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ワークスタイル変革を徹底解説!目的や今すぐ取り組むべき施策3つと成功事例4選

ワークスタイル変革を徹底解説!目的や今すぐ取り組むべき施策3つと成功事例4選

2019年4月より施行された「働き方改革」により、企業において、ますます個人の働きやすさが求められるようになりました。

その内容には、労働時間の短縮や、ワークライフバランスの充実、そして有給休暇義務化などの施策があります。労働人口減少といった追い風の中でも、上記の施策を行いつつ企業としてのパフォーマンスを上げ続けるには、現在の働き方にいつまでも固執しているのは無謀の策でしょう。

従業員それぞれが生産性を高められるような労働環境の構築、つまり企業における「ワークスタイルの変革」が求められているのです。ワークスタイルは、文字通り「仕事のやり方」を指します。

そこで本記事では、ワークスタイル変革の目的から、実際に変革に取り組む企業事例をご紹介します。自社におけるワークスタイル変革について、改めて考えていきましょう。

ワークスタイル変革とは?注目される背景と目的について

まずは、ワークスタイルとは何を指すのかといった基本から、ワークスタイル変革が求められるように背景について理解していきましょう。

そもそもワークスタイルとは?

ワークスタイルには、「仕事のやり方」という意味があります。

この言葉は、個人に対しても、また企業に対しても用いることができます。

例えば「Aさんのワークスタイル」と言う時には、Aさん自身の仕事への取り組み方を指します。例在宅勤務や育児・介護との両立など、自身の生活に合った仕事のやり方が含まれます。

一方「企業Aのワークスタイル」といった場合には、企業Aの社風や制度を意味します。フレックス制度やフリーアドレス制、リモートワークの可否など、社員の働き方に影響を及ぼすルールや規制の全てが含まれます。このトップダウンの施策は、「働き方改革」とも表されます。

ワークスタイル変革が求められるようになった背景と目的

さて、個人にも企業にも用いられる「ワークスタイル」ですが、なぜ変革が求められるようになったのでしょうか。

それには、下記のような複数の理由と目的が考えられます。

 

ワークスタイル変革が求められる背景

ワークスタイル変革の目的

1

労働人口の減少

一人ひとりの労働生産性の向上

2

外国人人材の増加

多様な人材の受け入れによるグローバル化への適応

3

ITの発展

子育てや介護と両立したい人や遠方滞在者でも働きやすい職場の実現

一つずつ、詳しく説明していきたいと思います。

1. 労働人口の減少によって、生産性が重要視されるようになった

日本が経済成長を遂げていた頃は、人口構造を見ても現役世代(主に15〜64歳)の比率が大きい状態でした。

この時期は早く安く大量に作ることで市場のニーズを満たせるため、より長く働くことが利益に繋がっていたといいます。

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(画像出典:内閣府|令和元年版高齢社会白書

しかし現在は、高齢者の比率が高まり、労働現役世代の数は上の図(赤色部分)のように、年々縮小している傾向にあります。

そこで、少ない人数でもより高いパフォーマンスを出し続けられるよう、社員一人ひとりの生産性が求められるようになったのです。

2019年4月から始まった「時間外労働の上限規制」などに伴い、今後はますます残業しにくい環境になることが予想されます。企業担当者は、短縮した労働時間のなかで社員にいかに高い成果を出してもらうかといった生産性を考えていく必要があるでしょう。

長時間労働については、別記事「長時間労働の原因と、改善のために取り組むべき5つの対策を徹底解説」にて詳しく紹介しております。合わせてご確認ください。

2. 外国人人材の増加によってダイバーシティが求められるようになった

日本におけるワークスタイル変革が求められるようになった2つ目の要素は、インバウンド需要の増加です。

ビジネスの根幹には、toBであれtoCであれ「人と人との関わり」がありますが、日本以外の異文化が交わることによって、言語的・文化的・社会的な変化や衝突が生じます。

社内の日本人比率が100%でも、自社の商品やサービスにグローバル展開の余地があるのなら、社内会議や資料の使用言語が将来的に英語に変わる可能性もあるでしょう。また、外国人人材を雇用している職場では、彼らの母国帰省のタイミング確保や、宗教への配慮など、ワークライフバランスへの理解が必要となります。

実際に、どれくらいの外国人人材が日本を訪れているか、下記2つの数字から調査してみました。

①日本における外国人労働者数の推移
②訪日外国人数の推移

①日本における外国人労働者数の推移

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(画像出典:厚生労働省|「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(平成30年10月末現在)

厚生労働省によると、2018(平成30)年時点における外国人労働者数は146万463人で、平成19年に外国人を雇用している状況の届出が義務化されて以降、過去最高を更新しました。

②訪日外国人数の推移

また1964年以降から現在(2018年)にかけての訪日外国人数も、大幅に右肩上がりの傾向にあります。2018年時点では、3,219千万1,856人を記録する形となりました。

実際に、主要観光地だけでなく、総合スーパーや交通機関、また教育の場においても、英語を始めとする多言語対応や、外国人消費者の文化を理解している人材のニーズが高まっています。

この通り多くの外国人人材が流入することにより、職場において求められるワークスタイル変革は、ダイバーシティの推進です。

ダイバーシティとは、多様な人材を積極的に活用しようという考え方のことです。つまり、性別や人種の違いに限らず、年齢、性格、学歴、価値観などの多様性を受け入れ、広く人材を活用することで生産性を高めようとするマネジメントのことです。

これによって、雇用・就業分野の拡大を行い新たな雇用機会の確立で新市場を開拓し、需要拡大といった社会的好循環も期待できます。

例えばさまざまな国籍やバックグラウンドを持つメンバーが在籍することで有名な「株式会社メルカリ」では、Diversity & Inclusion Teamというメンバーが中心となって、社内における多様性への理解を進めています。ハラール(厳格なイスラム法上でも食べることが許されているもの)やLGBTなどに関するワークショップを定期的に開催することで、社員同士の理解を深めているといいます。

ダイバーシティの詳細については、「ダイバーシティマネジメントとは?解決すべき社会課題を交えて解説」をご覧ください。

3. ITの発展により労働ニーズが変化し、働きやすい職場の実現が求められるようになった

戦後の産業革命〜1990年代は、重工業中心の市場であったため、女性よりも筋肉量の多い男性の方が業務に適している職場が少なくありませんでした。女性は家庭に入り、男性に長く働いてもらう方が、企業にとっては生産性の向上に繋がっていた時期でもあります。

一方で、2000年代に入りインターネットが普及したことで、労働における重工業以外の選択肢が大幅に拡充されました。

商社や銀行といった日本の老舗産業が重鎮する傍で、後発のITベンチャー企業が世界各国へのグローバル展開を成功させたり、個人でも「フリーランス」「ワーキングホリデー」「ノマドワーカー」として、パソコン一台でどこでも仕事をするような働き方を、男女問わず確立できることが一般的となっています。

フルタイム勤務や出社がビジネスにおいても重要視されていた従来は、こうした自由は働き方を毛嫌いするような風潮も否めませんでした。しかし、日本社会全体において人手不足が叫ばれる現代、「猫の手も借りたい」状態の企業に、かつての就労条件に固執している余裕はもはやありません。

自社のワークスタイルにリモートワークや時短制度を採用することで、子育てや介護と両立したい人や遠方滞在者にとっても、伸びのびと働きやすい職場に改善することができるでしょう。

ワークスタイル変革への具体的な取り組みとは?

日本における人口減少や外国人人材の増加、またITの発達といった社会変化に沿って、個々の生き方に合わせたワークスタイルへの柔軟性が求められるようになった背景と、その目的について説明しました。

そこで本章では、ワークスタイル改革について、企業が行える具体的な取り組みについて、紹介していきます。

自社の雇用形態やルールの見直し

ワークスタイル変革においては、個々人に焦点を充てるのではなく、そもそもの企業ルールや制度から変革する方が大きな効果が見込まれるでしょう。

「残業が当たり前」
「従業員が残業代をあてにしている」
「長時間労働がその人の”頑張り”だと見なされる」

このような価値観がはびこっている場合は、そもそもの企業意識を見直し、制度として落とし込む必要があります。

▼自社の雇用形態改革
ワークスタイル改革にスポットライトが当たるようになった背景の一つに、多様な働き方へのニーズ向上がありました。

多様な働き方というのは、具体的には、育児や介護との両立、またプライベートの充実など社員のワークライフバランスを考慮した施策のことです。

従業員が家庭と仕事を両立できる環境を整えるために、雇用形態に関わらず、時短勤務や、定年退職後も働いてもらう嘱託社員、リモートワーカー(在宅ワーカーや海外移住者、地方移住者含む)など、雇用形態の多様化を検討しましょう。

育児や定年で辞めてしまう優秀な人材の確保にも繋がりますし、雇用形態の選択肢が複数あることで求職者に対しても、働きやすい会社としてのアピールとなるはずです。

また、働き方改革関連法案の施行により、今後はますます残業が是正される方向にあることからも、労働時間の削減は必須といえます。

「仕事用のPCの自宅持ち帰りを禁ずる」

「夜20時以降の社外連絡を控える」

「残業代を削減する」

こうした残業規制を設けるのも一つの手です。

労働時間の削減のみでは企業の競争力が低下する恐れもあることから、従来と同じ仕事量を維持しながらいかに労働時間を短縮するのか、つまり業務効率化もセットで考えていきましょう。

自社ルール改革
例えば「丸亀製麺」を展開する「株式会社トリドールホールディングス」では、従来、対面以外のコミュニケーションを電子メール中心に行なっていました。そのため、社内外のメール内容を緊急度ごとに整理・返信する作業に追われてしまい、本来実施すべき業務に集中できず、残業時間に持ち込んでしまうといった課題がありました。

そこで、業務の効率化を図るため、社内SNSを導入。部署やプロジェクト単位ごとにグループを作成し、メール内容の自動整理化を実現しました。また、部長・課長・店長の全員が含まれるグループに向けて指示を出すことで、社内で伝書鳩的な役割を担う工数が減り、情報が迅速かつフラットに伝わるようになったそうです。

メールで情報を伝達する仕組みから社内SNSを通じて伝達するという仕組みへと変えることで、業務の効率化を成功させた好事例であるといえます。

なお、社員がより働きやすい環境を作ることは、結果的に社員の幸福度UPにも繋がります。離職率が低下したり、個人の業務効率化によって企業全体の生産性も向上したりするなど、結果的に企業にとっての利益に還元されるはずです。

ICTツールの導入

ワークスタイル変革に多大なインパクトをもたらす取り組みとして欠かせないのが、ICTツールの導入です。ICTとは、インターネットなどの通信技術を活用した製品やサービスを指します。

例えばリモートワークを導入する場合、Web会議システムなど、社内外の人間が過不足なくコミュニケーションできるツールの導入は必須でしょう。

またこれまでのように紙やエクセルでの運用から、Googleスプレッドシートのようなクラウド型オンラインツールへと切り替えることで、複数アカウントからの同時閲覧・修正が可能になり、書類の出し戻しといった手間を省くこともできます。このように、適切なICTツールを用いることで、労働生産性を高めるとともに、就業機会の拡大に寄与することが期待されているのです。

そこで、代表的な4つのICTツールについてご紹介します。

Web会議
Web会議とはパソコンやタブレット、スマートフォンを使ってオンラインで行う会議です。営業所や支社が複数あるような企業や、取引先とのコミュニケーションが要求される企業に適したツールです。

もしも、この記事を読んでいる方の中で、会社でWeb会議の導入をお考えの方がいらっしゃいましたら、「チェックで比較!正しいWeb会議ツールの選び方」もお読みください。資料は、どなたでも無料でダウンロードができます。

ビジネスチャット
メールよりも気軽にコミュニケーションを図ることができ、コミュニケーションの速度を高めることが期待できます。代表的なツールでは、「Chatwork」「Slack」「LINE WORKS」などが挙げられます。

オンラインストレージ
データをクラウド上に保管することで、どこからでも必要なときに必要なデータのアクセスすることができます。このようなツールはビジネスチャットと連携し、さらに仕事の効率を上げることも可能です。

ERP
ERPとは、「Enterprise Resources Planning」の略で、企業の中枢となる経営管理システムのことを指します。経営資源であるヒト・モノ・金・情報を適切に分配することを目的に導入されます。

さらに詳細を知りたい方は「働き方改革を実現するために有用なITツールの種類と活用事例」をご覧ください。

なお、社員の中には、こういった新しいツールの導入に抵抗を示す人も出てくるでしょう。そのため、導入した後の操作は従業員に任せっきりになるのではなく、ICTツールの操作に詳しい情報システム部門の人員などが定期的に操作方法のワークショップ等を開催し、新ツールの利用におけるハードルを下げていくような工夫を怠らないようにしましょう。

ワークスタイル変革に取り組む企業の成功事例4選

最後に、ワークスタイル変革に取り組む企業事例をご紹介したいと思います。

具体的な事例を参考にしながら、自社での取り組みについて考えてみてください。

ママグロースハッカーズ:子育て・家庭・介護と両立しながらの在宅ワークを実現

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(画像出典:ママグロースハッカーズ公式サイト

子育てママの目線を生かしたリサーチ・企画・デザイン・運用など、すべてにワンストップで対応するママグロースハッカーズでは、ママたちが子育て・家庭・介護と両立しながら在宅で働くことが前提となっています。

スタッフ間のコミュニケーションのために採用しているのは、Web会議システム「V-CUBE ミーティング」です。

V-CUBE ミーティング」では、打合せのための外出をせずに、自宅にいながら画面を通じて、仕事に必要なコミュニケーションを取ることができます。オフィスを持たずに全員が出社をしないという、全く新しいワークスタイル例と言えるでしょう。

電話やメールでは伝えにくい、ソフトウェアの操作方法やデザインのニュアンスなども、画面共有や資料共有機能を活用して正しく伝えられています。また、PC画面を通した「打ち上げ」も行われていることから、明るい社風も伺えます。

詳細は、ママグロハッカーズ様 V-Cube導入事例「顔を合わす機会はないけれども“会っていない感”はない!子育てママの在宅ワークをV-CUBE ミーティングでサポート」も合わせてご覧ください。

サイボウズ株式会社:子供の発熱など急な用事はチーム全員でサポート

 

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(画像出典:サイボウズ株式会社公式サイト

国内においてクラウド型のグループウェアを提供する「サイボウズ株式会社」では、自社のツールを利用して、さまざまなワークスタイル変革に取り組んでいます。

その1つが、子供の急な発熱など突発的に起こる用事に対して、チームメンバー全員でサポートする仕組みです。

例えば子供が急な発熱となり看病する必要が出た場合、情報共有ツールとして利用している「ガルーン」上のスケジュール機能で、在宅勤務を行いたい旨を宣言。

 

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(画像出典:ガルーン

仮にその日にアポイントが入っていた場合、上司や同僚を含めて代わりに対応してもらえるメンバーにヒアリング内容などの情報を自宅から共有をしておくことで、即時に在宅勤務できる環境が整っています。

リクルートマネージメントソリューションズ:テレワークの導入で8割近い社員が生産性の高まりを実感

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(画像出典:リクルートマネジメントソリューション公式サイト

企業向け研修やコンサルティングを提供する「リクルートマネージメントソリューションズ」では、仕事の効率化を図るためにテレワーク制度を導入。「1日在宅勤務」と、担当する顧客企業先から直行・直帰して自宅で業務が行える「直行前・直行後勤務」の2パターンを用意しています。

その結果、在宅勤務を実施する前に会社でやれることと自宅でできることの切り分けや、自宅での業務に集中するために必要な、対面コミュニケーションによる内容のすり合わせを事前に終わらせておくなど、社員の時間管理に対する意識が向上。制度を利用する社員のうち約8割が生産性の向上を実感し、また9割近い上司が、部下の生産性向上を実感しているといいます。

小岩井乳業:iPad導入で営業担当者のテレワークが容易に

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(画像出典:小岩井牛乳株式会社公式サイト

「生乳 100%ヨーグルト」などの乳製品を提供する「小岩井乳業株式会社」では、2014年4月から営業担当者を中心にiPadを導入。取引先間の移動時間など隙間を利用して、メールのチェックや販促資料の取り寄せ、最新の販売実績の確認などが行える環境へと整備しました。

会社に戻らずともiPad上で営業日報の記入や部下の日報の確認などが行えるため、取引先から直帰できるように。管理職からは「会社に戻る必要がないため時間を有効に使える」など、テレワークのできる環境を評価する声が上がっているようです。

まとめ|ワークスタイル変革を通じて従来の働き方を変える決断を

現役世代の人口減少を背景に、従来の長時間労働や男性のみが仕事を続けるといった働き方では、企業にとってビジネスを継続していくことは困難な状況にあります。

つまり短い時間でいかに成果を出すか、女性が働き続けられる環境をいかに整えられるかといったことを実現するために、ワークスタイル変革は避けては通れません。

今回紹介した内容を参考に、自社でできる部分から、ワークスタイル変革に取り組んでいきましょう。

戸栗 頌平
著者情報戸栗 頌平

B2Bマーケティングを幅広く経験。外資系ソフトウェア企業の日本支社立ち上げを行い、創業期の全マーケティング活動を責任者として行う。現在フィリピンに在住、場所にとらわれない働き方を通じ、日本企業のマーケティング支援の戦略立案から実行までの支援を行なっている。Facebookはこちら。Twitterはこちら。LinkedInはこちら

テレワークの導入で時代に取り残されない働き方改革を

2019年4月から開始された働き方改革の影響を受け、多くの企業が様々な取り組みをはじめています。

しかしその一方で、「ワークライフバランスの拡充や健康経営など、実際にやるべきことが多すぎて何から手をつけて良いかが分からない...」そうお困りの企業担当者さまもいらっしゃることでしょう。

そこでまずはじめに取り組みたいのが、テレワークの導入です。

テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。

テレワークを導入することにより、以下のような利点があります。

  • 介護や育児を理由に退職をせざるをおえなかった従業員など、多様な働き方を希望する社員を持続的に雇用できるため、優秀な働き手の採用・確保が可能
  • 感染症対策や自然災害などオフィスに出社が困難な状況でも、持続的に仕事ができる
  • 従業員満足度の向上や定着率、生産性の向上など、経営課題に大きなメリットがある

 

働き方改革をはじめよう、そうお考えの方はぜひテレワークの導入からはじめてみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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