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【2020最新】ゼロから学べる、テレワーク導入のパーフェクトガイド

【2020最新】ゼロから学べる、テレワーク導入のパーフェクトガイド

総務省による働き方改革により、生産力拡大や就業環境の向上を目指して働き方を見直すことが課題となっています。最近では、感染症の拡大により、多様性のある働き方の導入の必要に迫られているでしょう。

そこで、大手企業に限らず、中小・ベンチャー企業でもテレワークを導入する企業が増えています。「自社でもテレワークの導入を検討したい」「もうすでにテレワークの導入を決定している」といったケースも多いのではないでしょうか?

テレワークとは「テレ(離れた場所)」「ワーク(働く)」を合わせた造語です。IT技術を用いて、場所や時間にとらわれない働き方のことを指します。

低コストで高機能なICTツールが増えてきたことにより、テレワーク導入のハードルは低くなっています。しかし、テレワーク導入の目的の明確化や実際に実行に至るまでの正しいプロセスを踏まないと、社内から不満が出る、業績が悪化するといったマイナス面が露呈してしまいます。

今回は、テレワークの導入を成功に導くための手順について解説していきます。企業でテレワーク導入推進をになう担当者は、導入までにやるべき事をより具体的にイメージしながら読み進めると良いでしょう。

テレワークの導入が企業にとって急務な理由

2019年4月から順次施行された「働き方改革関連法案」により、企業のテレワークの導入が急速に進んでいます。

特に2020年には、感染症対策の影響により、働き方を見直しする必要性に迫られたことから、テレワークの実施率が大幅に上がりました。東京商工会が2020年6月に東京商工会議所会員企業を対象に行った調査によると、全体で約7割の企業がテレワークを実施しているとわかります。

図1

出典:総務省 令和元年版 通信情報白書

では、なぜここまでテレワークの導入が急ピッチで進むのでしょうか?

その答えは、テレワークのもたらすメリットにあります。テレワークはICTツールを活用することによって、時間や場所に捉われない働き方のことを指しますが、テレワークの導入がうまく機能することにより企業の「生産性の向上」や「労働力の確保」に繋がります。

急速な少子高齢化による労働力の減少や、国際的な競争力の低下といった深刻な問題に直面している日本において、「生産性の向上」や「労働力の確保」は企業が真っ先に取り組まなければならない喫緊の課題と言えるでしょう。

またテレワークは、地域の活性化やワークライフバランスの実現による子育てしやすい環境作りなど、企業だけでなく国全体にも大きな利益をもたらします。

このように、テレワークは企業や国が直面している課題を解決するために、有効な手段の1つです。具体的に導入を検討する時期に差し掛かっていると言えるでしょう。

感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度をわかりやすく解説

中小企業のテレワーク導入を後押しするための施策として、国や地方自治体がさまざまなテレワーク助成金・補助金制度を実施しています。関連記事「感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度をわかりやすく解説」で詳しく解説しているので、「コスト面に不安がある」という中小企業の担当者の方はぜひご覧ください。

テレワークを導入する効果

ここからは具体的に企業がテレワークを導入する効果と注意点について、みていきましょう。

テレワークのもたらす効果は、「自社にとってどうプラスなのか」「どう利益に貢献するのか」といった視点で、確認すると良いでしょう。

効果は主に以下のようなものが挙げられます。

  • 生産性の向上
  • 職場環境の向上
  • 固定コストの削減

生産性の向上

 

実際に総務省が行なった「平成29年通信利用動向調査」によると、労働生産性の向上を目的としてテレワークを導入した企業の28.5%が「非常に効果があった」、53.6%が「ある程度効果があった」と回答。全体の8割を超える企業が、テレワークを導入したことによる生産性の向上に関して何らかの効果を実感しています。

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出典:総務省 平成30年版 通信情報白書

テレワークは、オフィスへの通勤が不要になるので、社員の長時間通勤や満員電車のストレスを無くし、心地よく業務を開始してもらうことができます。また、業務場所を好きに選ぶことができるので、高いパフォーマンスが出せる環境を社員自身で見つけることが可能です。

加えて、オフィスコストや通勤手当の削減ができるので、企業は固定費を削減しつつ、今以上のパフォーマンスを期待することができます。

コスト削減の効果は?テレワークを実際に行った体験談

別記事「通勤時間30分の独身男子がテレワークしてみた結果」にて、テレワークの導入により生産性が向上した好事例をご紹介しています。合わせて、お読みください。

職場環境の向上

人口減少による労働力の確保が課題になっている現代において、子育てや介護をしながらでも仕事を続けられる環境の整備が必要です。

テレワークは、今まで通勤時間に当てていた時間で子供の送り迎えをすることが可能。また、自宅や自宅付近で業務をすることによって、介護が必要な方が家庭内にいる場合でも迅速にケアをすることができます。

テレワークによってこのような環境整備をすることで、さまざまなライフイベントを迎えた社員の離職を防ぎ、長期にわたって自社で働いてもらうことができます。

現状において、「子育てや介護による離職が多い」「新たな人材の確保に頭を抱えている」といった課題を持っている企業であれば、テレワークは大きな効果を発揮するでしょう。

育児をしながらテレワークを活用している社員の体験談

実際にテレワークを活用し、育児と仕事を両立している社員を別記事「子供が好きだし、仕事も好き―イクメンパパの「どちらにも関わる」働き方」で取り上げています。具体的に社員の働き方をイメージするためにも、参考にしてみてください。

企業の固定コストの削減

通勤が不要になることから、「オフィスの賃料」「社員の交通費」といった固定費を削減することができます。

テレワークは毎日の出社が必要ないので、一人ひとりのデスクやチェアは不要になります。今までは社員の数に合わせてオフィスの面積やデザインを行なっていましたが、テレワーク導入後は1日に出社する人数に合わせるので、広いオフィスを借りる必要がありません。

また、オフィスの電気使用量が減るので、月々の光熱費の削減にも繋げることができます。ただし、家庭で業務を行う場合、個人の負担は大きくなるため、あらかじめ個人に対して支払う範囲を決めておくことをおすすめします。

またテレワークを導入した企業の中には、フリーアドレス制も導入するケースが多くなっています。社員の固定席をなくすことによって、部署や部門も超えた繋がりにも期待ができます。

加えて、出社の義務がないので交通費も削減が可能です。テレワークの実施頻度によっても異なりますが、大幅なコスト削減を見込めるでしょう。

この他に、テレワーク導入に伴うコミュニケーションの電子化により、紙ベースの資料を減らすことも期待できます。インクコストや紙の購入費の見直しも、コスト削減に繋がります。

テレワークが「コスト削減」の限界を救う、3つの本当の理由とは?

テレワークがもたらすコスト削減に関しては、「テレワークが「コスト削減」の限界を救う、3つの本当の理由とは?」でも詳しく解説していますので、参考にしてください。

テレワークを導入する注意点と対策

テレワークの導入の際には、効果だけでなく注意点もあります。注意点を理解して、事前に対策を講じてください。

まずは導入によって予想されるマイナス面を確認していきましょう。

テレワーク導入の際の注意点には以下のようなものがあります。

  • コミュニケーション不足
  • 情報漏洩

コミュニケーション不足

テレワークのメリットで、生産性の向上が期待できることをお伝えしましたが、これはあくまでもテレワークにおいて円滑なコミュニケーションがなされていることを前提としています。

つまり、テレワークを実施する社員とのコミュニケーションがうまく機能しないと、かえって社員の業務効率が悪くなる危険性も孕んでいるということです。

従来のオフィス勤務とは異なり、対面でのコミュニケーションによって可能であったジェスチャーによる意思伝達や些細なニュアンスの伝達が難しくなります。結果的に指示したものとは別の制作物が上がってくるというケースも考えられます。

▼対策

テレワークを導入する前には、コミュニケーションが円滑にそして正確に取れる環境の構築が必要です。

最近では、チャットツールやWeb会議システムによって、対面でのコミュニケーションと同レベルのやり取りができるようになっています。これらのICTツールを活用することによって、テレワークの導入を成功へと導きましょう。

情報漏えい

2つ目のデメリットは、オフィス外で作業することによって生じる情報漏えいのリスクです。

実際に、セキュリティ対策が十分でない社員の私物PCで作業を行なったことにより、不正アクセスを受けたケースや、PCが盗難に合ったことより顧客情報が流出してしまったケースがあります。

▼対策

このような情報漏えいが発生すると、企業イメージの低下ひいては業績の悪化に直結します。セキュリティガイドラインを策定し、社員の情報管理意識を高める、セキュリティソフトを導入し、外部からの不正アクセスを防ぐといった対策を講じましょう。

テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説

セキュリティガイドラインの策定に関しては、別記事「テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説」で解説していますので、企業担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

社内でテレワークを導入する手順

テレワークの導入は、経営層がしっかりとリーダーシップをとって、社内にテレワークの導入の意思を示し、適切な導入のステップを踏むことがテレワークを成功に導く大切なポイントです。

この章では、テレワークの導入目的の明確化から、実際に導入をした後の改善までの手順を解説していきます。

STEP1:テレワーク導入目的の明確化

テレワークを導入するにあたり、まずは「なぜ自社にテレワークを導入するのか」という導入目的を明確にする必要があります。

目的があやふやなまま導入を行うと、テレワークがうまく機能しているかといった検証を行うことができず、制度として定着しないケースがほとんどです。

テレワークの導入目的として、挙げられるは以下のような点です。

  • 社員の生産性の向上
  • 社員の職場環境に対する満足度の向上
  • 交通費やオフィスコストの削減
  • 育児や介護による離職の防止
  • 業務における書類の電子化
  • 多様な人材の獲得
  • 企業イメージの向上
  • 災害時の事業継続

社内にテレワークを導入する目的は、必ずしも一つとは限りません。現状においての、自社の課題と照らし合わせて、導入目的を明確に設定しましょう。

STEP2:テレワーク対象範囲の決定

導入目的を定めたら、次に「対象社員」「対象業務」「実施頻度」「導入形態」を検討しましょう。

テレワークの導入には様々な方法があり、各企業においてその対象社員や業務、頻度、形態が異なってくるでしょう。適した導入方法は企業によって異なるため、要素ごとに範囲の検討が不可欠です。

また、混乱のないスムーズな導入のために、テレワークのお試し期間である「トライアル」を実施し、社員や部署を限定して施行を開始することをおすすめします。実施頻度に関しても、最初は週1〜2日程度のテレワーク勤務を可能にするのが一般的です。

▼参考:総務省 働き方改革のためのテレワーク導入モデル

テレワークの対象となる社員を検討する

対象となる社員を決めるポイントして、テレワークのメリットを最大限に受ける社員を優先するのがおすすめです。

例えば、「育児や介護を理由とした離職率の低下」を導入の目的と定めた場合、

  • 小学生以下の子供が家庭内にいる社員
  • 要介護や要支援の高齢者が家庭内にいる社員

上記に該当する社員が、テレワークを導入した時に、最もメリットを享受します。社員の優先度は、テレワークの導入目的によって異なります。どのような社員を優先的に選んだら、目的を達成しやすいかを検討しましょう。

なお、条件に該当する社員の中でも、中途入社や新卒社員など一定期間研修が必要な場合は、対象社員から除くなどの取り決めが必要です。

導入形態を検討する

テレワークには在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイルワークの3形態があります。自社の目的や環境を検討しつつ、適したテレワークの形態を導入してください。

図2

出典:総務省 令和元年版 通信情報白書

 

営業など、移動を多く伴う顧客対応業務に関わる人にはモバイルワーク、恒常的または一時的に通勤が難しい人には在宅勤務が適しているでしょう。また、最近ではサテライトオフィス専用のレンタルスペースも増えているので、そちらを利用することで、オフィスを持たない働き方も考えられるでしょう。

類型にとらわれず、週のうちで在宅勤務の日、モバイルワークの日を導入するなど、いくつかの形態を導入することで個々にあった働き方を模索することができます。

テレワークを実施の業務の範囲を検討する

チャットツールやWeb会議ツール、オンライン商談ツールなど様々なICTツールを活用することによって、様々な業務をテレワークで円滑に行えるようになりました。

対象業務を選定するポイントしては、「業務とICTツールの親和性」や「コミュニケーションの頻度」「対面コミュニケーションの必要性」などが挙げられます。

  • 資料の作成や管理
  • 社内やクライアントとの連絡や調整
  • 人事労務関連の手続き
  • 社内外の会議
  • 業務知識の習得

上記のような業務に関しては、テレワークとの相性がよく、導入がしやすい業務です。

導入頻度を検討する

テレワークの導入を全ての勤務日に行うとは限らないため、適した頻度も検討します。特に慣れないトライアル期間では、週に1日〜2日を目安に限定的な導入がおすすめです

社員の業務や環境にあわせて頻度を検討できるでしょう。また、いきなりテレワークが導入されると、既存の働き方との違いに戸惑うことがあります。業務を限定する、日数を制限することによって徐々にテレワークに慣れてもらう体制構築が必要です。

STEP3:現状の社内制度を把握する

テレワークの導入に際して、既存の就業規則や人事評価制度などを変更する必要があります。

テレワークは実際の勤務態度を、上司が確認することができないので、社員によっては労働基準法に定められた勤務時間を超える、長時間労働を行なってしまう場合があります。また、社員の評価を勤務態度ではなく、成果物で判断する必要があるでしょう。

このように社内ルールや制度の変更が必要になるので、まずは現状把握をすることが大切です。

  • 就業規則(始業・終業時間)
  • 給与制度(昇給やボーナス)
  • 勤怠管理
  • 人事評価制度
  • セキュリティルール
  • ICTツール環境

特に把握を怠ってしまうのが、セキュリティルールに関してです。

テレワークは、オフィスでの業務を行う以上に、厳しいツール策定や社員への意識徹底を行う必要があります。そのため現状のルールを把握し、変更箇所を洗い出しましょう。

▼ICTツール環境を整えるならこちら 

STEP4:導入計画書・セキュリティガイドラインの策定

テレワーク導入プロジェクトの計画書を策定しましょう。計画書には以下のような点を盛り込みます。

  • 導入スケジュール
  • 対象社員・業務
  • 実施頻度
  • 制度やルール
  • セミナーや研修の実施日・内容
  • テレワークの検証内容

また、社内の機密情報や顧客情報の漏洩を防ぐために、セキュリティガイドラインの策定が必要です。

セキュリティガイドラインとは、情報セキュリティに関する、組織として統一のとれた基本方針や行動指針を定めたものです。

例えば、オフィスから持ち出すPCの保管方法やアプリケーションのインストールの条件などが含まれます。多くの企業はすでにセキュリティガイドラインを設けていることが多いですが、テレワークの導入にあたりカスタマイズする必要があります。

セキュリティガイドラインの作成方法に関しては、別の記事で解説していますので、そちらを参考にしてください。

STEP5:テレワークに必要なICTツールを導入する

実際に、社員がテレワークをする際に必要になるICTツールを導入しましょう。

業界や業種によって必要になるツールは異なりますが、一般的に以下のようなツールがあります。

  • Web会議システム
  • テレビ会議システム
  • チャットツール
  • タスク管理ツール
  • 勤怠管理ツール
  • グループウェア
  • ペーパーレス化ツール
  • セキュリティソフト

多くの業務は上記のツールを用いることでオンライン上で行うことができます。例えば、会議やリアルタイムのコミュニケーションの際には「Web会議システム」「テレビ会議システム」、コミュニケーションやファイルの共有には「チャットツール」、勤怠関係業務には「タスク管理ツール」「勤怠管理ツール」が使えます。

それに加えて、PCのウイルス感染や不正アクセスを防ぐため、ウイルスソフトのインストールも欠かせません。

テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール21選

テレワークに必要なITツールは、別記事「テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール22選」で紹介していますので、そちらも参考にしてください。

STEP6:説明会の開催

テレワークの導入前に、対象社員やその上司・同僚に対して説明会を実施しましょう。

テレワークは対象社員だけでなく、周りが導入目的をしっかりと理解する必要があります。周囲の理解がないと、対象社員が「サボっている」「やる気がない」と誤った認識をされる可能性があります。

テレワーク推進の担当者だけでなく、経営層が直々になんのためにテレワークを導入し、企業にどのような効果をもたらすかをしっかりと伝えるべきでしょう。

またICTツールがうまく活用できるように、各ツールの機能や使い方について改めて研修を行うと、施行後のトラブルを回避しやすくなります。

STEP7:テレワーク(トライアル)の開始

ここまで来たら、実際にテレワークのトライアルを開始しましょう。実施直後は、うまく機能せずトラブルが多発することが予想されます。すぐにサポートできる体制を整えましょう。

なお、繁盛期や期末前にトライアルを開始すると、混乱を招きます。実施の時期に関しては、各部署と連携を取り、綿密な調整が必要です。

トライアルの期間に関しては、3〜6ヶ月といったケースが多いようです。

STEP8:テレワークの評価と改善

テレワークは実施を行ったら、終わりではありません。テレワークの導入はあくまでも、「社員の生産性の向上」「離職率の低下」といった目的の達成のために行うものです。

実際に会社の売上や社員の定着率などと照らし合わせながら、評価を行いましょう。

また、テレワークの対象社員にヒアリングやインタビューを行い、不満点や課題点を洗い出しましょう。PDCAサイクルを回し、少しずつ制度の改善を行うことにより、効果を最大化することができます。

5分でわかる「テレワーク」とは?導入検討する方に事例を元に解説

関連記事「5分でわかる『テレワーク』とは?導入検討する方に事例を元に解説」では、導入ステップ以外にもテレワークに関するお役立ち記事を紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。

テレワークの導入事例

実際にテレワークを実施し、成功した事例をご紹介します。この事例では、テレワークの課題である「コミュニケーション不足」を、ICTツールを用いることで克服しています。

テレワークでのICTツールの実際の利用の様子や、導入方法が参考になるでしょう。

“同じ部屋にいる感覚”でテレワークを実現|システージ株式会社

図3-1出典元:システージ株式会社

システージ株式会社は、北九州市に本社を置き、福岡県を中心に、さまざまな企業へITに係わる幅広いサービスを提供してます。

システージは2018年4月、本社がある北九州市から離れた、大きな商圏である福岡市内にサテライトオフィスを設立。

遠隔では社員間のコミュニケーション不足が課題となります。そこで、テレビ会議システム「V-CUBE Box」を用いて本社と福岡オフィスを常時接続することに。遠隔の空間でも、テレビ会議システムを常時接続することで、同じ空間にいるような感覚で業務を行えるようになりました。

このことで、拠点間・社員間のコミュニケーション活性化に成功し、課題を克服しました。また、同時に、テレワーク導入の目的である生産性向上にもつなげました。

遠隔地のオフィスでも空間の共有ができることで、社員の労働環境だけでなくお客様へのサービス面でも向上が見られました。

▼他にもこちらの記事から様々な導入事例を確認できます。

国から支給される「働き方改革推進支援助成金」をチェックしよう

厚生労働省は、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、実施に要した費用の一部を助成する「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」の制度を設けています。

助成金の支給には、実際にテレワークが社内制度として浸透したかを評価する「成果目標」の設定が義務付けられています。この成果目標の達成・未達成により、助成金の支給額が変動します。

成果目標の達成状況

達成

未達成

補助率

3/4

1/2

1人当たりの上限額

40万円

20万円

1企業あたりの上限額

300万円

200万円

またこの助成金の対象となるのは、中小企業事業者主のみになります。資本または出資額、常時雇用する労働者の数などによって、該当するか企業がどうかが規程されていますので、厚生労働省のホームページより詳細をご確認ください。

また、感染症拡大防止の働き方を支援する「働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース)」があります。厚生労働省がテレワーク用通信機器の納品の遅延等により事業実施期間内に取組を行うことが困難な事業主にも支援を行っています。ぜひこちらから詳細を確認してください。

感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度をわかりやすく解説

関連記事「感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度をわかりやすく解説」で、他の助成金制度に関しても詳しく触れています。

まとめ|テレワーク成功への鍵は、適切な導入のステップを踏むこと

日本が直面している課題を鑑みると、テレワークの導入は早急に検討するべきものです。ただし、闇雲に導入しても、企業に良い結果をもたらすことはありません。

企業のテレワーク推進担当者は、しっかりとテレワークのメリットとデメリットを理解して、自社にどのような変化をもたらすのかをイメージしましょう。

その上で、テレワークの推進担当者そして経営層も巻き込んで、適切なテレワーク導入のステップを踏んでいく必要があります。

テレワークの成功は、社内の理解や十分な環境整備によってもたらされます。本記事の内容を把握して、今一度テレワークを導入するプロセス見直しましょう。

なおテレワークの成功事例に関しては、こちらの記事で解説を行なっています。他社がテレワークの導入によって、どのような効果が合ったかを参考にしたい方は、ぜひお読みください。

 

 

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

働き方改革・テレワーク推進のための「働き方改革ガイドライン」を公開

テレワークガイドライン


株式会社ブイキューブは、2010年7月に最初のテレワーク規定を制定しました。

今やテレワークは、ブイキューブ の文化として根付き、全社員がこの制度をおおいに活用しております。ブイキューブのテレワークの取り組みを合わせてご覧ください。

また、2017年には、テレワークのリーディングカンパニーとしての立ち位置を強化すべく、今まで培った知見を活かして、テレワークの制度、運用のモデルをガイドラインとしてまとめました。

 

ガイドラインに含まれる内容

  •  テレワークの利用ガイドライン
  •  コミュニケーションツールの利用ガイドライン
  •  V-CUBE ミーティング(Web会議ツール)の利用ガイドライン
  •  V-CUBE Gate(チャットツール)の利用ガイドライン

働き方改革関連法の施行、パンデミック対策によって、テレワークへの関心が急速に高まっており、この度、ガイドラインを公開することにいたしました。下記リンクよりフォームに必要事項をご記入の上送信いただくと、各種ガイドラインをダウンロードしていただけます。

ダウンロードフォームはこちら