社内イベントを成功させるために|目的や効果、開催までの流れとは

新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークを導入した企業は数多く、どうしても社員同士のコミュニケーションが減っているところもあるでしょう。テレワークは通勤の手間がなくなり従業員の満足度も高い働き方ですが直接話すことができず、対面の機会は減ってしまいます。

また、出勤やハイブリッドワークを導入している企業であっても、別の部署の人や経営陣と会話する機会はさほど多くないという企業もあるでしょう。このような状況であるため、社内イベントは普段話しにくい人達とコミュニケーションをとる良い機会になります。

企業にとって重要な役割を果たすはずの社内イベントですが、しっかりと目標を定め計画的に進めないと、何の成果も生まない結果になるかもしれません。

株式会社GROWSの調査によると、社内イベントで失敗してしまったことランキングとして、「時間が押してしまった」「機材トラブルが発生した」という点が半数を超えていました。事前に流れを確認し、しっかりと計画を立てていかないと、当日予定通りにイベントを進めることが出来なくなるかもしれません。

そこでこの記事では、社内イベントはどのような目的や効果をもたらすのか、どのように進めるべきか、といったことについて解説します。

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社内イベントの目的と効果

産労総合研究所による社内イベント・社員旅行に関する調査では、社内イベントの目的として多いものは次のとおりでした。

入社式、社員総会などの業務関連イベント

コミュニケーション促進

企業理念の浸透

エンゲージメント向上

夏祭り、BBQなどの余暇レクリエーションイベント

コミュニケーション促進

家族・社員の慰労

地域交流。貢献


このように、業務関連、余暇レクリエーションどちらにおいても、コミュニケーション促進を目的として掲げている企業が多いようです。

社内イベントの目的はどう作成する?

社内イベントの目的はしっかり定義すべき!その効果や成功のコツとは」で詳しく解説しています。

では、実際に社内イベントはコミュニケーション促進として有効なのでしょうか。

JTBコミュニケーションデザインの社内イベントのコミュニケーション効果に関する調査では、社内イベントの効果として挙げられるもののランキングは、1位「職場の中でコミュニケーションが増えた」、2位「他の部門と仕事がしやすくなった」、3位「仕事に対するモチベーションが上がった」となっていました。

きちんとコミュニケーションがとれる社内イベントを開催すれば、コミュニケーション増加につながり、それに伴い仕事がしやすくなるモチベーションアップといった効果を得られます。

社内イベントの種類

目的によっても異なりますが、社内イベントには様々な種類があります。

業務に大きく関わるイベントとしては、内定式、入社式、会社総会、新製品発表会、歓送迎会、忘年会などです。部署や役職関係なく社員が集まることができるイベントですが、規模が大きくなるためより入念な計画が必要です。

余暇やレクリエーションタイプのイベントとしては、社内運動会、お花見、BBQといったものがあります。こういったイベントは自由参加にするものが多く、規模はそこまで大きくありませんが、参加者を増やすためには事前告知から力を入れなければなりません。社員が「参加したい」と思うようにするために、目新しいイベント内容を目指しましょう。

効果を生み出す社内イベントの特徴については、次の記事を参照してください。

ユニークな社内イベントの企画例を紹介

ユニークな社内イベントにするには?飽きられないイベントのポイントや事例を紹介」で詳しく解説しています。

社内イベントの開催形式

社内イベントの開催形式には、実際の会場を用意して対面で行うオフライン形式、配信やWeb会議システムなどを活用してイベントを行うオンライン形式、会場でイベントを行い、その様子を配信するハイブリッド形式の3種類があります。

オフライン形式での社内イベントは、社員同士が画面越しではなく直接会話可能です。気軽に話しかけることやちょっとした雑談がしやすく、コミュニケーション活性化のためには一番効果的でしょう。ただし、会場を用意するほか、当日は案内のためのスタッフを多数配置しなければならず、手間とコストは一番かかる形式です。

また、感染症の状況によっては、用意を進めていても直前に開催中止になる可能性もゼロではありません。

Web会議システムや配信ツールを使用して行うオンライン形式では、人と人が接触しないため、感染症の状況に左右されず開催可能です。参加するほうも移動の必要がなく、自宅で気軽に参加できます。ただ、画面越しでのコミュニケーションとなるため、社内イベントの目的としてよくある「コミュニケーションの活性化」を達成するためには、イベント内容には工夫が必要です。

参加者が意見や感想を書き込めるようにチャットを用意したり、Webを通じて少人数で話せるようにしたりと、双方向にコミュニケーションできるように気を付けなければなりません。

ハイブリット形式であれば、オンラインとオフラインの良いところを兼ね合わせたイベントを開催できます。会場では臨場感あるイベント行えるうえ、遠方に住む社員は自宅からイベントに参加可能です。ただ、会場参加とオンライン参加で熱量に大きな差が出ないように、計画や司会進行を工夫する必要があるでしょう。

社内イベントの運営の大まかな流れ

社内イベントを失敗なく開催するためには、事前に流れを把握したうえで進行の計画をたてましょう。社内イベントの運営の流れは、イベント内容や開催形式によっても異なるため、大まかな流れについて解説します。

【1.目的やゴール、テーマの設定】
まずは社内イベントを開催する目的やゴールを設定します。社内イベントを通じて何を達成したいのか、どのような企業を目指したいのか決めましょう。そこから、この目的やゴールを達成できるイベントの内容を決めていきます。

【2.予算の決定】
予算内でイベントを開催しなければならないため、最初にどのくらい予算を使用できるのか確認しておきます。予算が足りない場合は、オフラインではなくオンラインの開催にするなど、大幅な変更が必要になることもあります。そうなると、計画を最初から練り直さなければならなくなるため、まずは予算の上限を決めておきましょう。

【3.開催形式の決定・企画設計】
イベント内容を考えるときには、最初にオンライン、オフライン、ハイブリッド、どのような開催形式にするのか決めておきましょう。開催形式によって企画内容は大きく変わりますし、予算の使い方にも影響してきます。その後、決定した開催形式でできる企画を考えます。参加者目線に立ち、参加しやすく楽しめる企画は何か計画してください。

【4.開催形式や担当者やスケジュールを決める】
企画内容に応じて担当分けやスケジューリングを行います。余裕をもって当日を迎えられるように、いつまでに何をするのか入念に計画するようにします。

【5.会場・配信ツールの選定】
企画した内容に応じて、会場や配信ツールを選びましょう。オフライン開催で会場を用意しなければならない場合、参加人数、オフィスからの距離、レンタル費用など、考慮しなければならない点が多数あります。希望の日に借りられるとは限らないため、複数の候補を決めておきましょう。

オンライン開催の場合、ウェビナー形式なのか、双方向コミュニケーション機能は必要なのか、同時接続人数は何人までか、といった観点で配信ツールを選定します。社内イベントで起きがちな、ネットワークに関するトラブルが起きにくいもの、万が一起きたときにサポートがあるものなど、そういった目線で選ぶことも重要です。

【6.社内告知】
なるべく多くの人に参加してもらえるように社内告知を行います。出社が主な企業であれば、オフィスにポスターを設置する、手紙を配布する、といった方法で告知ができます。テレワークが中心の企業では、社内メールなどのオンラインツールを使用して告知を行いましょう。

【7.設備・ツールの準備】
開催が近づいてきたら、実際に設備やツールの準備をしていきます。このとき、開催形式がどのようなものかにかかわらず、当日とまったく同じ方法でリハーサルを行うようにしてください。当日起きそうなトラブルをリストアップし、何か起きても対応できるようにしておくと安心です。

【8.当日の運営】
当日はリハーサル通りに開催します。想定外のトラブルもあるかもしれませんが、タイムスケジュールから大幅にずれないように進行しましょう。

【9.振り返り・反省】
イベント後は必ず振り返りを行い、次回のイベントに向けて反省すべき点がないか検討します。改善点などを記録しておくと、次回開催時の参考になります。

社内イベントの運営の流れを深掘り

社内イベント成功のためには運営が大事!当日までの流れとコツとは」で詳しく解説しています。


代行業者にお願いする方法も

社内イベントを成功させるには、入念なスケジューリング、さまざまなトラブルを想定したリハーサルが必要です。それだけ手間をかけて社内イベントを開催しても、目新しい企画が無かったり、一方的に情報を伝えるだけのイベントになってしまったりすると、社員からの評判があまり良くないという事態も起きかねません。

特に、オンライン配信の場合、安定したネットワーク環境や、オンラインでも参加者を飽きさせずに進行する工夫が必要です。そこで、より確実に社内イベントを成功させるために、イベント代行業者に依頼するという方法があります。

オンラインで社内イベントをするときに起きがちな悩みとして、ネットワーク系のトラブル、イベント内容のマンネリ化、コミュニケーションの活性化につながらなかった、といったものがあります。通常業務がある中、こういった問題を社内だけで解決するのは難しいのではないでしょうか。

ブイキューブでは、企業向けのイベント配信のトータルイベントを行なっています。年間約4,000イベントという実績があり、配信トラブルに強く途切れないイベント開催が可能です。

社内イベントはコミュニケーション活性化を目的に行われることが多いですが、オンライン配信でありながら、双方向コミュニケーションが充実したイベントも開催できます。メタバースや多彩な合成背景を駆使した目新しい企画も可能で、イベントのマンネリ化防止にも貢献します。

スタジオの準備から包括的なトータルサポートを行っているため、準備に追われることなく社内イベントを開催できるようになります。社内イベントでお悩みの企業はぜひご活用ください。

まとめ

社内イベントは社員同士のコミュニケーション活性化のために必要なものです。ただし、きちんと企画し計画しないと、おもしろみがなく成果を得られない社内イベントになるかもしれません。目新しい企画内容の計画や、双方向コミュニケーションをとれるような工夫をすることが重要です。

こういった社内イベントの企画や開催が難しいと感じる場合は、ブイキューブなどの外部業者に依頼することも一つの手です。イベント開催に精通したプロが、確実にイベント開催を行います。

 

池下菜都美
著者情報池下菜都美

株式会社ブイキューブに新卒入社。 ビジュアルコミュニケーションに関する複数製品のインサイドセールスを経験。現在は、マーケティングコミュニケーショングループにてイベントDX領域における広告運用およびオウンドメディアの編集、ナーチャリングを担当。趣味は映画とダンス。

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