社内イベント成功のためには運営が大事！当日までの流れとコツとは

新型コロナウイルス感染症の影響により、対面の社内イベントを当面廃止することになった企業も多いでしょう。テレワークを導入する企業も増え、社内のコミュニケーションが減っていることが課題になっている企業も見られます。

こういった流れは、プライベートを充実できるようになり喜ばしいと思う人がいる反面、社内イベントで交流を求める声があることも事実です。JTBコミュニケーションデザインの2022年の調査では、社内イベントは「人と直接会って話ができる良い機会」だと答える人が59％、特に20代では70％と多くの人が社内イベントを好意的に捉えています。

社内のコミュニケーションを活性化させ業務に良い影響を与えるためにも、社内イベントを求める社員の期待に応えるためにも、社内イベントを開催する重要性は高いといえるでしょう。

しかし、誰もが楽しめる社内イベントの開催は簡単ではありません。同調査では、社内イベントの失敗例について、「聞くだけで退屈」、「マンネリ」、「一部の社員のみ」といった点を挙げています。多くの社員が参加しやすく、目新しい社内イベントを開催するためには、きちんとスケジュールを組んだ運営が必要です。

そこでこの記事では、スムーズに社内イベントを開催できるよう、社内イベント運営の流れや、会場、配信ツールの選定方法などについて解説します。

社内イベントの運営の流れ

当日社内イベントを成功させるためには、事前にしっかりと準備することが重要です。社内イベントを開催するまでの流れについて、順を追って解説します。

目的の明確化

社内イベントを意義あるものにするためには、社内イベントの内容を考える前に目的やゴールの設定を行いましょう。「社内のコミュニケーション活性化」「全体的な士気を高める」など、社内イベントを通じてどのようなゴールを目指すのか明確にします。社内イベントの目的に関して

おおまかなイベント内容や運営の概要を決定

担当者、予算、スケジュール、オンライン開催かオフライン開催か、など、おおまかな内容を決定していきます。詳細は企画内容が確定してから詰めていきましょう。

イベント内容を企画

具体的にイベント内容を企画します。なるべく多くの社員が参加したいと思ってもらえるようにするためには、目新しくユニークな内容のイベントにするとよいでしょう。

会場の選定・配信ツールの選定

オフライン開催であるなら実際の会場、オンライン開催であるなら使用する配信ツールを選びます。どちらも参加予定人数に合わせて選定しなければならないため、前例からどのくらいの人数が参加するのか見積もってから選ぶとスムーズです。

オフラインの会場は希望の日程が空いているとは限りません。また、事前に抽選に参加しなければならないこともあります。そのため、なるべく早くに会場を決めておいたほうがよいでしょう。

配信ツールにはこのような制限はありませんが、ツールによって機能がさまざまであるため、企画内容を再現できるものを選ぶようにしてください。

社内向けに告知

社内イベントの日時や会場、使用ツールが決定したら社員に向けて告知を行います。なるべく多くの人に参加してもらえるように、分かりやすくイベント内容を伝え「参加したい」と思われるようにしましょう。

リハーサル

社内イベント開催前には必ず本番と同じ流れでリハーサルを行います。当日、計画通りに進まず進行が滞ると、「つまらないイベントだった」という印象を残してしまうかもしれません。リハーサルでうまくいかなかった部分があった場合、当日までに解決するようにしましょう。

開催後のアンケート

イベント終了後は反省会を行い、次回により良いイベントを開催できるようにしましょう。その一環として、参加者にアンケートをとり、改善点はどこか探ります。アンケートはインターネットを通じて気軽に答えられるようにするとよいでしょう。オンライン開催の場合、配信ツールにアンケート機能がついているものもあります。

社内イベントを成功させるコツ

株式会社社内イベントGROWSの調査によると、社内イベントの失敗原因ランキングは以下のようになりました。

企画内容に関するものではなく、当日の段取りやトラブル関連での失敗が主な要因なようです。そのため、以下のようなことに気をつけてイベントを開催するようにしましょう。

当日のスケジュールを細かく決める

当日、思ったよりも盛り上がり時間が押してしまう、といったことがないように、細かくタイムスケジュールを組んでおきましょう。司会進行の担当者と打ち合わせし、時間どおりに進行できるようにします。CRMやMAなどのツールにイベント管理のための機能がついている場合、こういったものも活用しましょう。

起こりやすいトラブルと解決策を想定しておく

突然の機材系トラブルは、事前にしっかりと準備しておいても起こる可能性をゼロにできません。そういったときに慌てないように、どのように対処するのか決めておきましょう。余裕があるならば予備の機材を用意しておくと安心です。

オンライン開催の場合は、通信トラブルに気をつけましょう。規模にもよりますが、当日は何十人、何百人もの人が同時接続することになります。そのような環境でも滞りなく配信できるよう、ネットワーク環境を整えておきましょう。

適切な会場を選ぶ

開催形式、参加人数、企画内容に応じて適切な会場を選びましょう。

オフラインの場合、小規模であれば会議室やホテル、大規模になるならホールやイベント会場などが選ばれます。会場によって、飲食の禁止、機材持ち込み禁止といった禁止事項があるため、事前に予定した企画を開催できるところを絞り込みましょう。参加者は実際の会場に足を運ばなければならないため、オフィスからの距離、駅からの距離も重要です。

オンライン開催では、配信スタジオを用意します。オンラインのみであれば、小規模なスタジオでも十分ですが、オンラインとオフラインを両方同時に行うハイブリッド開催をするのであれば、収容人数が多い会場を選ばなければなりません。

オンラインイベント専用のスタジオを使用すれば、すでに通信環境など、配信できる設備が整っているためおすすめです。ブイキューブでは、オンラインイベント専用のスタジオを東京と大阪にご用意しています。背景を合成できるクロマキーや、遮音対策など充実した機能を持っています。スタジオからの配信に自信がない企業でも、専門スタッフがしっかりとサポートするため安心です。

企画内容に合った配信ツールを選ぶ

オンライン配信で社内イベントを開催するとき、企画内容に合った配信ツールを選ぶことが重要です。社内のコミュニケーション活性化を目的とする社内イベントで、双方向のコミュニケーションが必要な場合、ZoomミーティングなどのWeb会議ツールがおすすめです。Web会議ツールであれば、双方向で話すことが前提であるため、問題なく会話できるでしょう。

Zoomであれば、少人数にグループ分けして会話するようなイベントも開催可能です。大人数が参加するイベントでも、会話しやすい環境を作れます。

ウェビナーや講師を呼んだ勉強会など、一方向で配信すればよい場合は、ZoomWebinarやV-CUBEセミナーなどのウェビナー配信のためのツールがよいでしょう。V-CUBEセミナーは2万6,000もの同時配信が可能で、安定した品質での配信が可能です。参加者は新しいツールをダウンロードすることなく、ブラウザでアクセスするだけで、誰でも気軽に参加できるようになっています。

双方向コミュニケーションのための配信ツールとして、ZIKUもおすすめです。ZIKUはメタバース空間で対話ができるメタバースイベントプラットフォームです。参加者はアバターを使って、メタバース空間内を自由に歩き回れます。オンライン配信でありながら、オフラインで実際に会場内を歩いているような体験が可能です。

このように、それぞれのツールによって、特徴やできることが異なります。イベント内容や、イベントを通じて達成したい目標に応じて配信ツールを選ぶようにしましょう。

確実に成功させるなら代行業者にお願いする方法がおすすめ

新型コロナウイルス感染症の影響により、社内イベントを控えていた企業も少なくありません。また、オンライン開催からオフラインやハイブリッド開催に切り替えることを決めた企業もあるでしょう。こういった場合、社内にイベント開催に関するノウハウが少なく、確実にイベントを成功させるのは難しいかもしれません。

なるべく失敗がなく、参加者が満足できる社内イベントを開催するためには、イベント代行業者に依頼する方法もおすすめです。依頼する部分は企業によって異なり、企画や当日までの準備は社内で進め、当日の会場準備や配信のみ依頼するケース、企画のときからサポートを依頼し、当日の運営も依頼するケースなどさまざまです。

専門業者に依頼すれば、成功しやすい企画内容の提案を受けることや、新しい技術を活用した映像配信の使用なども可能になります。新しい企画がなかなか思いつかないとき、機材トラブルが心配なときなどは、イベント代行業者に依頼してみてはどうでしょうか。

まとめ

社内イベントを成功させるためには、当日までにしっかりと準備やリハーサルを行い、イベント当日はタイムテーブル通りに進行するようにしましょう。イベント失敗の要因として、機材トラブルや当日時間が伸びてしまったということが多くあります。運営側は、事前準備をしっかりと行い失敗のないようにしましょう。

もし、社内イベントの運営に不安がある場合は、イベント代行業者に依頼することも一つの手です。イベント代行業者は豊富な実績により、さまざまなトラブルに対応可能です。企画からサポートを受ければ、今までになかった目新しいイベント内容の提案も受けられるでしょう。

社内イベントの成功ポイントは準備にあり！

オンラインイベントでは、開催の形式や目的に合わせて、適切なツールを選ぶことが重要です。
本資料では、ツールの選定ポイントをはじめとした、オンラインイベントの開催ポイントをまとめました。
オンラインイベントの開催準備にぜひお役立てください。

オンラインイベントの準備や開催のポイントをまとめた小冊子をこちらからダウンロードいただけます