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オンラインイベントを開催するメリットや集客方法、コツを徹底解説

オンラインイベントを開催するメリットや集客方法、コツを徹底解説

新型コロナウイルス感染防止のためにテレワークが推奨される中、リアルな場で開催されていたイベントも、オンラインで実施されるようになってきています。

本記事では、オンラインイベントの開催を検討しているという企業の担当者に向けて、オンラインイベントのメリットや、開催するにあたり直面する課題や対処方法などを解説していきます。

新型コロナ禍でオンラインイベントのニーズが拡大

新型コロナウイルスの影響により、今までセミナー会場や自社の会議室などで開催していたイベントを、「Web会議システム」や「ウェブセミナーシステム」を活用したオンラインでの開催に切り替える企業が増えています

イベントの開催をサポートする「Peatix Japan株式会社」が、2020年5〜6月に実施したオンラインイベントに関する調査では、政府によるイベント自粛要請(2020年3月)や、7都府県を対象とした緊急事態宣言(2020年4月)のタイミングから、急激にオンラインイベントの開催数が増加していることが明らかになりました。

オンラインイベントに関する調査|Peatix Japan株式会社

出典:Peatix Japan株式会社

4月以降もオフラインイベントの開催比率は高まり、調査結果が公表された2020年6月時点では、新たに開催されるイベントの約8割がオンラインイベントといった結果となっています。

オンラインイベントに関する調査|Peatix Japan株式会社

出典:Peatix Japan株式会社

また同調査では、「リアルイベントの開催が難しい現在の状況において、オンラインイベントを主催する意向はありますか?」という質問に対して、全体の94.2%の主催者が「(オンラインいベンチの開催を)これから検討したい」もしくは「すでに開催している」と回答しています。

本記事執筆時点(2020年8月現在)において、新型コロナウイルスは依然、終息したとは言えない状態にあります。

今後も暫くは、オフラインでのイベント開催は難しい状況にあり、オンラインイベントが中心になるであろうと予想されます

オンラインでのイベントを開催したことがない企業にとっては、オンラインイベント開催の仕組みを整える良い機会かもしれません

オンラインイベントを開催するメリット

新型コロナウイルスの影響で、急遽イベントをオンラインで開催せざるを得なくなったという企業も多いですが、実はオンラインでの開催ならではのメリットがあるのをご存知でしょうか。

Peatix Japan株式会社

出典:Peatix Japan株式会社

Peatix Japan株式会社の調査では、オンラインイベントの主催者に対して「オンラインイベントに期待すること、利点として考えられるものを全て選んでください」というアンケートを実施しました。

そこから見えてきた、オンラインイベントを開催するメリットについて解説をしていきます。

1. イベント開催のコストを削減できる

説明会やセミナーなどをオンラインで開催することで、今までかかっていた会場のレンタル費用が不要になり、大幅なコストカットに繋がります

100名を超えるような大規模な会場を借りる場合には、1回の開催につき10〜50万円程度のレンタル費用が必要でした。オンラインイベントに切り替えることで、Web会議システムやウェビナーシステムの月額数万円〜の利用料金にまでコストを抑えることができます。月に数回イベントを開催していたという企業には、大きなメリットとなるでしょう。

またコストカットができるのは、会場費用だけではありません。会場の設営を行うためのスタッフの人件費や交通費、また参加者に配布する資料のコピー代や茶菓代なども削減することができます

2. 参加者の増加が期待できる

オンラインイベントは集客面でも大きな利点があります。オフラインイベントでは、会場に収容できる人数が、集客できる人数の上限でもありました。

しかし、オンラインイベントでは、Web会議システムやウェビナーシステムで対応できる人数まで参加者を募ることができます。Zoom」や「V-CUBEセミナー」といったツールを活用すれば、同時に10,000人の参加者に向けてイベントの開催が可能です。

また、オンラインイベントは、オフラインイベントに比べて参加者が気軽に参加しやすいという側面があります

参加者が会場まで足を運ぶ必要がないことに加えて、参加者がいつでも視聴できるオンデマンドを配信を利用することで、場所や時間を問わずに集客することが可能になります。

3. 地方や海外など遠方のユーザーにアプローチできる

オンラインイベントを開催している主催者からよく挙げられる利点が、今までのオフラインでのイベントとは違った層にアプローチできるという点です。

特に、主要都市でしかイベントを開催していなかった企業にとっては、オンラインイベントは地方や海外など遠方のユーザーが参加できるため、新規顧客開拓のチャンスとなります。

今までアプローチできていなかった層にも商材やサービスをアピールしたいという場合には、非常に有効な策と言えるでしょう。

また、子育て世代や介護などで出社できない在宅ワーカーやモバイルワーカーに対しても、オンラインイベントを活用して、研修やトレーニングを実施できます。

地方や海外など遠方のユーザーにアプローチできる

4. 参加者の反応をリアルタイムで確認できる

オンラインイベントは、チャット機能やアンケート機能を活用することで、参加者の反応をリアルタイムで確認できます

オンラインイベントの開催で担当者が直面しがちな4つの課題と対処方法

いざ、オンラインイベントを開催しようと思っても、どの配信サービスを活用すれば良いか、またどうやって集客をすれば良いかなど担当者は多くの問題に直面します。

ここからは、初めてオンラインイベントを開催する担当者に向けて、よくある4つの課題を対処方法について解説をしていきます。

1. 配信サービスの利用方法が分からない・選べない

オンラインイベントを開催するにあたり、必要になってくるのが、イベントの登壇者の映像や音声を配信するため配信サービスです。配信サービスとして、よく用いられるのが「ウェブセミナーシステム」もしくは、「Web会議システム」です。

ウェビセミナーシステムとWeb会議システムの違い

ウェブセミナー(ウェビナー)システムとは、登壇者の映像や音声を参加者に配信するツールです。参加者の映像は画面に表示されないため、登壇者の話を集中して聞くことができます。

チャット機能(質問機能)も備わっているので、オフラインのセミナー同様に、質疑応答の時間を設けることができます。オンラインイベントには、基本的にウェブセミナーツールが用いられることが多くなっています

一方のWeb会議システムは、複数人でオンラインミーティングに用いられるツールです。ウェビセミナーシステムとは違い、参加者の映像や音声が画面に表示されます。研修会やブレストなど「登壇者と参加者」、また「参加者同士」で議論を深めながら進行するイベントにおすすめです。

オンラインイベントに用いられる代表的な配信サービス

ここからはオンラインイベントで、よく用いられる代表的な配信サービスを挙げて、違いを見ていきます。

サービス名

タイプ

こんなシーンでおすすめ

V-CUBE セミナー

ウェビナーシステム

大規模なセミナー開催

Zoom ミーティング

Web会議システム

少人数での研修会やブレスト

QUMU

動画配信プラットフォーム

社内イベント

なお、コストをかけずにオンラインイベントを開催したい場合は、無料のWeb会議ツールを活用するのが、おすすめです。ただし、機能や参加人数に制限があるので、大規模なイベントや社外向けのイベントには適しません。

V-CUBEセミナー

V-CUBEセミナーは、大規模なウェブセミナー開催の際に、多くの企業で用いられているツールです。PC・スマートフォン・タブレットなど端末を問わずに、参加できるので、集客機会の最大化に繋がります。

最大で10,000拠点に対してセミナーの生配信ができる上に、過去に配信したコンテンツのオンデマンド配信にも対応。一度開催したセミナーを何度も繰り返し配信できるので、費用面だけでなく、人的コストの削減にも寄与します。

Zoom ミーティング

Zoom ミーティングは、全世界に約3億人以上のユーザーを持つWeb会議ツールです。シンプルな操作性が魅力で、扱ったことがない人でも直感的に操作ができ、トラブルが発生しにくいのが特徴です。

月額1,600円から利用することができ、導入や運用のサポートにも対応しています。

またアドオン(拡張機能)を使うことで、ウェブセミナーシステムとして活用することも可能。最大で10,000名に向けて配信ができる他、Googleカレンダーやマーケティングオートメーションとの連携も可能になります。

Zoom ミーティングを見る

Zoomの有料版を使うべきメリットとは?

Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは?無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。

QUMU

QUMUは、企業内で使用する動画を簡単に作成でき、配信することもできる「動画配信プラットフォーム」です。誰でも直感的に操作できる動画作成ツールを備え、字幕の挿入やトリミング・動画のカットなどを他のソフトを使用せずQUMUで行うことができます。

また作成した動画コンテンツをそのまま配信することが可能。コンテンツを視聴するためには、権限が必要になっているため第三者に見られる心配はありません。社内研修やトレーニングなど社内に向けたイベントで活用されるサービスです。

2. 集客の方法が分からない

まずは、イベント開催の目的によって、何人の集客が必要なのかを明確にしましょう。商品やサービスの購入やお申し込みが目的なのであれば、過去の実績(コンバージョン率など)から集客すべき人数を決めると良いでしょう。

また、同じくイベント開催の目的によって、効果的な集客方法も変わってきます

より多くの参加者を集めたい場合は、Web広告やSNSでの告知がよく用いられます。

特に、法人向けのイベントの場合は、FacebookやLinkedinなどのSNS広告や、リスティング広告など、様々な方法が活用されます。既存顧客や自社と既に接点のあるユーザーの集客がしたい場合は、メルマガや自社サイトでの告知も考えられます。

3. イベントでマネタイズができない

もともとは有料のイベントを開催していたものの、オンラインイベントになると、どのように収益化すれば良いか分からないという悩みもよく聞かれます。

オンラインイベントをマネタイズする方法は、大きく分けて2つあります。1つは、有料チケットを販売することです。「Peatix(ピーティックス)」などのサービスを活用することで、イベント名やチケット価格を設定するだけで、簡単に有料チケットを販売できます。

また、集客のサポートや当日の参加状況の確認もスムーズにできるため、活用してみることをおすすめします。

マネタイズするための2つ目の方法は、投げ銭システムを設ける方法です。イベント自体は無料で配信し、配信中に投げ銭を募ることで、収益化をします。投げ銭をサポートする送金アプリ「プリン」などを活用する企業も増えています。

4. 専用機材やスタジオがない

オンラインイベントを開催しようにも、高画質や高音質で配信ができる機材が無い、また撮影するスタジオが無いという悩みをお持ちの担当者も多いのではないでしょうか。

そういったケースでは、最新の撮影機材を備えたスタジオを活用するのがおすすめです。

株式会社ブイキューブ

株式会社ブイキューブでは、高クオリティな配信設備を完備した高級スタジオ「Studio Octo」を都内(恵比寿ガーデンプレイス)大阪(本町)に用意しています。映像配信のエキスパートによる運用サポートを受けることができるので、初めてオンラインイベントを開催するという企業でも安心して活用できます。

また、VIP用控え室やメイクルームも備えているので、著名な登壇者を招くシーンでも役立ちます。

ブイキューブ、感染症懸念から中止・延期となるイベントをオンラインで実施できるライブ配信サービスをECPサービスとして強化

オンラインでイベントを実施したいと考えている企業のご担当者は、配信スタジオの提供・専門スタッフや機材の派遣・実際の配信時のサポートなど、オンラインイベントの開催をトータルでサポートしてくれるサービスを活用するのが、おすすめです。詳しくは、こちらのページで解説していますので、合わせてご覧ください。

まとめ|プロのサポートを受けて、円滑なオンラインイベントの開催を実現

ここまで、オンラインイベントを開催するメリットや、担当者が直面しがちな課題、そして対処方法について解説をしてきました。

オンラインイベントは、会場のレンタル費用やスタッフの人件費などを削減できるため、通常のリアルな場でのイベントよりも低コストで開催できるという利点や、今までアプローチできなかった地方や海外のユーザーとの接点が持てるといった利点があります。

新型コロナウイルスの影響は、長期化することが予想されますので、今のうちにオンラインイベントを開催するための体制をしっかりと整えていくことが求められます。

オンラインイベントは慣れていないと配信トラブルや集客面で問題を抱えがちです。しっかりとプロのサポートが受けられるサービスを活用していくことも大切です。

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ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。