企業がハイブリッドワークを導入する理由とは？成功のカギと導入時の注意点を解説

コロナ禍を経てテレワークはニューノーマルな働き方として広く普及しました。アフターコロナ時代においても継続する意向を示している企業も少なくありません。そのなかでも注目が集まっているのが「ハイブリッドワーク」というテレワークと出社の良いとこどりができる働き方です。

本記事では、ハイブリッドワークの概要やメリットに加えて、ハイブリッドワークに置けるオフィスの役割や適したオフィス環境について解説します。ハイブリッドワーク導入時の検討事項も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは、出社とテレワークを組み合わせた働き方のことです。ハイブリッドワークを導入すれば、社員は自身の状況や業務内容によって出社かテレワークを選択できます。

感染状況などその時々の状況に合わせた柔軟な対応が求められるウィズコロナ時代において、テレワークと出社のメリットを活かせる働き方として注目を集めています。

ハイブリッドワークの現状

それでは、実際にどの程度の割合の企業がハイブリッドワークを取り入れているのでしょうか。

ブイキューブの調査では、2020年の緊急事態宣言時には40%が、2021年の緊急事態宣言時には51%がハイブリッドワークとなっていたことが明らかになっています。

コロナ禍が続く現在、今後もさまざまな企業がハイブリッドワークを継続することが予想されます。また、アフターコロナ時代においても、ニューノーマルな働き方として浸透したWeb会議などの習慣は続く可能性が高いと考えられます。

参照：ニューノーマルな働き方におけるWeb会議の実態調査

なぜフルリモートではなくハイブリッドワークなのか

フルリモートが難しい原因として、以下のようなことがあります。

出社が必要な業務がある

フルリモートではなくハイブリッドワークが選ばれる大きな理由として、「出社しないとできない仕事がある」ことが挙げられます。例えば工場など現場での作業が多い職種は、フルリモートは不可能です。株式会社帝国データバンクの「企業のテレワーク実施状況と見解～業界別～」の調査によると、非製造業よりも製造業のほうがテレワークの実施割合が低いという結果もあり、「フルリモートを導入したくてもできない」という企業も多いでしょう。

状況に応じて出社とテレワークを組み合わせられるハイブリッドワークなら、「現場作業がある日は出社、デスクワークの日はテレワーク」といった対応が可能で、フルリモートが難しい企業でも比較的導入しやすい点が特徴です。

コミュニケーション不足を解消する

フルリモートで生じるさまざまな課題の解消のために、ハイブリッドワークが採用されるケースもあります。サイボウズ株式会社の在宅勤務者3000人に聞く「テレワークのコミュニケーション」調査によると、半数以上の人が「在宅勤務はコミュニケーションがしにくい」と回答している結果もあり、フルリモートではコミュニケーション不足による生産性やエンゲージメントの低下が課題です。

ハイブリッドワークであれば対面でのコミュニケーションも可能なため、「基本的にテレワークだけど定期的に顔を合わせてチーム会議を開催する」といった運用も可能です。テレワークを実施しながらコミュニケーションの機会も確保できるようになるでしょう。

ハイブリットワークを希望する従業員は多い

株式会社ジーンの『社会人100人に聞いたコロナ禍での働き方に関するアンケート』によると8割以上の人がフルリモートよりもハイブリッドワークを希望しているという結果もあり、従業員にとっても適度に出社できるほうが働きやすい可能性が高いです。

テレワークは自宅などで1人で仕事をするため、周囲を気にせず仕事に集中できますが、出社すれば周囲とコミュニケーションが取りやすくなります。

テレワークと出社にはそれぞれ違ったメリットがあり、業務内容や気分によってテレワークが適している日もあれば出社したほうがスムーズに仕事が進められる日もあります。どちらか一方の勤務形態を強制するよりも、従業員が柔軟にテレワークか出社かを選べる環境のほうが、従業員にとっては働きやすくなるでしょう。

フルリモートを導入できる設備がない

環境や設備の問題でフルリモートの導入が難しい企業もあります。全従業員分のノートパソコンを用意するのが難しかったり、紙の資料やセキュリティの問題で社外に持ち出せない資料が多かったりすると、全員がフルリモートで働くのは困難です。

ハイブリッドワークなら、「ノートパソコンを貸し出して交代でテレワークをする」「機密情報を扱う日は出社する」といった対応ができます。さまざまな事情でフルリモートの導入を諦めている企業でも、ハイブリッドワークなら導入できる可能性があります。

ハイブリッドワークのメリット

それでは、ハイブリッドワークには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。それぞれ詳しく解説していきます。

生産性向上

まずはじめに、ハイブリッドワークは生産性の向上という点において大きなメリットがあります。シスコシステムズの調査によると、ハイブリッドワークによって仕事の質と生産性の向上を感じると回答した社員は世界全体で約60％、日本でも約40％という結果になりました。さらにリモートワークであっても、出社と同等の職務を果たせると感じた社員は約76％にも上ります。

テレワークは黙々とした1人での作業に集中しやすいワークスタイルです。一方、出社は会議で会話を交わしながらアイデアを出す場合など、コミュニケーションが重要となる業務に向いています。ハイブリッドワークは業務に応じてテレワークと出社を選べるので、どちらのメリットも享受できます。

完全テレワークの場合はコミュニケーションが課題となることが多いものの、ハイブリッドワークはテレワークと出社の良いとこ取りができるので、コミュニケーション問題も解消可能です。

従業員エンゲージメントの向上

ハイブリッドワークを導入すると、従業員エンゲージメントの向上が期待できます。ハイブリッドワークは従業員それぞれの事情に合わせて働きやすい場所を選べるため、オフィスで仕事をしたい人とテレワークをしたい人、両方の満足度を高められることがメリットです。

また、「テレワーク実施者のほうが出社者よりも会社への愛着や感謝の気持ちを持っている」という調査結果もあります。フルリモートが難しい職種でもハイブリッドワークで一部テレワークを取り入れることで、従業員エンゲージメントの向上につながるでしょう。

通勤負担の削減・ワークライフバランスの実現

テレワークは通勤が不要なため、ハイブリッドワークでテレワークを選べるようにすると通勤負担を軽減できます。総務省統計局の調査によると、東京都とその隣接県の通勤時間の中央値は45〜50分程度となっており、往復すると約2時間は通勤時間に費やしています。満員電車での通勤はより疲れやすくストレスも溜まるため、通勤時間を削減できると従業員の負担は軽減できるでしょう。

浮いた時間はプライベートに使えるため、ワークライフバランスの実現にもつながります。

従業員の定着・人材確保

さらに、自由な働き方を社員が選択できるため、育児や介護等の理由で退職する社員が減り、従業員の定着を促進しやすいという利点もあります。また、自由な働き方ができる企業であることは求職者に魅力を感じてもらいやすいポイントでもあります。ハイブリッドワークは人材確保という点においても採用競争力の向上に寄与します。

オフィスの柔軟な活用

加えて、オフィスを柔軟に活用できる点もハイブリッドワークのメリットです。社員の出社日をずらし、デスクをフリーアドレスにすることで、全社員が出社できない小さな規模のオフィスに移転することも可能です。オフィスを縮小し固定費を削減できることは、企業にとって大きなメリットとなり得るでしょう。

緊急時の対応（BCP）

BPC（事業継続計画）としても有効です。BPC（事業継続計画）とは、自然災害等の緊急時に損害を最小限に留めて、事業の継続や早期復旧を図る計画をいいます。ハイブリッドワークはBPCの一貫となり、どのような状況でも途切れずに事業を継続できることは、社会的信頼を得ることにもつながります。

内閣府でもBPCの取り組みを推進しており、BPCを活用するための「事業継続ガイドライン」を公表。事前対策として、在宅勤務用パソコン・リモートアクセス環境・情報セキュリティ対策などテレワーク環境の整備について記載されています。

自然災害による公共交通機関の運転見合わせなどによって出社が制限されると、業務に支障をきたす企業も多いのではないでしょうか。平時よりハイブリッドワークを導入していれば、緊急時でも素早くテレワークに切り替えられ、社員がそれぞれの場所で業務に取り組めるでしょう。

ハイブリッドワークのデメリット

ハイブリッドワークのメリットを紹介しましたが、デメリットも確認しておきましょう。ハイブリッドワークのデメリットとしては、主にコミュニケーションや予定外業務への対応が挙げられます。

出社頻度による情報格差が生まれやすい

ハイブリッドワークでは、出社している社員とテレワーク社員とのコミュニケーション不足により、情報格差が生まれる可能性があります。

出社している社員同士は業務に関する連絡や相談がしやすいため情報が早く、自然と社員同士のやり取りも増えるでしょう。しかし、テレワーク社員への連絡はメールやツールが中心となるため情報を得るまでにタイムラグがあり、連絡漏れにより情報が共有されない恐れもあります。

コミュニケーションも業務連絡のみになりやすく、「業務の全体像が見えない」「フィードバックを受けにくい」といった理由からモチベーションやチームワークの低下にもつながりかねません。定期的なミーティングや気軽に雑談できる仕組みを作るなど、情報共有・コミュニケーションの方法を検討しておくことが重要といえます。

予定外の業務への対応が難しくなる

予定外の業務が発生した場合、担当者がテレワークで出社しておらず対応できないといったケースが考えられます。業務内容によってはテレワーク社員に出社を要請する必要がありますが、社員への負担が大きいだけでなく対応への遅れも懸念されるでしょう。

また、緊急の場合には出社している社員が対応することになり、テレワークの社員と評価の面で差が生まれる可能性も考えられます。仕事量により評価の差が生まれれば、出社を選ぶ社員が増えてハイブリッドワークが形骸化する可能性もあるため、対応方法や評価制度の見直しをする必要があります。

ハイブリッドワークにおけるオフィスの役割

一般的なオフィス勤務の場合、オフィスを単なる「働く場所」と認識している人が多いのではないでしょうか。一方、ハイブリッドワークを導入した場合、オフィスには以下のような役割があります。

• 働く場所の選択肢の1つ
• コミュニケーションを取る場所
• 帰属意識やチームの連携を高める場所

ここでは、ハイブリッドワークにおけるオフィスの役割について詳しく解説します。

働く場所の選択肢の1つとしてのオフィス

ハイブリッドワークは、従業員一人ひとりがその日の予定や家庭の事情などに応じてどこで仕事をするかを選びます。「自宅よりもオフィスのほうが仕事に集中できる」「インターネット環境や作業スペースの問題で、自宅は働く場所として適さない」といった人にとって、オフィスは重要な働く場所です。

もちろん、いつもは在宅勤務をしている人でも「オフィスで仕事をしたい気分」になることもあり、すべての従業員にとってオフィスは働く場所の選択肢の1つになります。

集まってコミュニケーションを取る場としてのオフィス

テレワークだけでは対面での会話が減ってしまうため、オフィスは集まってコミュニケーションを取る場所としての役割も持っています。進捗報告など業務上必要な連絡はメールや電話、Web会議ツールなどでも可能ですが、用件だけで会話は終わりがちで、対面のときのように何気ない会話に発展しにくいでしょう。

雑談をきっかけに新規事業の着想を得たり、ブレインストーミングのように複数人で活発に意見を出し合ったりするには、やはり対面でのコミュニケーションが取れる場所も必要です。

帰属意識を高める、チームの連携を高める場としてのオフィス

ハイブリッドワークにおけるオフィスは、帰属意識やチームの連携を高める場としての役割も担っています。フルリモートはオフィスに出社することがなく常にバラバラの場所で仕事をしますが、ハイブリッドワークでオフィスに出社する機会があると、同じ場所に集まって仕事をすることで結束力の高まりが期待できます。

また、同じ場所で仕事をしていると、会話中の表情や仕草、ほかの人と話しているときの様子などが目に入りやすいです。オンラインでのやりとりよりも伝わる情報量が多いため、お互いのちょっとした異変や本心に気づきやすくなるなど、一緒に働く人との相互理解も進みます。

ハイブリッドワーク導入時の検討事項

ハイブリッドワークを導入するには検討しなければならないポイントが多くありますが、まずは目的を明確にしておくことが大切です。

目的が明確になっていなければ、細かいルールや環境の整備を進めるうえで軸がブレて、期待する効果が得られない恐れがあります。「柔軟な働き方を実現して従業員満足度を高めたい」「オフィスを縮小してコストを削減したい」など、ハイブリッドワークでなにを実現したいのか決めておきましょう。

また、テレワークを導入するときと同様に、離れた場所同士でスムーズにコミュニケーションできる仕組みを整えることも重要です。それに加えて、ハイブリッドワークは「オフィスをどう活用していくか」という視点も求められます。

具体的には、以下のような検討事項が挙げられます。

• コミュニケーションルール・環境の整備
• 出社ルールの整備
• オフィス環境の整備
• セキュリティ対策

それぞれの検討事項について、以下で詳しくみていきましょう。

コミュニケーションルール・環境の整備

ハイブリッドワークでは、オフィスに出社しなくても円滑にコミュニケーションが取れるようにルールや環境を整えておく必要があります。また、情報格差をなくすような仕組みをつくることも大切です。「2週間に1回はオンラインで進捗報告会を開催する」「不明な点やトラブルの際は些細なことでもすぐ報告する」など、報告や相談がしやすくなるようなルールが必要です。

チャットやWeb会議ツールの導入など、オンライン上でコミュニケーションを取るための環境整備も欠かせません。オンライン上でも気軽にコミュニケーションができるように、メタバースを活用した仮想オフィスを導入している企業もあります。

メタバースを活用すると「場」の概念が生まれ、バラバラの場所で仕事をしていてもメタバース空間のアバターによって「隣の人に話しかける」といった気軽なコミュニケーションが可能です。「取り込み中」「離席中」といったステータスを直感的に把握できるものもあり、離れていながらも相手の状況を瞬時に把握できます。

出社ルールの整備

ハイブリッドワークでは、出社する人とテレワークをする人の二極化に陥る可能性もあります。従業員の帰属意識の低下を防ぐためにも「チーム会議が開催されるときは出社する」など、コミュニケーションが希薄になりすぎないようなルールを設けましょう。

ただし、「週に1回は必ず出社する」のような細かすぎるルールは適切ではありません。家庭の事情などでルールが負担になる従業員が出てくる可能性があり、「一人ひとりの事情に合わせて働ける」というハイブリッドワークのメリットが損なわれてしまいます。

全社で共通のルールではなく、部署やチームごとにメンバーの事情も考慮したうえで柔軟なルール作りが求められます。

オフィス環境の整備

ハイブリッドワークにおけるオフィスの役割を意識した環境整備も必要です。ハイブリッドワークを導入すると、オフィスは「仕事をする場所」に加えて「集う場所」という側面も強くなります。そのため、コミュニケーションスペースの確保にも力を入れましょう。ハイブリッドワークの目的としてコスト削減を掲げているなら、オフィス縮小のためのレイアウト変更や移転の検討も必要になります。

ハイブリッドワーク導入時の環境整備について、詳しくは後述の「ハイブリッドワークへ向けたオフィスの環境整備例」も参考にしてください。

セキュリティ対策

ハイブリッドワークやテレワークの導入時に欠かせないのが、セキュリティ対策です。ウイルス感染や不正アクセスといった悪意のある攻撃への対策に加えて、パソコンや資料を持ち歩く機会が増えるため紛失や盗難にも注意しなければなりません。

ウイルス対策ソフトや強固なセキュリティのクラウドサービス、端末の紛失時に遠隔でデータを消去できるツールなどを活用して、テレワーク実施時のセキュリティ対策をしっかり行いましょう。

また、リスクを下げるためには従業員へのセキュリティ教育も必要です。端末の紛失やマルウェア感染などは、従業員の不注意やセキュリティ知識の不足が原因となるケースも少なくありません。従業員へのセキュリティ教育をしっかり実施して、リスクを最小限に抑えることが大切です。

ハイブリッドワークへ向けたオフィスの環境整備例

ハイブリッドワークに適したオフィス環境を整えるには、具体的に以下のような取り組みが挙げられます。

• ワークブースの導入
• フリーアドレスの導入
• テレビ会議システムの導入
• コミュニケーションスペースの確保

それぞれの取り組みについて、以下で解説します。

ワークブースの導入

ハイブリッドワークを導入すると、オフィスで勤務する人と自宅で勤務する人が打ち合わせをするために、オフィスでWeb会議を実施する機会も多くなります。

会議室が豊富にあるオフィスであれば問題ありませんが、Web会議をする人が多いと会議室が足りずに自席でWeb会議をしなければならなくなります。しかし、自席でのWeb会議では会話が聞こえてしまうため、他の人の迷惑になるかもしれません。

Web会議の増加による会議室不足を解消するには、ワークブースの導入がおすすめです。ワークブースは1人から数人用の個室ブースで、壁と天井に囲まれていて外に音が漏れにくいのでWeb会議に最適です。

ワークブースはWeb会議だけでなく、1人で仕事に集中したいときや1on1ミーティングなどにも活用できるため、複数設置しておくと便利です。

例えばブイキューブの提供する「テレキューブ」は1人用や複数人用など、さまざまなタイプを提供しており、用途に合わせてタイプを選べます。サブスクリプションプランも提供しているため、購入するよりも手軽に導入できるのが特徴です。