤務や育児・介護との両立など、自身の生活に合った仕事のやり方を指します。一方企業側からすれば、働く環境や仕組みなどを指します。


ワークスタイル変革が求められる背景

日本が経済成長を遂げていた頃は、人口構造を見ても現役世代(主に20代〜60代)の比率が大きい状態でした。この時期は早く安く大量に作ることで市場のニーズを満たせるため、「24時間戦えますか」というCMのキャッチコピーが引き合いに出されるように、より長く働くことが利益につながっていました。


また重工業中心であるため、女性よりも筋肉の多い男性のほうが業務に適していることもあり、女性は家庭に入り、男性に長く働いてもらうほうが企業にとっては生産性の向上につながっていた時期でもあります。


しかし現在はご存知の通り、高齢者の比率が高まり、現役世代の比率は低下。経済発展を遂げ、安定期に入る先進国でみられるこの時期は、同時に長時間働くことで大量の製品を生み出すということが難しくなります。これまでのように男性に長く働いてもらうというやり方では、経済発展が難しい状況にあり、短時間で成果を生み出すことが求められます。

 

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(画像引用元:サイボウズ流 ワークスタイル変革スタートブック


そのほか現在のようにインターネットが発達した環境においては、世界各国の製品・サービスが消費者にとっての選択肢となります。つまり国内の製品を必ずしも国内の消費者が購入するとは限らず、世界の製品・サービスがフラットに競争を強いられる、いわゆるグローバル化の状態です。


世界で戦うには当然、日本人の価値観のみで世界から必要とされる製品・サービスを生み出すことは難しく、「ダイバーシティ」という言葉でも表現されるように、外国人の受け入れなど多様なバックグラウンドを持つ従業員を受け入れる環境へと整備していく必要もあるでしょう。


こういった背景もあり企業では、残業削減や多様な従業員への対応などワークスタイル変革に取り組む必要があるのです。

 

そもそもダイバーシティーとは?

ダイバーシティとは、多様な人材を積極的に活用しようという考え方のことです。つまり、性別や人種の違いに限らず、年齢、性格、学歴、価値観などの多様性を受け入れ、広く人材を活用することで生産性を高めようとするマネジメントのことです。これによて、雇用・就業分野の拡大を行い新たな雇用機会の確立で新市場を開拓し、需要拡大といった社会的好循環も期待できます。

これからの企業には「ダイバーシティマネジメント」で好感度を上げた経営手法を実践し、企業価値を高めていくことが求められています。

 

詳細については、「ダイバーシティマネジメントとは?解決すべき社会課題を交えて解説」をご覧ください。

ワークスタイル変革の目的とは?

ワークススタイル変革の目的は、個人・企業によってもさまざまかと思いますが、ここでは代表的な3つを紹介していきます。


労働生産性の向上

2019年4月から始まった時間外労働の上限規制などにともない、今後はますます残業しにくい環境になることが考えられます。そこで短縮した労働時間のなかで、いかに高い成果を出すかといった部分を考えていく必要があります。


会議や業務、また利益があまり出ずに惰性で続けている事業など、無駄と思われる部分の削減をはじめ、在宅勤務の導入やオフィス環境の工夫など社員がより集中して仕事に取り組める環境へと整えていく必要があります。


また社員がより働きやすい環境を作ることで結果的に社員の幸福感が増し、離職率が低下したり、個人の業務効率化によって企業全体の生産性も向上したりするなど、結果的に企業にとっての利益につながるはずです。


多様な人材の受け入れによるグローバル化への適応

外国人人材の受け入れなど、ワークスタイル変革によって多様性への理解も進めていく必要があるでしょう。例えばさまざまな国籍やバックグラウンドを持つメンバーが在籍することで有名な「株式会社メルカリ」では、Diversity & Inclusion Teamというメンバーが中心となって、社内における多様性への理解を進めています。ハラールやLGBTなどに関するワークショップを定期的に開催することで、社員同士の理解を深めているといいます。


イノベーションが起きやすい環境の創出

オープンイノベーションなど他企業や大学、研究機関など、社外から新たな技術やアイデアを募ることで、革新的な製品・サービスを生み出しやすい環境への整備も求められます。社内人材のためにも異業種間の交流や、他企業との共同研究開発が実施しやすい環境へと整えていくことで、よりイノベーションを創出しやすい状態を作り上げていくことも、目的の1つとなるでしょう。

ワークスタイル変革への具体的な取り組みとは?

次にワークスタイル変革への具体的な取り組みについて、紹介していきます。


仕組み自体の変革

ワークスタイル変革においては、まず個々人に焦点を充てるのではなく、そもそもの仕組みから変革するほうが効果は大きいでしょう。


例えば「丸亀製麺」を展開する「株式会社トリドールホールディングス」ではこれまで、対面以外のコミュニケーションでは電子メールが中心でした。そのため各店舗や部下からメール内容を緊急度ごとに整理、また返信する作業に追われ、本来実施すべき業務に集中できないという課題がありました。


そこで業務の効率化を図るために社内SNSを導入。社内SNSであれば、そもそも部署・プロジェクト単位ごとにグループが作れるため、メール内容の整理が不要に。またこれまでは部長から指示が課長に伝わり、そこから各店舗の店長へ伝わるという非効率な伝言ゲームが行われていました。しかし社内SNSにしてからは、部長・課長・店長の全員が含まれるグループに向けて指示を出すことで、フラットに情報が伝わるようになったそうです。


メールで情報を伝達する仕組みから、社内SNSを通じて伝達するという仕組みへと変えることで、効率化につながったといえます。


労働時間の削減と業務効率化をセットで考える

育児や介護との両立、またプライベートの充実など社員のワークライフバランスを考慮するためにも、労働時間の削減にも取り組みたいところ。


働き方改革関連法案の施行により、今後はますます残業が是正される方向にあることからも、労働時間の削減は必須といえます。一方で労働時間の削減のみでは企業の競争力が低下する恐れもあることから、従来と同じ仕事量を維持しながらいかに労働時間を短縮するのか、つまり業務効率化もセットで考えていきましょう。


雇用形態の選択肢の多様化

従業員が家庭と仕事を両立できる環境を整えるために、社員かそうでないかといった選択肢だけでなく、社員のなかでも時短で勤務する社員や、また定年退職後も働いてもらう嘱託社員など雇用形態に多様性をもたらす必要性も出てきます。


育児や定年で辞めてしまう優秀な人材の確保にもつながりますし、雇用形態の選択肢が複数あることで求職者に対しても、働きやすい会社としてアピールにつながるはずです。


また業務効率化という観点では、業務委託や地方の在宅ワーカーなどを活用することで人件費を抑えながら生産性の向上も期待できるでしょう。


ICTツールの導入

ICTとは、インターネットなどの通信技術を活用した製品やサービスを指します。例えば在宅勤務を導入する場合、Web会議システムなど、社内外の人間が過不足なくコミュニケーションできるツールの導入は必須といえます。


またこれまでのように紙やエクセルでの運用から、グーグルスプレッドシートのようにクラウド型のオンラインツールに切り替えることで、回覧や修正がともなう出し戻しの手間を省くこともできます。

 

ワークスタイル変革に役立つ4つのICTツールを紹介

ワークスタイル変革に取り組むにあたって欠かせないICTツール。適切なICTツールを用いることで、労働生産性を高めるとともに就業機会の拡大に寄与することが期待されます。この章では、代表的な4つのICTツールについてご紹介します。

 

  1. 1.Web会議

Web会議とはパソコンやタブレット、スマートフォンを使ってオンラインで行う会議です。営業所や支社が複数あるような企業や、取引先とのコミュニケーションが要求される企業に適したツールです。

 

※もしも、この記事を読んでいる方の中で、会社でWeb会議の導入をお考えの方がいらっしゃいましたら、「チェックで比較!正しいWeb会議ツールの選び方」もお読みください。資料は、どなたでも無料でダウンロードができます。

 

  1. 2.ビジネスチャット

メールよりも気軽にコミュニケーションを図ることができ、コミュニケーションの速度を高めることが期待できます。

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  2. 3.オンラインストレージ

データをクラウド上に保管することで、どこからでも必要なときに必要なデータのアクセスすることができます。このようなツールはビジネスチャットと連携し、さらに仕事の効率を上げることも可能です。

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4.ERP

ERPとは企業の中枢となる経営管理システムのことです。経営資源であるヒト・モノ・金・情報を適切に分配することを目的に導入されます。

 

さらに詳細を知りたい方は「働き方改革を実現するために有用なITツールの種類と活用事例」をご覧ください。

ワークスタイル変革を阻む課題

ワークスタイル変革においては課題も存在するため、以下で紹介する内容を考慮した上で取り組みたいところです。


経営層や管理層の理解が乏しい

現場の従業員はワークスタイル変革を願っていても、そもそも経営層や管理層が現場の声や変革に無頓着な場合もあります。こういった場合、意義や目的など抽象的な内容でワークスタイル変革を求めても難しいため、現場従業員の実際の声を集めた調査報告書や、非効率な業務の現状など具体的な情報をもとに経営層や管理層を説得する必要があります。


従業員の残業代への期待

ワークスタイル変革にともなう労働時間の短縮で、従業員のなかにはこれまでの残業手当分、受け取る給料が減るのではないかといった不安・反感が出る場合もあります。純粋に労働時間の短縮を喜ぶ社員ばかりではないため、削減した残業代を社員に還元する仕組みの導入もあわせて検討したいところです。


例えば、「三菱地所プロパティマネジメント株式会社」は2016年度から残業削減に向けた取り組みを実施。2017年度は残業時間を3割減らすことに成功し、削減した残業代にあたる約1億8000万円分を社員に還元したといいます。


また電子部品を製造販売する「アルプス電気」は、前年同期との残業時間を比較して、削減できた費用の3分の1を社員に還元する仕組みを導入。削減した残業代を還元する仕組みを導入することで、従業員からの反発は防げるはずです。


ICTツールへの理解不足

ワークスタイル変革においては、ICTツールを導入する機会も増えてくるかと思います。しかし従業員のなかには、こういった新しいツールへの抵抗を示す人も出てくる可能性があります。


そのため、導入した後の操作は従業員に任せっきりになるのではなく、ICTツールの操作に詳しい情報システム部門の人員などが定期的に操作方法のワークショップ等を開催し、新ツールの利用におけるハードルを下げていくような工夫が求められます。

ワークスタイル変革に取り組む企業事例3選

最後にワークスタイル変革に取り組む企業事例を、「サイボウズ流 ワークスタイル変革スタートブック」、また日経BP社より発行の「絶対失敗しない ワークスタイル変革」のなかから抜粋して紹介します。具体的な事例を参考にしながら、自社での取り組みについて考えてみましょう。


サイボウズ株式会社:子供の発熱など急な用事はチーム全員でサポート

国内においてクラウド型のグループウェアを提供する「サイボウズ株式会社」では、自社のツールを利用して、さまざまなワークスタイル変革に取り組んでいます。その1つが、子供の急な発熱など突発的に起こる用事に対して、チームメンバー全員でサポートする仕組み。


例えば子供が急な発熱となり看病する必要が出た場合、情報共有ツールとして利用している「ガルーン」上のスケジュール機能で、在宅勤務を行いたい旨を宣言。

 

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(画像引用元:ガルーン


仮にその日にアポイントが入っていた場合、上司や同僚を含めて代わりに対応してもらえるメンバーにヒアリング内容などの情報を自宅から共有をしておくことで、即時に在宅勤務できる環境が整っています。


リクルートマネージメントソリューションズ:テレワークの導入で8割近い社員が生産性の高まりを実感

企業向け研修やコンサルティングを提供する「リクルートマネージメントソリューションズ」では、仕事の効率化を図るためにテレワーク制度を導入。「1日在宅勤務」と、担当する顧客企業先から直行・直帰して自宅で業務が行える「直行前・直行後勤務」の2パターンを用意しています。


その結果、在宅勤務を実施する前に会社でやれることと自宅でできることの切り分けや、自宅での業務に集中するために必要な、対面コミュニケーションによる内容のすり合わせを事前に終わらせておくなど、社員の時間管理に対する意識が向上。制度を利用する社員のうち約8割が生産性の向上を実感し、また9割近い上司が、部下の生産性向上を実感しているといいます。


小岩井乳業:iPad導入で営業担当者のテレワークが容易に

「生乳 100%ヨーグルト」などの乳製品を提供する「小岩井乳業株式会社」では、2014年4月から営業担当者を中心にiPadを導入。取引先間の移動時間など隙間を利用して、メールのチェックや販促資料の取り寄せ、最新の販売実績の確認などが行える環境へと整備しました。


会社に戻らずともiPad上で営業日報の記入や部下の日報の確認などが行えるため、取引先から直帰できるように。管理職からは「会社に戻る必要がないため時間を有効に使える」など、テレワークのできる環境を評価する声があがっているようです。

ワークスタイル変革を通じて従来の働き方を変える決断を

現役世代の人口減少を背景に、従来の長時間労働や男性のみが仕事を続けるといった働き方では、企業にとってビジネスを継続していくことは困難な状況にあります。


つまり短い時間でいかに成果を出すか、女性が働き続けられる環境をいかに整えられるかといったことを実現するために、ワークスタイル変革は避けては通れません。今回紹介した内容を参考に、できる部分からワークスタイル変革に取り組んでいきましょう。

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