出社が増えて会議室が足りない！原因と解消するための5つの方法

新型コロナウイルス感染症がインフルエンザと同じ「5類感染症」に分類されて以降、多くの企業でオフィスへの出社が再開されました。Web会議が一般的になったものの、対面による会議を重視する傾向も見られます。

これに伴って会議室を利用するケースも増えますが、肝心の会議室が足りないと悩んでいる方も多いでしょう。この記事では会議室不足に悩む総務の方に向けて、会議室が足りない原因と解消方法について解説します。

【無料お役立ち資料】オフィス環境改善ガイド
生産性を向上させるオフィスづくりのポイントを、最新トレンドと合わせて解説する資料を配布しています。

会議室不足を招く5つの原因

会議室不足には、単純に会議室数が足りないだけでなく、いくつか原因が考えられます。会議室が足りない原因を5つに分けて解説します。

Web会議の増加

コロナ禍に感染対策として非接触・非対面が推奨された結果、Web会議が広く普及しました。国土交通省の「令和4年度テレワーク人口実態調査」によると、テレワーク導入企業ではZoomなどのWeb会議ツールの活用率が70％を超えています。

また、テレワーク未導入の企業でもWeb会議ツールの活用率は高く、広くデジタル化が進んだと考えられるでしょう。しかし「周囲に会話を聞かれたくない」「周囲の音が相手にも聞こえてしまう」という理由から、Web会議を会議室で行うケースが見られ、会議室が足りなくなる一因となっています。

対面会議の増加

新型コロナウイルス感染症が5類へ移行したことによるオフィス回帰も会議室不足の原因のひとつです。

株式会社ネクストレベルが実施した調査によると、週5日のフルタイム出社を選ぶ割合がコロナ禍に9.5％だったのに対して、コロナ収束後は38.5％と4倍に増加。また、ハイブリッド勤務は46.2％と減少しているものの、半数近くの企業が導入していました。

オフィスへ出社すれば必然的に対面会議が増加します。会議室の利用が増えると会議室が足りなくなる状況に陥るでしょう。

さらに、対面会議の増加には「1on1」の浸透も後押ししています。1on1は、上司と部下が定期的に行う面談のことで、社内コミュニケーションの活性化や人材育成などを目的に実施されます。1on1は、プライバシーや話しやすさなどの観点から会議室を使用することが多く、会議室不足に拍車をかけていると考えられます。

空予約・仮予約

空予約や仮予約の多さも会議室不足の大きな原因です。例えば、次のようなケースが考えられます。

• 会議や中止・延期されたに会議室の予約をキャンセルしていない
• 日程調整のために複数の会議室を仮予約したままになっている

これらのシチュエーションは一見、会議室が不足しているように見えますが、空予約・仮予約を減らせば解消される場合があります。

会議室を増設できない

会議室を増設したくても、増設するスペースがなかったり、予算管理が難しかったりするのも要因です。既存のオフィスに会議室を増設するには、レイアウトの変更や増床が必要なケースが多いでしょう。オフィスの移転を検討したくても、事業計画や財務とのバランスを考えると、そう簡単に移転できない企業が多いはずです。

会議室の広さと利用人数がマッチしていない

会議室の広さと利用人数が合っていない場合も、会議室が不足しやすくなります。広い会議室を少人数で利用すると、利用効率が悪くムダな使い方といえます。Web会議や1on1の増加に伴い、広い会議室を1人で使用しているケースも見られます。

オンラインミーティングが普及した現代では、大人数が集まるための大会議室よりも、一人または少数で使用できる小規模会議室の数を増やした方が良いでしょう。

【無料お役立ち資料】オフィス環境改善ガイド
生産性を向上させるオフィスづくりのポイントを、最新トレンドと合わせて解説する資料を配布しています。

会議室不足を解消する方法5選

会議室不足解消には、会議室の増設以外にもさまざまな対策が考えられます。

• 個室ブースの導入
• 会議室予約システムの導入
• オープンスペースの導入
• ハイブリッドワークの導入
• サテライトオフィスの導入

上記の5つの方法を紹介します。

個室ブースの導入

1つ目の改善方法は、工事不要でパーソナルスペースが確保できる個室ブースの導入です。防音性がある個室ブースであれば、周囲の音を拾いたくないWeb会議や少人数の会議にも適しています。

例えば、株式会社ブイキューブのテレキューブは「居住性」「防音性」「消防対応」の3つを兼ね備えた個室ブース。1人用・複数人用など用途に応じた広さを選べ、ドア側は透明になっているため圧迫感もありません。

また、サブスクプランを利用すれば、手軽に導入が可能です。1ヶ月・6ヶ月・12ヶ月のプランがあり、社内のニーズや予算に合わせて期間を選べます。

会議室予約システムの導入

会議室予約システムとは、会議室の予約や入退室の管理ができるツールです。会議室の予約や利用状況をリアルタイムで可視化でき、予約・キャンセルもPCやスマートフォンから簡単に行えます。

リマインドや自動キャンセルなどの機能が装備されているため、空予約・仮予約が原因で会議室不足が発生している企業に最適です。また、データを分析することで会議室の稼働率アップも図れます。

オープンスペースの導入

簡単な打ち合わせができるオープンスペースを設けるのも1つの方法です。オープンスペースとは、従業員が自由に利用できる仕切りのない空間のこと。

予約なしですぐにミーティングができ、開放的な空間であるため発言しやすい雰囲気が作れます。会議室の増設と違い工事不要で、オフィスの広さによっては複数箇所設置できる点がメリットです。

ただし、ミーティングの内容が周囲に漏れることから、機密性の高い会議には不向きといえます。

ハイブリッドワークの導入

ハイブリッドワークを導入することで、出社率が低下するため会議室不足の解消につながります。ハイブリッドワークとは、出社とテレワークを組み合わせた働き方のこと。従業員の状況や業務内容に応じて出社とテレワークのどちらかを選択できます。

チャットツールやWeb会議ツールなどオンラインコミュニケーションの体制を整える必要はありますが、フルリモートが難しい企業でも導入しやすい点が特徴です。

また、ワークライフバランスの実現や従業員満足度が向上することで、離職防止・定着率アップが期待できます。

サテライトオフィスの導入

サテライトオフィスを設けて従業員を分散させることで会議室不足に対応できます。サテライトオフィスとは、本社から離れた場所に設置する小規模なオフィスのこと。柔軟な働き方の実現や災害時のBCP対策（事業継続対策）などが主な目的です。

テレワークの一種ではありますが、サテライトオフィスでは安定した通信環境を整えやすく、セキュリティリスクを最小限に抑えられるメリットがあります。都市部に比べて地方では賃料が低いためオフィスコストの削減につながり、多様な人材の雇用促進も期待できます。

まとめ

会議室が足りない原因には、Web会議やオフィス回帰による対面会議の増加が挙げられます。また、空予約・仮予約をキャンセルしないことで、使用できるはずの会議室が押さえられているという課題も要因の1つです。

会議室の効率的な利用を促すためには、利用状況を可視化できる会議室予約システムの導入がおすすめです。会議室の増設も個室ブースなら工事の必要もなく低コストで設置できます。

オフィスの広さやコストをはじめ、主な利用目的なども考慮しながら自社に合った方法で会議室不足の解消方法を検討してみましょう。

【無料お役立ち資料】オフィス環境改善ガイド
生産性を向上させるオフィスづくりのポイントを、最新トレンドと合わせて解説する資料を配布しています。